什么是校志
校志是方志中的一種，方志，是記載一方之書的名稱。它以一定的行政區(qū)域作為記述的范圍。方，即地方、區(qū)域。志，是記錄、記載、記事的文章或書籍。顧名思義，校志就是記載一校之書。有人把方志稱作地方的百科全書，那么，校志也是一個(gè)學(xué)校的百科全書。這就要求把學(xué)校沿革、行政、教育、教學(xué)、總務(wù)、勤工儉學(xué)等各項(xiàng)內(nèi)容記錄下來(lái)。
一、校志的體例
（一）校志體例的要素
我們編寫的校志姓“志”，必須符合志的特點(diǎn)。中國(guó)地方志指導(dǎo)小組制定的《新編地方志工作條例》規(guī)定，新志書的體例主要包括以下內(nèi)容：
第一、區(qū)域性，嚴(yán)格以行政區(qū)劃為限，突出地方特點(diǎn)；
第二、歷史與現(xiàn)實(shí)兼顧，以現(xiàn)實(shí)為主；
第三、橫排豎寫，橫豎結(jié)合，以橫為主；
第四、新志書包括記、志、傳、圖、表、錄六種體裁；
第五、記實(shí)性、以記實(shí)敘事為己任，寓褒貶于敘事之中。
不難看出，上述五個(gè)方面，第一、二條講內(nèi)容，第三條講結(jié)構(gòu)，第四條講體裁，第五條講文體。而后三條均是就志書的形式而言?？疾旄鞣N方志，它們與其他著作在形式上的區(qū)別，主要表現(xiàn)在體裁、結(jié)構(gòu)、文體三個(gè)方面。因而，可以說(shuō)，體裁、結(jié)構(gòu)、文體是志書體例的三大要素。只有掌握了這三大要素，才能編寫出合乎志體的校志來(lái)。
二、校志的結(jié)構(gòu)
要研究校志的結(jié)構(gòu)，首先要弄清為什么叫“校志”而不叫“校史”，要弄清為什么叫“校志”不叫“校史”首先要弄清“史”與“志”的區(qū)別。
“史”與“志”同屬于社會(huì)科學(xué)，它們的思想性、科學(xué)性、地域性是共同的。
“史”與“志”，又分屬不同的學(xué)科：
“史”為歷史學(xué)，要求史論結(jié)合，要求作者在占有大量資料的基礎(chǔ)之上，對(duì)歷史事件、人物進(jìn)行分析研究，發(fā)表作者看法，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，可述可論，多為一人之作。
“志”為編纂學(xué)，重在編纂，把多方面資料搜集、整理、考核，然后分門別類地記載下來(lái)，保存真實(shí)可靠資料。不論證，不議論，寓褒貶于記述之中，述而不論，多為集體編纂。
“史”是探索規(guī)律的，“志”是編纂資料的，用資料反映規(guī)律。這一點(diǎn)比史更難，要求更高。
隔代修史，當(dāng)代修志，“史”遠(yuǎn)而“志”近。
“史”是一條線，簡(jiǎn)，以縱為主，縱寫，采用歷史分期法，史體縱看。
“志”是一大片，繁，先橫后縱，以橫為主，橫寫，不采用歷史分期法，志體橫看。
“史”與“志”，在編纂結(jié)構(gòu)上各有自己的特點(diǎn)，它們之間的關(guān)系又是辯證的。古人所謂志為史之積，史為志之成，就是指這種辯證關(guān)系。
從上述“史”與“志”的不同點(diǎn)來(lái)看，基本上可以了解編纂“校志”與“校史”的要求是大有區(qū)別的。
我們編寫的校志，而不是校史，這是由于：我們的校志主要寫建國(guó)后學(xué)校發(fā)展變化和各方面的工作情況，有些老學(xué)校早在清代或民國(guó)時(shí)期便已建校，建校歷史有的已長(zhǎng)達(dá)幾十年，作為一部校志，這些老學(xué)校的建國(guó)前的歷史當(dāng)然不能不寫，但主體部分是記述建國(guó)后五十年來(lái)的學(xué)校情況，所以編寫“校志”符合“當(dāng)代修志”的要求，也更為得體。第二、編寫校志，要求成為“學(xué)校資料大全”，要豎記建校以來(lái)各個(gè)歷史時(shí)期的學(xué)校情況，橫寫學(xué)校各項(xiàng)教育、教學(xué)工作、文體衛(wèi)生保健工作、學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)與管理和總務(wù)工作、勤工儉學(xué)工作等等，要求豎不斷線，橫不缺項(xiàng)。這些正是志的要求。第三、要求用記述體，記而不議。要通過(guò)記述各個(gè)時(shí)期各個(gè)方面的資料來(lái)反映學(xué)校教學(xué)規(guī)律、學(xué)校的成績(jī)與缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以及功過(guò)得失。而要做到這些，必須采用“志”的結(jié)構(gòu)，要求寫校志而不是寫校史。
