前 言
大家好，我是一丁老師。最近看了網(wǎng)上不少關(guān)于Excel知識(shí)小視頻，有一種沖動(dòng)，就試著把這些年應(yīng)用Excel知識(shí)的體會(huì)寫下來，與各個(gè)同仁分享。
本套課程作為一個(gè)完整的知識(shí)體系，適合操作Excel一年以上的辦公室人員學(xué)習(xí)，也就是說學(xué)習(xí)這套課程的朋友應(yīng)該掌握了關(guān)于Excel的基本知識(shí)，至少包括熟悉Excel的基本界面、工具欄的基本操作如數(shù)據(jù)的輸入、復(fù)制、粘貼、篩選、匯總。
這套課程以WPS2019為操作平臺(tái)，并兼顧講解微軟表格在操作中的不同之處。我相信，如果能真正消化本套課程，扎實(shí)基礎(chǔ)，將有關(guān)Excel的知識(shí)串起來，能夠解決我們工作中遇到的至少80%與數(shù)據(jù)相關(guān)的問題。
為了便于學(xué)習(xí)和交流，特編寫了講義的wold版本，在wold版本中詳細(xì)地介紹了操作方法，大家可以下載學(xué)習(xí)。本講義分兩部分編寫，第一部分編寫了前10講，第二部分編寫了14講，共24講，并制作了24講的視頻講解資料。
第一講：Excel的主要功能和實(shí)現(xiàn)路徑概述
我們學(xué)習(xí)Excel，首先要知道Excel是干什么用的，如何才能實(shí)現(xiàn)這些功能，順著這個(gè)思路，能更好地將Excel的知識(shí)點(diǎn)串起來，避免知識(shí)的碎片化和學(xué)習(xí)的低效率。
Excel的主要功能和實(shí)現(xiàn)路徑為：
用Excel開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，就是用一套表格（包括若干個(gè)工作表）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入、傳遞、自動(dòng)更新功能，最后形成我們所需要的表格或圖形。
一是設(shè)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面，這個(gè)界面應(yīng)該簡(jiǎn)潔、明晰，可理解性強(qiáng)，能夠?qū)崿F(xiàn)某種功能的自動(dòng)進(jìn)入和退出。
二是通過公式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的計(jì)算、提取并能動(dòng)態(tài)更新（或者說自動(dòng)更新）。公式和數(shù)據(jù)導(dǎo)入能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新（實(shí)際上公式就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能）；對(duì)于透視表，要通過刷新或者關(guān)閉文件之后再打開之后才能實(shí)現(xiàn)更新，不能算作完全的動(dòng)態(tài)更新。
三是通過“鏈接”功能，實(shí)現(xiàn)表格跳轉(zhuǎn)。表格的跳轉(zhuǎn)，能夠?qū)⒃S多數(shù)據(jù)信息放在不同的工作表中，這樣把這些數(shù)據(jù)既獨(dú)立又聯(lián)系的組合為一個(gè)整體，能達(dá)到操作簡(jiǎn)便，提高工作效率的目的。
四是通過Excel自帶的VBA宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)。開發(fā)Excel的應(yīng)用系統(tǒng)中，大部分的都只需要應(yīng)用Excel自身的功能，很少用到VBA宏語言，在此把它列為第四點(diǎn)。
任何自行編制的程序，都需要通過實(shí)際例子的檢驗(yàn)，通過不斷的調(diào)整完善，才能成為真正可靠的工具。我們要盡可能地利用Excel自身的功能，來達(dá)到我們的目的。
為什么把Excel的主要功能和實(shí)現(xiàn)路徑作為第一講？Excel是一個(gè)軟件，我們要掌握一個(gè)軟件，首先是要了解這個(gè)軟件可以用來干什么？以及如何來實(shí)現(xiàn)這些功能。真正的關(guān)于Excel的教材，開始講的就是其功能。
任何一門知識(shí)，其功能和實(shí)現(xiàn)的路徑都是整個(gè)知識(shí)體系的“四梁八柱”的東西，就是這些梁和柱，將其具體的內(nèi)容編織在一起。作為一個(gè)學(xué)習(xí)Excel不深的人，看到我在這里講的功能和實(shí)現(xiàn)的路徑，會(huì)感到比較陌生，會(huì)覺得這個(gè)東西比較空泛，有些名詞還感覺枯燥難懂。當(dāng)我們學(xué)完了這一整套知識(shí)，再回過頭來看這些東西的時(shí)候，應(yīng)該有一種恍然大悟的感覺，會(huì)進(jìn)一步加深對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)和知識(shí)內(nèi)容的理解，達(dá)到知識(shí)系統(tǒng)化的目的。
第二講：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的編制方法
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的編制，是Excel中最基礎(chǔ)的工作，它就像是建筑的地基。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后，利用Excel自身功能管理這些數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)該會(huì)很方便，如果還要進(jìn)行許多繁雜的操作，來滿足工作需要，其根源在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)不合理，數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范，這里用專門的一講來講基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的編制方法。
第一、Excel的“三表”概念
如果你有心的話，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，Excel默認(rèn)的新建工作簿時(shí)包含的工作表數(shù)量就是3。可以看出，其實(shí)“三表”這個(gè)概念，是被微軟Excel團(tuán)隊(duì)承認(rèn)的。
那這“三表”指的是哪三個(gè)表呢？
他們是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（數(shù)據(jù)源表）、參數(shù)表、報(bào)表，也有叫做記錄表、參數(shù)表、匯總表的，意思都是一樣的。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是記錄最基礎(chǔ)最原始數(shù)據(jù)用的。參數(shù)表（也就是下拉菜單）是用來提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量用的，它能保證同一事項(xiàng)表述為同一字符。Excel識(shí)別的是字符，不同的字符，盡管其表達(dá)的含義相同，但會(huì)識(shí)別為不同的內(nèi)容，這樣會(huì)給我們分析匯總數(shù)據(jù)帶來影響。如“華中科技大學(xué)”和“華科”都用來表達(dá)同一所大學(xué)名稱的，但Excel會(huì)認(rèn)為他們是兩所不同的大學(xué)。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中，特別是對(duì)分析數(shù)據(jù)有影響的字段，要使用下拉菜單的形式輸入。報(bào)表是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表而形成的分析結(jié)果。
在工作中，應(yīng)將這三種不同功能的表格放在不同的工作表上，就是為了避免操作不同的表格時(shí)相互帶來負(fù)面影響，也讓我們查看不同的表格時(shí)感覺爽目。
我們?cè)谶@里反復(fù)提到一個(gè)概念，就是“數(shù)據(jù)”，我們回顧一下這個(gè)重要概念。
在Excel中，數(shù)據(jù)包括：文字、數(shù)值、日期、時(shí)間、公式和函數(shù)，也就是說，Excel中的數(shù)據(jù)概念比起我們通常理解的數(shù)據(jù)概念，包括的內(nèi)容要廣得多。
就是數(shù)值這個(gè)概念也比我們通常理解要廣，其包括0到9組成數(shù)字和特殊字符：+，—，（），/，%，$，.，E，e中的任意字符。
第二、編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表應(yīng)遵循的幾個(gè)原則
第一個(gè)原則：一致性原則
一致性原則要求表格內(nèi)、表格之間的字段名稱、數(shù)據(jù)類型、表格結(jié)構(gòu)格式要保持一致，具體來講就是三個(gè)要求：同物同名稱，同表同格式、同列同格式。
同物同名稱，就是說同一對(duì)象要使用同一名稱，以便數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和表格間數(shù)據(jù)的引用。在“若航公司合同登記臺(tái)賬”表格中“安徽新世紀(jì)電子有限公司”與“新世紀(jì)電子有限公司”實(shí)際為同一公司，但寫成了兩種名稱，對(duì)于Excel來說就是兩家公司，在用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分類匯總時(shí)就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
