如果說(shuō)記工作日志是員工自我的要求，那么周報(bào)和月報(bào)很多時(shí)候是單位的要求。許多單位都要求員工必須按時(shí)報(bào)送周報(bào)和月報(bào)，以便領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握工作進(jìn)展情況，了解每位員工的工作狀態(tài)和工作績(jī)效。
周報(bào)、月報(bào)是員工對(duì)自己一周或一個(gè)月工作的總結(jié)和思考，是對(duì)下一步工作的安排和打算。主要用來(lái)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自己的工作情況，受眾對(duì)象主要是單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)部門。
為什么要用周報(bào)、月報(bào)？它們有什么樣的存在價(jià)值？這可以從兩方面來(lái)考慮。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，通過(guò)周報(bào)和月報(bào)，可以用最短的時(shí)間盡快了解下屬或團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)展情況，工作中存在的問(wèn)題，需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)；可以及時(shí)向員工進(jìn)行反饋，使溝通更加順暢，團(tuán)隊(duì)工作效率更高。
對(duì)員工而言，通過(guò)周報(bào)和月報(bào)，可以及時(shí)報(bào)送自己的工作進(jìn)展和工作狀況；反映工作中存在的問(wèn)題和困難，以及需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)；同時(shí)還可以幫助自己進(jìn)行自我反思，改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)提升。通過(guò)報(bào)告的傳閱，還可以及時(shí)了解其他員工和整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)展情況，便于相互交流、溝通和學(xué)習(xí)。
周報(bào)的寫(xiě)作要堅(jiān)持四個(gè)原則。
一是以結(jié)果為導(dǎo)向的原則。周報(bào)注重結(jié)果而不是過(guò)程，要告訴別人你做成了什么，而不是努力在做什么。千萬(wàn)不要寫(xiě)一大堆自己的工作過(guò)程和自己付出的努力，而沒(méi)有什么結(jié)果。這一方面是你自己心里沒(méi)底或者感覺(jué)不自信，另一方面說(shuō)明你沒(méi)有取得什么成績(jī)。那種沒(méi)有功勞也有苦勞的想法是不足取的。領(lǐng)導(dǎo)工作很忙，對(duì)你的努力有時(shí)也心知肚明，沒(méi)有時(shí)間去關(guān)心你的過(guò)程，而更多地關(guān)注于你的業(yè)績(jī)。所以周報(bào)一定要簡(jiǎn)潔明了，開(kāi)門見(jiàn)山，談結(jié)果不談過(guò)程。
二是學(xué)會(huì)換位思考。要從讀者的角度去思考，用讀者能理解的語(yǔ)言、習(xí)慣的方式去寫(xiě)。
如果周報(bào)只面向領(lǐng)導(dǎo)，可以直接寫(xiě)出團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的表現(xiàn)，你對(duì)團(tuán)隊(duì)的看法，團(tuán)隊(duì)中存在的問(wèn)題，改進(jìn)的建議，也可以向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)。如果團(tuán)隊(duì)全體人員都能看到周報(bào)，可以重點(diǎn)寫(xiě)工作進(jìn)展情況、遇到的問(wèn)題、如何解決等，千萬(wàn)不要寫(xiě)某個(gè)人的缺點(diǎn)和問(wèn)題，最好私下里進(jìn)行交流和溝通。
三是運(yùn)用“倒金字塔”原則。倒金字塔原理就是把最重要、最精華的內(nèi)容放在最前面去說(shuō)。周報(bào)要把最重要的內(nèi)容放在最前面來(lái)寫(xiě)，報(bào)告中的每一段也要把重點(diǎn)內(nèi)容放在最前面。重要的內(nèi)容可以通過(guò)小標(biāo)題來(lái)體現(xiàn)，并按照重要程度對(duì)小標(biāo)題進(jìn)行排序，讓讀者首先看到最重要的內(nèi)容。每個(gè)小標(biāo)題下面的內(nèi)容用來(lái)論證標(biāo)題，可以列數(shù)據(jù)、舉例子、打比方，可以分析原因，指出影響。
四是要有摘要和導(dǎo)言。在主體部分之前，要寫(xiě)一段摘要作為導(dǎo)言，簡(jiǎn)潔清晰地點(diǎn)出報(bào)告的全部觀點(diǎn)，形成報(bào)告全文的縮影，讓讀者不必讀完整個(gè)報(bào)告，就可以了解報(bào)告的主要內(nèi)容。
月報(bào)寫(xiě)作與周報(bào)寫(xiě)作相類似，只不過(guò)把寫(xiě)作的時(shí)間跨度從一周拉長(zhǎng)到了一個(gè)月。
月報(bào)可以由周報(bào)加工而成，按照周報(bào)寫(xiě)作的原則、角度、導(dǎo)向，把一個(gè)月內(nèi)的所有周報(bào)內(nèi)容進(jìn)行匯總分析、合并歸納、加工處理，去掉一些不重要的內(nèi)容和重復(fù)性的內(nèi)容，就可以形成月報(bào)。
月報(bào)的綜合性比周報(bào)更強(qiáng)，重點(diǎn)更加突出。特別是對(duì)于一些時(shí)間跨度比較長(zhǎng)的工作，每周的進(jìn)度可能很小，但一個(gè)月進(jìn)度就會(huì)變大，就需要找到最新的進(jìn)度。
有些工作在周報(bào)中可能存在問(wèn)題，但隨著方案的提出，措施的落實(shí)，這些問(wèn)題可能已經(jīng)在一個(gè)月內(nèi)得到了解決，此時(shí)就可以簡(jiǎn)化這些問(wèn)題，更多地去總結(jié)問(wèn)題改進(jìn)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
總之，月報(bào)與周報(bào)相比，時(shí)間跨度更大，涉及的工作更多，綜合性也更強(qiáng)，所以不能只是把幾份周報(bào)進(jìn)行簡(jiǎn)單地匯總，還應(yīng)該進(jìn)行有效地合并和精簡(jiǎn)，合并同類項(xiàng)，去除重復(fù)項(xiàng)，描述出工作的最新進(jìn)展情況。
事實(shí)上，將時(shí)間段放在指定的一段時(shí)間去考慮，就可形成這段時(shí)間的工作報(bào)告。日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)的形成就是這個(gè)道理。
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