檔案管理在整個企業(yè)運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營運轉。隨著企業(yè)發(fā)展的不斷壯大，企業(yè)檔案已然成為企業(yè)發(fā)展的重要資源。
企業(yè)檔案是指將企業(yè)有價值的資料進行歸檔、整理，即與企業(yè)發(fā)展活動相關的所有文字以及任何媒體形式的資料。
如：圖紙、技術標準、規(guī)程、規(guī)范、科技檔案、文書檔案、財務檔案、工程項目檔案、設備檔案等所有企業(yè)和領導認為重要的憑據(jù)和原始資料、數(shù)據(jù)等。
作為上市公司的檔案管理工作，證券部門起著至關重要的作用，除了需要將公司日常經(jīng)營和生產(chǎn)相關資料歸檔，還必須把信息披露、投關活動記錄、內(nèi)幕信息登記等文件資料歸檔。
監(jiān)管法規(guī)對上市公司文件資料存檔也有規(guī)定，可見檔案管理工作并非小事，事無巨細，必須謹慎對待哦~~
第七十三條：召集人應當保證會議記錄內(nèi)容真實、準確和完整。出席會議的董事、監(jiān)事、董事會秘書、召集人或其代表、會議主持人應當在會議記錄上簽名。會議記錄應當與現(xiàn)場出席股東的簽名冊及代理出席的委托書、網(wǎng)絡及其他方式表決情況的有效資料一并保存，保存期限不少于10年。
第一百二十二條：董事會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于 10年。
第一百四十七條：監(jiān)事會應當將所議事項的決定做成會議記錄，出席會議的監(jiān)事應當在會議記錄上簽名。監(jiān)事有權要求在記錄上對其在會議上的發(fā)言作出某種說明性記載。監(jiān)事會會議記錄作為公司檔案至少保存 10 年。
第三十七條上市公司應當制定信息披露事務管理制度。其中第（九）項信息披露相關文件、資料的檔案管理。
第四十七條 董事會會議記錄應完整、真實。董事會秘書對會議所議事項要認真組織記錄和整理。出席會議的董事、董事會秘書和記錄人應在會議記錄上簽名。董事會會議記錄應作為公司重要檔案妥善保存，以作為日后明確董事責任的重要依據(jù)。
第六十八條 監(jiān)事會會議應有記錄，出席會議的監(jiān)事和記錄人應當在會議記錄上簽字。監(jiān)事有權要求在記錄上對其在會議上的發(fā)言作出某種說明性記載。監(jiān)事會會議記錄應作為公司重要檔案妥善保存。
有很多小伙伴會認為檔案管理無非就是把日常生產(chǎn)經(jīng)營、信息披露等資料通過紙質、電子各存檔一份咯，簡直so easy！如果你真這樣認為，小編只能翻個白眼兒給你的工作評個入門級。
證券部檔案管理類別有哪些？
除了上述列舉的監(jiān)管法規(guī)所要求的檔案歸檔文件以外，實際上需要歸檔保存的資料非常之多。
例如：人力資源部的員工勞動合同、績效考核，財務部的會計報表、審計報告，工程部的設計圖紙、工程合同等，毫不夸張地說，一個規(guī)范的公司檔案管理等于公司的備份。
作為董辦人，也應將各項工作涉及的資料進行歸檔。小編歸納了以下幾類文檔管理的類型~~
三會資料是上市公司一項重要的檔案管理項目，建議將三會進行分類歸檔，例如：董事會、監(jiān)事會、股東大會、董事會專業(yè)委員會。再按照會議召開的年份、屆次進行細分歸檔，通過電子文件創(chuàng)建文件清單，按照會議通知、議案文件、簽到冊、表決票、會議記錄、會議決議、簽字掃描頁等順序整理歸檔。記載會議表決投反對、棄權票的說明文件一定要保存。
信披文件主要包括定期報告、臨時公告以及非公告上網(wǎng)文件。
