第五章 出納工作其他技能
第一節(jié) 出納工作中常見的差錯及防范
一、出納工作中常見的差錯
(一)現金收款中造成差錯的原因
1.一筆款未收完，又接著收第二筆，搞亂繳款者的款項。
2.收款清點完畢，對券別加總數時不認真復核，發(fā)生加錯金額、看錯券別看錯大數、點錯尾數等差錯。
3.把自己的款與他人的款混淆在一起，誤作長款退給了他人。
4.初點不符，復點相符，不再進行第三次核實，實際有誤，就作無誤收下。
5.繳款者交來的現金零亂，只憑出納人員初次清查計算的數目為準。
6.忘記將應找補的現金還給繳款者。
7.清點10張或20張的折疊鈔票時，只點平版的9張或19張，忽視了折起來的那張。
8.手工清點現金時貪快，有夾雜其中的不同面額的票幣未能發(fā)現。
9.用機器點完一把鈔票，拿起來捆扎時，沒有看清接鈔臺上是否仍留有人民幣，或人民幣被卷入輸送帶未發(fā)現，以致產生一把多、一把少的現象。
(二)現金付款中造成差錯的原因
1.備用金的放置不定位，配款時取錯券別，既不細看，又不復核，隨手付出，或者憑證連同款項一起交給收款人。
2.小沓折疊鈔票，每沓不固定，有時10張一沓，有時20張一沓，付出時不復點。
3.未看清憑證上所列的付款金額數，粗心大意，隨手付出。
4.貪圖方便，付款時不用算盤加計券別，單靠心算，以致出錯。
(三)出納工作中常見的記賬錯誤
出納工作中，經常遇到的差錯種類很多，其主要表現在:記賬憑證匯總表不平;總分類賬不平;各明細分類賬的余額之和不等于總分類賬有關賬戶的余額;銀行存款賬戶調整后的余額與銀行對賬單不符等。在實際工作中，常見的記錄錯誤主要有以下三種:
1.會計原理、原則運用錯誤
這種錯誤的出現是指在會計憑證的填制、會計科目的設置、會計核算形式的選用、會計處理程序的設計等會計核算的各個環(huán)節(jié)出現不符合會計原理、原則、準則規(guī)定的錯誤。例如，對規(guī)定的會計科目不設置，對不應設置的卻亂設置，導致資產、負債、所有者權益不真實;對現行財務制度規(guī)定的開支范圍、執(zhí)行標準不嚴等。
2.記賬錯誤
主要表現為漏記、重記、錯記三種。錯記又表現為錯記了會計科目、錯記了記賬方向、錯用了記賬墨水(藍黑墨水誤用紅墨水，或紅墨水誤用藍黑墨水)、錯記了金額等。
3.計算錯誤
主要表現為運用計算公式錯誤、選擇計算方法錯誤、選定計量單位錯誤等等。
【例題?多選題】
出納工作中常見的記賬錯誤( )。
A.會計原理運用錯誤
B.會計原則運用錯誤
1
C.計算錯誤
D.記賬錯誤
【答案】ABCD
【例題?單選題】
出納員在登記現金日記賬賬時，有一筆業(yè)務記賬憑證上現金借方金額是3000元，但反映在賬本上是8000元，這是屬于( )錯誤。
A.會計原理運用錯誤
B.會計原則運用錯誤
C.計算錯誤
D.記賬錯誤
【答案】D
二、出納工作中差錯的防范措施
為了避免出納員在工作中出現差錯，可采取以下幾種防范措施:
第一，嚴格執(zhí)行錢賬分管制度，出納人員不得進行會計記錄，非現金出納人員一律不得經手現金。建立健全現金收支和票證管理制度，現金收取使用統(tǒng)一規(guī)定的收款憑證，并及時全額入賬，嚴禁收入不入賬或截留收入，私設“小金庫”;現金開支要由分管財務的領導審批，嚴禁坐支、挪用、公款私存;庫存現金不得超過規(guī)定限額;加強票證管理，嚴禁出賣賬戶、出借支票和擅自簽發(fā)空白轉賬支票。
第二，出納人員填寫支票要認真，做到字跡清晰，書寫規(guī)范，大寫前不留空，小寫前注明人民幣符號“?”，避免給壞人以可乘之機;編制記賬憑證，要按原始單據的自然張數填寫附件張數，并用膠水粘牢，以防脫落和避免原始單據被別有用心的人抽掉銷毀、嫁禍于人;領款、借款要嚴格履行手續(xù)，領款必須有領款人簽字蓋章，借款必須由借款人立據、簽字蓋章并經分管財務領導審批。