三、校志的體裁
志書一般包括記、志、傳、圖、表、錄六種體裁。
記：就是通常所說(shuō)的“歷史大事記實(shí)”或“大事記”。（如記述簡(jiǎn)單，只記發(fā)生時(shí)間和事，極少涉及事的具體前因后果或中間經(jīng)過(guò)的叫“大事年表”，屬于“表”。）大事記在志書中占用重要地位，是志書的總綱。它以時(shí)間為經(jīng)，以事件為緯，在一部志書中能起到提綱挈領(lǐng)、總括全貌的作用。
志：是志書的主體。一般采用記事本未體，對(duì)一個(gè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)與管理、學(xué)制與學(xué)生、教職工、思想政治教育、教學(xué)工作、總務(wù)工作、文體衛(wèi)生保健工作、校辦工廠、農(nóng)（林）場(chǎng)等方面的歷史和現(xiàn)狀，進(jìn)行分門別類的記述。
傳：指人物傳記。對(duì)人物的記述，自古以來(lái)在史、志中就占有重要的位置。漢代史學(xué)家司馬遷所著的《史記》，全書130卷，其中列傳有70卷，占全書卷數(shù)的54%。事類相從，又有數(shù)人和傳。實(shí)際上是“記”的未盡事宜的補(bǔ)充。我們的校志，記述人物部分雖然不能象方志、部門志占的比重那樣大，但寫好人物傳，記述好人物，仍是十分重要的。根據(jù)生不立傳的原則，新編校志只對(duì)故去的符合立傳標(biāo)準(zhǔn)的人物寫人物傳記，對(duì)于符合立傳標(biāo)準(zhǔn)但尚健在的人物可寫人物簡(jiǎn)介。
表：在史志著述中有職官表、戰(zhàn)爭(zhēng)表、條約表、還有人物表等。表可以收到簡(jiǎn)明易覽之效，文省而事明，十分有利于記述。校志中可以列出諸如歷屆學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員表、歷年職工一覽表、歷屆學(xué)生畢業(yè)升學(xué)人數(shù)表、學(xué)校經(jīng)費(fèi)使用情況表、學(xué)校勤工儉學(xué)收支表等。
圖：圖在志中的作用不亞于表。章學(xué)城認(rèn)為圖是史志中“無(wú)言之史”。它可以表現(xiàn)文字所難以表現(xiàn)的事物。校志中可以適當(dāng)?shù)嘏湟詧D，可以使人耳目一新，一目了然。校志中可以繪制學(xué)校平面圖、比較圖；尤其是利用現(xiàn)代照相技術(shù)，攝制各種圖片，如學(xué)校校門圖片、校舍照片、人物照片、師生各種活動(dòng)照片等。利用完美的圖像和照片，反映和表述學(xué)校各方面的面貌與辦學(xué)成就，做到圖文并茂，不僅為校志增輝，而且能作傳代的重要史料。
錄：也叫附錄。它包括兩個(gè)內(nèi)容：一是對(duì)于不夠立傳標(biāo)準(zhǔn)的人物和占有的人物事跡少而不夠立傳，但又應(yīng)加以記述的，可以編制名錄，或英明錄；二是對(duì)不宜歸類又需要記載的事物，可歸為附錄或雜記，如重要文件摘編、專題材料、文存等。
校志中的序言、凡例、跋、和雜記，是校志中的附屬部分，但也是不可少的。
序言：也叫“前言”?！?序”通常以敘緣起、宣宗旨、作總評(píng)為得體，應(yīng)該是一篇很精粹的很漂亮的用以交代編寫背景、簡(jiǎn)明指導(dǎo)思想與作法、它是一部志書的頭一篇文字，應(yīng)當(dāng)短小精悍。
一般序言往往請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)寫，也可請(qǐng)與本校有關(guān)系的有名望的人寫，如老校友、往屆老校長(zhǎng)、老教師等。
凡例：是說(shuō)明本部校志的內(nèi)容和編纂體例的文字。如校志的內(nèi)容與章節(jié)的安排，校志的結(jié)構(gòu)與體例，有關(guān)校志中的一些資料數(shù)字的運(yùn)用的說(shuō)明等，總之對(duì)讀者閱讀時(shí)可能遇到的問(wèn)題給以說(shuō)明，對(duì)讀者運(yùn)用本書時(shí)可能遇到的困難給以指導(dǎo)。文字必須力求扼要，做到有的放矢。
跋：也叫后記。多數(shù)都是追敘編纂過(guò)程，對(duì)贊助人員表示謝意，對(duì)讀者表示謝遜，向有識(shí)之士征求意見(jiàn)。也應(yīng)該寫成一篇極為簡(jiǎn)要的文字，使人讀后可以回味。
