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1．總 則
1.1 CAD電子文件的收集、積累、整理和歸檔，由CAD技術(shù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，文件形成單位、業(yè)務(wù)管理部門和檔案管理部門在其領(lǐng)導(dǎo)下，都應(yīng)指定專人管理。
1.2 根據(jù)維護(hù)檔案安全、完整、便于利用的原則，電子檔案由檔案部門歸口管理。
1.3 為保證電子文件歸檔、檢測(cè)、電子檔案的安全保管和利用，在檔案部門應(yīng)建立“CAD電子文件盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理系統(tǒng)”。
l.4 CAD電子文件的歸檔應(yīng)包括為生成CAD電子文件而開發(fā)的軟件產(chǎn)品和軟件說(shuō)明，以保證電子檔案的完整性。
1.5 對(duì)電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過(guò)程管理，以保證電子檔案質(zhì)量。
1.6 電子檔案應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案在產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)(含更改后的狀態(tài))、相關(guān)軟件文件及說(shuō)明等方面相互保持一致。
2．CAD電子文件的收集積累
2.1 收集范圍。在科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中采用CAD技術(shù)形成的電子文件及其支持軟件，應(yīng)及時(shí)按歸檔范圍收集積累，范圍及類型如下：
2.1.1 圖象文件：由圖紙掃描或其它方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件；
2.1.2 圖形文件：由CAD系統(tǒng)生成的二維、三維圖形文件；
2.1.3 數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析、計(jì)算、測(cè)試、設(shè)計(jì)參數(shù)及管理等數(shù)據(jù)文件。
2.1.4 文本文件：一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表和軟件說(shuō)明等。
2.1.5 計(jì)算機(jī)程序(命令文件)：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件的程序。
2.1.6 配套紙質(zhì)文件：包括軟件開發(fā)任務(wù)書、需求分析說(shuō)明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說(shuō)明、軟件測(cè)試報(bào)告、軟件修改記錄、軟件說(shuō)明以及簽署、更改等紙質(zhì)文件。
2.2 收集積累要求
2.2.1 電子文件應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)收集積累，從申請(qǐng)立項(xiàng)開始，并指定專人負(fù)責(zé)。檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.2.2 收集積累自行設(shè)計(jì)的軟件，應(yīng)包括軟件產(chǎn)品和軟件說(shuō)明；通用軟件應(yīng)有軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明。
2.2.3 電子文件在收集積累過(guò)程中，要及時(shí)登記。對(duì)于需要多年才能完成的項(xiàng)目，要分段積累、歸檔。
2.2.4 電子文件的更改單應(yīng)收集積累、登記，并應(yīng)在檢索系統(tǒng)中體現(xiàn)出更改情況。
2.2.5 積累過(guò)程中電子文件的更改，由設(shè)計(jì)者實(shí)施，更改后的電子文件必須與當(dāng)時(shí)的產(chǎn)品狀態(tài)一致。
2.2.6 積累過(guò)程中，應(yīng)采取備分制，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.2.7 在積累過(guò)程中，電子文件可存儲(chǔ)在磁盤上，其積累、整理方法見3.1。
2.2.8 積累多年才能歸檔的軟盤，應(yīng)一年拷貝一次，磁帶應(yīng)一年倒帶一次。
3．CAD電子文件的整理、鑒定與歸檔
3.1 整理方法
3.1.1 歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。 3.1.2 產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。
3.1.2.1 圖形、圖象類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號(hào)順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。
3.1.2.2 數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。
3.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、軟件說(shuō)明等屬類進(jìn)行整理。
3.1.2.4 計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)間順序排列。
3.1.2.5 歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。
3.1.3 存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。
3.1.3.1 編號(hào)：歸檔項(xiàng)目電子文件的光盤編號(hào)，由檔案類目號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、電子文件類別代碼、光盤序號(hào)組成。