好用，Excel財(cái)務(wù)高手\全稿數(shù)據(jù)源\第1章\1.2\1.2.5掌握三類表格的設(shè)計(jì)要求\立航公司訂單統(tǒng)計(jì).xlsx
同列同格式：同一列應(yīng)該保持同一格式，不能某列的一些行設(shè)置成文本格式，其他行設(shè)置數(shù)值或者日期等格式。表格內(nèi)出現(xiàn)數(shù)據(jù)帶單位，計(jì)算時(shí)將作為文本數(shù)據(jù)被忽略，只有數(shù)據(jù)格式保持一致才能得出正確的計(jì)算結(jié)果。
我們通常意義上的數(shù)值，在Excel中既可以設(shè)置成數(shù)值，也可以設(shè)置為文本。表格的初始格式是將數(shù)值（也就是0到9組成的數(shù)字）設(shè)置為常量或數(shù)值，將非數(shù)值文本設(shè)置為文本，將標(biāo)準(zhǔn)的日期設(shè)置為日期格式。
同表同格式：相同的表格其表格結(jié)構(gòu)和格式必須保持一致，以方便公式或函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。特別是同一類別的表格，由不同的部門或者人員統(tǒng)計(jì)填表時(shí)，必須制定統(tǒng)一的格式模板，方便最后數(shù)據(jù)的匯總。
好用，Excel財(cái)務(wù)高手\全稿數(shù)據(jù)源\第1章\1.2\1.2.3表格設(shè)計(jì)原則-統(tǒng)一意識(shí)\同列同格式.xlsx
第二個(gè)原則：數(shù)據(jù)矢量化和顆?；瓌t
矢量化：指的是如果數(shù)據(jù)中包含數(shù)量的含義，就應(yīng)該盡量將這些含義具體量化，不要以文字或其他模糊的方式描述這些數(shù)量（比如半年、三個(gè)月、一倍都是錯(cuò)誤示例），不能將數(shù)據(jù)的格式設(shè)置為文本。
顆粒化：指的是每個(gè)單元格只存放單個(gè)有效數(shù)據(jù)，不要將數(shù)值與文字粘連。
非矢量化非顆?；臄?shù)據(jù)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。
第三個(gè)原則：便于將表格區(qū)域轉(zhuǎn)換為“表”的原則
這里提出了一個(gè)概念，就是“表”，也有的稱為“超級(jí)表”，“表”和我們普通表比較起來，有許多優(yōu)點(diǎn)。關(guān)于“表”的知識(shí)，我們?cè)谙乱恢v進(jìn)行專門的講解。要將普通表轉(zhuǎn)換為“表”，需要遵循下列規(guī)定：
第四個(gè)原則：列字段要滿足我們統(tǒng)計(jì)分析的需要
一般地講，我們需要對(duì)什么內(nèi)容進(jìn)行分析匯總，就將該內(nèi)容作為列字段的內(nèi)容。我們可以根據(jù)工作的需要添加列。
第五個(gè)原則：不要將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表分布在工作表中的不同區(qū)域
將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表分布在工作表中的不同區(qū)域，有時(shí)是這些區(qū)域隔行，有時(shí)是隔列，這樣不利于數(shù)據(jù)的分析和匯總，我們對(duì)這樣的表格進(jìn)行適當(dāng)?shù)母脑?，將分散的表統(tǒng)一到一個(gè)區(qū)域上來。（以2020年和2021年的21世紀(jì)不動(dòng)產(chǎn)昌盛區(qū)域代理的工資表為例，進(jìn)行講解）
02 優(yōu)居區(qū)域代理視頻素材改動(dòng)版（2020年）.xlsx表12
在表12中，最后面的一個(gè)工資表添加了月份一列，就可以把全年的工資表放到一張工作表上了，這樣便于數(shù)據(jù)的分析和匯總，如對(duì)某個(gè)人全年的工資進(jìn)行匯總，對(duì)各個(gè)月的工資發(fā)放情況進(jìn)行比較等。如果要打印某個(gè)月的工資表，只需要篩選當(dāng)月的月份，就可以打印某個(gè)月的工資表。
在實(shí)際工作中，我們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表往往不是我們自己編制的表格，可能來源于其他人，也可能是從系統(tǒng)導(dǎo)出的，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往往不規(guī)則，需要我們對(duì)它進(jìn)行整理。
其一、不規(guī)范文本的整理方法
不規(guī)范文本的表現(xiàn)形式有文本中含有空格、不可見字符、分行符號(hào)等。對(duì)于空格、不可見字符，是無法用眼睛觀察出來的，但在進(jìn)行計(jì)算、查找、篩選時(shí)，會(huì)引發(fā)錯(cuò)誤。
好用，Excel財(cái)務(wù)高手\全稿數(shù)據(jù)源\第3章\3.2\02 不規(guī)范文本的整理技巧.xlsx
一種方法是采用查找替換的方法，將空白符“ |”（即輸入空格鍵后，再輸入“|”，這個(gè)符號(hào)在backspace鍵的下面）替換為空白。
一種方法是采用函數(shù)的方法去掉空格符。Trim函數(shù)是去掉字符的尾部空白字符，substitute函數(shù)只能替換掉字符中的空格，要去掉單元格中的空格，需要將這兩個(gè)函數(shù)嵌套起來用，比較麻煩。
最優(yōu)的一種方法是將Excel表格粘貼到wold中去，然后再?gòu)膚old中粘貼回來。Wold是不認(rèn)可空格、不可見字符、分行符號(hào)的，我們利用這種功能能很好的處理這些不規(guī)則的字符。
其二、不規(guī)范日期的整理技巧
在Excel中必須按指定的格式輸入日期，Excel才會(huì)把其當(dāng)作日期型數(shù)據(jù)，否則會(huì)理解為不可計(jì)算的文本，輸入以下4種日期格式，Excel均可識(shí)別：
一是以短橫線“-”分隔的日期，如“2017-4-1”、“2017-5-3”；
二是用斜杠“/”分隔的日期，如“2017/4/1”、“2017/5/3”；
三是中文年月日輸入的日期，如“2017年4月1日”、“2017年5月3日”：
四是使用包含英文月份或英文月份縮寫輸入的日期，如“April-1”、“May-17”。
其他符號(hào)間隔的日期或數(shù)字形式輸入的日期，如“2017.4.1”、“2017\4\1”、“20170103”等，Excel無法自動(dòng)識(shí)別為日期數(shù)據(jù)，而將其視為文本數(shù)據(jù)。對(duì)于這種不規(guī)范的數(shù)據(jù)該如何處理？要根據(jù)具體情況來選擇不同的處理方法。
類似于“2017.4.1”、“2017\4\1”這類不規(guī)則的數(shù)據(jù)，我們可以通過使用查找和替換功能，將“.”或“\”替換為“-”或“/”即可。
類似于“20170103”這類數(shù)據(jù)日期可以使用分列功能快速批量處理。其操作步驟是，首先我們點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”，然后點(diǎn)擊“分列”，進(jìn)入文本分列向?qū)?duì)話框，選擇分隔符號(hào)，然后選擇“下一步”，在第二步中什么都不做，繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”，在第三步中將格式設(shè)置為日期格式，在日期格式后面有一個(gè)下拉菜單，我們?cè)谙吕藛沃羞x擇YMD（Y,M,D分別是年year月month日day英文單詞的第一個(gè)字母,表示按照年月日的順序進(jìn)行排列），再點(diǎn)擊完成，即可。
下面我們舉個(gè)例子來說明分列的運(yùn)用：
好用，Excel財(cái)務(wù)高手\全稿數(shù)據(jù)源\第3章\3.2\03 不規(guī)范日期的整理技巧.xlsx
值得注意的是，如果自定義單元格的格式為“0000-00-00”的方式，雖然我們顯示的形式是Excel認(rèn)可的時(shí)間模式，如把19000102通過格式定義的操作變?yōu)椤?900-01-02”，但Excel不認(rèn)可其為時(shí)間，它仍然把它看作是文本，是文本，就不能參與有關(guān)時(shí)間的計(jì)算，如計(jì)算年齡，提取出生年月，都無法實(shí)現(xiàn)。如果用手動(dòng)的方式直接輸入1900-01-02，Excel會(huì)認(rèn)可其為時(shí)間。
第三講：“表”（上）
“表”的概念是全套課程中貫穿始終的，不管是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表、透視表還是圖表都與這個(gè)概念相關(guān)。將普通表轉(zhuǎn)換為“表”，不僅能夠起到美化表格的作用，還賦予它許多新的功能。
在Excel中，工作表、區(qū)域、“表”是三個(gè)不同的概念。
當(dāng)我們新建立一個(gè)工作簿的時(shí)候，里面默認(rèn)的電子表格是3個(gè)，并分別起名為sheet1、sheet2、sheet3這三個(gè)表，我們稱為工作表，它們是存放Excel數(shù)據(jù)的平臺(tái)。
區(qū)域，是指一個(gè)工作表上的一個(gè)范圍，這個(gè)范圍可能有數(shù)據(jù)，也可能沒有數(shù)據(jù)。
“表”，是將工作表中的一個(gè)填充了數(shù)據(jù)的區(qū)域設(shè)定為一個(gè)表，當(dāng)Excel把一個(gè)區(qū)域認(rèn)定一個(gè)“表”的時(shí)候，會(huì)賦予這個(gè)表許多功能。
