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中小企業(yè)的定崗和定編
  我目前在一家不足百人的公司從事人力資源工作,最近公司的人員流動有所增長,同時也擴(kuò)展了很多業(yè)務(wù),高層領(lǐng)導(dǎo)找我面談的時候說了這樣一個問題:“公司哪個部門需要增員,哪個部門需要裁員,這是你們?nèi)肆Y源部的事情,不是任何一個部門的負(fù)責(zé)人直接來找我談人員需求?!?,確實(shí)如此,公司成立時間不長,歷來都是只定崗,不定編。而對于招聘,人力資源部門都是被動工作,哪些部門需要招人,部門經(jīng)理就填寫《人員需求表》交總經(jīng)理審批通過,然后轉(zhuǎn)給人力資源部開展招聘,說到底招聘專員甚至整個招聘組對需求部門的人員需求并不了解,因此困惑通過什么方式或者方法我們才能了解到多少編制是適合這個部門發(fā)展的?
  請問各位大咖,如何確定公司各部門人員編制?

    3定是謂定崗,定編,定員。

    定崗就是定崗位職責(zé),定編就是制定編制,定員就是人崗匹配內(nèi)外部招聘選人。這3定是一個時間順序,先定崗,再定編,最后定人。也就是說,只有定完崗,才能定編,所以今天講講定崗和定編,定人不講。

定崗

所謂的崗位職責(zé),就是每個崗位應(yīng)該干什么。每個崗位干什么不是由這個崗位來決定的,一定是圍繞著公司戰(zhàn)略的要求來實(shí)現(xiàn)的,所以定崗要從定戰(zhàn)略開始。


第一步  明晰戰(zhàn)略

指定戰(zhàn)略有很多種方法,比如波特的競爭戰(zhàn)略,不同行業(yè)不同企業(yè)對戰(zhàn)略的要求也不同。我們今天不提戰(zhàn)略如何制定。雖然人力資源1級離有相關(guān)的學(xué)習(xí)內(nèi)容,但是這實(shí)際上還是公司老板和高管層最終制定的內(nèi)容。我們不管公司的戰(zhàn)略如何制定,也不管公司的戰(zhàn)略是什么。總之,公司必須首先要有一個較為明晰的戰(zhàn)略。戰(zhàn)略就是告訴公司所有人,公司想要做什么。然后,由不同的崗位分工來做。


我們常見的問題是中小企業(yè)戰(zhàn)略不夠清晰。老板說不清楚公司的戰(zhàn)略,那么我們簡化一下,問問老板1年內(nèi)想達(dá)成的目標(biāo)是什么,把它作為戰(zhàn)略也可以。舉例

1.凈利潤500萬

2.毛利率30%

3.市場占有率從8%提升到10%

4.客戶滿意度從90%上升到95%

5.客戶續(xù)單率達(dá)到90%

6.……


第二步 用BSC分解戰(zhàn)略,制定戰(zhàn)略地圖 

平衡積分卡


戰(zhàn)略地圖


放四張樣圖讓大家看看就行。

戰(zhàn)略地圖怎么定?HR定不了。需得是高管開戰(zhàn)略會才能制定下來。如果沒有戰(zhàn)略會怎么辦?至少是老板、HR、各部門負(fù)責(zé)人把公司的戰(zhàn)略簡單分解下。



第三步 設(shè)計組織架構(gòu)

    組織架構(gòu)什么意思?分工合作啊。公司的戰(zhàn)略有了,公司在未來1-5年要做什么清晰了,怎么來實(shí)現(xiàn)?怎么搭建部門,組織架構(gòu)能看出來部門存在的原因是什么。通過戰(zhàn)略地圖,至少可以把公司的崗位職責(zé)分解到部門,也就是哪些工作需要什么部門做。在設(shè)計完組織架構(gòu)以后,我們可以把戰(zhàn)略地圖上的工作內(nèi)容和組織架構(gòu)中部門的崗位職責(zé)對應(yīng)一下。


第四步 部門指標(biāo)劃分部門

    以上部分是部門崗位職責(zé)制定。也就是說,公司需要多少部門,這些部門的工作內(nèi)容是什么,在戰(zhàn)略中起到什么作用,如何分工,這就是組織架構(gòu)的作用了。通過組織架構(gòu),我們要了解每個部門總的崗位職責(zé)是什么。


第五步 工作流程制定,制作崗位說明書

1. 確定每個崗位的工作內(nèi)容。

1)訪談法

2)觀察法

3)工作記錄法

HR需要下到各個工作崗位中,充分了解每個崗位的工作內(nèi)容。把每一項(xiàng)的工作的工作流程確定下來,分析節(jié)點(diǎn),然后具體制定每個崗位的崗位職責(zé)和工作內(nèi)容。


講完定崗,再講定編。

首先,定編是一個相對動態(tài)值。

什么意思?

比如,業(yè)務(wù)型的公司,今年的凈利潤指標(biāo)是1000萬,定編是100個人。人均業(yè)績不變的情況下,凈利潤變?yōu)?000萬,定編是200個人嗎?不是的。成本分?jǐn)偛灰粯印9静恢箻I(yè)務(wù)部門還有非業(yè)務(wù)部門的成本。公司利潤增加一倍,非業(yè)務(wù)人員也增加一倍嗎?不一定,有可能多,有可能少。需要根據(jù)實(shí)際情況來決定。制造型企業(yè)也是如此。


因此,業(yè)務(wù)人員的編制好定,總銷售額/人均業(yè)績即可。制造型企業(yè)的工人也是類似的計算方法。但是非業(yè)務(wù)和工人的人員編制就不太好定了。一般來講,有幾種方法可以參考。


1. 參照部門和個人崗位職責(zé)

我們知道整個部門的崗位職責(zé)和部門根據(jù)戰(zhàn)略出來的部門指標(biāo),來衡量每個崗位的工作內(nèi)容和工作量。

2. 用觀察法,自我描述法,任務(wù)分配/布置法,來確定工作量

比如招聘部每個月必須招聘50名員工。

3. 參照數(shù)據(jù)分析

包括過完數(shù)據(jù)分析,同行數(shù)據(jù)分析。另外,還要考慮流失率等數(shù)據(jù)。

比如人均銷售額定多少合適?人均招聘量定多少合適?參照過往和行業(yè)數(shù)據(jù)都可以。

4. 參照工作流程

通過工作流程來衡量工作的難度和工作量。

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