摘 要：本文從高校辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、調(diào)研咨詢、督促檢查、催辦落實的行政綜合職能入手，探討其在整個學(xué)校運作中舉足輕重的位置，認(rèn)為辦公室工作的好壞，直接影響到各單位各項工作的正常開展，甚至影響到學(xué)校事業(yè)的正常發(fā)展。文章力圖用辯證思維認(rèn)識高校辦公室工作中的上下、左右、里外、大小、新老、虛實、剛?cè)?、軟硬、精效以及苦樂“十大”關(guān)系，探討如何 以此推進(jìn)和促進(jìn)辦公室工作。
關(guān)鍵詞：辯證思維；探析；高校；辦公室工作；關(guān)系
高校辦公室作為學(xué)校的綜合管理職能部門，肩負(fù)著傳遞信息、調(diào)研咨詢、研究政策、輔佐領(lǐng)導(dǎo)的重要任務(wù)，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的樞紐作用。在高校的整個管理體系中，其工作的重要性不言而喻，其工作的好壞，也將直接關(guān)系到校內(nèi)各單位工作的正常開展，甚至?xí)绊懙綄W(xué)校事業(yè)的發(fā)展。因此，應(yīng)以辯證思維思考和處理高校辦公室中的上下、左右、里外、大小、新老、虛實、剛?cè)?、軟硬、精效以及苦樂“十頭”關(guān)系，以推進(jìn)和促進(jìn)高校辦公室工作。
一、上下兩頭——縱向協(xié)調(diào)
高校辦公室的一項重要工作就是縱向協(xié)調(diào)，即致力于上下級之間的關(guān)系溝通，主要包括協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)與師生員工的關(guān)系，協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)層與師生員工層之間的關(guān)系，從而形成上令下行，下情上達(dá)，上下緊密配合的協(xié)調(diào)工作體系。
協(xié)調(diào)處理與領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系。服從領(lǐng)導(dǎo)是高校辦公室在處理與領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)系時首先必須遵循的重要原則。辦公室始終要與校黨政領(lǐng)導(dǎo)層保持一致，做到思想同心、思考同步、目標(biāo)同向，在處理問題時要忠于領(lǐng)導(dǎo)意圖，適時而參，適事而謀，重在謀劃，側(cè)重輔助，事事處處注意維護(hù)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的威信。同時，要做到服從而不盲從，主動而不越位，對校領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，妥善處理，切實在“換位思考”中想辦法、在“超前謀劃”中找出路、在“把握規(guī)律”中求突破，在“和諧共振”中顯成績。
協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)層成員之間的關(guān)系。辦公室人員在履行參謀、服務(wù)職責(zé)的過程中要不顧此失彼，厚此薄彼。對校領(lǐng)導(dǎo)之間的意見分歧，尊重主要領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)的工作分工，按程序妥善處理，多做為相互補臺的工作。在做請示匯報時，按領(lǐng)導(dǎo)分工對口，不搞多頭請示，避免造成權(quán)力交叉和事權(quán)沖突。
協(xié)調(diào)處理與基層和師生員工的關(guān)系。辦公室對基層要多關(guān)心、多理解、多寬容，要利用自己政策懂得多、信息知道得多、領(lǐng)導(dǎo)意圖了解得多的優(yōu)勢，幫助基層出點子、理思路和謀對策。對基層反映和急需辦公室解決的困難和問題，要及時、熱情、妥善地處理好、解決好，避免因一些很不起眼的小事引起基層的不滿，挫傷了基層一些教職員工的情緒，損害領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的威信。同時，在日常工作的處理和接待中，要做到熱情周到，文明禮貌，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象的發(fā)生，只有這樣，才能贏得廣大師生員工的滿意，贏得每一位來辦公室辦事人員的滿意。
