會(huì)議在日常工作中十分常見(jiàn)，人在職場(chǎng)，難免要參加各種各樣的會(huì)議。
參加會(huì)議，一方面要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，另一方面作為會(huì)議的組織者，還要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和精神寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要，以便大家學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)。
會(huì)議紀(jì)要，顧名思義就是對(duì)會(huì)議的記錄、總結(jié)、提煉，是一種記載、傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容和精神的文種，在政府部門和企業(yè)中常常被使用。作為職場(chǎng)新人，學(xué)會(huì)寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要至關(guān)重要。
會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、總結(jié)、提煉而成的，目的在于反映會(huì)議的開(kāi)展情況，傳達(dá)會(huì)議的內(nèi)容、精神和要求。
會(huì)議紀(jì)要既包括向上級(jí)匯報(bào)工作落實(shí)和進(jìn)展情況，也包括向下級(jí)布置工作，還可以作為開(kāi)展某項(xiàng)工作的重要依據(jù)，同時(shí)還可以存檔備查。
會(huì)議紀(jì)要的受眾可以是上級(jí)，也可以是下級(jí)。如果是上級(jí)，主要想通過(guò)會(huì)議紀(jì)要，了解下級(jí)單位和部門的工作進(jìn)展情況，以及下級(jí)單位和部門對(duì)某些問(wèn)題的看法和意見(jiàn)。如果是需要執(zhí)行會(huì)議要求的平級(jí)或下級(jí)，除了想要了解某些事項(xiàng)的進(jìn)展外，還需進(jìn)一步明確下一步的工作計(jì)劃和要求。
在構(gòu)思時(shí)，一定要根據(jù)會(huì)議召開(kāi)的實(shí)際情況，認(rèn)真總結(jié)每一位參會(huì)者的主要觀點(diǎn)和意見(jiàn)，列出會(huì)議議定的事項(xiàng)，作出的重要決定和決議。
在組織素材上，會(huì)議紀(jì)要需要明確會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、參加人員，還要記錄每位與會(huì)者的重要觀點(diǎn)和意見(jiàn)，會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，會(huì)議明確的具體要求，會(huì)議作出的重要決定等。
在撰寫(xiě)和修改會(huì)議紀(jì)要時(shí)，要把握好會(huì)議紀(jì)要的幾個(gè)重要特點(diǎn)：
一是紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須忠實(shí)記錄會(huì)議的宗旨、內(nèi)容和決議，不能修改會(huì)議內(nèi)容，也不能將自己的觀點(diǎn)、意見(jiàn)和主觀情緒帶進(jìn)會(huì)議紀(jì)要，不能在會(huì)議紀(jì)要中評(píng)論觀點(diǎn)的正確與否。
二是真實(shí)性，會(huì)議紀(jì)要必須如實(shí)記錄每個(gè)人的觀點(diǎn)，不能只記錄某一方觀點(diǎn)，或者只記錄對(duì)自己有利的觀點(diǎn)。
三是紀(jì)要性，會(huì)議紀(jì)要必須在原始會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)加工整理、歸納總結(jié)、提煉凝結(jié)而成，只列出主要觀點(diǎn)，不記錄具體細(xì)節(jié)。這是會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的最大區(qū)別。
四是強(qiáng)制性。會(huì)議紀(jì)要形成的決議，包括對(duì)某個(gè)問(wèn)題的看法、對(duì)某項(xiàng)工作的安排等，能夠指導(dǎo)實(shí)際工作，必須強(qiáng)制執(zhí)行，嚴(yán)格貫徹落實(shí)。
1.會(huì)議前的準(zhǔn)備。召開(kāi)會(huì)議前，一定要搞清楚會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主題和流程，初步了解與會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，做到心中有數(shù)。
2.開(kāi)會(huì)時(shí)一定要做好會(huì)議記錄。詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整地記錄每個(gè)人發(fā)言的觀點(diǎn)，可以用錄音筆進(jìn)行錄音，以便原汁原味地記錄會(huì)議內(nèi)容。還可以用思維導(dǎo)圖將同類觀點(diǎn)記錄在一起，方便總結(jié)重點(diǎn)內(nèi)容，快速形成各個(gè)議題內(nèi)容。
3.會(huì)議紀(jì)要主要包括標(biāo)題、會(huì)議的基本情況、會(huì)議的主要內(nèi)容、結(jié)尾、落款和發(fā)送范圍等幾個(gè)主要部分。
4.會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題要能清楚地反映會(huì)議的主要內(nèi)容。一般有單式標(biāo)題和雙式標(biāo)題兩種寫(xiě)法。單式標(biāo)題一般用“部門名稱+會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要”的形式。如“XX公司項(xiàng)目管理工作會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。雙式標(biāo)題由“主標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成，主標(biāo)題主要用來(lái)闡述會(huì)議的主要精神，副標(biāo)題主要說(shuō)明召開(kāi)會(huì)議的部門、內(nèi)容和文種等，如“貫徹落實(shí)職代會(huì)精神，推進(jìn)企業(yè)管理再上新臺(tái)階——XX公司企業(yè)管理工作座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。一般的會(huì)議紀(jì)要多采用單式標(biāo)題。
