編注：本文節(jié)選自少數(shù)派付費(fèi)欄目 Power+。Power+ 聚焦于效率工具和生產(chǎn)力技巧的挖掘，輔以對 App、數(shù)字生活方式的探討，以每周 4 次、總計(jì)超過 300+ 期的頻率更新，為你提供源源不斷的生產(chǎn)力補(bǔ)給包，幫你解決具體的、直接關(guān)系到每天生活工作的痛點(diǎn)。
文件管理里有許多瑣碎的事要做，比如：
如果有一個(gè)全自動(dòng)的文件管理工具，它能夠幫你把所有的文件分門別類地放好、給重要的文件加密、還能給文件轉(zhuǎn)格式，會(huì)不會(huì)迫不及待地想嘗試一下？
DropIt 就是這樣一款全自動(dòng)工具，來看一下它如何把各種文件給瞬間歸類：
這只是今天要介紹的進(jìn)階用法的示例之一。在這篇文章，我會(huì)為大家進(jìn)一步介紹如何用 DropIt 管理文稿、圖片、歸檔，形成適合自己的工作流。
我們先要了解一下 DropIt 的基本組成部分：
*.rar;*.zip;*.7z；操作是你想對文件進(jìn)行的動(dòng)作，比如「重命名」「移動(dòng)」等；最后是這個(gè)操作的具體配置，不同的操作有不同的配置選項(xiàng)；最后，將文件拖到 DropIt 的圖標(biāo)上，就文件會(huì)根據(jù)這些協(xié)議進(jìn)行相應(yīng)的動(dòng)作。
圖中可以看到，在 DropIt 的配置文件中，協(xié)議沒有先后順序，一個(gè)文件每次只會(huì)應(yīng)用一條協(xié)議，符合一條規(guī)則之后執(zhí)行對應(yīng)的操作，所以無法用來做工作流。
與其說它是一條生產(chǎn)線，倒不如說是一個(gè)分揀工具。
那么如何才能讓 DropIt 發(fā)揮最大價(jià)值呢？我拿自己的例子來幫助各位擴(kuò)展思路。
作為一個(gè)效率工具，如何快捷調(diào)用它是一個(gè)重要的問題。在調(diào)用方面，DropIt 提供了 2 種方式：
DropIt 的默認(rèn)使用方式是將文件拖動(dòng)到圖標(biāo)上，開始進(jìn)行處理。這樣的處理方式很順手，代價(jià)是 DropIt 的圖標(biāo)會(huì)遮擋一部分屏幕。
而在 Windows 的右鍵菜單中，內(nèi)置了一項(xiàng)「發(fā)送到」功能。由于它的默認(rèn)選擇很少，除了「發(fā)送到桌面」以外都很雞肋，經(jīng)常被人忽視。
由于 DropIt 的操作全都是針對文件的，所以 DropIt 順理成章地把所有配置文件都放到了右鍵的「發(fā)送到」菜單中。這使得 DropIt 本身不在運(yùn)行時(shí)也可以正常使用它。
而另一個(gè)快捷調(diào)用 DropIt 的方法是：選中文件，「右鍵 - 發(fā)送到 - 具體動(dòng)作」，同樣可以對文件進(jìn)行操作。
這個(gè)快捷菜單的出現(xiàn)，讓 DropIt 不必長期運(yùn)行，不需要開機(jī)啟動(dòng)，也能像使用系統(tǒng)自帶的功能一樣進(jìn)行快捷操作。
DropIt 在執(zhí)行命令前，會(huì)掃描一遍文件，并把即將做的操作匯報(bào)一遍。確認(rèn)后才會(huì)執(zhí)行。
如果你希望點(diǎn)擊按鈕后立即執(zhí)行任務(wù)，可以在設(shè)置中勾選「加載好后立即開始處理」。這樣就無需再次確認(rèn)了。
當(dāng)然，這需要你了解你創(chuàng)建的協(xié)議會(huì)產(chǎn)生什么后果，否則容易誤處理文件。
DropIt 不僅可以單獨(dú)執(zhí)行，還能配合其他支持命令行的軟件一起使用。這里推薦一款知名命令行圖片處理工具 IrfanView。DropIt 和 Irfanview 結(jié)合恰好可以幫我完成這些工作，對圖片進(jìn)行簡單的批量處理。
下面就以批量處理圖片的兩個(gè)場景為例：
當(dāng)你在文章中需要用到一些實(shí)物照片的時(shí)候，就要注意了。