第三，由于出納工作是一項繁忙而又細致的工作，出納人員要真正做好這一工作，必須做到“三勤、三心”。“三勤”就是:業(yè)務生疏要勤問，重要業(yè)務工作勤向領導匯報;經辦業(yè)務要手勤，做到填單認真、點鈔準確、記賬及時、手續(xù)清楚，尤其對每一筆收付業(yè)務，要按照時間先后逐筆記好現金日記賬和銀行存款日記賬，并及時盤點現金，做到日清月結，賬款相符;聯系銀行要腿勤，每天超過規(guī)定限額的結存現金要及時送存銀行，經常與銀行核對存款賬目，一旦發(fā)現錯賬，應及時弄清情況，迅速更正。“三心”就是:學習業(yè)務要虛心，不懂的問題要虛心請教，不要不懂裝懂;辦理業(yè)務要細心，每一筆收付業(yè)務都要親自過手、過目，辨別真?zhèn)?，嚴格把關，避免粗心大意造成差錯;日常工作要有責任心，任何時候都要保持高度警惕，謹慎從事，尤其對現金、憑證、支票、存折、印鑒等要妥善保管，防止遺失、被盜、被騙而釀成大禍。
第四，出納人員要主動接受會計人員的監(jiān)督，主動為現金盤存提供條件，對賬時主動為會計人員報出現金庫存數，只有這樣，才能檢查出賬款是否真正相符以及避免不必要的失誤。另外，各單位要加強審計監(jiān)督，平時對財務收支要進行定期或不定期的檢查、審計，年終進行全面清理審計，對檢查、審計中發(fā)現的問題，要區(qū)別情況，及時處理。
第五，由于出納人員經常與金錢打交道，因此，出納人員一定要做到廉潔正直，手腳干凈，一塵不染，絕不能心存一絲一毫的僥幸心理，絕不能動用和侵占單位的一分一厘，否則，一失足成千古恨，錢迷心竅只會自毀人生!
【例題?多選題】
出納工作包括( )。
A.現金的收付及保管
B.銀行存款的收付及管理
2
C.財務印章的保管
D.有關單據的整理和保管
E.有價證券的整理和保管
【答案】ABCDE
第二節(jié) 出納其他工作
引 言
我們已經清楚現金及銀行存款的收付業(yè)務處理程序和清查、管理。那么什么是有價證券呢,我們出納
員所負責整理和保管的票據又有哪些,應如何去進行管理,我們一齊來通過學習尋找我們的答案吧。
一、票據的管理
(一)銀行票據
票據是由出票人簽發(fā)的、約定自己或者委托付款人在見票時或指定的日期向收款人或持票人無條件支付一定金額的有價證券。有價證券就是指設定并證明持券人有權取得一定財產權的書面憑證。在我國，票據包括匯票、本票和支票，其中匯票又包括銀行匯票和商業(yè)匯票，商業(yè)匯票根據承兌人的不同，又可分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。從總體上講，票據在經濟生活中的作用是代替貨幣進行結算和融通資金，方便貿易，促進經濟發(fā)展。具體來講，票據具有以下功能:支付功能、匯兌功能、信用功能、債務抵消功能和融資功能。所以對票據的管理與保管，是出納員的一項重要工作。具體來說，我們應該對空白支票、收到的支票、轉讓的支票、報廢的支票、商業(yè)匯票進行管理。當然在這個管理的過程中，也少不了對單位印鑒的管理。
1、空白支票的保管(簽發(fā)空白支票是指蓋好印章的支票)
在銀行存款的額度內，開戶單位均可向開戶銀行領購支票，企業(yè)一般都保留一定數量的空白支票以備使用。支票是一種支付憑證，一旦填寫了有關內容，并加蓋在銀行留有印樣的圖章后，即可成為直接從銀行提取現金或其他單位進行結算的憑證。所以，在空頭支票使用上必須加強管理，同時要采取必要措施，妥善保管，以免發(fā)生非法使用和盜用、遺失等情況，給國家和單位造成不必要的經濟損失。