第二、將一個(gè)區(qū)域轉(zhuǎn)換為一個(gè)“表”的方法
將一個(gè)區(qū)域認(rèn)定為一個(gè)“表”的路徑為：點(diǎn)擊菜單欄的“開始”，再點(diǎn)擊其工具“表格樣式”，根據(jù)我們的喜好選定表格樣式，進(jìn)入套用表格樣式對(duì)話框，在WPS表格中，在此對(duì)話框中，不能選擇“僅套用表格樣式”（這是原來對(duì)話框的默認(rèn)選擇），而要選擇“轉(zhuǎn)換成表格，并套用表格樣式”，再點(diǎn)擊“確定”。這時(shí)在菜單欄中會(huì)有“表格工具”這個(gè)菜單，并在其相應(yīng)的工具欄提供了許多功能。至此，表明我們將區(qū)域轉(zhuǎn)換為了“表”。
微軟表格中，在套用表格對(duì)話框中，沒有是否僅套用格式的選擇，直接點(diǎn)擊“確定”就可以了。這時(shí)菜單欄出現(xiàn)“表格設(shè)計(jì)”這個(gè)菜單。
將一個(gè)區(qū)域轉(zhuǎn)換為“表”以后，會(huì)給這個(gè)表取一個(gè)名稱，一般其初始名稱為“表1”、“表2”，這個(gè)名稱就代表這個(gè)區(qū)域。我們也可以更改這個(gè)名稱的名字。更改的方法是，點(diǎn)擊菜單欄的“表格工具”（WPS表格）或“表格設(shè)計(jì)”（微軟表格），再點(diǎn)擊其工具欄最左邊的“表名稱”下面的方框，就可以更改了。
對(duì)于已經(jīng)形成的“表”，“表格工具”下的功能鍵“鑲邊行”的作用是使相鄰的兩行數(shù)據(jù)顯示不同的顏色，“鑲邊列”的作用是使相鄰的兩列數(shù)據(jù)顯示不同的顏色，以增加閱讀性。對(duì)于微軟表格而言，這種功能更顯著，但對(duì)于WPS表格而言，主要通過表格樣式來實(shí)現(xiàn)這種功能，當(dāng)我們的表格樣式是針對(duì)行標(biāo)志不同的顏色，應(yīng)該勾選“鑲邊行”，是否勾選“鑲邊列”的作用不大?；谠黾娱喿x性，應(yīng)用“鑲邊行”或“鑲邊列”的功能，應(yīng)該選擇表格樣式中顏色較深的樣式，這樣顏色對(duì)比度更高，閱讀爽目。
第三、將一個(gè)區(qū)域轉(zhuǎn)換為“表”的時(shí)應(yīng)注意的問題
4、表中不能有斜線表頭和空白行、空白列。
第四講：“表”（下）
大家好，我是一丁老師。這一講，我們繼續(xù)講解“表”，或者說是超級(jí)表。在上一講，我們講了與“表”有關(guān)的三個(gè)問題，下面我們講解與表有關(guān)的第四個(gè)問題和第五個(gè)問題。
第四、“表”區(qū)別于“區(qū)域”的特色功能
“表”區(qū)別于“區(qū)域”具有許多特色功能。
銷售表（表和透視表）.xlsx
一是區(qū)域選擇和區(qū)域拓展功能?！氨怼辈恍枰x擇區(qū)域，當(dāng)我們把光標(biāo)放在“表”中任一個(gè)單元格的時(shí)候，Excel默認(rèn)為選擇全部區(qū)域；當(dāng)我們不隔行的添加行或者不隔列的添加列時(shí)，“表”會(huì)自動(dòng)地將這些行或列拓展為全部區(qū)域。只要我們?cè)诒砀裰邢噜徚刑砑恿凶侄?，并按回車鍵，表格就會(huì)自動(dòng)地向下添加一列。
“表”的自動(dòng)區(qū)域拓展功能，極大地方便了我們的表格制作。我們?cè)谥谱鞅砀駮r(shí)，可以先畫一個(gè)行數(shù)和列數(shù)都很小的表，如4-5行和列，然后轉(zhuǎn)換為“表”，再根據(jù)需要直接不隔行地添加行或列，錄入數(shù)據(jù)即可。表格會(huì)自動(dòng)地添加網(wǎng)格線（此時(shí)工具欄的鑲邊行，鑲邊列前面的小方框應(yīng)打上√），自動(dòng)地將新添加的行或列，設(shè)置成與前面格式相同的行或列。
采用插入的辦法在工作表的左邊添加列，“表”不會(huì)將左邊的插入列自動(dòng)拓展為“表”的一部分。
二是同時(shí)提供篩選和排序功能。點(diǎn)擊列字段上的倒三角符號(hào)，在接下來的對(duì)話框中，這個(gè)對(duì)話框既提供了排序功能，又提供了篩選功能。
三是提供了便捷的統(tǒng)計(jì)功能。勾選“表格工具”下的功能鍵“匯總行”，會(huì)在表格底部加入一行，并且自動(dòng)匯總出最右邊的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊底部匯總行的其他單元格，這些單元格的下拉菜單會(huì)提供“平均值”、“計(jì)數(shù)”、“求和”等功能，我們可以針對(duì)不同的列，選擇不同的匯總方式。
如果我們應(yīng)用了篩選功能，匯總行可以統(tǒng)計(jì)出篩選后的數(shù)據(jù)匯總值。在“表”中執(zhí)行匯總的函數(shù)是SUBTOTAL讀作 [?s?b?t?ut?l] ，這個(gè)函數(shù)的意思是對(duì)可見單元格進(jìn)行匯總，實(shí)際上就是對(duì)篩選出來的單元格進(jìn)行匯總。
如果我們?nèi)サ魠R總行，繼續(xù)無間隔地（不能空行）向下添加行，“表”在執(zhí)行相關(guān)功能的時(shí)候，會(huì)把這些添加的部分，視為“表”的一部分。
四是上下并排的表可同時(shí)篩選排序，互不影響。如果在一個(gè)工作表里有兩個(gè)區(qū)域都有數(shù)據(jù)，而且把這兩個(gè)區(qū)域都變成了“表”，我們可以分別針對(duì)這兩個(gè)表進(jìn)行排序篩選操作，互不影響。
五是添加計(jì)算列。我們可以根據(jù)需要在表的相鄰列（不能隔一列）輸入公式，形成對(duì)原表數(shù)據(jù)的計(jì)算，這時(shí)的“表”會(huì)把這一列包括到“表”中來，這一列也可以應(yīng)用“表”的功能了。
在微軟表格中這個(gè)公式具有向下自動(dòng)填充功能，而且這個(gè)公式的表達(dá)形式也具有特色，它把對(duì)單元格的引用漢字化，增強(qiáng)了公式的可閱讀性，如“=[@銷售金額]/[@銷售價(jià)格]”來表達(dá)銷售數(shù)量公式。但在WPS表格中，沒有向下自動(dòng)填充功能，需要采取拖曳的方式向下填充。
例如：銷售表（表和透視表）.xlsx中的銷售記錄表I列的公式。
六是提供刪除重復(fù)項(xiàng)功能。這里的重復(fù)項(xiàng)，指的是兩行單元格的所有內(nèi)容相同，假如兩行表格各有5個(gè)單元格，這5個(gè)單元格的數(shù)據(jù)都在同一列內(nèi)相同。
其刪除重復(fù)項(xiàng)的步驟為：在表格轉(zhuǎn)換為“表”以后，將鼠標(biāo)放在表中的任意一個(gè)單元格，在菜單欄就會(huì)出現(xiàn)“表格工具”菜單，在此菜單下有一個(gè)工具叫“刪除重復(fù)項(xiàng)”，點(diǎn)擊這個(gè)工具，進(jìn)入“刪除重復(fù)項(xiàng)”對(duì)話框。根據(jù)需要請(qǐng)選擇一個(gè)或多個(gè)包含重復(fù)項(xiàng)的列，或者選擇全部，就可以確定是否有重復(fù)項(xiàng)了，點(diǎn)擊“確定”，就可以刪除重復(fù)項(xiàng)了。
顯示重復(fù)項(xiàng)的方法：要找打那個(gè)重復(fù)項(xiàng)，最簡(jiǎn)單的操作方法是，第一，在表格的最右邊添加一列，用連接符號(hào)將一行中所有單元格的數(shù)據(jù)連接起來，再向下拖曳，形成一列。第二，將表格還原為區(qū)域。第三，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“重復(fù)項(xiàng)”功能鍵，框選添加的一列，選擇“高亮度重復(fù)項(xiàng)”，就可以看到重復(fù)行的數(shù)據(jù)了。
七是基于“表”形成的透視表和圖表。我們?cè)谠氨怼碧砑有谢蛄幸院螅敢暠砟軌蜃詣?dòng)刷新，當(dāng)然自動(dòng)刷新要進(jìn)行相關(guān)的操作，其具體方法我們?cè)谙旅嬷v解透視表時(shí)再講。
第五、“表”中選擇列或行的方法
一、選擇一列數(shù)據(jù)而不選擇整列的原因。不管是普通工作表還是我們這里講的“表”，選擇或者移動(dòng)行和列時(shí)，應(yīng)該遵循規(guī)范的方法。
直接移動(dòng)表格中行或列的方法，會(huì)給表格的使用帶來許多不利的影響，一是這樣的操作會(huì)使表格所占的內(nèi)存變大，導(dǎo)致打開緩慢。二是選擇移動(dòng)整列會(huì)導(dǎo)致這個(gè)表格以外的數(shù)據(jù)跟著移動(dòng)，當(dāng)我們的表格下面還有其他表格的時(shí)候，會(huì)破壞其他表格的結(jié)構(gòu)。三是選擇移動(dòng)整列的操作會(huì)破壞我們當(dāng)前“表”的結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致許多功能不能使用。當(dāng)然，這種操作還會(huì)帶來其他的一些負(fù)面影響，使工作表在運(yùn)用中出現(xiàn)一些非正常的情況。
二、選擇并移動(dòng)整列數(shù)據(jù)的方法。選擇要移動(dòng)列的數(shù)據(jù)的方法是，將鼠標(biāo)移到該列標(biāo)題行頂部單元格劃線的位置，這時(shí)鼠標(biāo)變成了一個(gè)黑色的向下方向鍵，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，即可選定該列的數(shù)據(jù)。這時(shí)我們可以看到選擇的區(qū)域，不包括該列的標(biāo)題，在鼠標(biāo)變成了一個(gè)黑色向下方向鍵的同時(shí)，再次點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，就包括該列的標(biāo)題了。我們將鼠標(biāo)放在此列的邊框線上，當(dāng)鼠標(biāo)變成四個(gè)方向鍵圖標(biāo)時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以移動(dòng)這一列了。