a.檔案類目號(hào)按檔案分類執(zhí)行，根據(jù)需要可用到二級(jí)類目號(hào)。
b.項(xiàng)目代號(hào)指產(chǎn)品代號(hào)、課題代號(hào)以及建設(shè)項(xiàng)目代號(hào)等。各類代號(hào)由標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)主管部門給定。
c.電子文件類別代碼用字母表示。其中：
G—圖形文件 I—圖象文件 D—數(shù)據(jù)文件 T—文本文件 P—計(jì)算機(jī)程序 如遇到一個(gè)光盤中存儲(chǔ)一種以上類別的電子文件時(shí)，應(yīng)將所包含的類別部分別填寫上。
d.光盤序號(hào)是光盤排列的順序號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
3.1.3.2 套別：歸檔電子文件套號(hào)，用大寫英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查閱利用。
3.1.3.3 名稱：歸檔項(xiàng)目名稱。
3.1.3.4 密級(jí)：盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最高密級(jí)。
3.1.3.5 保管期限：盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最長(zhǎng)保留時(shí)間。
3.1.3.6 軟、硬件平臺(tái)：識(shí)別或運(yùn)行光盤內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。
3.1.3.7 歸檔的電子文件應(yīng)根據(jù)其類別等將已整理好的電子文件按順序?qū)懭牍獗P，光盤寫入的具體操作，可與形成部門共同完成。
3.1.4 電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。
3.1.5 編寫歸檔說(shuō)明
3.1.5.1 寫內(nèi)容：項(xiàng)目名稱、任務(wù)來(lái)源、主要技術(shù)(指標(biāo))要求、完成任務(wù)過(guò)程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。
3.1.5.2 編寫要求：文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰、書寫工整。
3.2 歸檔電子文件格式要求。歸檔的CAD電子文件光盤存儲(chǔ)格式應(yīng)符合GB／Tl76782 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第二部分光盤信息組織結(jié)構(gòu)的規(guī)定。
3.3 歸檔電子文件的完整性、有效性和安全性
3.3.1 歸檔的電子文件，在其生命周期內(nèi)一定要保持電子檔案的完整性、有效性、安全性。
3.3.2 軟件說(shuō)明應(yīng)與電子文件同時(shí)積累，一同歸檔管理，保證電子檔案的完整性。
3.3.3 在符合軟、硬件平臺(tái)的條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。 3.3.4 歸檔電子文件應(yīng)保證其載體安全和信息安全。
3.4 歸檔電子文件的鑒定與檢查
3.4.1 鑒定歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；
3.4.2 檢查載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕；
3.4.3 鑒定歸檔電子文件內(nèi)容的實(shí)用價(jià)值和確定電子檔案的保管期限；
3.4.4 檢測(cè)在指定存在的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件；
3.5.5 檢查存儲(chǔ)歸檔電子文件的介質(zhì)是否符合歸檔要求；
3.4.6 檢查存儲(chǔ)歸檔電子文件的介質(zhì)和軟、硬件平臺(tái)技術(shù)條件的一致性；
3.4.7 檢查合格后，將檢查結(jié)論填寫在“電子檔案登記表”中。
3.4.8 歸檔軟件從生成到歸檔，其技術(shù)狀態(tài)必須嚴(yán)加控制。驗(yàn)收后填寫計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品登記表。
3.4.9 歸檔電子文件要通過(guò)電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試。
3.5 歸檔程序
3.5.1 歸檔時(shí)間
3.5.1.1 產(chǎn)品研制、工程設(shè)計(jì)的電子文件歸檔時(shí)間。產(chǎn)品研制、工程設(shè)計(jì)的電子文件在各研制階段結(jié)束、產(chǎn)品定型、工程竣工后，由有關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行系統(tǒng)整理，并在3個(gè)月內(nèi)完成歸檔。
3.5.1.2 科研課題的電子文件歸檔時(shí)間。科研課題中的電子文件應(yīng)在課題驗(yàn)收或經(jīng)評(píng)審、鑒定測(cè)試合格后立即歸檔。
3.5.1.3 其它類目的電子文件歸檔時(shí)間。其它類目的電子文件歸檔時(shí)間，按各類目歸檔時(shí)間要求執(zhí)行。
3.5.2 歸檔手續(xù)
3.5.2.1 歸檔單位將按3.1整理方法整理好的電子文件和其配套的紙質(zhì)文件、軟件說(shuō)明以及歸檔說(shuō)明、“電子檔案登記表”等移交檔案部門驗(yàn)收。
3.5.2.2 驗(yàn)收合格后，檔案部門在“電子檔案登記表”中簽字蓋章，一份退歸檔單位，一份留檔案部門備查。
3.5.2.3 歸檔的電子文件若需作“使用權(quán)限保護(hù)”，應(yīng)填寫“電子文件使用權(quán)限保護(hù)單”。
3.6 歸檔電子文件的狀態(tài)與數(shù)量
3.6.1 歸檔的電子文件應(yīng)為本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本。
