（文末有思維導(dǎo)圖，建議收藏）
在職場中，匯報(bào)是一種常見的溝通方式。不少職場人在匯報(bào)工作時(shí)，言語啰嗦且無邏輯，繞來繞去說一大堆，總是說不到重點(diǎn)。
這種表現(xiàn)不僅浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，還會讓領(lǐng)導(dǎo)對員工的工作表現(xiàn)大打折扣。
可以說，在職場上不懂匯報(bào)，是一種不靠譜的表現(xiàn)。
我們公司入職3個月的銷售助理，就是這樣一個人。她為人親和，做事勤快，就是說話太啰嗦。
比如，銷售經(jīng)理問她，吳總（客戶）那筆訂單，現(xiàn)在進(jìn)度如何？
她這樣回復(fù)：“他們看了我們的交貨單，說有點(diǎn)問題，但他們沒有明說是什么問題。我今早聯(lián)系了吳總的助理，她說要開會，遲點(diǎn)再聯(lián)系我。一直到下午她都沒聯(lián)系我，一個小時(shí)前我去問她，她才說吳總想要和您預(yù)約明天下午2點(diǎn)，當(dāng)面溝通一下，看您有沒有時(shí)間?！?/p>
如果你作為領(lǐng)導(dǎo)，聽了這段匯報(bào)后，會覺得這個助理辦事能力強(qiáng)嗎？至少咱們這個銷售助理當(dāng)時(shí)被經(jīng)理批了一頓，讓她把話理清了再來說。
毫不夸張地說，職場中80%以上的人都在用這樣的方式和領(lǐng)導(dǎo)溝通，內(nèi)容聽上去似乎很詳細(xì)，實(shí)則漏洞百出。
她的匯報(bào)根本沒有提供有價(jià)值的信息，與其說是匯報(bào)，不如說是充當(dāng)了一次傳聲筒的過程。
在工作中，如果員工匯報(bào)工作沒有做到位的話，很有可能會產(chǎn)生以下幾種后果：
公司雇員工是為了解決問題，而不是制造問題。如果匯報(bào)只是將事情的來龍去脈復(fù)述一遍，將問題陳述出來，卻沒有了解事情本質(zhì)，也沒有給出解決辦法。于領(lǐng)導(dǎo)而言，這就是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
領(lǐng)導(dǎo)眼中真正靠譜的員工，是那些值得信任的人。
不懂得匯報(bào)的員工，非但不會主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，而且匯報(bào)的內(nèi)容也不是領(lǐng)導(dǎo)真正關(guān)心的。他們在其位不謀其職，沒有盡到自己應(yīng)盡的工作責(zé)任。
不靠譜的原因
1、缺乏經(jīng)驗(yàn)，思想和行動都被動
之所以說開篇例子中的助理不懂匯報(bào)，原因有二：一是她缺乏目前工作所需的經(jīng)驗(yàn)；二是等著領(lǐng)導(dǎo)來詢問，才匯報(bào)工作。
不僅如此，她所匯報(bào)的內(nèi)容，還存在以下3個問題：
第一，信息不完全
客戶覺得交貨單有問題，那么，具體問題是什么？真的有必要當(dāng)面溝通嗎？對方是否還有其他動機(jī)？這些信息她統(tǒng)統(tǒng)都沒有掌握。
第二，無法讓領(lǐng)導(dǎo)做出決定
整段匯報(bào)邏輯凌亂，她只是將整個問題發(fā)生的經(jīng)過復(fù)述了一遍，沒有進(jìn)一步篩查和核實(shí)信息。
第三，作為領(lǐng)導(dǎo)，最擔(dān)心的是陷入無法控制的局面
如果對方只是打著交貨單有問題的幌子，來提出其他要求，公司在毫無準(zhǔn)備下無力應(yīng)對，是談判的大忌。
所以說，經(jīng)驗(yàn)缺乏，對業(yè)務(wù)不熟悉，卻未積極改善。思想和行為被動，沒有主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，而是等著領(lǐng)導(dǎo)來詢問，這些都是不靠譜的表現(xiàn)。
2、缺乏承擔(dān)的責(zé)任心，不懂得換位思考
開篇案例中的助理，向經(jīng)理匯報(bào)情況時(shí)，僅僅是站在個人角度匯報(bào)，她對工作的責(zé)任，僅僅停留在“做”這個行為上，而不是“完成”、“做好”、“達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期”。
她向經(jīng)理所做的“匯報(bào)”，甚至不能稱之為匯報(bào)，只能叫做“傳達(dá)消息”。她并不關(guān)心出問題的原因，也不在意工作能否順利完成。因?yàn)樗欢脫Q位思考，也不懂得從領(lǐng)導(dǎo)的角度去想以下的問題：目前的情況距離預(yù)期還差多少，應(yīng)該如何盡快達(dá)成目標(biāo)。
因此，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，如果只是從自身角度出發(fā)，那么匯報(bào)內(nèi)容跟領(lǐng)導(dǎo)想要的預(yù)期，肯定會出現(xiàn)偏差，匯報(bào)效率低，更難以得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。