選擇不包括標(biāo)題行的數(shù)據(jù)區(qū)域，便于我們根據(jù)需要對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行操作，如同時(shí)加上一個(gè)數(shù)，修改數(shù)值金額格式等等。
如果我們選擇的多列需要和列標(biāo)題一起移動(dòng)，應(yīng)該在選擇的起始列時(shí)，就將標(biāo)題和內(nèi)容一起選定（選定方法同前面講的選定單列的方法一致），再拖動(dòng)需要選擇更多的列。
這樣做的前提是，要選定的列沒有內(nèi)部的區(qū)域框選。
移動(dòng)行和選擇多行的方法，與移動(dòng)列和選擇多列的方法類似。
第五講：下拉菜單
我們?cè)谇懊嬷v解基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的時(shí)候，說到過下拉菜單是用來規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入的，它還能提高我們錄入數(shù)據(jù)的速度，下面我們來介紹下拉菜單的相關(guān)知識(shí)。
在微軟表格中，稱下拉菜單為數(shù)據(jù)的有效性。
建立下拉菜單講解表格.xlsx
第一、用手動(dòng)輸入的方法建立下拉菜單
用手動(dòng)方式建立下拉菜單的路徑與方法是：
其一，單個(gè)表格下拉菜單的設(shè)置方法。首先選定單元格，點(diǎn)擊菜單欄上的“數(shù)據(jù)”，再點(diǎn)擊其工具欄“下拉列表”，進(jìn)入插入下拉列表對(duì)話框，在光標(biāo)閃動(dòng)處分行輸入需要的內(nèi)容，在輸入第二行時(shí)，點(diǎn)擊右上角的“+”號(hào)，輸入完成后，再點(diǎn)擊“確定”。
其二，批量表格下拉菜單的設(shè)置方法。將設(shè)置有下拉菜單的單元格向下拖曳填充，填充的表格也會(huì)有下拉菜單；將設(shè)置有下拉菜單的單元格向右拖曳，填充的表格也會(huì)有下拉菜單；在表格中插入行，這些插入的行相應(yīng)的單元格也會(huì)有相同的下拉菜單。
我們還可以選定一個(gè)區(qū)域，針對(duì)這個(gè)區(qū)域設(shè)置下拉菜單，其設(shè)置下拉菜單的方法和單元格設(shè)置下拉菜單的方法一樣，不再需要進(jìn)行拖曳填充，區(qū)域中的每一個(gè)單元格都會(huì)設(shè)置相同的下拉菜單。
采用導(dǎo)入的方式建立下拉菜單，直觀性強(qiáng)，操作簡(jiǎn)單。
首先提前準(zhǔn)備好下拉菜單表格（我們的這個(gè)表格可以適當(dāng)留有空白，當(dāng)我們框選包括空白單元格在內(nèi)的區(qū)域作為下拉菜單時(shí)，這些空白單元格可以在今后添加內(nèi)容，但這個(gè)區(qū)域只能是一行或一列，不能是多行或多列）；
接下來選定要設(shè)置下拉菜單的區(qū)域或單元格；
再依次點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”，進(jìn)入其工具欄“下拉列表”，在插入下拉列表對(duì)話框中，選擇“從單元格選擇下拉選項(xiàng)”（而不是選擇“手動(dòng)添加下拉列表”），這時(shí)鼠標(biāo)會(huì)在“從單元格選擇下拉選項(xiàng)”下面的一個(gè)長(zhǎng)方格中閃動(dòng)，再框選提前準(zhǔn)備好的下拉菜單表格；
最后點(diǎn)擊“確定”。
以上講述的建立下拉菜單方法，都是在WPS表格中適用的方法。在微軟表格中建立下拉菜單的方法，和其相似，具體的操作步驟是：
首先提前準(zhǔn)備好下拉菜單表格（我們的這個(gè)表格可以適當(dāng)留有空白，當(dāng)我們框選包括空白單元格在內(nèi)的區(qū)域作為下拉菜單時(shí)，這些空白單元格可以在今后添加內(nèi)容，但這個(gè)區(qū)域只能是一行或一列，不能是多行或多列）；
接下來選定要設(shè)置下拉菜單的區(qū)域或單元格；
再依次點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”，進(jìn)入其工具欄“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，再點(diǎn)擊這個(gè)工具的下拉菜單“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，進(jìn)入“數(shù)據(jù)驗(yàn)證對(duì)話框”，在設(shè)置頁面，設(shè)置驗(yàn)證條件，在“允許”下面的方框中，點(diǎn)擊其下拉菜單，選擇“序列”。再將鼠標(biāo)放置在“來源”下面的方框中，框選提前準(zhǔn)備好的下拉菜單表格；
最后點(diǎn)擊“確定”。
如果下拉菜單的內(nèi)容很簡(jiǎn)單，如下拉菜單為表達(dá)性別的“男”、“女”，我們可以不提前準(zhǔn)備下拉菜單，直接在“來源”下面的方框中輸入“男，女”，類似于WPS表格中的手動(dòng)輸入下拉菜單。
第四、下拉菜單的復(fù)制方法
下拉菜單的格式可以復(fù)制到其他表格的單元格里，可以直接復(fù)制，如果源單元格有內(nèi)容，可以點(diǎn)擊目標(biāo)單元格，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“清除內(nèi)容”選項(xiàng)，或者按下“delete”鍵清除內(nèi)容。有的版本使用僅粘貼格式的方法可以粘貼下拉菜單，但有的版本不行，要使用我們?cè)谶@里講到的方法。
第五、下拉菜單的修改方法
采用導(dǎo)入方式設(shè)置下拉菜單，要修改下拉菜單時(shí)，我們可以通過修改先前準(zhǔn)備好的下拉菜單列表的方法來進(jìn)行修改，我們修改的范圍需要在當(dāng)初框選的下拉菜單范圍內(nèi)，這種方法較之手動(dòng)方式添加下拉菜單列表的修改更為簡(jiǎn)捷。
采取手動(dòng)的方式輸入的下拉菜單修改步驟是：
1、點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”；
2、點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下的子目錄——“下拉列表”；
3、點(diǎn)擊已經(jīng)設(shè)置了下拉菜單列表的單元格；
4、在插入下拉列表對(duì)話框中，點(diǎn)擊右上角的寫字圖標(biāo)；
5、點(diǎn)擊需要修改的內(nèi)容，并進(jìn)行修改；
6、勾選對(duì)有同樣設(shè)置的單元格應(yīng)用這些更改。
第六、清除下拉菜單的方法
先選定需要清除下拉菜單的區(qū)域，再執(zhí)行如下操作：
1、點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”；
2、點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下的子目錄——“下拉列表”；
3、點(diǎn)擊已經(jīng)設(shè)置的單元格或區(qū)域；
4、在插入下拉列表對(duì)話框中，點(diǎn)擊"全部清除"。
在微軟表格中，修改和刪除下拉菜單的方法和WPS表格類似。
第六講：數(shù)據(jù)透視表（上）
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)選定的數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的互交式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計(jì)算結(jié)果。
第一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域的選擇
我們?cè)谇懊嬲f過，“表”的概念是我們這套課程的一個(gè)核心知識(shí)點(diǎn)。我們對(duì)數(shù)據(jù)透視表的講述，也是以“表”為基礎(chǔ)進(jìn)行展開。當(dāng)我們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域已經(jīng)轉(zhuǎn)換為“表”，我們把鼠標(biāo)放在“表”內(nèi)，實(shí)際上就選定了整個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域，不需要再去選定區(qū)域了。不能將光標(biāo)置于表格頂部，或拖動(dòng)光標(biāo)選擇整列的方法來選定整個(gè)區(qū)域，這樣會(huì)給應(yīng)用Excel的其他功能帶來不利影響。
在有的微軟表格中，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表對(duì)話框中，需要輸入“表”的名稱，這個(gè)名稱是當(dāng)初我們將區(qū)域轉(zhuǎn)換為“表”時(shí)，軟件給我們“表”的命名。找到這個(gè)名稱的方法是，點(diǎn)擊“表”中的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊菜單欄下的“表格設(shè)計(jì)”，點(diǎn)擊工具欄最左邊的工具“表名稱”，就可以找到這個(gè)表的名稱了，我們?cè)趯^(qū)域轉(zhuǎn)換為“表”時(shí)，可以給這個(gè)“表”取一個(gè)個(gè)性化的名稱。