協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)層與師生員工層之間的關(guān)系。辦公室處于高校的關(guān)鍵位置。對基層單位和師生員工而言，辦公室是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”，對校領(lǐng)導(dǎo)來說，辦公室是反饋下面意見的“直通車”、“意見箱”和“信息庫”。在處理上下關(guān)系時，要做到對上負(fù)責(zé)與對下負(fù)責(zé)的統(tǒng)一。辦公室要深刻領(lǐng)會“上頭”精神，及時準(zhǔn)確傳達(dá)上級的決定、決議、指示、命令，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和信譽，使之得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。要摸清“下頭”情況，深入調(diào)研，著眼大局，知民情、察民意，決策才能順民愿、合民心。
二、左右兩頭——橫向協(xié)作
用辯證思維探析高校辦公室工作的“十大”關(guān)系橫向協(xié)調(diào)，即致力于“左鄰右舍”、對部門之間由于職能交叉產(chǎn)生的工作矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)。辦公室與其它系以及各業(yè)務(wù)部門是平等關(guān)系的，在執(zhí)行學(xué)校黨委行政的政策、方針以及領(lǐng)導(dǎo)班子的決定、意見時，當(dāng)涉及各系以及各業(yè)務(wù)部門時的利益時，很容易產(chǎn)生矛盾，辦公室理所當(dāng)然地要出面協(xié)調(diào)。在協(xié)調(diào)過程中，要采取十分慎重的態(tài)度，把靈活性和原則性結(jié)合起來，把握動向，合理引導(dǎo)，求同存異，統(tǒng)一籌劃，充分聽取各方面意見，弄清楚問題的來龍去脈，既要考慮學(xué)校的整體全局利益，又要兼顧各系和各業(yè)務(wù)部門的局部利益，科學(xué)調(diào)節(jié)工作運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)和功能，促進(jìn)部門之間精誠合作，使各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)互補，和諧、有序、高效地運轉(zhuǎn)。在協(xié)調(diào)過程中，不能簡單地把遇到的矛盾上交給領(lǐng)導(dǎo)，要做到協(xié)調(diào)不斜調(diào)、幫忙不添亂、解難不增憂、成事不誤事，力求把不同工作范圍、不同思想認(rèn)識、不同意見看法的部門，實現(xiàn)思想上的同心同德，行動上的同軸共轉(zhuǎn)。對校領(lǐng)導(dǎo)與中層領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，辦公室要及時溝通信息，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好上下之間的“潤滑劑”作用。另外，辦公室要經(jīng)常與兄弟部門、系部之間及時聯(lián)系，相互溝通、取長補短，相互學(xué)習(xí)、聯(lián)絡(luò)感情，不斷增強彼此之間的友誼，著力營造同舟共濟(jì)的良好氛圍。
三、里外兩頭——積極外聯(lián)
傳統(tǒng)的高校管理只注重高校內(nèi)部人積極性的發(fā)揮以及教學(xué)、科研和后勤等工作的有序運作等等，很少關(guān)注高校發(fā)展的外部環(huán)境。理順內(nèi)部關(guān)系固然重要，但隨著知識經(jīng)濟(jì)時代和信息時代的到來，品牌塑造，形象展現(xiàn)已成為高校創(chuàng)新管理的重要內(nèi)容之一。
