一是細(xì)化領(lǐng)導(dǎo)要求。領(lǐng)導(dǎo)意圖與要求最初表現(xiàn)的形式的比較復(fù)雜的。有的十分明確，有的僅是個(gè)傾向，有的比較零碎，個(gè)別情況下還有意見分歧的態(tài)勢。因此，要對其進(jìn)行提煉、深化處理，形成一個(gè)正確的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)(班子)的旨意。這個(gè)深化過程，首先是補(bǔ)充完善。領(lǐng)導(dǎo)人的新思想剛剛產(chǎn)生時(shí)，由于認(rèn)識(shí)和實(shí)踐的局限，很難完全正確，這就要調(diào)動(dòng)各種手段，綜合運(yùn)用多方面的知識(shí)，從實(shí)際出發(fā)，把它系統(tǒng)起來，成為完整、嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)思想。第二是凝煉提高。要經(jīng)過智囊組織的熔爐加工、優(yōu)化、磨礪，再送入領(lǐng)導(dǎo)思想體系。第三是延伸挖掘。要善于分析領(lǐng)導(dǎo)思想的發(fā)展趨勢，按著這個(gè)趨勢拓展思路，延伸思維。這種伸延不是隨意的而是從工作需要出發(fā)，從客觀事物的展變化的實(shí)際出發(fā)，有所突破和創(chuàng)新，使新的思想始終保持一種對工作的最佳導(dǎo)向力。(這是一項(xiàng)富于開拓性的工作，要善于學(xué)習(xí)，培養(yǎng)分析能力、判斷能力、推理能力和綜合能力。)
二是對客觀事物的再認(rèn)識(shí)。講話稿主題是通過各種具體材料支持、豐富和完善的。各種材料與主題內(nèi)在聯(lián)系的關(guān)聯(lián)度高低，對表現(xiàn)主題有很大影響。一般來說，材料所反映客觀事物的本質(zhì)及其內(nèi)在聯(lián)系、規(guī)律常常是蘊(yùn)含在深層次里。事物的本質(zhì)最能揭示主題。因此對材料要進(jìn)行分析綜合、概括抽象，注意向深處開掘，盡量挖掘出事物最本質(zhì)的東西，對事物要著力探求其思想意義，要在事物所顯示的多方面中找出最主要最深刻的方面。這個(gè)過程就是對主題的深化的處理。
三是政策策略的具體完善。黨的路線、方針、政策包括策略思想，一般通過會(huì)議或綱領(lǐng)性文件下發(fā)，貫徹到各級組織和各地區(qū)。但路線的貫徹離不開具體問題、具體事件、具體政策。深化主題，必須緊緊把黨和國家的路線、方針、政策與當(dāng)?shù)貙?shí)際相結(jié)合，創(chuàng)造性地揭示在具體問題、具體事件上的意義，對具體事項(xiàng)上都有的現(xiàn)實(shí)、明確、具體的表現(xiàn)，把黨和國家的政治意圖明確在各項(xiàng)具體事物中表達(dá)出來。
四是要量體裁衣。同樣一項(xiàng)工作、一件事情，書記與副書記講可能不一樣，市長與副市長講也可能性不一樣，分管領(lǐng)導(dǎo)講與部門領(lǐng)導(dǎo)講就更不一樣。有些話在私下講可以，但正式講就不行;有些事口頭講可以，書面講就不行;有的話局長講可以，書記、鄉(xiāng)鎮(zhèn)長講就不行。這就是分寸，這就是區(qū)別。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿要站在領(lǐng)導(dǎo)層位，把握好角度，既要克服本位意識(shí)、部門色彩，又要防止“出格”、“越位”。要首先了解清楚會(huì)議召開的有關(guān)背景，在弄清場合的大小，摸清講話對象、與會(huì)人員的多少及知識(shí)水平的高低等情況后，再有針對性地構(gòu)思講話的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。特別是在出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)，起草領(lǐng)導(dǎo)的講話稿更要慎重。領(lǐng)導(dǎo)在事前、事中、事后分別要講的話，如果順序弄顛倒了，實(shí)際效果就有很大不同。事前應(yīng)說的話拿到事后來講，別人肯定會(huì)說你是馬后炮;事后應(yīng)說的話若放在事前說，人家肯定會(huì)說你是瞎指揮。因此，要注意場合、把握分寸，當(dāng)說什么就說什么，這樣才能收到較好的效果。現(xiàn)在比較普遍的一個(gè)問題是，部門在為黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)起草講話時(shí)往往站的較低，把本該由部門領(lǐng)導(dǎo)講的話改由黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)去講。不是站在領(lǐng)導(dǎo)的角度想問題，而是站在部門的角度，怎么痛快怎么講，想怎么講就怎么講，明顯場合不妥、語言不妥、對象不妥，與領(lǐng)導(dǎo)的身份不相稱。這是文秘工作者在工作中應(yīng)當(dāng)加以避免的。
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