為便于網(wǎng)上指導(dǎo)兼職檔案員進(jìn)行文件歸檔和檔案立卷工作，特制定本規(guī)范。從突出重點(diǎn)、減少重復(fù)、便于操作出發(fā)，將高校檔案實(shí)體分類(lèi)法中的有關(guān)類(lèi)別進(jìn)行了合并說(shuō)明，此方法僅適用于對(duì)各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不影響學(xué)校檔案工作管理規(guī)范的正常實(shí)施。
一、總則
1.凡是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)材料及其它載體的聲像制品、實(shí)物等均屬學(xué)校檔案。
2.學(xué)校檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。
3.嚴(yán)格實(shí)行部門(mén)立卷歸檔制度，各二級(jí)部門(mén)應(yīng)配備兼職檔案員，統(tǒng)一管理本部門(mén)的文件材料，并按期向?qū)W校檔案館移交。
4.學(xué)校檔案的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”，即納入各二級(jí)管理部門(mén)的計(jì)劃、規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍；做到“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)要布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收部門(mén)檔案工作。
二、歸檔范圍
1.確定歸檔范圍的原則：歸檔的材料必須對(duì)學(xué)校工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值；必須反映各職能活動(dòng)的重要過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系。
2.歸檔的主要內(nèi)容：具體范圍見(jiàn)“各職能部門(mén)歸檔范圍及保管期限”。
3.歸檔的重點(diǎn)：上級(jí)針對(duì)本校的指令性、指導(dǎo)性文件；本校形成的全局性、綜合性文件材料；學(xué)校黨政文件；校際合同、協(xié)議（包括外事）；教學(xué)各層次、環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的不同載體的材料；科研項(xiàng)目研究原始數(shù)據(jù)、鑒定及獲獎(jiǎng)；經(jīng)濟(jì)實(shí)體業(yè)務(wù)往來(lái)合同、產(chǎn)品全套設(shè)計(jì)、工藝圖紙、關(guān)鍵性的材料；學(xué)?？偲矫鎴D、基建項(xiàng)目審批及勘查，特別是建筑用料數(shù)據(jù)及全套竣工圖、變更圖；儀器設(shè)備項(xiàng)目（特別是價(jià)值10萬(wàn)元以上的）的全套隨機(jī)使用說(shuō)明、圖樣；出版物本身；重大涉外和國(guó)際合作項(xiàng)目，留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料；會(huì)計(jì)活動(dòng)中各個(gè)階段形成的不同類(lèi)型的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料；學(xué)校重大活動(dòng)中形成的聲像制品、實(shí)物檔案等。
三、整理程序及方法
1.檢查。
檢查案卷的文件成份，文件是否收集齊全完整，同時(shí)檢查有無(wú)不需歸檔的文件材料；檢查案卷文件的聯(lián)系，糾正案卷之間文件歸類(lèi)不統(tǒng)一、相互混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象；檢查案卷文件的保存價(jià)值，各案卷中文件保存價(jià)值是否有差異，各部分之間是否大體一致。
檢查文件材料有無(wú)字跡模糊及圓珠筆、鉛筆、純蘭墨水書(shū)寫(xiě)等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行返工、復(fù)制；破損的文件應(yīng)予修整；不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面（A4），以便于檔案的利用和保管。
2.整理。
⑴按件整理
隨著檔案管理信息和程度的提高，高校檔案一般以每份文件為整理單位，文件正本與定稿為1件，正文與附件為1件，原件與復(fù)制件為1件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為1件，來(lái)文與復(fù)文可為1件。每件排列順序?yàn)榕鷱?fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；正本在前，發(fā)文單在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。
一般文件歸入其形成年度。跨年度的規(guī)劃和計(jì)劃歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，一般歸入批復(fù)年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)執(zhí)行年度；按學(xué)年處理的文件歸入專(zhuān)門(mén)年度。
⑵按卷整理
各類(lèi)檔案中全校性會(huì)議、項(xiàng)目（審計(jì)、非訴訟案件、基建、產(chǎn)品、科研、設(shè)備）、畢業(yè)生學(xué)籍檔案、學(xué)報(bào)等材料仍然采取按卷整理的方式。
一般案卷歸入其最終形成年度。會(huì)議材料按會(huì)議的屆次組合，一會(huì)一卷或一會(huì)數(shù)卷；跨年度的會(huì)議文件，一般歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度；項(xiàng)目材料不論過(guò)程長(zhǎng)短，均歸入審結(jié)、購(gòu)置、竣工年度；畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸入畢業(yè)年度。
3.排列。
歸檔文件中同年度的學(xué)校黨委（或行政）制發(fā)的文件自成一類(lèi)，先按照保管期限分成永久和定期兩類(lèi)，再分別按形成時(shí)間排序；各職能部門(mén)形成的文件，則根據(jù)內(nèi)容的重要程度確定保管期限后，先永久后定期參考形成時(shí)間流水排序。
案卷則根據(jù)文件的數(shù)量，一般每卷不超過(guò)200頁(yè)。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌情分卷；非訴訟材料案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后，按立案問(wèn)題或人頭組合，可以一案（人）一卷或一案（人）數(shù)卷；其它材料按文件重要程度或形成時(shí)間順序排列；學(xué)籍檔案中登記表、成績(jī)表以班為整理單位，成績(jī)單以專(zhuān)業(yè)為單位按學(xué)期排列組卷。
四、數(shù)據(jù)錄入
將文件的有關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng),是檔案整理階段的重要組成部分，其質(zhì)量直接影響檔案的檢索和利用，檔案信息管理系統(tǒng)的使用詳見(jiàn)《檔案管理系統(tǒng)使用指南》。
聲像和實(shí)物檔案由交接雙方共同觀察有無(wú)缺損、質(zhì)量問(wèn)題，符合條件的則隨時(shí)登陸錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，輸出移交目錄雙方審核簽章，檔案進(jìn)館。
五、裝訂
凡歸檔的文件材料，均應(yīng)去掉文件材料原裝訂金屬物（鐵）。按件整理的歸檔文件，原則上30頁(yè)以下的用漿糊裱糊成冊(cè)，超過(guò)30頁(yè)的需用鋼釘裝訂；按卷整理的檔案，將卷內(nèi)目錄放在首頁(yè)，卷內(nèi)文件要求盡量齊左齊下，采用“三孔一線(xiàn)”裝訂方式，打結(jié)置于文件材料最后一頁(yè)背面。裱糊或裝訂后不壓字，不漏頁(yè)，做到美觀、大方。
