在上周的薪技巧《10秒鐘就能生成工資條，你還在一遍遍地復(fù)制粘貼嗎？》里，小薪給大家講了制作工資條的兩種方法。
當(dāng)天小薪就收到了很多用戶的留言，萬萬沒想到，寶寶們竟然都在狂喊
“小薪，你講的技巧我學(xué)會了！但是我還想學(xué)那個用郵箱群發(fā)工資條的技巧！那個技巧看起來好神奇！”
于是，貼心的小薪趕緊找到資深“HR大表姐”@Coco，讓她專門把珍藏多年的看家本領(lǐng)寫成了教程，拜師學(xué)藝的時候到了！
發(fā)工資條是每個薪酬HR每個月都必做的一項(xiàng)工作，有的企業(yè)給員工發(fā)紙質(zhì)的工資條，而有的企業(yè)更傾向于發(fā)放電子版的工資條。
不論哪種形式的工資條，員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資信息。基于這點(diǎn)，很多薪酬hr在做工資條的時候就頭大了，可能做工資條的工作量比做工資表的工作量還大。
但是一個企業(yè)，每個人的工資條里顯示的工資分項(xiàng)都一樣，只是里面數(shù)據(jù)不一樣，那有沒有一種簡便的方法，讓發(fā)工資條這件“大事化小”呢？
答案是肯定的，下面我就來教大家一種簡便方法群發(fā)工資條，而且群發(fā)單顯。當(dāng)然，需要批量打印工資條的也可以在本教程中找到方法哦。
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你需要3個工具
Excel、Word和Outlook（如果是打印紙質(zhì)版的工資條的，Outlook不作要求）。
Excel用于制作工資表，Word用于制作工資條的模板，Outlook用于群發(fā)郵件。
（用的office版本是2010版，其他版本大致操作一樣，可能菜單位置不一樣，大家需要注意一下。）
教程的基本原理
a. Excel和Word“合作”，讓W(xué)ord里面顯示Excel表格的數(shù)據(jù)
b. Word和Outlook“合作”，讓Outlook用郵件形式把Word里面的內(nèi)容發(fā)出去。
準(zhǔn)備工作
OUTLOOK配置
第一步，啟動outlook，第一次啟動時，系統(tǒng)會提示我們配置賬戶，我們直接點(diǎn)擊【下一步】，像下面這樣：
第二步：選擇【是】——【下一步】，如下圖：
第三步，選擇電子郵件服務(wù)，這里我們選擇第一個，然后點(diǎn)【下一步】，就像這樣：
我們一般都是用的企業(yè)郵箱，在這里，我們要選手動配置，然后【下一步】，就像下面這樣：
然后進(jìn)入電子郵件的設(shè)置頁面。
1. 用戶信息
填自己的名字和郵箱地址。
2. 服務(wù)器信息
【賬戶類型】選擇默認(rèn)的pop3就可以；
【收發(fā)郵件的服務(wù)器】要根據(jù)我們使用的企業(yè)郵箱不同，填寫不同的收發(fā)服務(wù)器地址，我們公司使用的是網(wǎng)易的企業(yè)郵箱（各位hr寶寶們?nèi)绻磺宄约旱钠髽I(yè)郵箱到底是誰家的，可以咨詢網(wǎng)管）
3. 登錄信息
用戶名和密碼填寫我們的郵箱的完整地址和密碼就可以了。
所以我這寫的是這樣的：
左邊的信息填寫完成后，點(diǎn)擊右下角的【其他設(shè)置】，切換到【發(fā)送服務(wù)器】選項(xiàng)組，勾選“我的發(fā)送服務(wù)器要求驗(yàn)證”，然后點(diǎn)擊【確定】就像這樣：
之后會回到之前的設(shè)置頁面，我們點(diǎn)擊頁面右下方的【下一步】，開始測試我們填的信息是否正確。
然后系統(tǒng)會彈出一個測試賬戶設(shè)置的對話框，顯示測試任務(wù)，就像下面這樣：
如果填的信息都沒有問題，測試完成的頁面就是這樣的：
如果測試不通過，提示錯誤，則回到之前的頁面檢查看是哪里填錯了，重新再填就可以了。
測試完成以后，我們點(diǎn)擊上圖中的【關(guān)閉按鈕】，我們就完成了outlook的配置了。
第一步
讓W(xué)ord文檔顯示Excel表格的數(shù)據(jù)
1. 制作更方便導(dǎo)入word文檔的Excel工資表
打開我們的工資表，我們每個月用于計(jì)算工資的工資表，里面有很多分項(xiàng)，還有各種公式，就像這樣：
然而我們在制作工資條的時候，并不是要將所有的分項(xiàng)都顯示在工資條中。
