ERP實務(wù)：業(yè)務(wù)流程評述之庫存請購

　　從企業(yè)管理實務(wù)來說，采購部門只關(guān)注材料采購的供應(yīng)商、價格、跟追交期等等，而到底要采購什么東西、需要的數(shù)量、預(yù)計的需求日期等等，這些都是有物料的需求部門來決定的。

　　【IT專家網(wǎng)獨家】從企業(yè)管理實務(wù)來說，采購部門只關(guān)注材料采購的供應(yīng)商、價格、跟追交期等等，而到底要采購什么東西、需要的數(shù)量、預(yù)計的需求日期等等，這些都是有物料的需求部門來決定的。從ERP系統(tǒng)的角度來說，是通過請購流程來完成這個動作的?？梢姡堎徸鳂I(yè)是采購管理的前提與基礎(chǔ)。請購作業(yè)的準(zhǔn)確率、有效率等等直接管理到采購管理的好壞。

　　而請購流程根據(jù)其需求來源的不同，又可以分為好幾種。如有的請購作業(yè)是由MRP(物料需求計劃)所觸發(fā)的，即是按照生產(chǎn)計劃或者銷售計劃來進(jìn)行請購;而有些物料需求則是有倉庫進(jìn)行管理，他們根據(jù)安全庫存的要求，為了滿足最低庫存量，他們也會不定時的進(jìn)行采購，等等。下面我以一個客戶的實際流程為例，看看他們是怎么做好庫存請購流程的。

　　第一步：補(bǔ)貨點報表。

　　要了解補(bǔ)貨點報表，一定要先對安全庫存有所了解。安全庫存是指當(dāng)不確定因素，如到貨延期或者生產(chǎn)量的波動等原因?qū)е赂叩念A(yù)期需求或者導(dǎo)致完成周期更長時的緩沖存貨，安全庫存用戶滿足提前的需求。一般來說，安全庫存越大，企業(yè)出現(xiàn)缺貨的可能性越小，因缺貨造成的損失也就越小;但是，相對來說企業(yè)的庫存壓力也就越大，同時，也會有呆滯品的風(fēng)險。一般來說，我們要把安全庫存設(shè)置在一個均衡的點上，即在一個缺貨成本與存貨成本之和最小的那個點上。

　　在實際管理中，這個安全庫存一般都是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理的經(jīng)驗與歷史數(shù)據(jù)總結(jié)出來的。在ERP系統(tǒng)中，這個最底安全庫存到底是多少，我實施過這么多項目，都是企業(yè)自己定義出來的。而且，也不是沒種材料都會定義安全庫存。像我現(xiàn)在這家客戶，他們只對一些大客戶的定單材料會備安全庫存。因為這些客戶根據(jù)歷史的交易經(jīng)驗，他們每個定單都大同小異。所以，為了滿足他們的交期的需求出發(fā)，對于他們的這些通用的材料設(shè)置了安全庫存。如此的話，即使在材料不能如期到貨的情況下，也可以先利用安全庫存應(yīng)應(yīng)急，以減少因為庫存缺貨而導(dǎo)致定單交貨期無法滿足的情況。

　　倉庫補(bǔ)貨點報表又是怎么來的呢?比如說某個材料的安全庫存我們設(shè)置為100件，但現(xiàn)有的庫存量低于這個數(shù)量，如只有90件時，就會觸發(fā)庫存補(bǔ)貨的需求。系統(tǒng)為了滿足這個安全庫存100件的需要，會在倉庫補(bǔ)貨點報表中顯示需要補(bǔ)貨10件，才能滿足這個最底安全庫存的要求。

　　不過是否只要低于安全庫存就會采購呢?也不見得。有些ERP系統(tǒng)中，還會有一個最低采購數(shù)量的限制。如我們現(xiàn)在上面這個材料最低采購數(shù)量設(shè)置為20件。此時，即使這個材料已經(jīng)低于安全庫存10件了，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的規(guī)則，仍然不會發(fā)生請購需求。若該材料的最低采購數(shù)量為5件，那就會產(chǎn)生請購需求。

　　最佳實踐：

　　系統(tǒng)對于補(bǔ)貨點報表有自動與手工作業(yè)的區(qū)別。自動的話，也就是說，我們可以通過系統(tǒng)設(shè)置，在每天固定的時刻生成補(bǔ)貨點報表，如每天晚生十二點，一天生成一次。而手工作業(yè)的話，則是需要用戶自動去運行這個作業(yè)。