雜記：把不能入校志各部分的內(nèi)容而又有必要記載和保存下來(lái)的有關(guān)資料列入雜記之中。有的納入“錄”中。有的不設(shè)雜記而設(shè)“重要文件摘抄”或叫“文存”。雜記不宜多，所記內(nèi)容應(yīng)有史料價(jià)值和參考作用。文件摘抄或文存，要注意挑選。學(xué)校中重要的行之有效的規(guī)章制度，學(xué)校黨政、工會(huì)對(duì)學(xué)校某一方面工作做出重要決策或進(jìn)行改革的有關(guān)文件，與國(guó)內(nèi)外或省市兄弟學(xué)校簽訂的友好協(xié)議，教師的重要學(xué)術(shù)論文，獲得良好效果的公開課的教案等等，都可以納入文存中加以保存。
四、校志的文體。校志，屬記實(shí)性的文體。志者，記也。它以記實(shí)敘事為己任，寓褒貶于敘事之中。
五、編寫校志的原則
1、實(shí)事求是的原則。
過(guò)去史學(xué)家提出寫史修志要“秉筆直書”，存真求實(shí)，對(duì)人對(duì)事，不作曲筆，不作虛虧，不作溢美和贈(zèng)垢，不為親者諱，一是一，二是二。秉筆直書本身并沒(méi)有錯(cuò)誤，但在理解與運(yùn)用上確實(shí)存在過(guò)一定的片面性，也容易導(dǎo)致客觀主義的毛病，這對(duì)編寫新方志是有害的。因而，在1983年5月召開的全國(guó)縣志座談會(huì)上，經(jīng)過(guò)討論，大家一致認(rèn)為還是提“實(shí)事求是”好。中國(guó)地方志領(lǐng)導(dǎo)小組副組長(zhǎng)梁寒冰同志說(shuō)：“春秋時(shí)期稱董狐最為秉筆直書的人，其實(shí)也不是那么回事，在封建社會(huì)為王者諱，為尊者諱，我們今天也要有所諱。不利于黨的利益和人民利益的就要諱，我們是馬克思主義者，不是客觀主義者，不利于社會(huì)主義的就不能直書”。梁寒冰同志還說(shuō)：“‘文化大革命’能不能直書？我看不能，‘文革’期間的許多事不能寫，那時(shí)的許多照片也不能登，我們應(yīng)有所諱，任何社會(huì)，任何階段都有所諱。馬克思主義要求我們維護(hù)人民的利益。我們認(rèn)為用‘實(shí)事求是’的提法好，不用秉筆直書這個(gè)詞”。實(shí)事求是，就是要真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)時(shí)的歷史，在事實(shí)的基礎(chǔ)上通過(guò)“求”的過(guò)程，來(lái)達(dá)到“是”，引出符合事物發(fā)展的客觀規(guī)律。所謂“求”，就是運(yùn)用馬克思列寧主義、毛澤東思想的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方法對(duì)社會(huì)的和自然的各種事物和現(xiàn)象進(jìn)行分析、研究。實(shí)事求是并不是說(shuō)凡是歷史上發(fā)生過(guò)的“事實(shí)”都可以入志。一定要認(rèn)真地進(jìn)行調(diào)查研究，透過(guò)現(xiàn)象探討本質(zhì)，取“是”而去“非”，有利于兩個(gè)文明建設(shè)的就記，不利于此的就棄。
2、詳今略古、突出時(shí)代精神的原則。
我們只要較多地翻閱一下舊志書，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，它們記人載事的時(shí)間上，都是統(tǒng)合古今和詳今略古的，這已經(jīng)形成方志的一個(gè)傳統(tǒng)和慣例。統(tǒng)合古今、詳今略古，是方志的一個(gè)共性。我們編寫校志，統(tǒng)一規(guī)定上限從建校之日寫起，包括學(xué)校的前身，下限寫到2012年底。這就要求寫清楚各個(gè)學(xué)校建校以來(lái)的沿革和發(fā)展。對(duì)于一些老學(xué)校來(lái)說(shuō)，就要寫清幾十年的情況。但是，對(duì)幾十年的辦學(xué)過(guò)程，不能不分輕重地記述，各個(gè)時(shí)期不能平分秋色。建國(guó)前的情況應(yīng)當(dāng)略，建國(guó)后情況應(yīng)當(dāng)詳。十一屆三中全會(huì)以前的情況應(yīng)當(dāng)略，十一屆三中全會(huì)以后情況應(yīng)當(dāng)詳。這個(gè)原則并不是因?yàn)檫^(guò)去的資料少、不好搜集才提出來(lái)的，而是從編寫校志的目的出發(fā)提出這個(gè)原則的，這里所說(shuō)的“略”，并不是說(shuō)可以忽略不說(shuō)，而是要求對(duì)解放前學(xué)校的情況作簡(jiǎn)要記述。從實(shí)際出發(fā)，做到縱不斷線。