另外，為了方便計(jì)算，原始的工資表中的數(shù)據(jù)，都是“數(shù)值”格式，數(shù)值格式的數(shù)據(jù)在導(dǎo)入word的時候容易出錯。
所以我們原始的工資表并不適合作為我們word版工資條的數(shù)據(jù)來源。
這時候我們需要另外一張表，里面有員工的郵箱信息（發(fā)紙質(zhì)版工資條的可以不要郵箱信息），表頭里所有的字段，都是你要顯示在工資條里的工資分項(xiàng)，就像這樣：
這張表我給它命名為【工資條】，怎么將原始工資表的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到【工資條】這張表中，建議用vlookup函數(shù)，該函數(shù)的使用方法也不在這里贅述了。
這里提醒大家注意的是：
把Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入到word里面的時候，Excel里面的數(shù)字須是【文本】格式，否則在word里顯示的時候容易出錯。
所以大家把原始工資表里的數(shù)據(jù)通過vlookup函數(shù)導(dǎo)到【工資條】這張表里以后，別忘了【全選】，然后將單元格格式設(shè)置為【文本】格式。
這些都操作好了之后，將【工資條】這張表保存到大家容易找到的地址。
2. 編輯word版工資條模板
Word版工資條模板大家可以自行設(shè)計(jì)，要求排版美觀大方，方便閱讀就可以。
這個模板里面的分項(xiàng)應(yīng)該在上一步【工資條】表格中的都可以找到（不要求word里面各個分項(xiàng)和Excel里面的字段完全一樣），就像這樣：
3. 將Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入Word模板中
Excel版的【工資條】和word版的工資條模板都完成之后，下面就可以開始導(dǎo)入數(shù)據(jù)了，在這里用到的是【郵件合并】功能。
具體操作
在剛才的Word版工資條模板中，分別點(diǎn)擊上方菜單【郵件】——【開始郵件合并】小箭頭——【郵件合并分布向?qū)А俊?/span>
就像下面這樣：
之后，在文檔右邊會出現(xiàn)郵件合并的操作界面，我們先選擇文檔類型，信函和電子郵件都可以。這里我們以【信函】為例。
選擇好后，直接點(diǎn)擊下面【下一步：正在啟動文檔】，就像下面這樣：
接著操作界面會提示大家設(shè)置信函，這里選擇【使用當(dāng)前文檔】就好，然后點(diǎn)擊下面【下一步：選取收件人】，就像這樣：
然后在選取收件人界面，我們選擇【使用現(xiàn)有列表】（因?yàn)槲覀儎倓傄呀?jīng)制作好了【工資條】表格），然后點(diǎn)擊【瀏覽】：
這時word文檔會彈出一個對話框，提示我們【選取數(shù)據(jù)源】，我們找到剛才保存的【工資條】表格，然后點(diǎn)擊打開：
然后系統(tǒng)會提示我們選擇剛才【工資條】表格里面的某一張插頁，我剛才做的【工資條】表格里面只有一個插頁，所以選擇【sheet1】就好，像這樣：
點(diǎn)擊確定之后，系統(tǒng)會再彈出一個對話框，這時候大家會發(fā)現(xiàn)，我們剛才【工資條】表格里面的數(shù)據(jù)都在這個對話框里顯示出來了。
而且我們可以通過【姓名】前面的對勾，選擇我們要發(fā)放工資條的人，比如哪個人不需要給他發(fā)工資條，那我們把他姓名前面的對勾去掉就可以了。
發(fā)放工資條的人員都確認(rèn)無誤之后，就點(diǎn)擊確定。像下面這樣：
再看我們的工資條模板文檔，現(xiàn)在還沒有什么變化，但是上面有個菜單【插入合并域】，從導(dǎo)入Excel表格之前的灰色狀態(tài)，變成了可點(diǎn)擊狀態(tài)（可以對比前面的截圖）：
這時候，我們需要把Excel版【工資條】表格中的各個字段和word版工資條模板中的各個分項(xiàng)一一對應(yīng)起來。
我們將光標(biāo)移到到特定位置，然后點(diǎn)擊【插入合并域】，就會出來【工資條】表格中所有的字段，我們單機(jī)鼠標(biāo)選擇就可以了，就像這樣：
這個時候，再看我們的文檔，開頭的冒號前面變成了這樣：