如果我們要更改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域的選擇，可以把鼠標(biāo)放在已經(jīng)形成的透視表中，點(diǎn)擊工具欄中的“數(shù)據(jù)透視表”，會(huì)顯示一個(gè)“更改數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源”的對(duì)話框，在這個(gè)對(duì)話框中，可以修改數(shù)據(jù)透視表所顯示的區(qū)域。
第二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)，對(duì)放置區(qū)域的選擇
生成的透視表放在哪里？Excel為我們提供了三種放置區(qū)域的方案。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表對(duì)話框中，可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。
第一種是放置到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中。在請(qǐng)選擇放置透視表的位置中，選擇“現(xiàn)有工作表”，我們可以點(diǎn)擊和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表同一個(gè)工作表中的一個(gè)單元格，作為透視表的起始區(qū)域。一般我們不選擇這種。選擇這種放置方式是違背我們前面講到的“三表思想”的。選擇這種放置方式，一般用在演示講解稿中。
第二種是放置到Excel重新生成的一張工作表上。在請(qǐng)選擇放置透視表的位置中，選擇“新工作表”，但是這一張新工作表是Excel自動(dòng)生成的，在工作簿中工作表較少時(shí)可以使用。
第三種是放置到我們選定的工作表上。在請(qǐng)選擇放置透視表的位置中，選擇“現(xiàn)有工作表”，可以選擇我們指定工作表中的一個(gè)單元格，作為透視表的起始區(qū)域。在許多工作表組成的工作簿中，往往各個(gè)工作表的內(nèi)容都是事先指定的，放置到我們指定的工作表，便于我們對(duì)全局的掌控。
我們要正確理解“現(xiàn)有工作表”的界定，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)所在的工作表和已經(jīng)出現(xiàn)在工作簿中的工作表都是“現(xiàn)有工作表”。
06 優(yōu)居區(qū)域代理視頻素材改動(dòng)版（2021年）.xlsx講義工作表
第三、字段的選擇、母字段和子字段的關(guān)系，更改字段標(biāo)題
1、字段的概念。這里首先講一個(gè)概念，就是字段。字段是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中行或者列的標(biāo)題，它是對(duì)行列數(shù)據(jù)內(nèi)容的概括。
2、拖動(dòng)字段的方法。在“數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框中，我們可以將“字段列表”下面的字段，拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中，形成不同的數(shù)據(jù)透視表。一般地，我們把反映期間或者日期的字段拖到這個(gè)對(duì)話框的篩選器方框中，把需要按照行分類的字段拖到行方框中，把需要按照列分類的字段拖到列方框中。如果我們要調(diào)整這四個(gè)方框中的字段，可以將方框中不需要的字段從方框中拖出，將需要的字段重新拖入。
3、母字段和子字段。在“數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框中，我們?nèi)绻蟿?dòng)兩個(gè)不同的字段到行，意味著形成的報(bào)表會(huì)依據(jù)這兩個(gè)字段進(jìn)行分類，對(duì)話框列的字段中，放在前面的字段是我們報(bào)表行分類的第一依據(jù)，放在后面的字段是報(bào)表行分類的第二依據(jù)（也有的把放在前面的字段稱為母字段，把放在后面的字段稱為子字段）。上下變化字段在行中的位置，可以改變報(bào)表分類的依據(jù)。在對(duì)話框列字段中放置兩個(gè)字段的情形，也與之類似。
在一般表格中，既顯示文本，又顯示時(shí)間；既顯示類別，又顯示加盟商；在財(cái)務(wù)上既顯示大類，又顯示大類下的小類，都是母字段、子字段在具體事例中的應(yīng)用。在應(yīng)用母字段和子字段功能時(shí)，要注意到我們是母字段數(shù)據(jù)來源于子字段的數(shù)據(jù)。我們?cè)诰幹苹A(chǔ)數(shù)據(jù)表時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)有的母字段有子字段的分類，有的母字段沒有子字段的分類，我們應(yīng)該將母字段包含的字符設(shè)置為子字段包含的字符，才能保證數(shù)據(jù)的正確性。
06 優(yōu)居區(qū)域代理視頻素材改動(dòng)版（2021年）.xlsx表B-1
4、在形成的數(shù)據(jù)透視表中對(duì)行（或列）字段包含的內(nèi)容進(jìn)行篩選。在透視表中，行字段和列字段都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中文本內(nèi)容的概括，將行字段拖入行以后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這些匯總的行或列，有些的我們不需要的。我們可以打開透視表行、列交叉處的排序篩選圖標(biāo)，將我們不需要的行文本內(nèi)容，“空白”和“0”前面方框中的“√”去掉，也就是去掉這些選項(xiàng)，留下我們需要的選項(xiàng)。對(duì)于列字段包含的內(nèi)容可以使用同樣的方法，進(jìn)行篩選。
5、數(shù)據(jù)透視表標(biāo)題的更改。在形成的數(shù)據(jù)透視表中，可以更改字段標(biāo)題。如將“總賬科目（貸方）”更改為“收入類別”，直接點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表該字段所在的單元格進(jìn)行修改，即可。
第四、更改數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)顯示格式
點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表中的某一個(gè)單元格，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“數(shù)字格式”，進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框，在這里可以選擇數(shù)據(jù)的格式，而且數(shù)據(jù)透視表中的所有數(shù)據(jù)都會(huì)顯示這種格式。
不要點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在點(diǎn)擊“單元格格式”，進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框的路徑來更改數(shù)據(jù)格式。這樣做的結(jié)果是，今后數(shù)據(jù)透視表添加數(shù)據(jù)的時(shí)候，添加的數(shù)據(jù)沒有使用新的單元格格式。
第五、透視表的更新設(shè)置與其相對(duì)應(yīng)的明細(xì)表的更新
當(dāng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)發(fā)生了更改或者添加刪除了內(nèi)容，透視表需要進(jìn)行一定的設(shè)置，才能讓透視表跟隨著基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表變化而變化。
一種方法是手動(dòng)更新法。點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，再點(diǎn)擊“刷新”，這時(shí)數(shù)據(jù)透視表就隨著基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表更新而更新了，需要注意的是，使用這種功能的前提是，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)轉(zhuǎn)換為“表”。
另一種方法是自動(dòng)更新，其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”，勾選“打開文件時(shí)刷新數(shù)據(jù)”。同一張工作簿中，當(dāng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表更改后，再去打開工作簿中的數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)透視表不會(huì)自動(dòng)更新，Excel不把這種操作視為重新打開。一般情況下，在運(yùn)用或者打印數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)之前，還是選擇手動(dòng)刷新的方法為宜。
數(shù)據(jù)透視表更新以后，根據(jù)數(shù)據(jù)透視表生成的明細(xì)表不會(huì)自動(dòng)更新，需要重新生成。