這些照片中很可能包含各種額外的 EXIF 信息，比如拍攝日期、相機(jī)型號、地理位置等信息。這些信息本身是無害的，但如果直接分享就很有可能泄露個(gè)人信息，分享之前可以先在本地將照片中的 EXIF 信息批量清除。
這里需要配合 IrfanView 這款輕量圖片工具一起使用，可以在官網(wǎng)下載到漢化包。
至于為什么要用 IrfanView？因?yàn)樗粌H是一個(gè)僅有 1.6 MB 大小的圖片瀏覽、轉(zhuǎn)換、編輯工具，它還支持各種命令行操作，IrfanView 在根目錄下提供了一個(gè) i_options.txt 文件，里面列出了所有支持的命令行選項(xiàng)。
如果我們只是需要分享單張照片，可以手動(dòng)做下面這些操作：
雖然只有幾個(gè)步驟，但是不能每一張照片都手動(dòng)處理一遍，這樣未免也太耗時(shí)了。接下來看看什么才是高效操作。
我們需要在 DropIt 配置文件中新增一個(gè)協(xié)議，配置如下：
"C:\Program Files\IrfanView\i_view64.exe" "%File%"/jpg_rotate=(0,1,0,1,0,0,1,0)/cmdexit說明一下最后這段命令的意思："C:\Program Files\IrfanView\i_view64.exe" 是 IrfanView 的安裝目錄，如果你使用的是綠色版，需要修改到它的位置。"%File%" 是 DropIt 內(nèi)置的變量，意思是「不包含擴(kuò)展名的文件名」，這些內(nèi)置變量是可以直接選擇的，不用記住。/jpg_rotate=(0,1,0,1,0,0,1,0) 是 IrfanView 的提供選項(xiàng)，0 和 1 分別代表不同選項(xiàng)的開關(guān)。第 7 項(xiàng)的 1 是「清除全部標(biāo)記」，第 8 項(xiàng)的 0 是「不保留 EXIF」。其他選項(xiàng)的意思可以在 i_options.txt 中查到，這里不做贅述。cmdexit 是指執(zhí)行完操作后，自動(dòng)關(guān)閉窗口。
保存這條協(xié)議，把圖片拖到 DropIt 的圖標(biāo)上，即可實(shí)現(xiàn)批量清除圖片 EXIF 了。這個(gè)操作會(huì)覆蓋原圖，所以在嘗試執(zhí)行前對照片做好備份。
你可以在這里下載 清除圖片 EXIF 的配置文件。
我負(fù)責(zé)的文章經(jīng)常需要用 Photoshop 制作題圖。收集到的素材有部分是 PSD 格式的，如果我希望看到一張縮略圖，那么我不得不打開 Photoshop 看一眼，保存為 PNG，然后再打開另一個(gè)……很多圖片轉(zhuǎn)換工具僅提供圖片格式之間的互相轉(zhuǎn)換，比如 JPG 轉(zhuǎn) PNG、GIF 轉(zhuǎn) JPG 等。但是面對 PSD 這種格式的文件，很多圖片轉(zhuǎn)換工具就無能為力了。一個(gè)一個(gè)打開 PSD 再逐個(gè)保存，實(shí)在是件麻煩事。
其實(shí)配合 IrfanView，就可以把 Photoshop 的 PSD 源文件直接轉(zhuǎn)換為 PNG 格式的圖片。
先在 i_options.txt 文件找到圖片格式轉(zhuǎn)換的指令——
i_view32.exe c:test.bmp /convert=c:giftest.gif
解釋一下這段代碼：使用 IrfanView 工具，將 C 盤中的 test.bmp 文件轉(zhuǎn)換為 giftest.gif 文件。
我把這段代碼放進(jìn) DropIt 中，稍作修改，就變成了一個(gè)新的配置文件——
"C:\Program Files\IrfanView\i_view64.exe" "%File% /convert=%ParentDir%\%FileName%.png"最后保存配置文件即可。
這樣，你就可以用 DropIt 實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換圖片格式功能了。無需打開 PSD 就可以將 PSD 源文件直接轉(zhuǎn)為 PNG 格式的圖片。
