流程建立之后，需要根據(jù)實際情況不斷進行優(yōu)化，才能使流程更加符合業(yè)務發(fā)展需要，更加科學、高效、有序。
一般來說，優(yōu)化流程可以從清除、簡化、整合、自動化四個方面進行考慮。
清除，就是對流程中的每一個環(huán)節(jié)進行評估，對每一項活動進行評價，確保每項業(yè)務實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動。
各項流程之間要盡可能實現(xiàn)單點接觸，避免多頭管理，減少多頭對接，保證流程的順暢，提高內(nèi)外部顧客的滿意度。
清除可以從改變多點接觸、避免重復環(huán)節(jié)、縮短等待時間、減少不必要的步驟等方面入手，不斷清除冗余流程，實現(xiàn)高效運作，高水平運轉(zhuǎn)，降低溝通成本，減少等待時間。
流程要做到簡單、規(guī)范和明確。一般來說，每個流程都有一個從簡單到復雜，再到簡單的過程。
剛開始建立流程時，由于我們對業(yè)務流程不太熟悉，有些流程可能制定得比較簡單。在執(zhí)行過程中，會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。
為解決這些問題，我們會對流程進行不斷豐富，增加一些必要的環(huán)節(jié)。但隨著業(yè)務流程不斷成熟，特別是隨著內(nèi)外部環(huán)境和形勢發(fā)生變化，我們要對所有過于復雜的流程進行簡化，包括形式上的、程序上的、溝通渠道上的簡化。
通常，對一些正常業(yè)務，要做到變“復雜”為“簡單”；對于一些例外事件，要做到變“灰色”為“規(guī)范”。在流程執(zhí)行方面，要變“模糊”為“明確”。明確各個活動負責部門和崗位人員的職責和權(quán)限，同時要對流程執(zhí)行過程進行必要的監(jiān)督和監(jiān)控，保證流程的貫徹與執(zhí)行。
通過簡化，使職責更加明確，程序更加規(guī)范，流程更加清晰，溝通更加順暢。簡化的過程是一個不斷提高、不斷升華的過程。
整合是從工作的角度出發(fā)，同步開展多項活動，打破部門間的界限，增加互相溝通的機會，減少多次監(jiān)督和審核。
對現(xiàn)有流程進行整合，建立相互協(xié)調(diào)的協(xié)作溝通機制，減少部門壁壘，消除溝通障礙，實現(xiàn)多頭聯(lián)動，有助于提高工作效率，減少管理成本，增加經(jīng)濟和社會效益。
對流程的整合可以從工作活動、部門（團隊）、顧客、供應商等幾方面優(yōu)化進行考慮。
對工作活動進行整合，可以有效減少活動的數(shù)量、頻率、幅度、范圍，使活動更加高效，更加靈活，更加符合工作實際。
對部門團隊進行整合，有助于發(fā)揮團隊的協(xié)作能力，減少內(nèi)耗，縮短信息溝通的渠道和時間，提高工作和辦事效率。
對顧客進行整合，可以提高服務質(zhì)量和服務水平，剔除不能滿足需要和無法有效溝通的顧客。
對供應商進行整合，可以減少供應商數(shù)量，提高供應商的供貨效率，供貨質(zhì)量，保證供貨合格率。
通過整合，將業(yè)務的審核與決策點定位于業(yè)務流程與執(zhí)行，而不是職能部門，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對客戶和市場的反應速度。
所謂自動化，就是要加快信息化建設(shè)，搭建信息化平臺，引入“共享信息庫”“邏輯管理庫”，以“信息單點輸入，共享使用”為原則，進行流程之間的關(guān)聯(lián)，努力消除“信息孤島”現(xiàn)象。
自動化的步驟可分為：數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳送、數(shù)據(jù)分析三個步驟。
通過實現(xiàn)自動化，增加信息共享內(nèi)容，擴大信息共享范圍，縮短信息共享延時，減少信息共享障礙，全面提高信息共享的質(zhì)量和水平。
實現(xiàn)自動化、信息化、智能化，是管理的必然趨勢，也是流程管理的必然選擇。實現(xiàn)信息共享，減少中間環(huán)節(jié)，提高運行效率是流程管理的必由之路。
搭建流程是流程管理的主要階段，而對流程進行持續(xù)優(yōu)化，讓流程符合不斷變化的市場和需求，則是流程管理的重要內(nèi)容。