我們還可以設(shè)置，數(shù)據(jù)透視表不隨著數(shù)據(jù)的更新調(diào)整列寬（往往我們的工作表上放有幾個(gè)數(shù)據(jù)透視表，如果某一個(gè)數(shù)據(jù)透視表的列寬發(fā)生了變化，會(huì)影響其他數(shù)據(jù)透視表的擺放）。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”，將“隨著數(shù)據(jù)的更新調(diào)整列寬”前面的單元格去掉。
第七講： 數(shù)據(jù)透視表（中）
這一講，我們繼續(xù)講解數(shù)據(jù)透視表。
第六、更改數(shù)據(jù)透視表的統(tǒng)計(jì)方式
數(shù)據(jù)透視表的默認(rèn)統(tǒng)計(jì)方式為求和，實(shí)際上數(shù)據(jù)透視表還提供了其他的統(tǒng)計(jì)方式。如：計(jì)數(shù)、乘積、最大值、最小值等等。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“值匯總依據(jù)”，再根據(jù)需要選擇相應(yīng)的匯總方式。
第七、通過數(shù)據(jù)透視表顯示明細(xì)表及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的拆分
我們可以通過數(shù)據(jù)透視表，直接查找到每一個(gè)數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息。這個(gè)詳細(xì)信息，在財(cái)務(wù)上就是明細(xì)表。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“詳細(xì)信息”即可。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的拆分，實(shí)際上是透視表顯示明細(xì)功能的延伸。我們框選透視表中按行匯總的合計(jì)欄所有數(shù)據(jù)，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“詳細(xì)信息”，這時(shí)就會(huì)在此工作簿中顯示幾個(gè)工作表，來放置反映合計(jì)欄數(shù)據(jù)相關(guān)的明細(xì)內(nèi)容。實(shí)際上就是按行分類字段，將工作表進(jìn)行了拆分。這樣的操作有利于我們同時(shí)打印這幾個(gè)拆分的工作表。
因選擇“詳細(xì)信息”生成的表格，是在本工作簿中生成一個(gè)新的表格，這個(gè)表格的位置不能由我們指定。這些工作表，一般放置在我們放置透視表的工作表前面。
第八、數(shù)據(jù)透視表的排序
數(shù)據(jù)透視表可以對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“排序”即可。我們將鼠標(biāo)放在透視表的哪一列，就以哪一列為依據(jù)進(jìn)行排序。
我們還可以用手動(dòng)的方式，將數(shù)據(jù)透視表中的一行（列）內(nèi)容進(jìn)行移動(dòng)。其操作路徑是，選擇要移動(dòng)行（列），將鼠標(biāo)移到該列標(biāo)題行頂部單元格劃線的位置，這時(shí)鼠標(biāo)變成了一個(gè)黑色的向右（下）方向鍵，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，即可選定該行（列）的數(shù)據(jù)（包括字段）。我們將鼠標(biāo)放在此列的邊框線上，當(dāng)鼠標(biāo)變成四個(gè)方向鍵圖標(biāo)的時(shí)候，拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以移動(dòng)這一列了。這比我們移動(dòng)“表”中的行或列，要簡(jiǎn)單點(diǎn)。（手動(dòng)排序的功能，在wps表格中不支持，在微軟表格中支持這種功能）
第九、數(shù)據(jù)透視表的篩選
數(shù)據(jù)透視表可以對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)（包括文本和數(shù)值）進(jìn)行篩選。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表行和列交叉的單元格中的排序篩選功能方框，在選擇字段對(duì)話框中，根據(jù)需要選擇“標(biāo)簽篩選”或“值篩選”，再根據(jù)需要選擇各種不同的方式。
標(biāo)簽篩選，是針對(duì)文本而言的篩選，可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)行字段中的內(nèi)容進(jìn)行篩選，如是否包括某些內(nèi)容，是否以某些字符開頭，是否以某些字符結(jié)尾等；值篩選，是針對(duì)數(shù)值而言的篩選，如果有多列求和數(shù)據(jù)，我們的數(shù)值篩選是針對(duì)總計(jì)列而言的。
第十、數(shù)據(jù)透視表的第二次運(yùn)算（比率和差異性分析）
在數(shù)據(jù)透視表中，提供了許多第二次運(yùn)算方式，主要是各種百分比和差異，反映某一個(gè)數(shù)據(jù)在全局中的比例或與總計(jì)數(shù)據(jù)的差異等等。其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“值顯示方式”，再點(diǎn)擊其相應(yīng)的下拉菜單即可。這種功能，可以讓我們?cè)谔峁┣蠛蛿?shù)值以后，再用一張表來反映各種比例值。
第八講： 數(shù)據(jù)透視表（下）
這一講，我們繼續(xù)講解數(shù)據(jù)透視表。
第十一、調(diào)整數(shù)據(jù)透視表的樣式和匯總行
1、樣式調(diào)整。在“報(bào)表布局”中，為我們提供了如下幾種形式的報(bào)表：以壓縮形式顯示；以大綱形式顯示；以表格形式顯示；重復(fù)所有項(xiàng)目標(biāo)簽；不重復(fù)項(xiàng)目標(biāo)簽等等，我們一般選擇“以表格形式顯示”。
其操作路徑為：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊菜單欄的“設(shè)計(jì)”，再點(diǎn)擊其工具欄的“報(bào)表布局”，再根據(jù)需要點(diǎn)擊報(bào)表布局形式。
對(duì)于涉及到母字段和子字段的透視表，改變母字段和子字段在“數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框中的相對(duì)位置，即將母字段移到子字段的下面，其實(shí)質(zhì)是將母字段變?yōu)樽幼侄危瑢⒆幼侄巫優(yōu)槟缸侄?，這時(shí)報(bào)表的排列方式會(huì)發(fā)生改變，但這種改變和我們這里講的調(diào)整數(shù)據(jù)透視表的樣式，不是同一個(gè)概念，它不需要用到報(bào)表布局功能。
2、分類匯總的設(shè)計(jì)。在“設(shè)計(jì)”菜單欄下，有一個(gè)功能鍵，叫“分類匯總”，這個(gè)功能鍵按照行字段的類別，為我們提供了如下幾種形式的分類匯總方式：不顯示分類匯總，在組的底部顯示分類匯總，在組的頂部顯示分類匯總。
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第十二、針對(duì)數(shù)據(jù)透視表的日期或數(shù)字進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)
我們要對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的日期按月進(jìn)行分類匯總，一個(gè)思路是在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表添加輔助列為月份（提取字符形成月份），再針對(duì)月份這個(gè)字段進(jìn)行匯總，但這樣操作起來工作量比較大。還有一種方法可以更簡(jiǎn)單：點(diǎn)擊透視表中的一個(gè)日期單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊彈出來的菜單中的“組合”，選擇“月”，再點(diǎn)擊“確定”。如果選擇“季度”，可以按季度進(jìn)度分類匯總；如果既選擇月份又選擇季度，可以實(shí)現(xiàn)在月份匯總的基礎(chǔ)上再按季度匯總。
點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊彈出來的菜單中的“取消組合”，可以將月份或者季度匯總返回到日期明細(xì)或者數(shù)字明細(xì)。
我們要對(duì)求和列，分區(qū)間進(jìn)行分類匯總，如分為0—1000,1001—2000,2001—3000，進(jìn)行分類匯總。我們可以將數(shù)值先拖入到行方框，再拖入到求和方框，讓行方框和求和方框都有數(shù)值。點(diǎn)擊透視表中行字段的一個(gè)數(shù)值單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊彈出來的菜單中的“組合”，在“組合”對(duì)話框中設(shè)置“起始于”、“終止于”、“步長(zhǎng)”的值后點(diǎn)擊“確定”，即可。起始于的值初始設(shè)定為求和值的最小值，終止于的初始設(shè)定為求和值的最大值，一般情況下我們不需要更改這些初始設(shè)置，步長(zhǎng)值我們可以根據(jù)需要修改。