你可以在這里下載 圖片轉(zhuǎn)換的配置文件。
在之前的《用 DropIt 管理你的所有的下載文件 | 工作日志》中提到，處理文件需要對文件做一定的分揀，比如之前提到的歸檔下載文件、批量刪除時(shí)間較久的的文件、將特定素材放入素材庫等操作。這些都是對雜亂的文件進(jìn)行的大范圍操作。有沒有什么方法可以按照文件內(nèi)容進(jìn)行更精細(xì)化的分揀呢？DropIt 提供了一項(xiàng)「檢測文件內(nèi)容」的功能，非常實(shí)用。
在我工作期間，文稿的存放位置基本上是固定的。由于我將桌面設(shè)為了堅(jiān)果云的同步文件夾，所以當(dāng)前的工作文件都會(huì)先存放到桌面上。等到工作結(jié)束后，再將文件進(jìn)行一一歸類。早期我是手動(dòng)將文件放進(jìn)硬盤，由于我并不完全按照文件類型分類，所以要了解文件內(nèi)容才能分類，文件一多還是挺費(fèi)精力的。但有了 DropIt 之后這項(xiàng)工作就完全交給它了。
拿我這段時(shí)間經(jīng)常用到的 *.md 文件舉例，這些主要分為三種——寫稿、改稿、派早報(bào)。那么最符合我習(xí)慣的分揀策略是「將這三種 md 文件歸類到對應(yīng)的文件夾，其他的 md 文件放在原處」。
所以我在一個(gè)配置文件中，制定了三條協(xié)議，只有目標(biāo)位置有所不同——
"%ParentDir%\寫稿""%ParentDir%\改稿""%ParentDir%\派早報(bào)"不過只是這樣做顯然會(huì)產(chǎn)生沖突，因?yàn)?DropIt 無從判斷應(yīng)該放進(jìn)哪一個(gè)文件夾，所以在「規(guī)則」中還需要添加一些篩選條件。
符合直覺的篩選方法是按文件類型和文件名，但是這里需要分揀的是同類型的文件，前者是無效的。而后者需要你對每一個(gè)文檔進(jìn)行詳細(xì)的命名，如果沒有好好命名的習(xí)慣是做不到的。那應(yīng)該怎么辦呢？
在 DropIt 的操作中提供了一項(xiàng)「檢測文件內(nèi)容」，簡直是懶人的神器。只需要在三個(gè)規(guī)則中各添加一個(gè)「寫稿」「改稿」「派早報(bào)」的關(guān)鍵詞，它在分揀時(shí)就會(huì)自動(dòng)識(shí)別 Markdown 文檔中的內(nèi)容是否包含這幾個(gè)關(guān)鍵詞，然后將符合關(guān)鍵詞的文件，放進(jìn)指定的文件夾。
這條配置文件就制作完成了！試著運(yùn)行一下這條配置文件，看看最終的效果——
在這個(gè)例子中只有 7 個(gè)測試文件，原本需要 1 分鐘的時(shí)間進(jìn)行手動(dòng)分揀，而現(xiàn)在只用了 5 秒鐘，在執(zhí)行效率方面，高下立判。
可以說，DropIt 把我從無盡的整理工作中解脫出來，以更高的效率完成了分揀這件事。
在上面這三條協(xié)議中有一個(gè)問題，不知道各位發(fā)現(xiàn)了沒有。
在一個(gè)配置文件中可以設(shè)定多條協(xié)議來篩選文件，但 多條協(xié)議之間可能會(huì)產(chǎn)生沖突，比如設(shè)置 *.jpg 文件移動(dòng)到子文件夾，又設(shè)置 *.jpg 文件放進(jìn)壓縮包。如果運(yùn)行這個(gè)配置文件，它會(huì)在掃描文件階段出現(xiàn)一個(gè)提示項(xiàng)，真正執(zhí)行前讓你再做一次選擇。簡而言之，DropIt 采用的是「一個(gè)文件一次應(yīng)用一條協(xié)議」。
如何才能讓某個(gè)協(xié)議優(yōu)先執(zhí)行呢？答案是提高優(yōu)先級。當(dāng)這些協(xié)議有沖突之處時(shí)，可以在配置文件中提高某條協(xié)議的優(yōu)先級（右上角的星號），或是在規(guī)則一欄添加 # 和 ## 來區(qū)分文件和文件夾，變相提高了協(xié)議的優(yōu)先級。如果沒有指定優(yōu)先級，在執(zhí)行任務(wù)時(shí)也可以手動(dòng)選擇。
