混改風(fēng)云公眾號(hào)第1540篇原創(chuàng)文章知風(fēng)云：專職、專業(yè)、專管、專用的國(guó)企外部董事，正在“懂事”的道路上大步前行。
2021年，各家國(guó)企集團(tuán)的主要任務(wù)是配齊子公司外部董事，實(shí)現(xiàn)了“有董事”；2022年，開(kāi)始全面建設(shè)董事會(huì)的各項(xiàng)制度流程，做到了“有規(guī)范”；2023年，現(xiàn)在當(dāng)下，國(guó)企董事會(huì)的進(jìn)程重心，已經(jīng)轉(zhuǎn)移到提升外部董事履職效能的新階段，而這個(gè)新的任務(wù)，要實(shí)現(xiàn) “有效能”。所謂有效能，是指把外部董事當(dāng)作中心，通過(guò)這類崗位實(shí)現(xiàn)董事會(huì)定戰(zhàn)略、作決策、防風(fēng)險(xiǎn)綜合能力提升，同時(shí)，豐富完善支撐保障外部董事履職的工作體系。這件事做得好不好，成為衡量國(guó)企董事會(huì)工作水平的新標(biāo)準(zhǔn)。如何推進(jìn)外部董事高效履職？需要哪些機(jī)制保證？需要設(shè)計(jì)哪些流程和方法？2023年以來(lái)，很多央企國(guó)企都努力實(shí)踐和總結(jié)，出臺(tái)了不少行之有效的解決方案。知本咨詢?cè)谶@里做一個(gè)小結(jié)，給全國(guó)國(guó)企朋友參考。國(guó)企外部董事履職效能提高，取決于履職各個(gè)環(huán)節(jié)和場(chǎng)景的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量建設(shè)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量建設(shè)水平，又取決于每個(gè)環(huán)節(jié)的履職會(huì)議規(guī)范和質(zhì)量。
換一句大白話，外部董事各個(gè)會(huì)議開(kāi)的好不好，就決定了外部董事履職好不好，也決定了這家企業(yè)董事會(huì)運(yùn)行好不好！既然會(huì)議這么重要，就特別需要給大家把外部董事需要開(kāi)好的各種履職會(huì)議匯總說(shuō)明一下。一個(gè)外部董事，從被委派任用開(kāi)始，到三年任期結(jié)束或者續(xù)任或者卸任，完成了一個(gè)任職生命周期。在這個(gè)生命周期當(dāng)中，需要開(kāi)好的會(huì)議，一共有八種，確實(shí)不少！每種會(huì)議，都是一個(gè)外部董事履職重要環(huán)節(jié)的外在形式，利用這些可見(jiàn)、可管理、有約束力的會(huì)議模式，可以倒逼董事會(huì)每個(gè)履職環(huán)節(jié)的質(zhì)量提高，是一種值得提倡的思路。
任職宣布會(huì)/外董見(jiàn)面會(huì)
在一個(gè)外部董事任命和到崗的起始日子，任職宣布會(huì)和外部董事見(jiàn)面會(huì)是關(guān)鍵程序。任職宣布會(huì)一般由派出單位負(fù)責(zé)召開(kāi)，主要領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行講話并且正式向各個(gè)部門和相關(guān)下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人宣布外部董事派遣的結(jié)果，這也是履行黨管干部原則的重要體現(xiàn)。外部董事見(jiàn)面會(huì)，是新任外董第一次和任職企業(yè)經(jīng)理層、中層管理人員見(jiàn)面并正式開(kāi)始溝通的會(huì)議。某種程度上說(shuō)，這是外部董事的正式任職儀式，因而建議特別重視。任職宣布會(huì)和外部董事見(jiàn)面會(huì)，合并一起作為外部董事履職起點(diǎn)的重要標(biāo)志，需要通過(guò)正式的信號(hào)傳遞，讓企業(yè)各個(gè)高級(jí)管理人員、子公司負(fù)責(zé)人都清楚這幾位外部董事的職責(zé)、使命和工作要求，讓外部董事樹(shù)立組織威信和職業(yè)責(zé)任感，讓所有相關(guān)人員都明確外部董事“監(jiān)督、決策、咨詢”的職責(zé)邊界。對(duì)于高效履職，這個(gè)起始環(huán)節(jié)必不可少。調(diào)研工作是外部董事行使決策職權(quán)的基本前置工作。