對(duì)解放前的辦學(xué)情況，也不是說(shuō)可以不分內(nèi)容，統(tǒng)統(tǒng)略寫。比如對(duì)于黨在這個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)生運(yùn)動(dòng)，對(duì)于師生所進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育和愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)內(nèi)容，不但不能略，還應(yīng)該盡量作詳細(xì)的記載。對(duì)于日本帝國(guó)主義控制學(xué)校時(shí)所進(jìn)行的奴化教育，也不應(yīng)當(dāng)略。如果對(duì)這部分內(nèi)容記述得過(guò)于簡(jiǎn)略，就不能很好地揭露帝國(guó)主義侵略中國(guó)的罪行，以激勵(lì)學(xué)生為祖國(guó)而學(xué)習(xí)的熱情。
校志的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)把重點(diǎn)放到建國(guó)以來(lái)的辦學(xué)情況上。這50年來(lái)黨領(lǐng)導(dǎo)下的社會(huì)主義教育，有很大成績(jī)，也有許多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)值得加以總結(jié)，從而作為進(jìn)行教學(xué)改革、辦出本校特色的借鑒。50年來(lái)，我們學(xué)校經(jīng)歷了艱難曲折的歷程，但是總的來(lái)說(shuō)，是蓬勃發(fā)展、欣欣向榮的。各校在貫徹黨的教育方針中，經(jīng)過(guò)師生的共同努力，取得了很大成績(jī)，為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)了大批的有用人才，應(yīng)當(dāng)載入史冊(cè)。在編寫校志時(shí)，必須突出時(shí)代的特點(diǎn)。使別人看了這本校志，更加熱愛(ài)黨、熱愛(ài)社會(huì)主義，堅(jiān)定不移跟黨走，堅(jiān)定改革的信心。
3、突出本校特色的原則。
方志，是記載一方之書的名稱。它以一定的行政區(qū)域作為其記述的范圍。方，即地方、區(qū)域。志，是記載、記錄、記事的文章或書籍。顧名思義，校志就是記載一校之書。有人把方志稱作地方的百科全書。那么，校志也應(yīng)當(dāng)成為一個(gè)學(xué)校的百科全書。這就要求把學(xué)校沿革、行政、教育、教學(xué)、總務(wù)、勤工儉學(xué)等各項(xiàng)內(nèi)容都包括進(jìn)去。但是，在進(jìn)行全面記述的時(shí)候，必須突出本校的特色。
有的同志說(shuō)，我們學(xué)校沒(méi)有什么特點(diǎn)。這是對(duì)本校缺乏深入了解、沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真研究的一種看法，實(shí)際上是一種誤解。 辯證唯物主義告訴我們，共性存在于個(gè)性之中，矛盾的普遍性存在于矛盾的特殊性之中。任何事物，之所以能夠存在，就是由于有它的特殊性。如果這個(gè)事物沒(méi)有自己的個(gè)性，它也就沒(méi)有任何存在的價(jià)值。不論哪個(gè)學(xué)校，總有它特殊的地方，總有不同于其他學(xué)校的地方，這就是它的特色。不過(guò)，各個(gè)學(xué)校的特色有多有少之分，有程度的差別。如果校志不能反映出本校的特色，那么，這本校志就失去了它的價(jià)值。
4、述而不評(píng)、寓評(píng)于敘的原則。
述而不評(píng)、寓評(píng)于敘本來(lái)是個(gè)文體問(wèn)題，我們作為編寫校志的原則鮮明地提出來(lái)，并不是因?yàn)樗闹匾钥梢酝皫讞l原則并列，而是由于發(fā)現(xiàn)在編寫校志的過(guò)程中，這方面存在的問(wèn)題比較多，常常被大家忽視。一些校志的初稿，寫成了總結(jié)報(bào)告，包括優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、今后打算等，一些學(xué)校的校志，寫成了講話稿，或者是學(xué)術(shù)論文、離開事實(shí)，空發(fā)議論，這種寫法不合志體的要求。
