對(duì)一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，辦公室猶如心臟，集單位信息中心、參謀中心、指揮中心于一身，地位非常重要。辦公室職能一般具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦、外聯(lián)等，工作繁瑣，但是責(zé)任重大。所以，對(duì)辦公室主任的綜合素質(zhì)要求還是比較高的。
辦公室主任雖然屬于中層干部，但是它與普通的中層大不一樣。辦公室主任一般都是領(lǐng)導(dǎo)的心腹，直接在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，俗稱領(lǐng)導(dǎo)的“小棉襖”。這個(gè)條件是得天獨(dú)厚的，所以，辦公室主任晉升比較快。但是，辦公室主任也不是好干的，如果沒(méi)有兩把刷子，被打入冷宮也是常有的事。
要想成為一名優(yōu)秀的辦公室主任，以下十種能力是必須要具備的。
一：政策把握。辦公室主任是領(lǐng)導(dǎo)的臂膀，相當(dāng)于軍師和智囊。領(lǐng)導(dǎo)日理萬(wàn)機(jī)，沒(méi)時(shí)間思考太多的政策問(wèn)題。作為智囊，必須吃透上級(jí)政策精神，具有一定的政策把控水平，為領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)提供建議，核心是摸透底線，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，靈活運(yùn)用。
二：文字處理。辦公室作為組織的指揮中樞，每天要處理大量的文牘公案，比如請(qǐng)示，報(bào)告，決議，通報(bào)，公函，會(huì)議紀(jì)要等等。作為辦公室主任，應(yīng)具有一定的文字處理功底，熟練掌握各類行政公文的寫作技巧。這樣才能對(duì)各類公文起到“把關(guān)”的作用。
三：察言觀色。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，猶如高空走鋼絲，一著不慎，就會(huì)萬(wàn)劫不復(fù)，所以情商是不能缺少的。要善于察言觀色，能夠準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖，懂的借機(jī)行事。工作中要看得懂領(lǐng)導(dǎo)的眼神，聽(tīng)得懂領(lǐng)導(dǎo)的暗示，猜得透領(lǐng)導(dǎo)的心思。
四：溝通協(xié)調(diào)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，有兩大協(xié)調(diào)職能，一是組織內(nèi)部的縱向協(xié)調(diào)，二是組織外部的橫向協(xié)調(diào)。對(duì)內(nèi)，需要協(xié)調(diào)資源，做好領(lǐng)導(dǎo)指示事項(xiàng)的“督辦”，對(duì)外要做好“特使”，與平行單位或上級(jí)單位建立良好的人際關(guān)系。
五：分析判斷。作為一個(gè)辦公室主任，粗枝大葉，不拘小節(jié)是不行的。必須具有縝密的思維，清醒的頭腦，盯著別人都容易忽視的細(xì)節(jié)，具有“小中見(jiàn)大”的敏感性。一些突發(fā)的問(wèn)題，能從表現(xiàn)分析出實(shí)質(zhì)，并預(yù)見(jiàn)問(wèn)題的后果，及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。
六：信息處理。辦公室是一個(gè)大雜燴，每天有大量的政務(wù)和事務(wù)信息，能自己處理的就自己處理，凡是成文的，原則上必須填寫擬辦單上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示。作為辦公室主任，要有信息提煉能力，按輕重緩急原則進(jìn)行歸類，再向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。
七：組織管理。辦公室相當(dāng)于單位的軍機(jī)處，人雖然不多，但是工作不少；崗位雖然不顯，但是責(zé)任很重。很多人的眼睛都在盯著辦公室。所以，任何一個(gè)下屬工作失誤，或態(tài)度不好，都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)、給組織帶來(lái)負(fù)面影響。所以，辦公室主任必須具有較強(qiáng)的組織管理能力，能夠把人管到家，把事管到位。
八：公關(guān)接待。辦公室主任相當(dāng)于單位的大管家，對(duì)外公共關(guān)系是其一項(xiàng)重要的工作，比如迎來(lái)送往、應(yīng)酬接待、會(huì)議組織、要事公關(guān)、人情往來(lái)等等。要懂得必要的商務(wù)禮儀和溝通技巧，特別是有一定的酒量。如果性格內(nèi)向，不愛(ài)應(yīng)酬，很難做好一個(gè)辦公室主任。
九:危機(jī)處置。任何單位，都免不了發(fā)生突發(fā)事件。此時(shí)，辦公室主任接到信息后，應(yīng)該第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，然后按領(lǐng)導(dǎo)的指示要求果斷進(jìn)行處置，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施，防止事態(tài)擴(kuò)大，為領(lǐng)導(dǎo)贏取主動(dòng)和時(shí)間。
十:強(qiáng)大執(zhí)行。作為辦公室主任，除非領(lǐng)導(dǎo)特別指示，工作時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)形影不離。領(lǐng)導(dǎo)加班，你也得堅(jiān)守崗位。下班后，必須24小時(shí)開(kāi)機(jī)，保證領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間能夠聯(lián)系上你。無(wú)論多晚，只要工作需要，必須按領(lǐng)導(dǎo)的要求到達(dá)指定位置。
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