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經(jīng)過考證的資料若不加以摘錄、分類和纂輯，將會造成資料的堆積、混亂，使用極為不便。整理資料的意義在于：一是熟悉資料，整理資料的過程實際上是主筆人熟悉資料并且為將來正式編寫進(jìn)行構(gòu)思的過程，因此這是資料工作的一個重要環(huán)節(jié)。二是檢查資料，在熟悉資料并將資料分類的過程中，通過對資料的篩選、鑒別、調(diào)整，能發(fā)現(xiàn)資料的正誤、缺失，達(dá)到去偽存真，去粗取精的目的。三是保存資料。經(jīng)過整理將資料保存下來，不僅為修志工作提供方便，而且還為寫史、開展地情研究及咨詢服務(wù)等提供資料積累。

資料整理的方法主要包括：摘錄法、分類法、纂輯法。

一 、摘錄法

根據(jù)資料收集情況，選擇不同的卡片摘抄，卡片通常分為四類：一是原文摘記卡，用于文獻(xiàn)資料有關(guān)原文的摘記和抄錄，包括編目、形成時間、題目、內(nèi)容、種類、資料出處、流水號、摘錄時間等。二是資料索引卡，用于查找書目、作者、人物等，內(nèi)容包括資料標(biāo)題和其出處，即資料源出之書刊號、起止頁、行等。三是書目卡，用于記載主要文獻(xiàn)收藏情況，包括書名、版本、出版日期、章節(jié)數(shù)、頁數(shù)、出版社等欄目。四是資料摘要卡，用自己的話概括出有關(guān)資料的內(nèi)容大意，包括文獻(xiàn)名稱、作者、形成時間，版本、內(nèi)容提要、摘錄人、摘錄時間等。在實際的編修工作中原文摘記卡和資料索引卡應(yīng)用較多。摘錄資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守一事一卡的原則，如一則資料分別包括幾件事，當(dāng)另立卡片。同時摘錄卡片可充分利用電腦技術(shù)，可建立資料庫和電子卡片，卡片內(nèi)容要包括上述各項。

 二、分類法

資料分類是一項科學(xué)性、技術(shù)性兼重的工作，要根據(jù)資料內(nèi)容的科學(xué)屬性以及資料的形式、體裁、時間等特點具體劃分。目前比較常用的有四種形式：

一是按主題分類，根據(jù)已設(shè)計好的收集資料篇目或志書篇目，給每份資料歸納一個簡要貼切的主題，再做成卡片，按主題分類保存。

二是按時間分類，以資料所屬年代為劃分標(biāo)準(zhǔn)，逐條排列，再在各時期之下按主題區(qū)分。

三是按事件始末分類，將一個事件發(fā)端、經(jīng)過、結(jié)果等資料匯集在一起。

四是按材料形成分類，將資料分成圖書、報刊、照片等類，這種分類方法有助于資料的保管。

   以上各類形式中，主題分類法是最基本的，時間分類和事件始末分類次之。

三、纂輯法

對于所收集的資料，進(jìn)行分類組合編排，使資料系統(tǒng)化、條理化。最常見的方法是編纂資料長編和年鑒等。根據(jù)志書內(nèi)容需要所收集來的資料數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富，經(jīng)過修志人員的分類整理，變得易于保管和檢索，但是就整體而言，它們?nèi)允俏唇?jīng)編纂的原始資料，此時編寫人員對各種資料之間的內(nèi)在聯(lián)系尚未把握，所以，雖然已經(jīng)擁有了資料，但嚴(yán)格說來，還沒有占有資料，若就此匆匆撰寫志稿，勢必會影響志書質(zhì)量。如何解決這一問題？編纂資料長編是最好的辦法。

以下重點介紹資料長編的編纂方法。

   （一）、資料長編的特點

從形式上看，資料長編仍是由一條條資料組成，但它已經(jīng)過修志人員的思考加工，是嚴(yán)格地按照志書的資料收集篇目編纂而成的；它使相對孤立的資料之間具有了內(nèi)在聯(lián)系，并達(dá)到系統(tǒng)化，條理化，與通過分類、摘錄而簡單組合的資料有著本質(zhì)的區(qū)別。但是，資料長編也不同于志書初稿，因為從框架到內(nèi)容還只是停留在資料的粗加工階段，還需修志工作者在長編的基礎(chǔ)上，根據(jù)資料占有情況和志書內(nèi)容要求，對框架作進(jìn)一步調(diào)整修改，對資料做進(jìn)一步的精簡提煉，從而形成志書初稿。

    （二）、資料長編的作用

    1、及時檢驗資料，促進(jìn)資料收集工作。在編纂資料長編過程中，經(jīng)過對資料的逐條甄別，能發(fā)現(xiàn)缺漏和訛誤的資料，可以及時采取措施加以補(bǔ)充和改正。