什么叫志體呢？志體就是方志的文體。這種文體要求志書樸實(shí)無(wú)華、不加雕琢、不發(fā)議論地載述當(dāng)?shù)氐娜恕⑹?、物，使讀者一目了然就可以了。翻看過(guò)去的志書，就會(huì)知道，述而不評(píng)，寓評(píng)于敘是志書的慣例。《春秋左傳》中有這樣一段記載：齊國(guó)大夫崔杼殺死了他的國(guó)君莊公，齊國(guó)太史寫到：“崔杼弒其君”。崔杼對(duì)這個(gè)“弒”字很有意見(jiàn)，要太史重新寫。太史以職責(zé)所在，不同意改，崔杼就把他殺了。太史死后，他的大弟繼任，仍然書其事曰“崔杼弒其君”，崔杼又讓他改，他仍不答應(yīng)，因而也被殺。后來(lái)，他二弟繼任，也不肯改，他仍不答應(yīng)，又被殺。三弟再繼任，仍直書“崔杼弒其君”，崔杼無(wú)奈，只好作罷。這幾任太史對(duì)崔杼殺國(guó)君的事都未作任何評(píng)論，只直書其事，就使崔杼恨之入骨，連殺三人?？梢?jiàn)，述而不評(píng)還是很有力量的。
述而不評(píng)、寓評(píng)于敘并不是客觀主義的記述，述而不評(píng)也不是“述而不作”。相反，我們編寫“三新”的志書，必須要有鮮明的無(wú)產(chǎn)階級(jí)立場(chǎng)、觀點(diǎn)、評(píng)論、規(guī)律、是非、褒貶，都要寓于事實(shí)的記敘之中，切忌空發(fā)議論。觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一，思想性和科學(xué)性的統(tǒng)一，都體現(xiàn)在敘述的事實(shí)之中。讓記載的事實(shí)本身來(lái)體現(xiàn)編寫者的立場(chǎng)、觀點(diǎn)，體現(xiàn)是非功過(guò)、褒貶揚(yáng)抑。堅(jiān)持讓事實(shí)說(shuō)話，堅(jiān)持讓資料說(shuō)話，做到語(yǔ)不空發(fā)。齊國(guó)的幾任太史雖然都沒(méi)有發(fā)議論，但他們用“弒”這個(gè)貶義詞，來(lái)表述臣?xì)⒕⑾路干?，就表明了這件事的性質(zhì)。
在執(zhí)行述而不評(píng)、寓評(píng)于敘，在事實(shí)的敘述中，一定要體現(xiàn)出這個(gè)“評(píng)”字，要通過(guò)對(duì)資料的選擇、使用、表現(xiàn)出我們的傾向性，勇于揭示事物的客觀規(guī)律。凡需要?dú)w納、綜合，上升到規(guī)律的說(shuō)明時(shí)，應(yīng)當(dāng)作出必要的歸納和綜合，給予理論性的說(shuō)明。這種理論的概括，要建筑在充分?jǐn)⑹鍪聦?shí)的基礎(chǔ)上，要精當(dāng)簡(jiǎn)要，“少而精”。
六、資料的來(lái)源。
一是文字記載的資料，如檔案館、博物館、圖書館收藏的各種文件、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、章程、報(bào)紙、雜志、書刊等。二是通過(guò)文字記錄的口述資料，也就是通稱的口碑資料，如訪問(wèn)錄、回憶錄、座談?dòng)涗?、個(gè)人自述以及各種傳說(shuō)記錄等。三是實(shí)物資料，有文物、考古、圖片、獎(jiǎng)狀、證明、證件等。
在這三種資料來(lái)源中，文字記載的資料是最基本的，是修志的重要材料，因此對(duì)文字資料要作重點(diǎn)搜集。它包含哪些資料呢？
1、檔案資料。它是政黨、政府、社團(tuán)、企事業(yè)等機(jī)構(gòu)和單位歸檔保存，備用查考的材料。這種材料是在實(shí)際活動(dòng)中形成的，它是原始見(jiàn)證，是可靠性較大的材料。這種材料，歷史上各個(gè)時(shí)代都很重視。在各級(jí)行政體制中，都設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)。中華人民共和國(guó)成立后，省、市、縣都普遍地設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)。2、報(bào)刊資料。它是歷史真實(shí)的或曲折的記錄，所以資料比較準(zhǔn)確。從這些資料中可以取到有用的有價(jià)值的資料。3、個(gè)人著述資料。筆記、詩(shī)文、日記、回憶、調(diào)查等。4、圖像照片資料。它真實(shí)地反映當(dāng)時(shí)的情況。資料多保存在圖書館、檔案館、博物館等處。這就要求編寫人員善于分析，多方面搜集，對(duì)檔案報(bào)刊中反映本校情況的文字應(yīng)認(rèn)真去查閱。