定期報告需要按時間順序將年報、半年報、季報全文及摘要歸檔，為了將來更快速便捷查閱歷史文件，建議將審議通過該次定期報告的股東大會、董事會、監(jiān)事會決議，以及董事、高管書面確認書一并歸檔。
臨時公告按照公告編號的順序歸檔，公告正文以及上傳交易所的相關文件都需要一并歸檔。
此外，非公告上網(wǎng)文件包括單獨披露的各類報告、中介機構核查意見等也要存檔保留。
小編認為這一項的資料歸非常需要綜合性管理，重大事項通常是一個完整的項目，絕非一份單一的文件資料管理，例如重組、發(fā)債、股權變更、非公開發(fā)行、股權激勵計劃等重大事項需按照項目推進的時間軸，從立項、籌劃、招標、審批、停復牌、審計、三會審議、監(jiān)管備案、資本交割、工商變更等各節(jié)點涉及的文件資料要形成一個完整的項目資料鏈進行完整保存。
當然，也不限于以上所歸納的事項，上市公司還需要將擬發(fā)行期的檔案進行存檔保存，包括首次報備、輔導備案、改制輔導等相關資料。
對于投資者來訪交流問答、證券研究機構調(diào)研、投資者交流會、業(yè)績說明會、路演等相關文件要及時歸檔。
上市公司進行收購、重大資產(chǎn)重組、發(fā)行證券、合并、分立、回購股份等重大事項，除了填寫上市公司內(nèi)幕信息知情人檔案外，還應當制作重大事項進程備忘錄，內(nèi)容包括但不限于籌劃決策過程中各個關鍵時點的時間、參與籌劃決策人員名單、籌劃決策方式等。上市公司應當督促備忘錄涉及的相關人員在備忘錄上簽名確認。建議歸檔時按照年份、事件類型標注登記的內(nèi)容關鍵詞，方便查找。
說到監(jiān)管部門的發(fā)文、發(fā)函，會有小伙伴問，難道這些文件還要存檔啊？事無巨細，必須得認真存檔，以備后查。建議可以按照發(fā)文部門進行歸檔，例如按照證監(jiān)會、證監(jiān)局、交易所、中登公司、信息公司、證券協(xié)會等部門進行分類管理，并將所有相關的問詢函答復文件一并歸檔保存。
董監(jiān)高人員檔案管理也是一項重要工作，包括：人員簡歷、任職資格證書、持股信息、榮譽證書等，以及董監(jiān)高人員參加履職培訓等活動記錄資料都需要妥善保管，今后換屆選舉、后續(xù)相關資料填報、年報董監(jiān)高信息填報時會比較方便哦，當然，小編提示各位，董監(jiān)高人員信息不是一成不變的，要記得及時更新哦，對于離任董監(jiān)高資料也要繼續(xù)歸檔留存。
公司產(chǎn)品、董監(jiān)高等獲得的各項榮譽都可以作為實物證明存檔哦~~
檔案管理你真的做好了嗎？
小編也曾簡單地認為檔案管理無非就是把所有日常事務的電子檔案、紙質文檔保留備查，可實際上在與很多證券部小伙伴們接觸之后發(fā)現(xiàn)檔案管理并非一件簡單的小事，會出現(xiàn)各式各樣的小問題呢~~
1、碎片化存儲，備份不及時，缺乏統(tǒng)一管理
證券部通常將三會管理、信息披露、投資者關系等工作進行專人分工負責，大家各司其職，積累的海量的文件文檔材料散落在員工的電腦上，或者隨著項目完結，有些文件文檔沒有及時保存留檔，造成文檔查找使用不便，或者出現(xiàn)因人為誤操作，重要資料損壞。
2、歸檔拖延，紙質文檔與電子存檔不一致
說起這個問題要吐槽一些愛拖延的童鞋，領導想馬上調(diào)閱某次股東大會的會議資料，ta居然傻眼了，歸檔不完整，電子檔與紙質文件內(nèi)容不一致，到底以哪個為準嘞？
3、權限管理不明，威脅文件安全
很多企業(yè)沒有明確部門各人員的相應權限，很容易導致發(fā)生所需文件找不到、重要文件被任意修改刪除等尷尬情況，甚至出現(xiàn)核心數(shù)據(jù)遭篡改，重要的未披露信息文件被外泄等安全事故，給企業(yè)帶來不可挽回的破壞與損失。