高校辦公室作為學(xué)校的“窗口”，首先要積極走出去。從封閉心態(tài)向開放型心態(tài)轉(zhuǎn)變，主動加強對外聯(lián)系。這就要求辦公室既要注重與上級主管機關(guān)及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門之間的聯(lián)系和交流，及時掌握領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級部門的決策意向和行動布置，增強工作的預(yù)見性和針對性。又要加強與兄弟院校、企業(yè)事業(yè)單位間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，從而增進(jìn)友誼、增強互動與合作交流。
其次，要有強烈的公關(guān)意識。辦公室作為學(xué)校的對外服務(wù)部門，要以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、嚴(yán)密的組織和綜合協(xié)調(diào)的能力，精心籌辦各類重要會議，有條不紊地做好各種接待工作，同時，在這種對外聯(lián)系中有意識地傳播學(xué)校的經(jīng)驗和信息，在對外公關(guān)中形成良好的輿論環(huán)境。
再次，要實現(xiàn)內(nèi)外互動。要及時、準(zhǔn)確、全面地收集來自外部社會對學(xué)校有關(guān)方面的信息；同時也要及時、完整、有效地把學(xué)校適宜向社會公開的信息傳給外部各有關(guān)部門，通過這種“雙向交流”，使外部更加了解學(xué)校，提高學(xué)校的知名度、美譽度，為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境，為學(xué)校的發(fā)展帶來難以預(yù)計的間接效益。
四、大小兩頭——舉輕若重
辦公室工作職能多、崗位多，從文件收發(fā)到蓋章用印，從接待來訪到安排衣食住行等等，整天“抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、跑跑看看、忙忙碌碌”，工作千頭萬緒，在形式上看起來都是小事，但這些小事卻都是牽一發(fā)而動全身的事情，可謂是大事寓于小事之中，成敗寓于細(xì)節(jié)之中，稍有不慎就會出錯，本文由老秘網(wǎng)推薦，就會影響整個部門工作的正常運行，甚至造成不應(yīng)有的損失，傷害單位形象。因此，辦公室必須強化“細(xì)節(jié)決定成敗”、“細(xì)節(jié)決定命運”的理念，從大處著眼，從小處入手，學(xué)會小中見大，舉輕若重，做到“不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為”，把“零缺陷”和“零失誤”作為一切工作的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，環(huán)環(huán)相扣，忙而不亂，努力將文件辦成美文佳作，將會議辦得圓滿成功，將事情辦得無可挑剔。
五、新老兩頭——老事新做
辦公室工作職能繁雜，環(huán)節(jié)眾多，并且大多工作都有其基本規(guī)范和套路，但工作時間長了，容易造成“舊式經(jīng)驗”和習(xí)慣行為的沉積，使工作重復(fù)化、模式化、固定化。辦公室必須正確處理重復(fù)與創(chuàng)新的關(guān)系，要在重復(fù)中尋求規(guī)律，在重復(fù)中實現(xiàn)創(chuàng)新，提出新見解，探索新途徑，取得新成果，實現(xiàn)由被動向主動轉(zhuǎn)變，由粗放向精細(xì)轉(zhuǎn)變，由“復(fù)制”向創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。要貫徹理論聯(lián)系實際的原則，大膽跳出經(jīng)驗主義的框框，克服封閉型守舊型、習(xí)慣型、從眾型心理，把自己的思維從唯上、唯書的模式中解放出來，以與時俱進(jìn)的態(tài)度對待工作，運用新的視角和手段，多謀善思，大膽開拓。要及時總結(jié)經(jīng)驗做法，正確的要堅持，不足的要完善，錯誤的要改正，沒有的要創(chuàng)新。要以改革創(chuàng)新的精神投身實踐，要對現(xiàn)有工作和環(huán)節(jié)認(rèn)真分析，進(jìn)行再思考和再設(shè)計，挖掘出創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新點和新方法，從實踐中修訂制度、完善制度、優(yōu)化制度、創(chuàng)新制度、創(chuàng)造制度，使辦公室在實踐中提高，在創(chuàng)新中開拓，充滿生機和活力[1]。