再重復(fù)剛才的步驟，將光標(biāo)移動到下面表格的“姓名”后面，然后再次點(diǎn)擊【插入合并域】——【姓名】；然后將光標(biāo)移動到表格的“月份”后面，然后點(diǎn)擊【插入合并域】——選擇【月份】……重復(fù)這個步驟，直到將表格里面各個分項(xiàng)都填滿，就像這樣：
完成以上的合并步驟以后，點(diǎn)擊菜單欄里的【預(yù)覽結(jié)果】，我們就會發(fā)現(xiàn)，【工資條】表格里的數(shù)據(jù)已經(jīng)奇跡般的跑到word里面來了，這就是員工看到的最終的工資條效果了。
而且我們可以通過點(diǎn)擊左右箭頭來預(yù)覽每個人的薪資詳情：
第二步
生成工資條
1. 批量生成用于打印的工資條
在上一個步驟中我們預(yù)覽確認(rèn)都沒有問題之后，就點(diǎn)擊【完成并合并】的小箭頭，選擇【編輯單個文檔】，在彈出的對話框里選擇【全部】：
點(diǎn)擊【確定】，系統(tǒng)會自動生成并打開一個新的文檔——《信函1》，這樣，Excel版【工資條】表格里面所有人的Word版工資條就生成了。
系統(tǒng)默認(rèn)每人顯示一頁，我們也可以在這個文檔里面調(diào)整一頁顯示2人或者多人的信息，調(diào)整完后就可以打印并發(fā)放啦！
2、 用Outlook一鍵群發(fā)單顯電子版工資條
（打開Outlook后最小化，確保是打開狀態(tài)）
如果我們預(yù)覽無誤后的工資條不是用于打印的，而是要發(fā)送郵件到每個員工的郵箱里，這時候在點(diǎn)擊【完成并合并】的時候，就選擇【發(fā)送電子郵件】：
然后在彈出的對話框里，【收件人】處顯示都是Excel版【工資條】里的所有字段，我們選擇下拉菜單中的【郵箱】。
而【主題行】就是我們平時在發(fā)郵件的時候，填寫的“郵件主題”，這里我們自己按實(shí)際情況填寫就好，下面的發(fā)送記錄，就選擇【全部】：
確認(rèn)無誤之后，點(diǎn)擊【確定】，這時候，我們辛勤的Outlook就開始為我們默默地群發(fā)郵件了，打開Outlook，看看已發(fā)送列表里面，同事們已經(jīng)收到了各自的工資條：
最后保存我們的Word版工資條模板以備下次發(fā)工資的時候用。
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以上就是第一次用【郵件合并】合并功能發(fā)放工資條的詳細(xì)步驟了。
可能有些同學(xué)會說，這么多步驟好復(fù)雜??！可是這些步驟只是第一次操作的時候復(fù)雜一些，我們下個月再發(fā)工資條的時候就不需要這么復(fù)雜了。
下面是第二次發(fā)工資條的方法：
1.找到并打開我們之前保存的Excel版【工資條】，將這個月的原始工資表的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到【工資條】里面。別忘了這個月人員增減，還有數(shù)字格式最后要設(shè)置為【文本】哦。
注：這里不建議大家新建新月份的Excel版【工資條】，直接用上個月的表，更新里面的數(shù)據(jù)就好。因?yàn)檫@個表只用于發(fā)工資條用，每個月的工資數(shù)據(jù)我們有原始的工資表呢。
2. 打開我們上個月保存的Word版工資條模板。
打開的時候會彈出如下對話框，我們直接選擇【是】：
此時，我們發(fā)現(xiàn)模板一被打開，文檔里面已經(jīng)導(dǎo)入了工資條的數(shù)據(jù)。
因?yàn)樯弦徊轿覀冞x擇【是】時，word就自己調(diào)用了我們更新過的Excel版【工資條】，不需要我們再像第一次操作那樣去完成合并，這也是為什么上一步中建議大家直接使用第一次保存的Excel版【工資條】，而不是新建。因?yàn)樾陆ㄒ粋€Excel，意味著我們要重新再來一次合并步驟：
我們在打開Word文檔的時候，就已經(jīng)完成合并，完成了數(shù)據(jù)從Excel到word的過程。
接下來我們需要做的就是批量生成Word版工資條并打印，或者是Outlook發(fā)送電子版工資條：
我們直接點(diǎn)擊【郵件】——【完成并合并】，選擇【編輯單個文檔】或者【發(fā)送郵件】，剩下的步驟就跟前面講的一樣啦：
怎么樣？是不是省事了好多，大家學(xué)會了嗎？
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