校志主要記述學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，因此它的文字資料來(lái)源主要在校內(nèi)。所以搜集資料要從校內(nèi)開始，并把它作為重點(diǎn)。學(xué)校文書檔案保存資料最多，它記錄了學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)和事件，可靠性大，應(yīng)把它作為搜集的第一個(gè)目標(biāo)。其次，教導(dǎo)處是在學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下指揮全校教學(xué)活動(dòng)的中心。也是資料集存較多的地方，切不可放過(guò)，應(yīng)是搜集資料的第二個(gè)目標(biāo)。再次，其他職能部門如教研組、校圖書室、醫(yī)務(wù)室、總務(wù)處、校辦工廠等處，也存有大量資料，也應(yīng)深入挖掘?？傊畬懶Ｖ疽喾矫嫠鸭Y料，不論校內(nèi)、校外，力求收集得全面徹底。
搜集文字資料，要特別注重翔實(shí)準(zhǔn)確。有些文字資料價(jià)值大，需要錄，就全文收入。有的只需要摘錄其中的一部分，就摘錄一部分，并要標(biāo)明“摘錄”字樣，以免誤解。有的不需要摘錄，只記錄原文大意，就轉(zhuǎn)述大意，但要在抄件上標(biāo)明“意錄”字樣，作為說(shuō)明。不論采取哪一種摘錄方法，都必須忠實(shí)于原文，且不可斷章取義，或改頭換面，失去真實(shí)價(jià)值。
所謂口碑資料，就是通過(guò)調(diào)查或走訪老同志而得來(lái)的口頭資料。這些資料是十分可貴的，必須認(rèn)真搜集，因?yàn)檫@些老同志對(duì)歷史事件身經(jīng)目睹，是歷史活動(dòng)的見(jiàn)證。那些歷史較久的學(xué)校，收集這方面的資料尤為重要，尤為迫切?，F(xiàn)在有些知情的老同志已年近古稀，應(yīng)趁他們健在時(shí)，及早地把資料弄到手，切不可錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)。怎樣收集這些資料？一般可采用訪問(wèn)和座談的辦法。在訪問(wèn)或座談之前，應(yīng)先發(fā)提綱，做好準(zhǔn)備，以收到預(yù)期的效果。搜集口碑資料一定要如實(shí)記錄或錄音，切實(shí)保證資料翔實(shí)準(zhǔn)確，事后并要同本人進(jìn)行核對(duì)。口碑資料多憑回憶，難免與事實(shí)有所出入，往往需要佐證。眾口皆碑，多數(shù)可信；一人之言，就難以明斷，還需要從多方面去加以對(duì)證。寫志切不可以“孤證”定論，以免失實(shí)。寧可存疑待查，切不可妄言武斷。
實(shí)物資料也是收集資料的重要來(lái)源。如圖書、照片、證件、獎(jiǎng)狀等，可以證明一時(shí)難以定論的問(wèn)題。
搜集資料，在內(nèi)容上，要求全、詳、準(zhǔn)、特。所謂全，就是要求“縱不斷線，橫不缺項(xiàng)”，全面地歷史地反映學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀。所謂詳，是指敘事詳詳細(xì)細(xì)、清清楚楚、不遺漏、不丟項(xiàng)。所謂準(zhǔn)，就是資料真實(shí)、準(zhǔn)確。這是對(duì)資料的基本要求。此外搜集資料要有重點(diǎn)，對(duì)反映本校特點(diǎn)的資料要特別予以重視。搜集資料，還有一點(diǎn)需要注意，就是對(duì)同一件事往往有幾種不同的說(shuō)法，對(duì)幾種不同說(shuō)法都應(yīng)搜集起來(lái)，然后再進(jìn)行核實(shí)，去粗取精，去偽存真。如果只搜集到其中的一種說(shuō)法，便信以為真，就往往會(huì)失真，影響校志的準(zhǔn)確性。因此，搜集資料要重在多、博、全。
七、資料的整理
這是資料工作的第二步，編寫一部校志需要大量的資料做基礎(chǔ)。一般地說(shuō)，寫一萬(wàn)字的內(nèi)容，需要二十萬(wàn)字左右的資料。學(xué)校歷史較長(zhǎng)，資料也就越多。這大量的資料，不能雜亂存放，必須進(jìn)行科學(xué)整理。整理資料是資料工作中的重要一環(huán)，是科學(xué)管理和正確使用資料的前提，不可沒(méi)有。如何整理，一般方法是填卡、分類、編號(hào)、收檔。填卡，就是把收集的資料來(lái)源、資料名稱、資料時(shí)間、資料保存單位、卷宗號(hào)、作者姓名、摘抄人、核對(duì)人、摘抄時(shí)間、摘錄內(nèi)容等填卡，要一事一卡。填寫要及時(shí)，字跡必須清楚。填卡之后，要按一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)。分類編號(hào)最好同“篇目”一致起來(lái)，以便于使用。