六、虛實兩頭——虛事實做
很多人認(rèn)為，辦公室工作無非是“寫寫劃劃，跑堂打雜，掃掃抹抹，上傳下達(dá)，吹牛喝茶”，好像務(wù)虛的多，務(wù)實的少。實際上辦公室工作虛中有實，實中有虛，關(guān)鍵在于如何把虛事實做。第一，要察實情。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手真實情況，是辦公室的基本職能之一。無論是撰寫文字材料時，還是匯報情況時，所運用的原始材料一定要經(jīng)過深入調(diào)研，科學(xué)論證，真實可靠，不能道聽途說，更不能弄虛作假。第二，報實況。在對領(lǐng)導(dǎo)匯報情況、反映問題時，要注意問題的定性和程序，做到恰如其分，大不說小，小不夸大，不作浮夸和摭掩。不看領(lǐng)導(dǎo)的眼色行事，對領(lǐng)導(dǎo)的意見，凡屬正確的，堅決執(zhí)行，有不同看法時，要敢于提意見。第三，說實話。不管什么情況，堅持原則，都要講真話，講實話，是則是，非則非，不講大話、假話、套話、空話。在對群眾講話時，要樸實無華、真實可靠明白無誤。特別是在宣傳政策法規(guī)、解釋疑點問題，答復(fù)處理結(jié)果時，要做到言之有理，查之有據(jù)，切忌信口開河，發(fā)語無端。第四，辦實事。要本著為學(xué)校、為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為群眾服務(wù)的理念，急領(lǐng)導(dǎo)所急，想群眾所想，深入一線，解決問題，要把群眾關(guān)心的熱點和焦點及時反映領(lǐng)導(dǎo)，把能解決的問題盡力為之。
七、剛?cè)醿深^——剛?cè)岵?jì)
隨著社會現(xiàn)代化程度的提高以及高校管理體制改革的逐步深入，加之高校教職員工本身具有較高的文化素質(zhì)，自主意識和創(chuàng)新精神很強，使得過去在高校辦公室管理中占有重要地位的剛性管理已不能適應(yīng)當(dāng)前的工作，現(xiàn)在的管理正在由剛性轉(zhuǎn)向剛?cè)岵?jì)。這種管理模式主要著眼于對人性的關(guān)懷，以人為本，重視對人的內(nèi)在管理。這就要求辦公室首先要尊重個性。辦公室的每一個人都是一顆螺絲釘，共同維護(hù)著辦公室以至全校這臺機器的正常運轉(zhuǎn)，任何一個部件出現(xiàn)松動，都可能影響辦公室和整個單位的全局。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要充分了解辦公室成員的個性，掌握其特征，知人善任，激發(fā)活力，鍛造一支團(tuán)結(jié)、和諧、融洽、同心協(xié)力的團(tuán)體。其次，強化規(guī)范意識。辦公室人員做任何事情都必須講原則，廉潔自律，照章辦事，規(guī)范日常行為。再次，感情留人。俗話說:“不怕能力弱，就怕各搞各”。辦公室要秉承“情商大于智商”的理念，對內(nèi)部工作人員力求高看一格、嚴(yán)管一層、厚愛一分，用事業(yè)、感情、待遇留人。最后，營造和諧的辦公室人文環(huán)境。辦公室領(lǐng)導(dǎo)民主公平，對人對事都要公道，不分遠(yuǎn)近親疏，不厚此薄彼。[2]要引導(dǎo)成員齊心協(xié)力，形成既你追我趕，又相互寬容，形成積極向上又穩(wěn)定平和的氛圍。
八、軟硬兩頭——信息化建設(shè)
辦公室環(huán)境可分為兩大件:一個是硬件，即辦公室的物質(zhì)部分；另一個是軟件，即辦公室的管理水平、服務(wù)質(zhì)量等。這兩大件應(yīng)有機統(tǒng)一，缺一不可。只有軟硬結(jié)合，齊頭并進(jìn)，才能充分發(fā)揮高校辦公室的整體功能，實現(xiàn)辦公室環(huán)境的和諧?！肮び破涫?，必先利其器?！