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“這里有一個(gè)辦事高效的小秘訣”



這里有一個(gè)辦事高效的小秘訣

 文 /夏可晴


1


我們都知道北歐人自由,散漫,悠閑,特會(huì)享受生活,不得不為之驚嘆的是,為何他們能夠在休息的時(shí)間做到全身心放松,不為工作上的事發(fā)愁?


看看我們自己以及身邊的朋友們,每一天都忙得像個(gè)陀螺般轉(zhuǎn)不停,公司規(guī)定的上班時(shí)間不夠就用加班來(lái)湊,花費(fèi)大量時(shí)間在工作上不說(shuō),還失去了自己的生活。即便放假也會(huì)因工作愁眉不展。


倘若深入去探究我們的個(gè)人時(shí)間分配,便會(huì)發(fā)現(xiàn)其中存在許多問(wèn)題,大多數(shù)人的忙碌不過(guò)是瞎忙(當(dāng)然也有真忙,但只是少數(shù)人),無(wú)法做到集中精力去做一件事,最后導(dǎo)致在工作上額外花了很多不必要花費(fèi)的時(shí)間。


這便是我們常說(shuō)的低效。


同樣是一個(gè)小時(shí)的時(shí)間,我們可以做很多事,一邊回復(fù)郵件,一邊騰出另一只手來(lái)回復(fù)微信,一邊做表,一邊斜著眼刷微博。


確實(shí)做了不少事,可結(jié)果卻是正事一件都沒(méi)做好——回復(fù)的郵件里有好幾個(gè)錯(cuò)別字都沒(méi)看出來(lái),表格里好幾個(gè)數(shù)據(jù)被弄混了也不知道。


而在北歐人那兒,他們?cè)谝粋€(gè)小時(shí)里會(huì)非常認(rèn)真且專(zhuān)注于手頭上的工作,回復(fù)郵件的同時(shí)絕不分心看微信,更不可能一邊做表一邊刷微博了。


他們?cè)谶@一段時(shí)間里只專(zhuān)心做這兩件事,做得十分漂亮,找不到任何紕漏。


北歐人辦事極其高效,他們能夠高效的最主要原因,在于他們每天都做計(jì)劃,然后按部就班的按照計(jì)劃安排當(dāng)天的工作和生活。


如果有人突然到訪(fǎng),他們是不會(huì)接見(jiàn)的,因?yàn)檫@并不在他們的計(jì)劃之內(nèi),他們沒(méi)有接見(jiàn)的義務(wù),哪怕他們當(dāng)時(shí)只是在家享受下午茶時(shí)光,沒(méi)有重要的事情要做。


但喝下午茶,享受悠閑的寧?kù)o時(shí)光便是他們的計(jì)劃,同樣神圣不可侵犯。


合理安排自己的計(jì)劃,并不讓別人打亂自己的計(jì)劃,也不去打亂別人的計(jì)劃,是他們能夠高效完成工作,然后愉悅享受生活的秘訣。



2


北歐人從小便在老師那里學(xué)會(huì)了做計(jì)劃,并享受到了做計(jì)劃的好處,將這個(gè)習(xí)慣貫徹到自己的一生當(dāng)中。


他們“按計(jì)劃去實(shí)現(xiàn)每一件事、每一個(gè)目標(biāo),完全是一個(gè)極具隱私的個(gè)人享受過(guò)程。無(wú)論在生活中還是工作中。只有你自己清楚你在做什么、你要做什么的時(shí)候,心才會(huì)得到寧?kù)o?!?/strong>(摘自《這么慢,那么美》)


他們照著計(jì)劃有條不紊的工作,生活,凡事先預(yù)約,無(wú)論是工作上的拜訪(fǎng)客戶(hù),還是朋友之間的約見(jiàn),都會(huì)提前預(yù)約確定好時(shí)間。


這樣子,他們每天都有很清晰的規(guī)劃,知道自己要做什么,然后一件件去完成且不允許自己超時(shí),因?yàn)橄乱粋€(gè)時(shí)間段有其他事情安排,倘若一件事超時(shí),便打亂了其他計(jì)劃。


所以,在北歐人這里,拖延是不存在的。

只要是計(jì)劃內(nèi)的事,便不會(huì)留到第二天。


一個(gè)人如果做事總是拖拖拉拉,一點(diǎn)都不高效的話(huà),便很容易堆積工作,且越積越多,然后只能花更多的時(shí)間去完成。


對(duì)于拖延導(dǎo)致的工作堆積帶來(lái)的焦頭爛額,我是深有體會(huì)的,在我還沒(méi)開(kāi)始做日程計(jì)劃之前,我的生活雜亂無(wú)章,每天都陷在沒(méi)頭緒的瞎忙之中,越忙越亂。


到頭來(lái),工作完不成,生活也亂七八糟。


那時(shí)候,自己好像在一天里做了很多事情,但其實(shí)都是一些不重要不緊急的小事且沒(méi)有任何難度,反倒是重要的和緊急的事總拖到最后。


這讓我感覺(jué)一點(diǎn)都不好,每一天都過(guò)得很空虛,是那種看起來(lái)很忙,但又沒(méi)有做出成果的空虛之感。


這樣的狀況持續(xù)到我開(kāi)始做日程計(jì)劃之后才慢慢好轉(zhuǎn)起來(lái)。



3


我是從2017年開(kāi)始做日程安排的,最初只是簡(jiǎn)單的在一個(gè)小本子上記錄每天需要做的事情,做完了在前面打個(gè)勾。


雖然不怎么規(guī)范,但自從做了日程安排之后,我每天應(yīng)該完成的事也都能完成,鮮少出現(xiàn)今日事拖明日的。


到了2018年,我購(gòu)買(mǎi)了專(zhuān)門(mén)做日程的筆記本,照例是把每天要做的事情一一羅列出來(lái),完成了就打勾。還有一個(gè)好處是我可以每天做個(gè)小結(jié),總結(jié)當(dāng)天的收獲和不足之處。


通過(guò)日程記錄,我可以很直觀的看到自己都做了什么事,收獲了什么,還有哪些做不到位的地方。


我開(kāi)始很重視自己的時(shí)間以及效率,我能更合理的安排時(shí)間,先把一些零碎但必須要做的小事統(tǒng)一在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)完成,這樣子我就可以有完整的時(shí)間去安排更重要的事情啦。


我發(fā)現(xiàn)我的重度拖延癥慢慢好了,我不再像過(guò)去那般,不想做的事情老往后拖延,不到最后一刻都不做。


我認(rèn)為這主要得益于我養(yǎng)成的每日做計(jì)劃的好習(xí)慣,當(dāng)我有了自己的計(jì)劃,我便不會(huì)輕易忘記當(dāng)天需要做的事,還能隨時(shí)看看有哪些事情在等著我去完成。


我的工作和生活逐漸變得井然有序起來(lái),不再像以往那般雜亂無(wú)章。


其實(shí)要想讓自己的工作更高效,做計(jì)劃真的是一個(gè)非常好的辦法。如果沒(méi)有計(jì)劃,便不知道其實(shí)自己要做的事有哪些,不知道哪些重要哪些不重要,更不會(huì)懂得如何安排時(shí)間。


當(dāng)我們有了每日計(jì)劃,并且將其養(yǎng)成習(xí)慣之后,也能像北歐人那樣,工作的時(shí)候認(rèn)真工作,休息的時(shí)候盡情地享受生活。



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