【深度講解】Excel文件減肥瘦身秘訣

給文件減肥，能提高效率，在實際使用Excel過程中是否存在這種現(xiàn)象：Excel文件不明原因增大，文件內(nèi)容很少，可是文件高達幾兆，打開、計算、保存都很緩慢，甚至死機，有時甚至造成文件損壞，無法打開的情況，造成文件虛胖的原因及減肥瘦身辦法有以下幾種情況。

（1）工作表中有大量的細小圖片對象造成文件增大，這是最常見的文件虛胖原因。

可能的原因：

從網(wǎng)頁上復制內(nèi)容直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼；
無意中點了繪圖工具欄的直線或其他繪圖對象，不知不覺中在文件中插入了小的直線或其他圖形，由于很小，肉眼幾乎無法看到，又通過單元格的復制產(chǎn)生了大量的小繪圖對象；
在工作表中插入了圖片、其他繪圖對象，操作中又將其高度寬度設為0或很小的值，通過復制產(chǎn)生了大量的對象；
在行或列的位置中插入了繪圖對象，然后隱藏行或列，或設置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對象不能看到；
工作表中的對象設置了不可見屬性或?qū)ο蟮木€條和填充色均設為與底色相同，使對象無法看到。

解決辦法：

按F5鍵，定位條件選擇“對象”，再按Delete鍵刪除。

圖1-5-31是從一個表格中用F5鍵定位對象得到的結(jié)果，標紅的部分就是對象，按Delete鍵刪除即可。

圖1-5-31

文件刪除對象之前有5MB，刪除后只有50多KB了，文件大大瘦身了。

（2）工作表中在很大的范圍內(nèi)設置了單元格的格式或者條件格式。

可能的原因：

操作時選擇在很大的區(qū)域設置或復制了單元格的格式或條件格式，而真正用的區(qū)域并不很多，造成工作表內(nèi)容不多，文件卻很大。

判斷方法：

按組合鍵【Ctrl+End】看看光標落在哪里，有些表只有一兩行，格式設置、公式卻到了最后一行。

解決辦法：

定位真正需要的行號下一行，按組合鍵【Ctrl+Shift+向下鍵↓】，選擇所有的多余行，刪除，真正需要的列號下一列，【Ctrl+Shift+向右鍵→】，選擇所有多余列，刪除。
對條件格式也可用編輯→定位，定位條件中選“條件格式”，然后在格式→條件格式中刪除條件格式。

例如，減肥之前的文件有5MB，打開文件，按組合鍵【Ctrl+End】，發(fā)現(xiàn)光標到了表格最下面的一行，而數(shù)據(jù)區(qū)域只有79行，鼠標選中第80行，按組合鍵【Ctrl+Shift+向下鍵↓】，右鍵刪除多余的行，保存文件，發(fā)現(xiàn)文件只有21KB。

（3）為很大的區(qū)域設置了數(shù)據(jù)驗證。

形成原因：

選擇很大的區(qū)域設置了數(shù)據(jù)驗證，或?qū)⒂袛?shù)據(jù)驗證設置的單元格復制到很大的區(qū)域，尤其是在數(shù)據(jù)驗證設置中進行了“輸入法”“輸入信息”“出錯警告”的設置，更具有隱蔽性，一般不易發(fā)現(xiàn)。

判斷方法：

與由于單元格格式造成文件虛胖的原因相同，在清除多余區(qū)域的單元格格式后文件大小仍沒有減下來，就應該考慮是不是數(shù)據(jù)驗證設置原因引起。

解決辦法：

選擇多余的單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證，在“設置”“輸入信息”“出錯警告”“輸入法”頁面分別執(zhí)行“全部清除”。

（4）公式和名稱較多或者公式、名稱、數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過大。

我們在定義名稱，編寫公式，指定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時往往圖一時方便，而指定了過大的單元格范圍。

例如在A列中有包括標題在內(nèi)的10個數(shù)據(jù)（A1：A10），標題為“data”，我們現(xiàn)在要定義一個名稱，例如“data”，名稱管理器“data”這個名稱就引用了A列整列，而不是實際的A2：A10。

你能想象到兩者的差別嗎，如圖1-5-32所示。