各家企業(yè)都會(huì)給外部董事的調(diào)研制定計(jì)劃，每次開(kāi)展調(diào)研，要么針對(duì)一個(gè)主題工作，要么聚焦一家特定企業(yè)，都需要有明確的結(jié)果、有用的成果。開(kāi)展專題調(diào)研會(huì)，就是促進(jìn)調(diào)研工作成效的一種路徑。這種會(huì)議一般在調(diào)研的中后期進(jìn)行，由外部董事、調(diào)研企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人、董事會(huì)負(fù)責(zé)人等參加，核心的內(nèi)容是就本次調(diào)研的中心議題，向外部董事進(jìn)行深入?yún)R報(bào)，并進(jìn)行詳細(xì)的討論，聽(tīng)取外部董事的意見(jiàn)和建議。專題調(diào)研會(huì)后，應(yīng)該形成專題調(diào)研報(bào)告，由董事會(huì)辦公室分別發(fā)送各位董事成員，作為今后正式會(huì)議決策的參考依據(jù)。外部董事可以在調(diào)研中提議召開(kāi)經(jīng)理層匯報(bào)會(huì)議，集中聽(tīng)取經(jīng)理班子成員就公司整體經(jīng)營(yíng)管理情況和重要經(jīng)營(yíng)管理專項(xiàng)問(wèn)題的報(bào)告。定期召開(kāi)的經(jīng)理層向外部董事匯報(bào)會(huì)議，可以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)效果，一是外部董事盡快深入理解經(jīng)理層的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作推進(jìn)情況，拉近董事會(huì)和經(jīng)理層的管理距離；二是外部董事可以通過(guò)和經(jīng)理班子的深入溝通，評(píng)判其經(jīng)營(yíng)管理能力和表現(xiàn)，為經(jīng)理層任期制和契約化考核評(píng)價(jià)奠定基礎(chǔ)。董事長(zhǎng)是國(guó)企董事會(huì)第一責(zé)任人，外部董事做好和董事長(zhǎng)的溝通配合，是履職效能提升的重要內(nèi)容。外部董事和董事長(zhǎng)的溝通會(huì)，就是定期落實(shí)這一任務(wù)的表現(xiàn)形式。這種會(huì)議可以請(qǐng)公司董事長(zhǎng)發(fā)起，根據(jù)制度要求定期就戰(zhàn)略規(guī)劃、深化改革、轉(zhuǎn)型升級(jí)、創(chuàng)新發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控等重大事項(xiàng)與外部董事進(jìn)行單獨(dú)溝通。也可以由外部董事發(fā)起，在外部董事召集人的組織下，就重點(diǎn)關(guān)心的或者發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，和董事長(zhǎng)進(jìn)行專門溝通。這種單獨(dú)溝通，方便進(jìn)行更為深入、坦誠(chéng)的意見(jiàn)交流，也能夠更好的在外部董事和董事長(zhǎng)之間構(gòu)架互信、制衡、合力的橋梁。在國(guó)企廣泛推開(kāi)外部董事召集人制度后，每家國(guó)企的外部董事就在各自獨(dú)立決策判斷的基礎(chǔ)上，增加了小組的組織模式，由召集人來(lái)統(tǒng)一負(fù)責(zé)牽頭調(diào)研、討論和決策意見(jiàn)的形成。外部董事碰頭會(huì)，一般是由外部董事召集人組織，一家公司的外部董事專門召開(kāi)的會(huì)議，內(nèi)容可以是就專題事項(xiàng)的調(diào)研討論，可以是外部董事根據(jù)特點(diǎn)議案的意見(jiàn)研究等等。這種會(huì)議給予外部董事一個(gè)小組形式的支撐，并不妨礙其充分發(fā)表個(gè)人獨(dú)立判斷。務(wù)虛會(huì)這種會(huì)議形式，國(guó)企并不陌生，將這種模式運(yùn)用到董事會(huì)當(dāng)中，卻是這兩年的事情。
董事會(huì)定戰(zhàn)略、作決策、防風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)計(jì)內(nèi)容都事關(guān)企業(yè)大局和長(zhǎng)遠(yuǎn)，如果只有在董事會(huì)上進(jìn)行正式議案討論，很多內(nèi)容是沒(méi)法展開(kāi)的，外部董事也沒(méi)有很多時(shí)間和資源系統(tǒng)思考和表達(dá)對(duì)企業(yè)的深層次想法。
