總賬的賬套包括會(huì)計(jì)期間，會(huì)計(jì)科目和本位幣的定義。會(huì)計(jì)期間（Accounting Period/FiscalPeriod）又稱會(huì)計(jì)分期,是指將企業(yè)川流不息的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)劃分為若干個(gè)相等的區(qū)間,在連續(xù)反映的基礎(chǔ)上,分期進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和編制會(huì)計(jì)報(bào)表,定期反映企業(yè)某一期間的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和成果.會(huì)計(jì)期間一般有年度，半年度，季度，月度。會(huì)計(jì)科目是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟(jì)管理的要求，
對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的科目，稱為會(huì)計(jì)科目。
會(huì)計(jì)六大要素，
資產(chǎn)，負(fù)債，所有者權(quán)益，收入，費(fèi)用，利潤(rùn)。前三者反映反映財(cái)務(wù)狀態(tài)，對(duì)應(yīng)靜態(tài)的資產(chǎn)負(fù)債表。后三者反映經(jīng)營(yíng)成果，如利潤(rùn)表和現(xiàn)金流表。
會(huì)計(jì)憑證：是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書(shū)面證明。用來(lái)記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬根據(jù)的書(shū)面證明。有原始憑證和記賬憑證。前者是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時(shí)即行填制的原始書(shū)面證明，如銷貨發(fā)票、款項(xiàng)收據(jù)等。后者是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個(gè)分類帳戶的書(shū)面證明，如
收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。
記帳憑證的基礎(chǔ)是借貸平衡。有借就有貸，而且必須平衡。銷售商品來(lái)說(shuō)，是銷售收入->現(xiàn)金，因此借方是現(xiàn)金，貸方是銷售收入。但是這個(gè)變化可能可能分為兩步，即客戶不是在銷售完成后馬上現(xiàn)金付款。因此產(chǎn)生了應(yīng)收，即傳遞過(guò)程變化為了：銷售收入->應(yīng)收賬款->現(xiàn)金。
第一階段： 借方：應(yīng)收賬款
貸方：銷售收入
第二階段：借方：現(xiàn)金 貸方：應(yīng)收賬款
第二階段沖銷第一階段的結(jié)果即和銷售完成后直接現(xiàn)金付款是一樣的。對(duì)于采購(gòu)來(lái)說(shuō)過(guò)程剛好相反，是現(xiàn)金->采購(gòu)成本，因此借方是采購(gòu)，貸方是現(xiàn)金。如果考慮采購(gòu)后不是直接付現(xiàn)金，則變化為兩個(gè)階段：
第一階段： 借方：物資采購(gòu) 貸方：應(yīng)付貨款
第二階段： 借方：應(yīng)付貨款 貸方：現(xiàn)金
記賬憑證按其適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。專用記賬憑證，是用來(lái)專門(mén)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有無(wú)關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。收款憑證和付款憑證是用來(lái)記錄貨幣收付業(yè)務(wù)的憑證既是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)分類賬及總分類賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收、付款項(xiàng)的依據(jù)。出納人員不能依據(jù)現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)的原始憑證收付款項(xiàng)，必須根據(jù)會(huì)計(jì)主管人員或指定人員審核批準(zhǔn)的收款憑證和付款憑證收付款項(xiàng)，以加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理，有效地監(jiān)督貨幣資金的使用。整個(gè)憑證流轉(zhuǎn)過(guò)程和步驟可以描述為如下：
1、根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證。
2、根據(jù)收付記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。
3、根據(jù)記賬憑證登記明細(xì)分類賬。
4、根據(jù)記賬憑證匯總、編制科目匯總表
5、根據(jù)科目匯總表登記總賬。
6、期末，根據(jù)總賬和明細(xì)分類賬編制資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表。
現(xiàn)金日記賬（CashJournal）是用來(lái)逐日反映庫(kù)存現(xiàn)金的收入、付出及結(jié)余情況的特種日記賬。它是由單位出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的現(xiàn)金收、付款憑證和從銀行提現(xiàn)的銀付憑證逐筆進(jìn)行登記的。為了確保賬簿的安全、完整，現(xiàn)金日記賬必須采用訂本式賬簿。
銀行存款日記賬專門(mén)用來(lái)記錄銀行存款收支業(yè)務(wù)的一種特種日記賬。銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，其賬頁(yè)格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（貸方）和“余額”三欄式。銀行存款收入數(shù)額應(yīng)根據(jù)有關(guān)的現(xiàn)金付款憑證登記。每日業(yè)務(wù)終了時(shí)，應(yīng)計(jì)算、登記當(dāng)日的銀行存款收入合計(jì)數(shù)、銀行存款支出合計(jì)數(shù)，能及賬面結(jié)余額，以便檢查監(jiān)督各項(xiàng)收入和支出款項(xiàng)，避免坐支現(xiàn)金的出現(xiàn)，并便于定期同銀行送來(lái)的對(duì)賬單核對(duì)。
