管理者應(yīng)如何管理自己的時(shí)間。關(guān)于管理者任務(wù)的討論，一般都從如何做計(jì)劃說起。這樣看來很合乎邏輯?？上У氖枪芾碚叩墓ぷ饔?jì)劃，很少真正發(fā)生作用。計(jì)劃通常只是紙上談兵，或只是良好的意愿而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。有效的管理者并不是一開始就著手工作，他們往往會從時(shí)間安排上著手。3、如何診斷管理不善造成的時(shí)間浪費(fèi)？4、如何統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間？有效的管理者知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會受到最稀有資源的制約。而在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。
有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。人類像其他生物一樣，生理上有自己的“生物鐘”?！魏稳巳绻谐孙w機(jī)越洋飛行的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)該都能了解。但是心理學(xué)實(shí)驗(yàn)卻證明，人的時(shí)間感覺是最不可靠的。把人關(guān)在黑房間里，很快他就會喪失對時(shí)間的感覺。即使在黑暗中，絕大多數(shù)人也能保持空間的感覺。但是禁閉室內(nèi)的人，即使有燈光，也不能估計(jì)時(shí)間的長短。他們有時(shí)對時(shí)間估計(jì)過長，有時(shí)對時(shí)間又估計(jì)過短。所以，如果完全靠記憶，我們恐怕說不清楚自己的時(shí)間是怎樣打發(fā)的。某公司的董事長，十分肯定地對我說他的時(shí)間大致分成三個(gè)部分：1/3用于與公司高級管理人員探討業(yè)務(wù)；1/3用于接待重要客戶；其余1/3用于參加各種社會活動。但是，等實(shí)際記錄了六個(gè)星期之后，跟他原來的估計(jì)比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)在上述三個(gè)方面，他幾乎沒花什么時(shí)間。原來，他所說的三類工作，只不過是他認(rèn)為“應(yīng)該”花時(shí)間的工作而已。要了解時(shí)間是怎樣耗用的，從而據(jù)以管理時(shí)間，我們必須先記錄時(shí)間。
時(shí)間記錄的具體方法，我們在此不必贅述。事實(shí)上許多管理者都備有一本小冊子，自己記錄，也有人請秘書小姐代為記錄。重要的是，必須在處理某一工作的“當(dāng)時(shí)”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記。許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動找出來，盡可能將這類活動從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個(gè)問題。1、首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無助于成果。將時(shí)間記錄拿出來，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認(rèn)為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。2、第二個(gè)該問的問題是：“時(shí)間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”3、還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項(xiàng)因素是：管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。時(shí)間浪費(fèi)有時(shí)也是由于管理不善和機(jī)構(gòu)有缺陷引起的，身為主管者也應(yīng)予以同等的重視。管理不善不僅會浪費(fèi)大家的時(shí)間，更重要的是會浪費(fèi)主管自己的時(shí)間。
1、首先要做的是，找出由于缺乏制度或遠(yuǎn)見而產(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)的因素。應(yīng)注意的現(xiàn)象，是機(jī)構(gòu)中一而再、再而三出現(xiàn)同樣的“危機(jī)”。同樣的危機(jī)如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)該再讓它出現(xiàn)第三次。一項(xiàng)重復(fù)出現(xiàn)的危機(jī)應(yīng)該是可預(yù)見的。因此，這類危機(jī)可以預(yù)先防止，或可以設(shè)計(jì)成一項(xiàng)例行作業(yè)，使每個(gè)人都能處理。2、人員過多，也常造成時(shí)間浪費(fèi)。判斷人數(shù)是否過多，有一個(gè)靠得住的標(biāo)準(zhǔn)。如果一個(gè)高級管理人員，尤其是經(jīng)理，不得不將他工作時(shí)間的1/10花在處理所謂“人際關(guān)系問題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執(zhí)和合作等等問題上，那么這個(gè)單位就嫌人數(shù)過多了。3、另一個(gè)常見的浪費(fèi)時(shí)間的原因，是組織不健全。其表現(xiàn)就是會議太多。所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。我們開會時(shí)就不能工作，工作時(shí)就不能開會。一個(gè)管理者花費(fèi)在會議上的時(shí)間如果過多，便是組織不健全的表現(xiàn)。4、最后一項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的因素，是信息功能不健全。管理者在做過了自己的時(shí)間記錄和分析后，當(dāng)然了解究竟有多少時(shí)間可用于重要事務(wù)了。換句話說，有多少時(shí)間可以自由支配，又有多少時(shí)間可以用在確實(shí)有貢獻(xiàn)的大事上。
有效的管理者知道他必須集中他的自由時(shí)間。他知道他需要集中整塊時(shí)間，時(shí)間分割成許多段，等于沒有時(shí)間。時(shí)間如果能集中，即使只有一個(gè)工作日的1/4，也足可辦理幾件大事。反之，零零碎碎的時(shí)間，縱然總數(shù)有3/4個(gè)工作日，也是毫無用處。所有，時(shí)間管理的最后一步，應(yīng)該是將可由管理者自由支配的零碎時(shí)間集中起來。有效的管理者，第一步應(yīng)估計(jì)究竟有多少“自由時(shí)間”，真正是他自己的時(shí)間，然后保留出相當(dāng)分量的一段連續(xù)性的整塊時(shí)間來。一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情在“蠶食”他保留的時(shí)間，便立即再仔細(xì)分析他的時(shí)間記錄，再將其中比較次要的工作重新過濾一次。“認(rèn)識你自己”這句充滿智慧的哲言，對我們一般人來說，真是太難理解了。可是，“認(rèn)識你的時(shí)間”卻是任何人只要肯做就能做到的。這是通向貢獻(xiàn)和有效性之路。騏驥資本聯(lián)合創(chuàng)始人、彼得·德魯克管理學(xué)院資深講師，國家開放大學(xué)特聘專家與客座教授，恩派公益組織發(fā)展中心顧問，國際行動教練協(xié)會認(rèn)證教練。長期從事德魯克管理思想的研究與教學(xué)，培訓(xùn)真誠感人，語言幽默風(fēng)趣，條理清晰，層次分明，使聽者不倦，相悅以解。
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