不同的匯報內(nèi)容有不同的匯報方法,作為一名顧問,我所有的工作都是圍繞項目的實時和交付來進行的,因此我主要做以下4種匯報:
匯報項目計劃
匯報項目進度
匯報項目問題
匯報項目成果
匯報項目計劃的關(guān)鍵是計劃拆分到具體的小目標,目標越細越具體,匯報時越吸引力。重點:
(1)目標的拆分邏輯
匯報前先不要自己想,要先找成功經(jīng)驗借鑒
匯報時至少提出3個方案借鑒,比如公司的其他項目經(jīng)驗、行業(yè)內(nèi)做的比較好的項目經(jīng)驗
拆分的幾個小目標是否能達成大目標
(2)拆分的小目標要可衡量
(3)拆分的小目標要可執(zhí)行、可實現(xiàn),不可實現(xiàn)的目標那是夢想,是意淫。
項目進度,對于不直接參與項目的領(lǐng)導來說是黑箱狀態(tài),如果缺乏匯報,領(lǐng)導會比較擔心下面這些問題l
會不會偏離方向
做出的事是不是我想要要的
是不是卡在哪來過不去
到底有沒有在好好干
項目能不能按時完成
所以,項目進度匯報的核心是讓項目的進度、風險、問題及時暴露出來,好讓大家一起想辦法,好讓領(lǐng)導有時間準備資源,比如人員支持、資金支持、高層拜訪等。
項目進度匯報的重點有以下4點:
(1)匯報目前完成的工作的整體進度處在哪個位置
(2)匯報與預計的時間計劃比
比計劃更快
比計劃更慢
與計劃一致
(3)下一階段預計完成時間與計劃的時間是否一致
項目是否會被耽擱
能不能在預定的時間完成
(4)進度匯報的目標: 要讓領(lǐng)導有這樣的感覺到,仿佛走在一個黑漆漆的路上, 每走個一段路就點燃一支蠟燭,他在遠處可以看到你的一切。
想到的主要有3點:
(1)不要怕上級知道問題,領(lǐng)導知道的越早、知道的越細,更容易把領(lǐng)導牽扯進來,領(lǐng)導更愿意投入時間和精力來支持項目組。
(2)不要只說問題,不給解決方案
最好提出2~3個方案
每個方案的都提出資源和授權(quán)要求
(3)不要耽誤進度,你可能只是大項目的一個子項
(1)有成績: 第一時間,主動匯報
(2)成績一般:可以匯報點別的,比如 個人成長、團隊建設(shè)
(3)分析問題和得失,方向是領(lǐng)導定的,不要越俎代庖,分析細節(jié)的,操作層面的。
除很正式的場合用PPT外,其他大部分情況我都是用思維導圖匯報,思維導圖很容易條理清晰的、內(nèi)容完整的展示匯報內(nèi)容,而且畫思維導圖的時間很小,從而留出更多的時間進行思考和準備。
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