這種方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類求和，是對(duì)相同的間隔區(qū)間的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。如果把透視表中的值顯示依據(jù)由“求和”變?yōu)椤坝?jì)數(shù)”，就可以求出每一區(qū)間的數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)，常用來求出學(xué)生某個(gè)分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。
取消分類匯總的方法是，點(diǎn)擊行字段的一個(gè)數(shù)值，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“取消組合”，即可。
銷售表（表和透視表）.xlsx
第十三、用切片器控制透視表
在透視表對(duì)話框中，有一個(gè)方框叫做“篩選器”，但篩選器只能控制一個(gè)透視表。切片器能夠同時(shí)控制多個(gè)透視表，實(shí)現(xiàn)多種形式的表格匯總，減少工作量。
用切片器控制多個(gè)透視表的方法是：
一是進(jìn)入切片器，確定控制字段。這個(gè)字段和我們篩選器中的字段作用是一樣的。將光標(biāo)放在一張透視表上，點(diǎn)擊菜單欄的“插入”，再點(diǎn)擊下面工具欄的“切片器”，進(jìn)入“插入切片器”對(duì)話框，選擇相應(yīng)的字段。
二是確定要控制的透視表。點(diǎn)擊切片器的下拉菜單“報(bào)表連接”（也有的版本叫做“數(shù)據(jù)透視表連接”），進(jìn)入“數(shù)據(jù)透視表連接”對(duì)話框，選定透視表，關(guān)閉此對(duì)話框。
三是運(yùn)用切片器實(shí)現(xiàn)對(duì)透視表的控制。進(jìn)入插入的切片器，單選或多選切片器中字段包括的內(nèi)容，就可以用切片器控制多個(gè)透視表。假如切片器的字段是月份，我們選擇“一月”，透視表就可以顯示一月的數(shù)據(jù)；我們同時(shí)選定一月和二月，透視表就可以顯示這兩個(gè)月的合計(jì)數(shù)據(jù)。
切片器只能針對(duì)一個(gè)表格生成的不同類型透視表進(jìn)行操作，不能控制多個(gè)表格生成的不同透視表。
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第十四、數(shù)據(jù)透視表的復(fù)制和移動(dòng)
數(shù)據(jù)透視表的復(fù)制和移動(dòng)，是兩個(gè)不同的概念?？蜻x已經(jīng)形成的透視表，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，單擊復(fù)制菜單，可以將透視表復(fù)制到另外一個(gè)地方。但這個(gè)復(fù)制的透視表，是普通的表格，如果要讓復(fù)制的透視表具有透視表的功能，應(yīng)該采取移動(dòng)工作表并建立副本的辦法來復(fù)制數(shù)據(jù)透視表。
點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊菜單欄的“分析”，點(diǎn)擊其下的功能鍵“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”，進(jìn)入“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，點(diǎn)擊我們要重新放置數(shù)據(jù)透視表位置的起始區(qū)域，就改變了原來放置數(shù)據(jù)透視表的起始區(qū)域，達(dá)到了移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表的目的。
第十五、數(shù)據(jù)透視表的刪除
點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)單元格，點(diǎn)擊菜單欄的“分析”，點(diǎn)擊其下的功能鍵“刪除數(shù)據(jù)透視表”，就可以數(shù)據(jù)透視表了。
也可以選擇已經(jīng)形成的數(shù)據(jù)所在行，用刪除行的辦法來刪除數(shù)據(jù)透視表。
第十六、數(shù)據(jù)透視表的功能小結(jié)
數(shù)據(jù)透視表把表格制作、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)的比率和差異性分析等幾項(xiàng)功能統(tǒng)一起來了，并且能夠?qū)崿F(xiàn)快速刷新，能滿足絕大多數(shù)情況下對(duì)于數(shù)據(jù)分析的需要。
其篩選是通過點(diǎn)擊某一項(xiàng)數(shù)據(jù)的匯總值，自動(dòng)彈出其明細(xì)而實(shí)現(xiàn)；分類匯總，是需要將匯總的字段列入透視表而實(shí)現(xiàn)，而且這種匯總在顯示具備結(jié)果的同時(shí)，還反映了各項(xiàng)匯總的整體情況；數(shù)據(jù)比率和差異性分析，主要是通過“值顯示方式”來實(shí)現(xiàn)。
網(wǎng)上有許多關(guān)于數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)計(jì)算和分析的小視頻，但它們只是從局部來分析，而不是作為一個(gè)整體來分析。從這點(diǎn)上講，它們都不及數(shù)據(jù)透視表全面，從深入的角度，它們可能比數(shù)據(jù)透視表研究得更深。Excel作為一種工具，能夠滿足我們快速全面地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，我們沒有必要就工具去研究工具。數(shù)據(jù)透視表滿足了我們提高工作效率和解決問題的需要，是一種簡(jiǎn)潔實(shí)用的工具。
第九講：數(shù)據(jù)透視表與圖表
圖表是數(shù)據(jù)形象化的表示，圖表往往給人高大上的感覺。圖表作為Excel的一項(xiàng)重要功能，我們將這部分內(nèi)容作為單獨(dú)的一講。
圖表既可基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表生成，也可直接基于數(shù)據(jù)透視表生成。直接基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表生成圖表時(shí)，要框選基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的區(qū)域，而且要求表格中的行字段不重復(fù)，只適用于簡(jiǎn)單的表格。透視表是在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表進(jìn)行分類匯總后形成的，基于透視表生成的圖表，能正確反映我們需要的數(shù)量關(guān)系，也適合于復(fù)雜的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，從本質(zhì)上講，還是反映基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的數(shù)量關(guān)系，是我們工作中經(jīng)常采用的方法。
點(diǎn)擊已經(jīng)生成的數(shù)據(jù)透視表，將光標(biāo)放在透視表中，再點(diǎn)擊菜單欄的“插入”，進(jìn)入其工具欄，點(diǎn)擊“全部圖表”，選擇恰當(dāng)?shù)膱D形，即可形成圖表。
06 優(yōu)居區(qū)域代理視頻素材改動(dòng)版（2021年）.xlsxB-1工作表
2、不同圖表的功能
一般用柱形圖來表示不同系列的比例，用折線圖來表示數(shù)據(jù)隨時(shí)間變化的趨勢(shì)，用餅圖來顯示局部與整體的占比情況。
3、圖表在本工作表內(nèi)的移動(dòng)
將鼠標(biāo)放在圖表中，當(dāng)鼠標(biāo)變成四方箭頭的十字架時(shí)，我們就可以移動(dòng)圖表了。
4、圖表的大小變化
點(diǎn)擊圖形，這時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)圖形被一個(gè)方框框起來了，這個(gè)方框的上下邊都有3個(gè)圓圈，再將鼠標(biāo)放在圖表方框的邊角下頂處，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)殡p向箭頭時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)可以改變圖形的大小。
5、給圖表添加標(biāo)題
將鼠標(biāo)放在圖表上，依次進(jìn)入“圖表工具”、“添加元素”、“圖表標(biāo)題”，可以為圖表添加標(biāo)題。
6、給圖表添加數(shù)據(jù)
將鼠標(biāo)放在圖表上，依次進(jìn)入“圖表工具”、“添加元素”、“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”，可以為圖表添加數(shù)據(jù)?？梢愿鶕?jù)喜好，選擇不同的圖例，把數(shù)據(jù)放在圖表的不同地方，如柱形圖的上面，柱形圖的中間。
7、更改圖表顏色
將鼠標(biāo)放在圖表上，依次進(jìn)入“圖表工具”、“更改顏色”，可以更改圖表的顏色。
8、更改圖表樣式
將鼠標(biāo)放在圖表上，進(jìn)入菜單“圖表工具”，下面的各種圖示，可以更改圖表的樣式。
9、移動(dòng)圖表到其他工作表
將鼠標(biāo)放在圖表上，依次進(jìn)入“圖表工具”、“移動(dòng)圖表”，可以將圖表移動(dòng)到另一個(gè)工作表的指定位置。
第十講：名 稱
這一講，我們來講解名稱。
第一、“名稱”的概念和使用范圍