在上面這個(gè)例子中，通過三條協(xié)議完成細(xì)致的劃分之后，需要 提高這三條協(xié)議的優(yōu)先級，讓它們優(yōu)先執(zhí)行。此外，還需再添加一項(xiàng)通用協(xié)議，讓其余的 *.md 文件留在原地。這樣就可以使適用范圍更廣，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)的精細(xì)化分揀了。
這項(xiàng)技巧可以很方便地運(yùn)用到自己的工作流中。「檢測文件內(nèi)容」功能的普適性非常強(qiáng)，即便是同類型的文檔，也會(huì)多多少少帶有獨(dú)特的字符串。比如篩選 Word 文檔時(shí)，可以用「合同」「表格」「清單」等關(guān)鍵詞進(jìn)行非常詳細(xì)的篩選工作。
你可以在這里下載 一鍵分類少數(shù)派稿件。
壓縮包是我們經(jīng)常用的一種文件形式，可以將不用的文件打包為一個(gè)文件，歸檔存放起來。但是在幾乎所有的壓縮包軟件中，只能實(shí)現(xiàn)「選中文件 - 壓縮」這樣的兩步操作。如果我想把超過一個(gè)月的文件打包起來，是不是要先挨個(gè)查看一遍文件？如果我想把重要的工作文檔加密保存，是不是需要一個(gè)一個(gè)輸入密碼，打包壓縮？
在 DropIt 中，你可以很快完成這些工作，比如直接設(shè)置一項(xiàng)「訪問時(shí)間 > 7 天」來對這些文件進(jìn)行處理，或是批量對文件進(jìn)行加密。
想要批量完成壓縮操作，我有兩種常用的方法。只需在操作中選擇「壓縮」，在目標(biāo)文件夾輸入框中輸入：
至于解壓縮功能，DropIt 除了支持 7z、RAR、ZIP 等常見的壓縮包格式，還支持 DMG、ISO、WIM、VHD 等多達(dá) 38 種的歸檔文件格式。如果有什么壓縮包文件是你目前使用的解壓縮軟件無法打開的，不如用 DropIt 試一試。
在電腦中總有一些不愿意被人看到的文件。比如重要的身份信息、證件照片、需要保密的工作文件等。這些文件可能并不經(jīng)常使用，直接放在文件夾里又很容易被 Everything 等工具直接檢索到，應(yīng)該如何保證這些文件的安全性呢？
DropIt 提供了兩種對文件進(jìn)行加密的思路，一種是傳統(tǒng)的 7z 壓縮包加密方法，另一種是安全性更高的 AES 加密法。在操作中選擇「加密」，并在左側(cè)輸入密碼，還可以選擇「處理完成后，刪除源文件」，這樣就可以將加密文件安全地儲(chǔ)存起來。
7z 的壓縮加密方式與常規(guī)的壓縮包無異，我通常用 7z 來歸檔一些不適合直接放在電腦中顯示的文件。如果你需要更高的安全性，也可以選擇 AES-256、RC4 等其他加密方法，使用這種加密方式時(shí)，會(huì)生成 fcrt 格式的加密文件，解密時(shí)也需要用到 DropIt 的解密操作，適用范圍就小了很多，因此推薦采用 7z 的加密方式。
你可以在這里下載 加密 & 解密的配置文件，加密的默認(rèn)密碼為 123，可以自行在協(xié)議中進(jìn)行修改。
本文提供了一些示例的配置文件，放在了每一段的結(jié)尾。如何使用這些配置文件呢？
首先找到 DropIt 的安裝目錄，默認(rèn)位置是 C:\Program Files\DropIt\。它的配置文件存放在這個(gè)目錄下的 Profiles 文件夾中，也就是 C:\Program Files\DropIt\Profiles\ 目錄中，再打開 DropIt 就可以看到配置文件了。
DropIt 可以做到的事情非常多，還能使用其他軟件的命令行功能作為功能上的補(bǔ)充，在文件管理方面是一把好手。
正如標(biāo)題所言，你可以僅靠這一款工具，打造出一個(gè)全自動(dòng)的文件管理體系。
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