5.會(huì)議的基本情況。主要包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、記錄人等。這一部分內(nèi)容，可以放在開(kāi)頭，也可以放在結(jié)尾，可根據(jù)各單位會(huì)議紀(jì)要的常用格式來(lái)定。會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)據(jù)實(shí)記錄，時(shí)間精確到具體幾點(diǎn); 主持人一般是指會(huì)議的召集人；出席人員指參加會(huì)議并有表決權(quán)的人員；列席人員指參會(huì)但沒(méi)有表決權(quán)的人員；記錄人指從事會(huì)議記錄的人員。
6.會(huì)議的主要內(nèi)容。這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，主要寫(xiě)清會(huì)議研究的問(wèn)題、討論的意見(jiàn)、形成的決議、布置的任務(wù)、完成的目標(biāo)等主要內(nèi)容，也是各單位會(huì)后執(zhí)行的依據(jù)。
根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和會(huì)議規(guī)模的不同，會(huì)議的主要內(nèi)容一般有三種寫(xiě)法。
第一種是集中概述法。就是將會(huì)議討論的問(wèn)題、與會(huì)者的觀點(diǎn)、會(huì)議議定的事項(xiàng)進(jìn)行概括、總結(jié)、分類敘述，這種寫(xiě)法適用于小型會(huì)議，討論的主題比較單一，各方意見(jiàn)比較集中統(tǒng)一，便于執(zhí)行。如果會(huì)議討論了幾個(gè)主題，可以將幾個(gè)主題分條進(jìn)行總結(jié)提煉。
第二種是分項(xiàng)敘述法。一般適用于大型會(huì)議或會(huì)議議題較多的會(huì)議。將不同議題分開(kāi)來(lái)寫(xiě)，先用幾個(gè)大標(biāo)題提綱挈領(lǐng)地指出議題，然后再敘述與會(huì)者的觀點(diǎn)或形成的決議。這種寫(xiě)法條理清晰，敘述全面，便于后續(xù)執(zhí)行。
第三種是發(fā)言提要法。將每個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，將意見(jiàn)一致或觀點(diǎn)相同的發(fā)言總結(jié)在一起，并提煉出觀點(diǎn)。這種寫(xiě)法能夠如實(shí)反映每一位與會(huì)者的意見(jiàn)，清楚記錄與會(huì)者的主要觀點(diǎn)，在一些討論性的會(huì)議上比較適用。
7.會(huì)議紀(jì)要的結(jié)尾。在總結(jié)歸納會(huì)議的主要內(nèi)容之后，要在結(jié)尾列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、形成的決議，提出貫徹落實(shí)的號(hào)召與要求，明確落實(shí)責(zé)任和完成任務(wù)的時(shí)間表。
8.落款和發(fā)送范圍。會(huì)議紀(jì)要的落款是會(huì)議的主辦機(jī)關(guān)或單位，成文日期寫(xiě)在主辦單位之后。發(fā)送范圍包括抄報(bào)上級(jí)部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，抄送與會(huì)的各個(gè)部門和會(huì)議涉及的相關(guān)部門，以及需要執(zhí)行會(huì)議決議的下級(jí)部門。
9.語(yǔ)言文字風(fēng)格。會(huì)議紀(jì)要需要忠實(shí)記錄會(huì)議的實(shí)際情況和每位與會(huì)者的觀點(diǎn)，語(yǔ)言要平實(shí)，文字要精練，以簡(jiǎn)練、清晰的敘述為主，文字不宜過(guò)于華麗，層次不宜過(guò)于復(fù)雜。常用的表達(dá)方式有：“會(huì)議議定了……”“會(huì)議指出了……”“會(huì)議達(dá)成了……”“會(huì)議要求……”等陳述性的表達(dá)方式。
會(huì)議召開(kāi)前做好準(zhǔn)備工作，及時(shí)了解會(huì)議的基本情況，不打無(wú)準(zhǔn)備之戰(zhàn)。
會(huì)議召開(kāi)時(shí)要做好記錄，重點(diǎn)把握會(huì)議內(nèi)容和發(fā)言者的觀點(diǎn)。寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要不能遺漏會(huì)議的基本要素，不能把會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)成會(huì)議記錄。
會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議記錄的總結(jié)、歸納和提煉，要忠實(shí)于會(huì)議，不能摻雜任何自己的觀點(diǎn)或發(fā)表任何評(píng)論，不能擅自改變發(fā)言者的觀點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要在簽發(fā)前，一定要請(qǐng)與會(huì)人員會(huì)簽，以保證觀點(diǎn)的準(zhǔn)確性。
會(huì)議紀(jì)要表達(dá)方式不能太過(guò)文藝，語(yǔ)言不宜冗長(zhǎng)，不要長(zhǎng)篇大論，不能夾雜感情色彩，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語(yǔ)句，不寫(xiě)與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容。
會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送范圍一定要嚴(yán)格控制，特別是一些涉及敏感議題的會(huì)議紀(jì)要一定要控制發(fā)送和知悉范圍。
會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要重點(diǎn)突出、觀點(diǎn)明確、條理清晰、層次分明，不能面面俱到，切忌主次不分。不要忽視會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)流程。對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況要進(jìn)行督促、檢查，確保會(huì)議紀(jì)要得到嚴(yán)格執(zhí)行。
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