存有空白支票的企業(yè)，必須明確指定專人妥善保管。要貫徹票、印分管的原則，空白支票和印章不得由一人負責保管。這樣，可以明確責任，形成制約機制，防止舞弊行為。
有關部門和人員領用支票一般必須填制專門的“支票領用單”，說明領用支票的用途、日期、金額，由經辦人員簽章，經有關領導批準。
支票由指定的出納員專人簽發(fā)。出納員根據經領導批準的“支票領用單”按照規(guī)定要求簽發(fā)支票，并在支票簽發(fā)登記簿上加以登記。
2、收到支票、轉讓支票、報廢支票的管理
從資金的安全角度出發(fā)，單位對票據的管理，不能只重視空白憑證的保管與管理，也應重視對從外單位收受的票據的管理與保管。建立支票收款登記簿、支票轉讓登記簿、支票作廢登記簿。
3、商業(yè)匯票的管理
為加強商業(yè)匯票的管理，對于使用商業(yè)匯票計算方式款項業(yè)務比較多的企業(yè)，應建立“應付票據登記簿”和“應收票據登記簿”，以對每一筆應付票據和應收票據業(yè)務進行詳細登記，以便到期及時結清貨款和到期及時收回貨款。
3
4、單位印鑒的保管
支票印鑒章一般應由會計主管人員或指定專人保管，支票和印鑒必須由兩人分別保管。負責保管的人員不得將印章隨意存放或帶出工作單位。各種印章應與現金保管相同，不得隨意放入抽屜內保管，以免丟失或讓別有用心的人盜用，給國家、單位、個人造成經濟損失。
【例題?多選題】
在我國，銀行票據包括( )。
A.商業(yè)匯票
B.銀行匯票
C.支票
D.銀行本票
【答案】ABCD
【例題?多選題】
票據的功能( )。
A.支付功能
B.匯兌功能
C.融資功能
D.債務抵消功能
【答案】ABCD
【例題?判斷題】
出納員要對空白的支票要加強管理，對于作廢的支票可以將其撕掉。( )
【答案】錯誤
【解析】也應加強對作廢的支票進行管理，作廢的支票是不可以撕毀的，是必須要在下次購票時將作廢的支票交給開戶行。
(二)發(fā)票的管理
發(fā)票是指在購銷商品、提供勞務或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取 的收付款的書面證明，是確定經營收支行為發(fā)生的法定憑證，是會計核算的原始依據，也是稅務稽查的重要依據。它具有真實性、統(tǒng)一性、時效性等特征。
1、發(fā)票的保管規(guī)定
開具發(fā)票的單位和個人要建立發(fā)票的存放和保管制度，設置發(fā)票登記簿，并定期向稅務機關報告發(fā)票使用情況。發(fā)票的存放和保管應當按照稅務機關的規(guī)定辦理，不得擅自丟失和損毀。
如果丟失發(fā)票，應當在當天書面報告主管稅務機關。特別要注意，如已經開給客戶的發(fā)票，因對方工作交接出錯，導致發(fā)票遺失，丟失發(fā)票的情況一律不得重新開票，否則就要重新繳稅，同時稅務機關可以以“未按規(guī)定開具發(fā)票”方面的相關規(guī)定，對企業(yè)處以1萬元以下的稅務罰款(如果是增值稅專用發(fā)票，處罰更嚴重)。
已開具的發(fā)票存根聯和發(fā)票登記簿應當保存5年，保存期滿報經稅務機關查驗后銷毀。禁止任何單位和個人倒買倒賣發(fā)票、發(fā)票的監(jiān)制章和發(fā)票的防偽專用品;未經批準不得跨規(guī)定使用區(qū)域攜帶、郵寄、運輸空白發(fā)票;禁止攜帶、郵寄、運輸空白發(fā)票入境。
2、發(fā)票的繳銷