分類編號(hào)方法是：按資料的時(shí)間分期，在每一時(shí)期內(nèi)可按資料的內(nèi)容分類，類中再設(shè)目、細(xì)目。期、類、目、細(xì)目均擬代號(hào)，這樣一份資料有一個(gè)編號(hào)。其次，再進(jìn)行資料登記。資料卡、資料目錄卡、資料登記簿三者在內(nèi)容、編號(hào)填寫上不允許有差錯(cuò)，做到“三合一”。最后按類存入卷宗，長(zhǎng)期保存，以備查用。上述方法是一般整理方法，各校根據(jù)實(shí)際情況，也可采取其他科學(xué)實(shí)用的管理辦法。
八、資料的辨析
這是資料工作的第三步。資料既要廣征博采，又要準(zhǔn)確翔實(shí)。不論是文字資料還是口碑資料，在使用前，都應(yīng)辨析真?zhèn)?，確定取舍。如何辨析，一是對(duì)資料進(jìn)行排列，分項(xiàng)對(duì)比研究，弄清人物、時(shí)間、地點(diǎn)和事情的原委。二是對(duì)資料進(jìn)行歷史分析，看它是否合乎實(shí)際。特別是文化大革命中的一些資料，更應(yīng)作歷史分析，千萬(wàn)不可以訛傳訛，遺誤后人。三是通過(guò)知情人進(jìn)行核實(shí)。特別是口碑資料，更應(yīng)作廣泛征求意見(jiàn)，進(jìn)行印證，以求準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)有質(zhì)疑的問(wèn)題，應(yīng)該進(jìn)行調(diào)查核對(duì)或找出旁證。實(shí)在弄不清楚的材料只好存疑，對(duì)觀點(diǎn)不同、說(shuō)法不一的材料，未經(jīng)核查之前，也不可入志。
九、資料的使用
這是資料工作的最終目的，資料的價(jià)值在于應(yīng)用。寫校志用哪些資料，不用哪些資料，應(yīng)以最好確定的校志篇目為依據(jù)。凡是篇目需要的資料就用；不需要的就不用。因此寫校志對(duì)現(xiàn)有資料要進(jìn)行篩選。對(duì)資料要精選精用，不可堆砌資料。
第一、選擇能說(shuō)明學(xué)校工作本質(zhì)的資料。學(xué)校工作千頭萬(wàn)緒，無(wú)外乎兩個(gè)方面，學(xué)生工作和教師工作，總的目的是為現(xiàn)代化培養(yǎng)人才。校志編寫中要處處著眼于反映育人效果和過(guò)程的資料。如制定過(guò)什么規(guī)章制度，進(jìn)行過(guò)哪些教學(xué)研究，做過(guò)什么重大教學(xué)改革等，要因果一致、前后照應(yīng)。要注意選取最能反映學(xué)校發(fā)展變化過(guò)程和重大轉(zhuǎn)折的資料；能夠?qū)熒M(jìn)行愛(ài)國(guó)主義、共產(chǎn)主義和革命傳統(tǒng)教育的資料；選取與社會(huì)進(jìn)步和兩個(gè)文明建設(shè)有密切關(guān)聯(lián)的資料。
第二、選擇能反映學(xué)校特色的資料?！疤亍?，是對(duì)“普”而言的。別人沒(méi)有，我獨(dú)有；別人沒(méi)做，我已做；別人未成，我自成，這就是特，校志中一定要充分反映出來(lái)。
第三、選擇能集中反映問(wèn)題的典型資料。典型是同一類型事物的代表，具有同類事物的共性，最能說(shuō)服人，最能反映事物的本質(zhì)。比如寫學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高，可以選取一個(gè)具有代表性教研組，具有說(shuō)服力的一個(gè)教學(xué)班，使人窺斑見(jiàn)豹。選取典型忌“左視眼”，又忌“右視眼”，不能用特例說(shuō)明全面，以假充真。如有的學(xué)校不注意課堂教學(xué)，而熱衷于搞早自習(xí)晚補(bǔ)課、開小灶、吃偏食等形式來(lái)提高教學(xué)“質(zhì)量”，其結(jié)果確實(shí)地取得了考試分?jǐn)?shù)的暫時(shí)提高，但由于這種手法，違背教學(xué)規(guī)律，以暫時(shí)假象掩蓋著事實(shí)的本質(zhì)，所以絕不能以此作為提高教學(xué)效果的經(jīng)驗(yàn)記入校志?？傊?，經(jīng)過(guò)篩選要明確哪些是全面準(zhǔn)確的資料，哪些是參考資料，哪些是佐證資料，哪些是可作記述經(jīng)驗(yàn)成績(jī)的資料，哪些可作記述失誤教訓(xùn)的資料，以便編寫時(shí)能得心應(yīng)手地駕馭這些資料。