　　但是，根據(jù)企業(yè)需要安全庫存管理材料數(shù)量的不同，這個作業(yè)運行的速度也有差異。所以，企業(yè)要根據(jù)自己管理需求的不同，特別是這個安全庫存管理材料的規(guī)模的不同，在選擇合適的處理方式。筆者的建議是，若需要安全庫存管理的材料數(shù)量多的話，可以考慮讓系統(tǒng)自動生成庫存補(bǔ)貨點報表。如可以設(shè)置系統(tǒng)每天晚上十二點生成庫存補(bǔ)貨點報表，如此的話，一方面在這支作業(yè)運行的是時候，因為大部分員工都已經(jīng)下班，ERP系統(tǒng)處于空閑狀態(tài)，對ERP的操作不會有大的影響;另一方面，第二天一上班，用戶就可以看到這張報表，而不需要漫長的等待時間。這無疑是一個比較人性化的處理方法。

　　第二步：補(bǔ)貨點報表維護(hù)。

　　一般來說，系統(tǒng)根據(jù)安全庫存生成補(bǔ)貨點報表，這些信息是不會錯的。但是，有些時候，我們出于管理的需要，還不是直接根據(jù)這個補(bǔ)貨點報表生成請購需求。我們需要對這個補(bǔ)貨點報表進(jìn)行手工的維護(hù)。

　　如我這家客戶，系統(tǒng)生成這份補(bǔ)貨點報表之后，還需要手工的進(jìn)行一一確認(rèn)，看是否需要生請購需求。他們根據(jù)什么原則來判斷是否需要生成請購單、滿足安全庫存需求呢?這主要是根據(jù)他們倉庫管理員的經(jīng)驗，最常見的影響因素有兩個。一個是生產(chǎn)周期的問題。有些材料可能在生產(chǎn)旺季需要補(bǔ)足安全庫存，而在生產(chǎn)淡季，則可以低于安全庫存。所以，為了降低企業(yè)的庫存存貨，倉庫人員往往會在生產(chǎn)淡季忽略掉這些補(bǔ)貨請求。而因為這只是暫時性的，所以，一般不會更改產(chǎn)品信息的基礎(chǔ)資料，而直接在庫存補(bǔ)貨點上忽略掉。二是 出于庫存容量的考慮。當(dāng)庫存量比較多，倉庫已經(jīng)接近飽和的時候，若出現(xiàn)安全庫存的需求時，庫存管理員也會根據(jù)自己的經(jīng)驗判斷出是否有即時請購的必要。

　　最佳實踐：

　　在ERP系統(tǒng)中，對于補(bǔ)貨點報表是否可以維護(hù)設(shè)置了控制權(quán)限。根據(jù)企業(yè)需求的不同，可以設(shè)置補(bǔ)貨點報表生成后可以修改，也可以只能只讀。那到底該如何設(shè)置呢?這主要看企業(yè)自己的管理水平。若企業(yè)的管理水平比較高，必須嚴(yán)格按照補(bǔ)貨點報表的建議，補(bǔ)足安全庫存的話，則可以把庫存補(bǔ)貨點報表設(shè)置為只讀，不允許倉庫管理員手工的進(jìn)行維護(hù)。

　　不過我的建議是，大部分企業(yè)，特別是剛進(jìn)行安全庫存管理的企業(yè)，最好把這個庫存補(bǔ)貨點報表設(shè)置成為用戶維護(hù)模式，在真正生成請購需求之前，先讓倉庫管理員進(jìn)行過濾一下，以保證請購需求的準(zhǔn)確性。

　　第三步：運行補(bǔ)貨請購作業(yè)。

　　系統(tǒng)有一支作業(yè)叫做按照補(bǔ)貨報表生成請購單的流程。這個流程的只要作用，就是根據(jù)補(bǔ)貨點上顯示的請購需求生成請購單。通過這支流程可以簡化倉庫人員的工作，不需要手工的為這些材料開立請購單。而是只要點一下鼠標(biāo)，這個作業(yè)系統(tǒng)就會自動幫你完成。

　　最佳實踐：

　　在運行這個流程時，為了提高他的運行效果，有兩點需要注意。

　　一是不是說補(bǔ)貨報表上顯示多少缺貨數(shù)量，這里生成的請購需求就是多少數(shù)量，其還要考慮很多因素。如現(xiàn)在某個材料庫存數(shù)量為80件，而其安全庫存設(shè)置的是100件。則其庫存補(bǔ)貨點報表顯示的缺貨數(shù)量為20件。那在對應(yīng)的請購單上是否也會現(xiàn)實20件呢?那還要看其他的設(shè)置。如我們是否設(shè)置了最低采購量，若我們設(shè)置了該材料的最底采購量為30件，則這個材料就不會在請購需求中出現(xiàn)。另外，如我們還有最小包裝數(shù)量的限制，如無設(shè)置該材料的最小包裝數(shù)量為30件，則我們在采購的時候，必須為該數(shù)量的整數(shù)倍。此時，在請購需求上顯示的請購數(shù)量就是30，而不是20件。這個問題在剛開始利用這個功能的時候，經(jīng)常會遇到。我給這家客戶實施項目時，給他們解釋、演示了很多遍，他們才明白其中的道理。