名稱，就是把一個(gè)復(fù)雜的東西，給它取個(gè)名字，讓這個(gè)名字來代替這個(gè)復(fù)雜的東西，使復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化。我們?nèi)〉拿郑瑧?yīng)力求個(gè)性化，能反映它所代表的東西。這樣便于我們以后在應(yīng)用名稱時(shí)，看到該名稱，就知道它所代表的對(duì)象，特別是在完成表格一段時(shí)間以后，再次查閱表格時(shí)，會(huì)更加感覺到名稱取名的重要性。
名稱的使用范圍，也就是名稱所代表的內(nèi)容，在什么范圍內(nèi)得到電子表格軟件的認(rèn)可。一般設(shè)置為本工作簿，也可以設(shè)置為工作簿中的一個(gè)工作表。點(diǎn)擊菜單欄的“公式”，再點(diǎn)擊“名稱管理器”，進(jìn)入“名稱管理器”對(duì)話框，點(diǎn)擊“新建”，在“新建名稱”對(duì)話框中，在“范圍”旁邊的長(zhǎng)方形方框中，點(diǎn)擊其下拉菜單，可以設(shè)置名稱的使用范圍。
第二、將一個(gè)區(qū)域表達(dá)為“名稱”的方法
將一個(gè)區(qū)域表達(dá)為“名稱”的方法是：
1、將一個(gè)區(qū)域表達(dá)為名稱的一般方法。點(diǎn)擊菜單欄“公式”，點(diǎn)擊其工具欄的“名稱管理器”，在“名稱管理器”對(duì)話框中，點(diǎn)擊“新建”，進(jìn)入“新建名稱”對(duì)話框。在此對(duì)話框中，輸入適當(dāng)?shù)拿Q，選擇或默認(rèn)應(yīng)用范圍，最后框選名稱代表的區(qū)域，或者在此對(duì)話框中的引用位置中輸入?yún)^(qū)域范圍的電子地址，如D1:D10。
2、批量設(shè)置名稱的方法。例如，我們的下拉菜單都建在一個(gè)工作表中，每個(gè)下拉菜單在首行都有一個(gè)標(biāo)題，可以批量建立名稱。
在WPS表格中，進(jìn)行此設(shè)置的方法是，框選包括標(biāo)題行的下拉菜單區(qū)域，點(diǎn)擊菜單欄“公式”，點(diǎn)擊其工具欄的“名稱管理器”旁邊的“指定”工具，進(jìn)入“指定名稱”對(duì)話框，勾選“名稱創(chuàng)建于首行”，即可。
在微軟表格中，進(jìn)行此設(shè)置的方法是，框選包括標(biāo)題行的下拉菜單區(qū)域，點(diǎn)擊菜單欄“公式”，點(diǎn)擊其工具欄的“名稱管理器”旁邊的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”工具，進(jìn)入“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建名稱”對(duì)話框中，勾選“首行”，即可（與WPS表格的方法類似）。
3、“名稱對(duì)話框”中備注的作用，可用來描述這個(gè)名稱的具體含義。
4、應(yīng)用區(qū)域名稱的方法是，在引用這個(gè)區(qū)域時(shí)，直接輸入設(shè)定的名稱即可。當(dāng)我們輸入名稱的第一個(gè)字符時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示以這個(gè)字符開頭的名稱，避免輸錯(cuò)名稱。
下面我們舉一個(gè)例子來說明如何將一個(gè)區(qū)域表達(dá)為“名稱”。
將一個(gè)區(qū)域表達(dá)為一個(gè)名稱.xlsx
我們?cè)谇懊嬷v解將區(qū)間轉(zhuǎn)換為“表”時(shí)，講過這時(shí)Excel會(huì)給“表”一個(gè)名稱，就區(qū)域引用來講，這兩個(gè)“名稱”的含義是相同的，“表”的名稱還代表這個(gè)區(qū)域是“表”，具有特殊的功能。
第三、將一個(gè)公式中的整體或片段表達(dá)為一個(gè)“名稱”的方法
給公式取一個(gè)“名稱”的方法是：
1、點(diǎn)擊“名稱管理器”，在名稱管理器對(duì)話框中點(diǎn)擊“新建”；
2、在“名稱管理器”對(duì)話框中的名稱欄，給這個(gè)公式取一個(gè)名字。
3、在“名稱管理器”對(duì)話框中的引用位置欄，點(diǎn)擊設(shè)置了公式的一個(gè)單位格，將這個(gè)單元格的公式寫到引用位置欄中（打開名稱對(duì)話框后，WPS表格不允許采取復(fù)制粘貼的辦法在這里直接輸入公式）；或者先點(diǎn)擊設(shè)置了公式的單元格，這時(shí)編輯欄會(huì)顯示設(shè)置的公式，在編輯欄復(fù)制公式，然后按下回車鍵，讓該單元格的公式不再處于編輯狀態(tài)，再打開“名稱管理器”，就可以在“引用位置”欄中復(fù)制公式了。
如下拉菜單與VLOOKUP函數(shù)的聯(lián)合應(yīng)用.xlsx中，給元月工資查找公式取一個(gè)名稱。
第四、名稱在公式中的應(yīng)用
其一，將一個(gè)公式表達(dá)為“名稱”，其引用單元格表達(dá)范圍的變化。
下面我們先舉一個(gè)例子來說明如何將一個(gè)公式表達(dá)為“名稱”。
下拉菜單與VLOOKUP函數(shù)的聯(lián)合應(yīng)用.xlsx第一張表
K4單元格查找元月份工資的公式為：
=VLOOKUP($J$4,$D$6:$F$24,MATCH(K$3,$D$5:$F$5,0),0)
L4單元格查找2月份工資的公式為：
=VLOOKUP($J$4,$D$6:$F$24,MATCH(L$3,$D$5:$F$5,0),0)
L4單元格公式由K4單元格公式向右拖曳而成，僅僅是將“K$3”改為“L$3”，就是說其相對(duì)引用功能發(fā)揮了作用。如果將k4單元格的公式，設(shè)定為一個(gè)名稱，將這個(gè)公式名稱向右拖曳，依然可以得到L4單元格的公式。
在原來的WPS表格軟件中，名稱所對(duì)應(yīng)的公式中，其引用的單元格，是不會(huì)隨著位置的變化而變化的。各位同仁可以發(fā)現(xiàn)，在2021年8月份，WPS的此項(xiàng)功能得到了改進(jìn)，其引用的單元格，可以隨著位置的變化而變化的，給我們?cè)O(shè)置和應(yīng)用公式帶來了很大地方便，但我們有時(shí)需要在另一單元格應(yīng)用名稱所代表的單元格時(shí)，應(yīng)該將其所引用的單元格設(shè)置為絕對(duì)引用。
我們?cè)谶@里實(shí)際上講到了一個(gè)電子表格中很重要的一對(duì)概念，就是“相對(duì)引用”和“絕對(duì)引用”。簡(jiǎn)單地說，相對(duì)引用，就是所引用單元格的范圍，會(huì)隨著公式的移動(dòng)而移動(dòng)，但相對(duì)位置不發(fā)生變化，我們通常引用的單元格都是相對(duì)引用；絕對(duì)引用，就是所引用單元格的范圍，不會(huì)隨著公式的移動(dòng)而發(fā)生變化。我們?cè)诘谑逯v——函數(shù)與公式（二），再具體地對(duì)這些概念進(jìn)行詳細(xì)的講解。
其二，將公式中的一部分參數(shù)表達(dá)為一個(gè)名稱。
我們可以將公式中的一部分參數(shù)設(shè)置為“名稱”，如上面例子中，“$D$6:$F$24”，它表達(dá)的是查找區(qū)間，我們可以給他取一個(gè)名稱叫“查找區(qū)間”。其方法是，在“名稱管理器”對(duì)話框中的名稱欄輸入“查找區(qū)間”，在引用位置欄，直接輸入“$D$6:$F$24”。
下拉菜單與VLOOKUP函數(shù)的聯(lián)合應(yīng)用.xlsx第一張表
一般地，跨工作表引用區(qū)域，而且這些區(qū)域是絕對(duì)引用，采用名稱的功能來替換參數(shù)，可以增強(qiáng)了公式的閱讀性，簡(jiǎn)化了公式，還保證了公式在拖曳時(shí)得到我們想要的公式。關(guān)于這一部分內(nèi)容的展開，我們?cè)谥v解函數(shù)SUMIFS函數(shù)和vlookup函數(shù)時(shí)再講。
其三，將公式中比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)物理公式表達(dá)為一個(gè)名稱。
將公式表達(dá)為“名稱”的另一個(gè)應(yīng)用是，將公式中比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)或物理公式設(shè)置為“名稱”，如將梯形的面積公式(a+b)h/2，定義為“梯形面積”，就會(huì)很方便我們閱讀，提高公式書寫速度。
其四，“表”與名稱定義的區(qū)域
我們知道“表”的區(qū)域具有拓展功能，當(dāng)名稱定義的區(qū)域是“表”的一部分的時(shí)候，名稱定義的區(qū)域不會(huì)隨著“表”的拓展而拓展。在微軟表格中，名稱定義的區(qū)域可以隨著“表”的拓展而拓展。
銷售表（表和透視表）.xlsx“表”與名稱的應(yīng)用
其五，下拉菜單與名稱的應(yīng)用
我們?cè)谇懊嬷v解下拉菜單時(shí)，講過可用導(dǎo)入的方式建立下拉菜單，將下拉菜中“從單元格選擇下拉菜單”的一個(gè)區(qū)域取一個(gè)名字，但用這個(gè)名字應(yīng)用到我們需要引用的區(qū)域時(shí)，是不可行的。名稱是菜單欄“公式”下面的一個(gè)功能鍵，只適用于公式中。
第五、確認(rèn)、修改、刪除名稱的方法
確認(rèn)、修改、刪除名稱的方法是：
1、確認(rèn)建立名稱的方法。創(chuàng)建名稱完成后，我們點(diǎn)擊“名稱管理器”，進(jìn)入名稱管理器對(duì)話框，可以看到已經(jīng)將我們創(chuàng)建的名稱列入其中了。
2、修改名稱的方法。點(diǎn)擊“名稱管理器”，進(jìn)入“名稱管理器”對(duì)話框，點(diǎn)擊“編輯”可以對(duì)名稱進(jìn)行修改。
3、刪除名稱的方法。點(diǎn)擊“名稱管理器”，進(jìn)入“名稱管理器”對(duì)話框，選中名稱管理器中排列的任意一條名稱，點(diǎn)擊“刪除”可以刪除名稱。對(duì)“表”取的名稱不允許刪除。
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