這種時(shí)候，采用董事會(huì)務(wù)虛會(huì)的模式，就可以利用一個(gè)比較長(zhǎng)的時(shí)間段，一個(gè)寬松的研討環(huán)境而不是嚴(yán)肅的決策環(huán)境，分別請(qǐng)外部董事和企業(yè)內(nèi)部的高級(jí)管理人員，就發(fā)展規(guī)劃、重大決策、風(fēng)控管理等進(jìn)行討論和交流。通過(guò)務(wù)虛形成更加深入的思考和行動(dòng)方案，就可以在董事會(huì)、經(jīng)理層形成更大的公約數(shù)和前進(jìn)動(dòng)力。外部董事務(wù)虛會(huì)，一年可以召開(kāi)一到兩次，不用過(guò)多。定戰(zhàn)略是董事會(huì)的首要工作，也是體現(xiàn)外部董事作用的首要標(biāo)準(zhǔn)。戰(zhàn)略是一個(gè)開(kāi)放性的思考任務(wù)，通過(guò)研討的方式進(jìn)行持續(xù)深入和優(yōu)化，已經(jīng)成為各家企業(yè)的共識(shí)。董事會(huì)召開(kāi)每年一次的戰(zhàn)略討論會(huì)，通過(guò)經(jīng)理層報(bào)告戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施推進(jìn)情況，每位外部董事就戰(zhàn)略性問(wèn)題發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn)，再結(jié)合內(nèi)外部專家的建議和思路，由企業(yè)把新一年的戰(zhàn)略思路確定下來(lái)，這種模式能夠有效推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略工作的科學(xué)性提升。戰(zhàn)略研討會(huì)的規(guī)模一般都比較大，除了董事會(huì)成員外，企業(yè)的經(jīng)理班子成員，重要的部門負(fù)責(zé)人，下屬公司的負(fù)責(zé)人，以及可以邀請(qǐng)的專家進(jìn)行參與。這個(gè)會(huì)議的召開(kāi)，是外部董事履職的一個(gè)重要標(biāo)志。
述職會(huì)外部董事的履職，是為國(guó)有股東服務(wù)，代表股東履職行權(quán)，維護(hù)股東利益，因而需要每年至少進(jìn)行一次述職，獲得股東的意見(jiàn)和評(píng)價(jià)。
每年組織的外部董事述職會(huì)議，由派出單位負(fù)責(zé)人參加，相關(guān)部門參與，各家子公司的外部董事都需要在這個(gè)會(huì)議上就一年來(lái)的履職情況和思考體會(huì)、實(shí)際效果進(jìn)行總結(jié)陳述，形成書(shū)面的述職報(bào)告。派出單位在述職會(huì)議上一方面是聽(tīng)取派出董事的報(bào)告，一方面是給董事們反饋下一步的治理要求和政策。同時(shí)，通過(guò)述職會(huì)議模式，為派出單位開(kāi)展董事考核奠定基礎(chǔ)。上面順序說(shuō)明了八種外部董事會(huì)議內(nèi)容，它們之間的關(guān)系是什么？知本咨詢認(rèn)為如果說(shuō)任職宣布會(huì)和見(jiàn)面會(huì)是外部董事履職起點(diǎn)，那么專題調(diào)研會(huì)、經(jīng)理層匯報(bào)會(huì)、董事長(zhǎng)溝通會(huì)、外董碰頭會(huì)就是外部董事日常工作的節(jié)點(diǎn)，務(wù)虛會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)就是外部董事年度工作重點(diǎn)，最后年度述職會(huì)就是外部董事履職評(píng)價(jià)點(diǎn)。
從履職起點(diǎn)，到日常節(jié)點(diǎn)，到年度重點(diǎn)，最后到評(píng)價(jià)終點(diǎn)，這個(gè)循環(huán)就是外部董事履職的生命周期，是好是壞，是加分還是減分，是優(yōu)秀還是普通，可以依靠我們所總結(jié)的八種會(huì)議質(zhì)量來(lái)衡量、來(lái)評(píng)判。會(huì)議是一種形式，但很多情況下，形式?jīng)Q定內(nèi)容，有了規(guī)范可操作的形式要求，就能激發(fā)出外部董事的熱情和技能，董事會(huì)履職效能的提升，將是水到渠成的事情。未經(jīng)授權(quán) 禁止轉(zhuǎn)載
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