3.6.2 歸檔的計(jì)算機(jī)程序一般不加密，如加密，應(yīng)將密鑰同時(shí)歸檔。
3.6.3 歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管(A)，一套供查閱利用(B)。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。
4. 電子檔案的管理
4.1 管理要求
4.1.1檔案部門要執(zhí)行電子檔案歸口管理的職責(zé)，對(duì)電子檔案定期檢查，按照電子檔案保管環(huán)境的要求，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。
4.1.2 檔案部門應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、建帳，帳目中要注明相應(yīng)紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，同時(shí)建立機(jī)讀目錄。
4.1.3 由電子檔案轉(zhuǎn)換成的紙質(zhì)檔案，要及時(shí)歸入相應(yīng)檔案門類的紙質(zhì)檔案中。按紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行管理，并在登記帳中注明其所在的光盤編號(hào)及文件名。
4.1.4 存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放。A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。
4.2 保管環(huán)境
4.2.1 歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽(yáng)光直接照射。要執(zhí)行存儲(chǔ)與維護(hù)的有關(guān)規(guī)定。
4.2.2 環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度45%—60%。
4.2.3 遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)。
4.3 檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)
現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)拷貝。如軟、硬平臺(tái)發(fā)生改變，則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)
換。檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要登記。
4.4 利用
4.4.1 歸檔光盤不外借，只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并?yīng)登
記。使用者不得私目復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。
4.4.2 電子檔案可在歸檔與管理系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超越權(quán)限的電子檔案，需按本單位有關(guān)
規(guī)定執(zhí)行。
4.4.3 已批準(zhǔn)為“使用權(quán)限保護(hù)”的電子檔案項(xiàng)目要在臺(tái)帳、目錄、載體
上標(biāo)識(shí)。檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的“使用權(quán)限保護(hù)”和密鑰管理規(guī)定。
4.4.4 電子檔案如進(jìn)行更改，應(yīng)隨時(shí)保護(hù)A、B兩盤內(nèi)容一致并及時(shí)更改原轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案，同時(shí)將更改情況及時(shí)填寫更改登記表。
4.4.5 電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過(guò)檔案部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)用戶使用權(quán)認(rèn)可后，才能提供利用。
4.5 統(tǒng)計(jì)。檔案部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子文件歸檔情況、電子檔案的更
改、管理、保護(hù)、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并納入檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。
4.6 鑒定與銷毀
4.6.1 鑒定與檢測(cè)。電子檔案的鑒定主要是對(duì)已到保管期限的電子檔案鑒定，同時(shí)還必須進(jìn)行有效檢測(cè)。
4.6.1.1 檢查已到保管期限的電子檔案是否還有利用價(jià)值；
4.6.1.2 檢查載體有無(wú)劃傷、是否可用、是否清潔；
4.6.1.3 檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否正確讀出電子文件；
4.6.1.4 檢查存貯電子檔案的介質(zhì)是否符合歸檔要求；
4.6.1.5 檢查存貯電子檔案的介質(zhì)和軟、硬件平臺(tái)技術(shù)條件的一致性。
4.6.2 銷毀
4.6.2.1 根據(jù)保管期限表，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審批后方可銷毀；
4.6.2.2 在銷毀過(guò)程中應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)過(guò)機(jī)密信息的介質(zhì)進(jìn)行徹底銷毀，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機(jī)密信息徹底清除。 | 