彪S著高校信息化的建設(shè)和發(fā)展，辦公室工作不再是傳統(tǒng)意義上的抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、上傳下達(dá)，而是要用以計算機為核心的現(xiàn)代辦公技術(shù)辦文辦事，借助計算機網(wǎng)絡(luò)和信息化平臺傳遞信息、實現(xiàn)無紙化辦公，使既有的管理流程固化為信息化工作流程，使原有的管理制度固化為必須執(zhí)行的信息化流程等等，這使辦公室的部分工作逐步物化于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、辦公自動化技術(shù)等先進(jìn)的辦公設(shè)備中。實踐證明，這種人機信息處理系統(tǒng)在學(xué)校與師生員工以及管理系統(tǒng)中架構(gòu)起了一座互通信息的橋梁，不僅節(jié)省了辦公室人員大量時間、精力和財力，還大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，因此，加強“軟硬件”建設(shè)已經(jīng)成為高校辦公室的重要工作之一。
九、精效兩頭——注重“實”“效”
對于辦公室來說，效率的高低直接關(guān)系著工作的優(yōu)劣成敗。辦公室要在執(zhí)行規(guī)范的基礎(chǔ)上，堅持高效率和精品意識，力求件件事情爭第一，樣樣工作創(chuàng)一流。首先，要反應(yīng)靈敏。遇到緊急情況，做到“耳聰目明反應(yīng)快，分秒必爭節(jié)奏快，跟蹤問效反饋快”，做到早介入、早思考、早研究，增強工作的主動性。其次，要工作迅速。堅持立說立辦、當(dāng)日事當(dāng)日畢，常事快辦，急事急辦，特事特辦，提倡文稿寫作爭做“快筆”，信息報送爭發(fā)“快車”，后勤服務(wù)爭當(dāng)“快手”，保證高效率、快節(jié)奏運轉(zhuǎn)。三要靈活多變。對任何問題的處理都不能按部就班，一成不變，要在保證質(zhì)量的前提盡量減少環(huán)節(jié)、簡化程序、急事急辦、特事特辦，提高效率。四要積極主動。對每一項工作都要充滿熱情和激情，熱情越高、決心越大，工作效率就越。五要強化精品意識。要以認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)踏實的態(tài)度，一絲不茍、精益求精的作風(fēng)，善始善終地做好每一項工作。做到辦文嚴(yán)絲無縫、辦會滴水不漏、辦事無可挑剔。要養(yǎng)成快中求穩(wěn)、穩(wěn)中求細(xì)、細(xì)中求好的工作習(xí)慣，確保事情在自己手中延誤，力求把工作做實、做細(xì)、做好、做精，確保事情在自己手中辦得漂亮，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、部門滿意和師生滿意。
老秘網(wǎng)
十、苦樂兩頭——苦事樂做
辦公室經(jīng)常面對繁雜的事務(wù)，基本上沒有工作日與節(jié)假日之分，有時甚至沒有晝夜之分，很多人說辦公室工作是“白+黑”、“5+2”、“朝七晚八”，還有人說辦公室工作是“泔水缸”、“黑抹布”，批評的多，表揚的少；付出的多，得到的少。對于辦公室的苦事累活，辦公室人員要做到苦事樂做。一要樹立任勞任怨的意識。辦公室沒有臺前的輝煌，只有幕后的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻(xiàn)。從事辦公室工作，就要做好甘于奉獻(xiàn)的思想準(zhǔn)備，在公與私、苦與樂、名與利等諸多落差面前，守得住清貧，耐的住寂寞，經(jīng)得起考驗，挑得起重?fù)?dān)。二要樹立強烈的事業(yè)心。將強烈的責(zé)任感、使命感和事業(yè)心融入到辦公室的日常工作中，有所創(chuàng)造，有所貢獻(xiàn)，把簡單的、平凡的事做得不簡單、不平凡。三要樹立“吃苦是?！钡挠^念?！懊坊ㄏ阕钥嗪畞?，寶劍鋒從磨礪出”?？嚯y自古就是人才成長的難得砥礪。辦公室人員要努力做到謀事不謀利，奉獻(xiàn)不索取,勇于做難事,敢于擔(dān)重任。四要創(chuàng)造好的辦公室工作環(huán)境。要不斷豐富辦公室的文娛生活，經(jīng)常組織一些形式多樣、健康向上的文娛體育活動，使大家有一個健康的體魄和良好的情趣，心情舒暢地搞好本職工作。
高校辦公室的特殊地位和重要職責(zé)，要求辦公室必須妥善處理以上十大關(guān)系，密切上下關(guān)系，實現(xiàn)左右協(xié)作，積極對外拓展，剛?cè)岵?jì)，加強建設(shè)，力爭高效，爭出精品，提高辦公室工作水平。