這種缺乏承擔(dān)的責(zé)任感，不懂換位思考的行為，就是不靠譜的表現(xiàn)。
真正有責(zé)任感的員工，懂得站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，想領(lǐng)導(dǎo)所想，甚至想在領(lǐng)導(dǎo)前面。
《穿PRADA的女王》中，安迪就是這樣一個的靠譜員工。一次女魔頭馬琳達(dá)吩咐道：“打電話給我丈夫確定晚餐?！?/p>
安迪回道：“餐廳已經(jīng)訂好了，并且我已經(jīng)發(fā)短信通知，把您的衣服送去雜志社了。您到了那就可以換衣服了?！?/p>
安迪的匯報(bào)，就是想在領(lǐng)導(dǎo)前面。匯報(bào)之前，她已經(jīng)從領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考整個工作流程，并做好了充足準(zhǔn)備，最終在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)出完美的匯報(bào)結(jié)果。
《穿PRADA的女王》
所以說，在匯報(bào)時(shí)，缺乏對工作承擔(dān)的責(zé)任感，不懂得站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考問題，呈現(xiàn)出不擔(dān)當(dāng)、不負(fù)責(zé)、不作為的行為，都是不靠譜的表現(xiàn)。
1、運(yùn)用PREP模式，提高溝通技能
在《靠譜》一書中，作者根據(jù)自身多年咨詢行業(yè)經(jīng)歷，提出PREP模型，并指出無論是日常生活，還是工作溝通，都應(yīng)貫徹“先講結(jié)論”的原則。
PREP模式，是一種以“結(jié)論先行”為原則的溝通方式。
P（Point）先講結(jié)論：先擺明內(nèi)容主旨，讓領(lǐng)導(dǎo)有一個清晰的預(yù)期。
R（Reason）提供依據(jù)：有理有據(jù)地驗(yàn)證結(jié)果的可信度。
E（Example）列舉具體事例：用必要的實(shí)例、數(shù)據(jù)等，論述觀點(diǎn)。
P（Point）重申結(jié)論：最后點(diǎn)明內(nèi)容主旨，讓整個匯報(bào)更具邏輯性和完整性。
PREP模式
以開篇例子為依據(jù)，用PRER模式重新做一次匯報(bào)整理：
P（先講結(jié)論）：經(jīng)理，吳總（客戶）覺得我們的交貨單有問題，想預(yù)約您明天下午2點(diǎn)見面。但我認(rèn)為這事不靠譜，打算予以回絕。
R（提供依據(jù)）：經(jīng)核查，所謂的交貨單有問題，其實(shí)是銷售人員操作失誤導(dǎo)致。
E（列舉具體事例）：銷售部同事反饋，對方是想以此為由，拿到我們的最低供貨折扣。公司對于折扣有明確的標(biāo)準(zhǔn)要求，但對方依然想靠走捷徑來拿到最優(yōu)折扣。所以這次約見，很有可能是為了此事。
鑒于您的身份，由您直接回應(yīng)可能不妥，我想以您事務(wù)繁忙為理由回復(fù)對方，順便進(jìn)一步了解對方的真實(shí)目的。
P（重申結(jié)論）：不知您認(rèn)為以上這樣的處理方式，是否妥當(dāng)。
如果你是經(jīng)理，聽完這個匯報(bào)之后，是不是對整個事情的情況更清晰了？
2、學(xué)會換位思考，讓領(lǐng)導(dǎo)聽得懂
想要讓匯報(bào)獲得領(lǐng)導(dǎo)的滿意，就要學(xué)會換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題。做匯報(bào)的準(zhǔn)備工作時(shí)，才會嚴(yán)格要求自己，更全面地對待工作中遇到的問題。
無論是做怎樣的工作匯報(bào)，員工都應(yīng)從以下三個方面進(jìn)行思考：
①領(lǐng)導(dǎo)角度：領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)是什么，領(lǐng)導(dǎo)可能會問什么。
②匯報(bào)方式：是詳細(xì)匯報(bào)，還是簡要反饋，這種表述方式，領(lǐng)導(dǎo)是否能聽懂。
③匯報(bào)內(nèi)容：分清哪些內(nèi)容該具體，哪些要概括。
另外，要善于用數(shù)據(jù)說話。數(shù)據(jù)能將敘述的內(nèi)容具體化、明確化。
比如總經(jīng)理問你，這個月工作如何。你就不能隨口回答說，還可以。
最佳的回答方式應(yīng)該是：“這個月業(yè)績還不錯，目標(biāo)100萬，現(xiàn)在已經(jīng)完成90萬，下周還有一個意向客戶，預(yù)計(jì)能簽20萬的合同?！?/p>
恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用數(shù)據(jù)做匯報(bào)依據(jù)，能精確地衡量現(xiàn)狀、說明問題，比語言描述更具說服力。
3、保持閉環(huán)式的有效溝通
匯報(bào)時(shí)，保持閉環(huán)式的有效溝通，有以下兩大好處：
保持互賴原則，才能達(dá)到最佳溝通效果，讓工作事半功倍。
同事小晨來在公司工作了4年，工作兢兢業(yè)業(yè)，業(yè)績也不錯，不過性格稍顯內(nèi)向，不善交際，很少主動跟領(lǐng)導(dǎo)接觸。
跟小晨相反，何明非常喜歡跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，總是主動匯報(bào)工作。即便領(lǐng)導(dǎo)沒有要求，每個月他都會上交一份工作總結(jié)。
一次公司接了個大單，直接派給何明。小晨為此大受打擊，問領(lǐng)導(dǎo)原因。
領(lǐng)導(dǎo)說：“何明比你更主動匯報(bào)工作，我能隨時(shí)了解動態(tài)。雖然他能力不是最強(qiáng)，但他有閉環(huán)溝通的意識。你平時(shí)總是悶頭苦干，我不問，你很少主動匯報(bào)，我無法掌握你的工作進(jìn)度。這個大單交給你，風(fēng)險(xiǎn)太大，我不放心?！?/p>
像何明這樣懂得主動匯報(bào)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)覺得他做事有始有終，就是靠譜的表現(xiàn)。一個人無論資歷多高、能力多強(qiáng)，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，才能得到更多施展才能的機(jī)會。
那么，應(yīng)該選擇什么時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)呢？
匯報(bào)時(shí)間
如圖所示，可在以下幾個時(shí)間段向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報(bào)：
1、2、4項(xiàng)是讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解工作的進(jìn)度，3、5項(xiàng)除了匯報(bào)進(jìn)度外，還可以就眼下出現(xiàn)的問題，向領(lǐng)導(dǎo)尋求指導(dǎo)，從而改進(jìn)方案提高效率。
如果不及時(shí)匯報(bào)反饋，領(lǐng)導(dǎo)會覺得自己的管理不在可控范圍內(nèi)。因此，我們不妨建立一個匯報(bào)機(jī)制，讓工作隨時(shí)處于可控狀態(tài)。
匯報(bào)機(jī)制模板
建立匯報(bào)機(jī)制，需對5個方面進(jìn)行匯報(bào)：進(jìn)度、需求、業(yè)績、意外和困難、建議和規(guī)劃。（附模板對照表）
①進(jìn)度
工作順利時(shí)，按照計(jì)劃節(jié)奏來匯報(bào)。如果不順利，則需及時(shí)反饋。出現(xiàn)延期的話，還需要提前申報(bào)并說明原因，以及匯報(bào)接下來的解決方案。
②需求
多數(shù)工作很難一個人單獨(dú)完成，期間可能會需要人力和物力，這時(shí)就需要向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)申報(bào)需求。
③業(yè)績
可分為兩種情況：業(yè)績完成，則直接匯報(bào)即可。業(yè)績未完成，則需要匯報(bào)實(shí)際完成了多少，還差多少，是什么原因?qū)е挛赐瓿?。未完成的部分能否解決，解決方案是什么，時(shí)間需要多久。
④意外和困難
工作期間，發(fā)生任何意外都要第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，切勿隱瞞遇到的困難。即使自己能解決，也要讓領(lǐng)導(dǎo)知悉。
⑤建議和規(guī)劃
這里的建議和規(guī)劃，說的是改善后的想法。匯報(bào)時(shí)應(yīng)說明此想法產(chǎn)生的原因，以及想法的優(yōu)勢。
如何提高匯報(bào)能力
在職場上，匯報(bào)做得到位，能展示出一個人的工作能力。匯報(bào)并不是單方面的陳述問題，而是站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考和解決問題。
敢于肩負(fù)起工作的責(zé)任，才能實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，這樣的員工對于老板而言，才是真正靠譜的員工。
想要讓個人匯報(bào)能力有所提升，需做到以下3點(diǎn)：
1、運(yùn)用PREP模式，提高溝通技能
2、學(xué)會換位思考，讓領(lǐng)導(dǎo)聽得懂
3、保持閉環(huán)式的有效溝通
