一、確定適當?shù)恼勁行〗M規(guī)模
談判小組人員多，有利于集思廣益，在談判中易給對方造成心理壓力，但也在組織協(xié)調(diào)方面增加了難度；談判人員少，顯得精明能干，便于統(tǒng)一行動，但如果談判涉及面廣且耗費時日，人員過少會導致談判小組負擔過重或職能殘缺。一般來說，談判場上的人員不宜過多，可考慮把談判小組分為兩部分：一部分主要從事背景資料的準備，人數(shù)可適當多一些；另一部分則從事直接談判工作，人數(shù)與對方相當。確定談判小組規(guī)?？梢罁?jù)以下原則：
1、依據(jù)項目的大小和難易來確定談判小組的陣容。著重考慮談判主題的大小、難易程度和重要性等，以此確定人數(shù)。
2、依據(jù)談判所需專業(yè)知識的復雜程度來確定。一些大型談判會牽扯到許多專業(yè)知識，從而也影響著交易標的物、交易程序的復雜程序，因此談判隊伍的規(guī)模也會相對較大。
3、依據(jù)管理幅度的有效性來確定。一個領導者所能有效管理下屬人員的數(shù)量是有限的，即其有效的管理幅度。談判活動是相當緊張、復雜多變的，需要談判人員充分發(fā)揮個人的獨創(chuàng)性和獨立應變能力的同時保持談判團隊的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。因此，應根據(jù)其領導者的有效管理幅度來確定談判小組規(guī)模。
二、確定談判小組的領導人
談判小組的領導者一般由高層領導者直接任命。而談判的領導者通常應具備以下條件：
1、具備全面的知識能力。談判領導人本身除應有較高的思想素質(zhì)，強烈的責任心和事業(yè)心外，還必須基本掌握整個談判涉及的有關知識，雖然其不一定是主談判人。只有這樣才能針對談判中出現(xiàn)的問題提出正確見解，協(xié)調(diào)談判班子的運轉，達到最佳狀態(tài)。
2、具備較強的管理能力。談判領導者必須能靈活運用各種管理技巧，有充分調(diào)動各種人員積極性的能力。
3、具備一定的威望或權力地位。談判領導人要負責整個談判的進程控制，管理好談判小組中的優(yōu)秀人才，是需要一定的威望和地位的。因此多由企業(yè)的高管或?qū)＜覔巍?/p>
4、與對方的領導人具有對等的地位。這主要出于尊重對方和談判活動的考慮。
三、談判小組的分工與配合
談判小組成員在發(fā)揮各自所長時還必須按照談判目標和方案與其他組員相互協(xié)調(diào)合作。分工和配合是這一環(huán)節(jié)的兩個要素，彼此相互作用。沒有分工，就沒有良好的配合；沒有配合，分工也就失去了意義。
（一）主談判與輔談判
所謂主談判是指在談判的某一階段，針對某些方面或議題的主要發(fā)言人。除主談判外，此時小組其他成員處于 配合位置，稱為輔談判。一般而言，主談判應具備以下素質(zhì)：
1、明確黨和國家的政策方針，尤其是對外開放政策、經(jīng)濟改革條例以及技術設備引進等外貿(mào)政策有較為清楚地了解，并且在談判中貫徹執(zhí)行；
2、對所在行業(yè)的現(xiàn)狀和長遠發(fā)展規(guī)劃、措施有一定了解，特別是需要引進技術設備的己方企業(yè)的現(xiàn)狀和長遠發(fā)展；
3、專業(yè)技術知識和技能熟練，知識面廣，不僅了解產(chǎn)品或設備的原理、結構、性能和特點等，而且具有一定的實踐經(jīng)驗，同時對相關的專業(yè)技術知識有一定了解；
4、了解國內(nèi)外市場狀況，尤其是引進某種技術或設備的國內(nèi)外現(xiàn)狀、技術水平和市場現(xiàn)狀；
5、有一定的談判活動經(jīng)驗，在談判中表達清楚，大方有禮，思維敏捷，具有較好的表達能力和應變能力；
6、在涉外談判中，具有一定的外語水平，在必要時可以與對方直接商談某些問題；
7、能與談判小組的其他成員團結協(xié)作，配合默契。
在談判時一切重要觀點和意見都應主要由主談判表達，尤其是一些關鍵的評價和結論表述，輔談判決不能隨意發(fā)表個人觀點或與主談判意見不一致。主談判發(fā)言時應得到所有輔談判的支持，可以是語言，也可以是動作。這是因為如果主談判發(fā)言時，輔談判做出贊同的動作，會增強主談判的說服力和可信度；若輔談判從始至終一直心不在焉，無疑會影響整個團隊的形象，破壞主談判的自信心與說服力。
（二）“臺上”與“臺下”
在比較復雜的談判中，為提高談判的效果，可以組織“臺上”和“臺下”兩組人員。前者是直接在談判桌上談判的人員，后者不直接與對方面談，而是為前者出謀劃策或提供所需資料與證據(jù)，同時可以指導和監(jiān)督“臺上”人員按既定目標行事。
四、談判小組成員的培養(yǎng)
對談判人員的培養(yǎng)，包括社會培養(yǎng)、企業(yè)培養(yǎng)和自我培養(yǎng)，這里主要指企業(yè)培養(yǎng)。企業(yè)培養(yǎng)主要是培養(yǎng)針對企業(yè)商務活動的商務談判實踐能力，也是真正成長為優(yōu)秀談判人才的關鍵環(huán)節(jié)。培養(yǎng)方式主要有兩種：一是專門脫產(chǎn)學習；二是在實踐中學習摸索。兩種途徑都是必要的，是理論與實踐相結合的事實要求。從個人角度來說，企業(yè)培養(yǎng)分為以下階段：
1、熟悉基本要求。主要指迅速熟悉本行業(yè)基本情況，包括行情、企業(yè)情況、專業(yè)產(chǎn)品知識和貿(mào)易慣例等知識。此階段以理論學習為主，必要時也會加入對談判技巧和禮儀的訓練。
2、示范學習。此階段主要是讓新手練習和運用談判理論。由經(jīng)驗豐富的業(yè)務人員給予示范，包括談判的全過程，既全面展示，也詳細分析利弊。
3、初步實踐。商務談判關系企業(yè)利益，所以給新手實踐的談判項目宜金額小，不復雜并且容易實現(xiàn)。這樣既不影響企業(yè)大局， 也可以給新手體驗和學習的機會。
4、獨立挑大梁。通過許多小項目的鍛煉和多種角色體驗，可在加強指導的情況下，把一些大的項目交給新手，多加磨練。