注：銀行日記賬，銀行存款日記賬就是銀行日記賬，日記賬分現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬。
ERP中的總賬模塊的憑證管理包括憑證錄入，Oracle里面的GL就是錄入日記賬，憑證審核和憑證過(guò)賬。這里錄入的日記帳應(yīng)該是記帳憑證？憑證過(guò)賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會(huì)計(jì)科目登記到相關(guān)的明細(xì)賬薄中的過(guò)程。經(jīng)過(guò)過(guò)賬的憑證以后將不再允許修改，只能采取補(bǔ)充憑證或紅字沖銷憑證的方式進(jìn)行更正。憑證過(guò)賬后可以將總賬賬簿里面的總賬和明細(xì)分類帳就形成了。(應(yīng)付，應(yīng)收憑證過(guò)賬形成了明細(xì)分類賬，直接進(jìn)行的現(xiàn)金日記賬是否也要過(guò)賬形成明細(xì)分類賬？)再次解釋日記賬，分類賬，過(guò)賬關(guān)系如下：
日記賬指按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序作出分錄并進(jìn)行登記的賬簿。在日記賬里，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一般都記一筆會(huì)計(jì)分錄，這些分錄的涉及的賬戶均在兩個(gè)或兩個(gè)以上，其中有些賬戶的使用比較頻繁，有的則記入次數(shù)不多。這樣，要了解各會(huì)計(jì)要素具體內(nèi)容的本期發(fā)生額和余額，要了解某一會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，從日記賬里所得到的資料就顯得太分散了。于是就需要設(shè)置和使用分類賬。分類賬是對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照它所涉及的戶進(jìn)行分類登記的賬簿，每個(gè)賬戶一般在分類賬里都設(shè)有獨(dú)立的賬頁(yè)。分類賬是根據(jù)日記賬逐筆登記的，也就是說(shuō)，在日記賬中所登記的會(huì)計(jì)分錄都必須按其應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶、金額和日期，分別轉(zhuǎn)記到分類賬的有關(guān)賬戶中去，這一轉(zhuǎn)記工作便是過(guò)賬。
Oracle總帳模塊和其他模塊的關(guān)系是一中總帳和分類帳的關(guān)系，總帳記錄并保存財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)余額信息，子模塊記錄并保存財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的明細(xì)信息，他們的關(guān)系圖如下：
以應(yīng)付（Oracle Payables）模塊和總帳模塊關(guān)系為例：
公司可以利用應(yīng)付模塊記錄保存和供應(yīng)商往來(lái)的明細(xì)業(yè)務(wù)，當(dāng)在應(yīng)付模塊中接收并錄入一張供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付模塊除了記錄這張發(fā)票對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商、發(fā)票日期、金額、編號(hào)和說(shuō)明信息外，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)帳程序，應(yīng)付模塊將在總帳中產(chǎn)生以下的會(huì)計(jì)分錄：
借：采購(gòu)成本
貸：應(yīng)付貨款
同樣地，錄入一筆付款時(shí)，應(yīng)付模塊除了記錄此付款地日期、銀行帳戶、付款供應(yīng)商、核銷地發(fā)票等信息外，還將在總帳中產(chǎn)生付款業(yè)務(wù)地會(huì)計(jì)信息：
借：應(yīng)付款
貸：現(xiàn)金/銀行
注意ERP里面的憑證分類如下：
可以看到采購(gòu)發(fā)票應(yīng)該是應(yīng)付憑證，而付款單則是付款憑證。采購(gòu)來(lái)說(shuō)整個(gè)過(guò)程可能是這樣的，財(cái)務(wù)材料會(huì)計(jì)收到供應(yīng)商開(kāi)具的采購(gòu)發(fā)票后錄入到采購(gòu)模塊，采購(gòu)模塊可以將采購(gòu)發(fā)票通過(guò)憑證傳遞的方式傳遞到AP應(yīng)付模塊，財(cái)務(wù)將傳遞過(guò)來(lái)的采購(gòu)發(fā)票和真實(shí)發(fā)票進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后形成應(yīng)付憑證，憑證內(nèi)容前面已講過(guò)。在這個(gè)時(shí)候應(yīng)付憑證已經(jīng)完成。其次是供應(yīng)商催款的時(shí)候，公司根據(jù)付款申請(qǐng)和付款計(jì)劃安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款，財(cái)務(wù)在AP模塊錄入付款單，即付款憑證，通過(guò)付款憑證核銷原有的應(yīng)付憑證。付款單錄入完成后到出納，出納根據(jù)付款單進(jìn)行付款，同時(shí)登記現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬。
對(duì)于采購(gòu)付款來(lái)說(shuō)，有個(gè)重要概念即三單匹配，即采購(gòu)訂單，采購(gòu)接收單和采購(gòu)發(fā)票的匹配。匹配圖如下，在這里是否可以理解為物料接收憑證為原始憑證，采購(gòu)發(fā)票為應(yīng)付憑證，付款單為付款憑證。對(duì)于所有和財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)操作，如庫(kù)存事務(wù)處理，應(yīng)付，應(yīng)收，資產(chǎn)業(yè)務(wù)操作，都應(yīng)該有憑證，這些憑證都需要導(dǎo)入到總賬模塊中形成日記賬？
對(duì)于Oracle ERP來(lái)講。總帳接口表用于存儲(chǔ)從其他子模塊或非 Oracle系統(tǒng)中引入的憑證。例如，當(dāng)從應(yīng)收、應(yīng)付等子模塊向總帳傳送憑證時(shí)，可以選擇是否產(chǎn)生日記帳（即是否過(guò)帳）。如果選擇∈恰，系統(tǒng)先將憑證傳送到總帳接口表，然后直接進(jìn)行過(guò)帳。否則，只將憑證傳送到總帳接口表。當(dāng)在總帳中進(jìn)行過(guò)帳操作時(shí)，會(huì)將所有停留在接口表中，而且還未過(guò)帳的憑證進(jìn)行過(guò)帳
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