凡有下列情形之一的，應及時繳銷或收繳其發(fā)票:
(1)用票單位或個人超過規(guī)定的使用期限而未用的發(fā)票。由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》。
(2)用票單位或個人發(fā)生合并、聯營、分設、遷移、廢業(yè)時，其已領購的未使用的發(fā)票。由用票單位和個人提出申請，按稅務登記程序處理后，再由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口
4
作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》，收回《發(fā)票領購簿》。
(3)用票單位或個人因某種原因暫時停業(yè)或歇業(yè)的。按停復業(yè)登記程序處理。
(4)用票單位或個人有嚴重違反稅務管理和發(fā)票管理行為的。按規(guī)定程序進行處理后，將收繳或暫收的發(fā)票交由發(fā)票管理部門進行處理，并填寫收繳或暫收繳發(fā)票登記表。
發(fā)票繳銷、收繳應履行的程序:
(1)發(fā)生上述第一種情況的，由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》。
(2)發(fā)生上述第二種情況的，由用票單位和個人提出申請，按稅務登記程序處理后，再由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》，收回《發(fā)票領購簿》。
(3)發(fā)生上述第三種情況的，按停復業(yè)登記程序處理。
(4)發(fā)生上述第四種情況的，按規(guī)定程序進行處理后，將收繳或暫收的發(fā)票交由發(fā)票管理部門進行處理，并填寫收繳或暫收繳發(fā)票登記表。
凡有下列情形的，應及時銷毀發(fā)票:
(1)用票單位和個人已使用的保存期滿的發(fā)票存根。
(2)稅務機關在稅務稽查中發(fā)現的非法印制的發(fā)票和假發(fā)票。
(3)稅務機關內部因發(fā)票換版而作廢或其他原因而損壞的發(fā)票。
(三)收據的保管
空白收據也就是未填制的收據。空白收據已經填制并蓋章，即可作為辦理結算的書面依據。因此，空白收據的保管如同發(fā)票保管一樣，也是出納保管職責的一項重要內容，出納員應按規(guī)定保管和使用空白收據。領用空白收據時需填寫“空白收據領用單”，并經有關領導簽字，會計人員根據經簽字的“空白收據領用單”發(fā)放空白收據并登記在“空白收據登記簿”。
出納員在使用收據時還應注意以下幾點:
(1)不得將收據帶出本單位使用。
(2)不得轉借、贈送和買賣收據。
(3)不得弄虛作假開具與票面金額不符的收據。
(4)作廢的收據應一式三聯加蓋“作廢”專用章后保存，各聯要連同存根聯完整無缺，不得撕毀、丟失。
(5)再次領用收據時，須將已用完的收據存根交還保管人員核銷，留待以后備查。
【例題?單選題】
已開具的發(fā)票存根聯和發(fā)票登記簿應當保存( )年。
A.10
B.20
C.15
D.5
【答案】D
【例題?多選題】
下列發(fā)票需要進行繳銷的有( )。
A.用票單位或個人超過規(guī)定的使用期限而未用的發(fā)票。
B.用票單位或個人因某種原因暫時停業(yè)或歇業(yè)的。
C.用票單位或個人有嚴重違反稅務管理和發(fā)票管理行為的。
D.單位里所有未用的支票在每年每年末都應進行繳銷
【答案】ABC
【例題?判斷題】
因為收據不用到稅局購買，所以可以隨便使用，開錯了撕毀也是可以的。( )
5