    2、有助于完善篇目框架。志書篇目的確定取決于資料的占有情況，在原資料收集篇目基礎(chǔ)上，根據(jù)所掌握的資料可以決定篇章節(jié)的取舍或更改，從而進(jìn)一步理順各級結(jié)構(gòu)間的邏輯關(guān)系，為最終形成初稿打下基礎(chǔ)。

   3、提高修志人員對資料的駕馭能力。資料長編的形成過程，是修志人員熟悉掌握資料的過程，通過對資料的深入解讀，完成對資料的篩選、鑒別工作，從而提高修志人員駕馭資料的能力，為撰寫志稿做好準(zhǔn)備。

   4、資料長編是志書編纂過程中形成的重要工作成果。資料長編由大量經(jīng)過粗加工的資料組成，其資料含量高出志稿好幾倍，可以系統(tǒng)地保留更多的地情資料，并且每條資料都注明出處，便于查找，從某種意義上講，資料長編的價值更高。

所以，資料長編在修志過程中具有舉足輕重的地位，不僅是志書編纂過程中必須完成的重要環(huán)節(jié)，而且是試寫志稿的前提和修好志書的基礎(chǔ)。

    （三）、資料長編的編纂

   1、資料長編的編纂方法有撰寫體和纂輯體之分。

所謂“撰寫體”即是由編寫者用自己的語言綜述資料，但此法不利于原始資料的保存，弊大于利，建議不宜采用。

所謂“纂輯體”即由修志者在事先設(shè)計好的資料篇目框架下，將資料原文照錄，在必要處加連接詞或作簡要說明，這種寫法條理清楚，簡便易行，能保持原始資料的面貌，存史價值高，是目前較為普遍采用的方法。

2、資料長編錄用資料可分為三類，即入志資料、背景資料和參考資料。

（1）、入志資料是在大量原始資料經(jīng)過分析、篩選考證后挑選出來，屬于篇目范圍的、準(zhǔn)備入志或可以提煉入志的，與人、事、物主題有比較直接關(guān)系得資料。

（2）、背景資料是指不單獨入志的，與主題有間接關(guān)系的時代背景介紹、重要方針政策文件等資料，有助于說明入志資料。

（3）、參考資料是指經(jīng)過篩選，與主題雖然沒有直接關(guān)系，但尚有一定參考價值的其他資料舉例。入志資料需原文照錄，不加更改，背景資料和參考資料有的只要編出目錄索引就行，不必都照抄原文，對于某些考證過程可較為詳細(xì)地加以說明。對于某一問題有多種說法的資料，經(jīng)過考證正確的或合理的說法，但對于這些考證資料要在長編中詳列，考證的結(jié)果要準(zhǔn)備寫入志書中?？甲C無法確定的，暫不入志。

   3、資料長編中資料的編排方式主要有：按時間編排的“編年體”；按事件編排的“紀(jì)事本末體”；按人物編排的“紀(jì)傳體”等等形式多樣。但資料長編最常用的編排方法仍是將各類資料通過篩選后，按最后修訂過的篇章節(jié)目的格局對號入座，然后按時間順序記述具體內(nèi)容。

    （四）、資料長編編纂中需要注意的問題

   1、資料長編的資料選擇宜專、宜實，緊扣主題，言必及事。忌用空話、套話和與主題無關(guān)的話。

   2、資料長編在所列資料之后，必須詳細(xì)注明資料出處，可用括號標(biāo)出。若資料出處為某種書刊，則應(yīng)注明出版單位、版本、頁碼、起止行次等，以便日后核對查找。

   3、有些資料原文含義不清，時間、地點、稱謂省略或有明顯的錯漏。編者要根據(jù)考證結(jié)果加以必要的說明，說明語用括號分出，也可在資料前后采用小標(biāo)題、按語等形式標(biāo)明。

   4、對于篇幅較長或零碎的資料可以采取刪削或連綴的辦法載錄一些資料照原文抄錄顯得冗長，可以將其中與主題無關(guān)的部分刪除，使篇幅得到適當(dāng)壓縮。對于一些零碎的資料，根據(jù)其涵蓋的中心意思同類合并，連綴在一起以從不同角度共同說明一個主題。但是兩種方法在使用時必須慎重，刪削不能過分，造成意思不完整，語焉不詳；連綴必須注明出處，以備查考，同時要注意資料相互間的邏輯關(guān)系，使同一主題內(nèi)容表述不致相互矛盾。

   5、一則資料若能說明不同問題，可分別使用。

四、地方志資料工作者的素質(zhì)

　　（一）、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作態(tài)度。一切從實際出發(fā)，解放思想，實事求是，不迷信，不盲從，顧全大局。