4、不可控因素造成文件資料丟失
文件資料的存儲分散還沒來得及進行集中統(tǒng)一歸檔呢，就遇到電腦壞了……人員壞了……有木有？若是遇上監(jiān)管部門來檢查那可就更慘咯~~加班加點也得補補補……
當然，以上只是小編列舉的幾個很常見情況，每家企業(yè)實際情況也各有不同，總之，證券部的工作無小事，每個細節(jié)都不能忽略哦~~
如何加強檔案信息化管理？
吧啦吧啦說了這么多，熟悉牛牛小編撰文風格的童鞋一定知道接下來我們會給大家出點子~~
沒錯！我超能力還有很多，不只是超可愛喔，趕緊準備紙筆認真總結，學習使人進步嘛。
1、細化分工，專人專管。
檔案材料實行承辦處歸檔制度，做到誰承辦誰歸檔，事結卷成。通常證券部門對各項工作有細化分工，三會、信披、投關工作專人專管，所以不管是誰負責，事件承辦人員應從受理實踐開始，注意收集事件全過程形成的材料，事件結束后及時整理，并對整個事件材料進行補充完善。總之一句話，插手了某項工作，就得負責到底！
2、及時歸檔不拖延
有拖延癥的童鞋一定要努力克服一下，歸檔這事必須得勤快！勤快！勤快！重要的事項說三遍！證券事務繁雜，每日需要處理大量的文件資料，要及時歸檔、整理、補充完善各項文件資料，在歸檔過程中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)文件，例如：缺少人員簽字、某個文件沒蓋章或缺頁、文件內(nèi)容編輯有誤等，要立即補充完善。若是拖延幾天，沒來得及補充呢又會被其他的海量文件覆蓋，將來彌補起來也很不方便。
明日復明日，明日何其多，所以童鞋們現(xiàn)在開始馬上行動，趕快行動起來~
3、電子與紙質文件對應一致
為了提高文件檢索的效率，紙質與電子文件需各存一份，建議大家編制一份資料目錄表，可按照年份、業(yè)務類型等科目進行編號存儲，科學有效的檔案管理方式會讓將來的工作事半功倍。
需要注意的是，電子文件修改之后一定要記得及時更新紙質文檔的內(nèi)容。
4、打造文檔統(tǒng)一安全存儲平臺
信息化辦公已逐漸植入各行各業(yè)，電子化存儲比紙質資料檢索查閱更方便，打造文檔統(tǒng)一安全存儲平臺將分散的文件資料全面收集存儲，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。
如果你還沒有很好的檔案管理方法，可以借助一些專業(yè)服務的平臺實現(xiàn)科學高效的文件數(shù)據(jù)管理。
同步上傳：通過平臺創(chuàng)建的事務性工作文件自動同步保存在【文檔管理】，一鍵聯(lián)動修改，即時更新保存，確保文件數(shù)據(jù)安全，提升文件共享效率。
目錄分類：按照業(yè)務類型進行文件夾目錄結構歸檔。存儲加密：采取加密存儲，防止文件外泄與非法擴散，保障信息披露數(shù)據(jù)安全。
安全備份：數(shù)據(jù)庫、文件備份還原，預防物理設備損壞危機數(shù)據(jù)與文件安全。
權限管理：權限分配，各盡其責，分為可見、創(chuàng)建文件、修改、下載、刪除權限類型，保障重要文件數(shù)據(jù)安全存儲。
總之，將現(xiàn)代信息技術融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案資料的保密性。
可愛的你還有什么優(yōu)秀的檔案管理方法，記得也分享給我們噢~~
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