資料工作是修志工作的基礎(chǔ)，貫穿修志始終。搜集資料，整理資料，應(yīng)用資料，是相互聯(lián)系的一個(gè)整體。在搜集和整理中，要為資料應(yīng)用創(chuàng)造條件，而在應(yīng)用時(shí)尚需進(jìn)一步搜集和整理。資料搜集人員必須熟悉篇目，總攬全局，心中有數(shù)。
資料工作不僅為現(xiàn)實(shí)編志工作服務(wù)，也要為未來(lái)事業(yè)發(fā)展提供資料和借鑒。各校對(duì)已搜集到的資料，必須加以妥善保存，應(yīng)借修志的機(jī)會(huì)建立起學(xué)校資料管理制度，使資料得到長(zhǎng)期保存。
十、校志的行文規(guī)格
（一）文稿。已定稿要達(dá)到“齊、清、定”?！褒R”指文稿、封面、圖樣、表格、照片等均無(wú)缺漏；“清”指文稿字跡清晰，對(duì)模糊不清、勾劃、刪改較多的地方，應(yīng)當(dāng)謄清；“定”指書稿已成最后審定稿，再不增刪，修改要在最后一頁(yè)寫上“完”字，以防底稿丟失或相混。稿紙要同樣大小，同樣規(guī)格。要用鋼筆寫清楚，不要用圓珠筆或鉛筆書寫。
（二）文字。文字必須工整、清晰，要用規(guī)范的楷書或行書，不要草寫。文稿用規(guī)范的簡(jiǎn)化字。繁體字和停止使用的異體字只有在做人名時(shí)可用。
（三）標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按《新華字典》（1997年修訂重排本）附載的《常用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡(jiǎn)表》使用。
（四）詞語(yǔ)。所用詞語(yǔ)都要合乎現(xiàn)代漢語(yǔ)語(yǔ)法規(guī)范，行文中不用方言土語(yǔ)，不用含混不清、模棱兩可的語(yǔ)言，如：“有的人認(rèn)為”，“由于種種原因”、“組織上”、“可能”、“興許”等模糊語(yǔ)言。
用語(yǔ)要注意政策策略：“俄國(guó)十月革命”不能說(shuō)成“蘇聯(lián)十月革命”；“清朝”、“清代”不能說(shuō)成“滿清”；“水泥”、“鐵釘”不說(shuō)成“洋灰”、“洋釘”；“日軍、日本侵略者”不說(shuō)“日本鬼子”；對(duì)蔣介石集團(tuán)，1949年前稱“國(guó)民黨政府”，新中國(guó)成立后稱“臺(tái)灣當(dāng)局”；“蘇聯(lián)”不稱“蘇修”；“朝鮮族”、“蒙古族”不用簡(jiǎn)稱“鮮族”、“蒙族”，“回族”不稱“回民”。
（五）名稱。同一名稱文中不止一次出現(xiàn)的，要注意前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象。注意名稱的變動(dòng)，一些地點(diǎn)、校名、人員職務(wù)經(jīng)常變動(dòng)，涉及變動(dòng)時(shí)要注意，原來(lái)是校長(zhǎng)后來(lái)改任書記了就不能沿襲舊稱校長(zhǎng)。副校長(zhǎng)不能按口頭習(xí)慣稱呼寫成校長(zhǎng)。使用省、市、地區(qū)地名要具體寫明，如遼寧省、鐵嶺市不能用“本省”、“本市”、“我地區(qū)”。文中第一次出現(xiàn)的區(qū)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等名稱，應(yīng)在前面冠以市、縣、區(qū)，如“鐵嶺市銀州區(qū)”、“昌圖縣八面城鎮(zhèn)”。各種名稱在文中第一次出現(xiàn)都用全程，如“共青團(tuán)鐵嶺市委員會(huì)”，以后再用時(shí)可簡(jiǎn)稱“團(tuán)市委”。所用簡(jiǎn)稱必須為大家所公認(rèn)：“市政協(xié)”（市政治協(xié)商會(huì)議），“全總”（全國(guó)總工會(huì)）。不要生造難以理解的縮略語(yǔ)：如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（農(nóng)村戶口轉(zhuǎn)變?yōu)槌鞘袘艨冢巴诟锔摹保ㄍ跐?、革新、改造）之類、科技術(shù)語(yǔ)、名詞及名稱，凡已有中文定名的，一律采用中文名稱；尚未確定中文名稱的，可以自擬或采用比較合理的暫用名詞。但在書稿中第一次出現(xiàn)，需在該名之后加括號(hào)注出相應(yīng)的外文名詞。
（六）稱謂。對(duì)毛澤東、周恩來(lái)、朱德等老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家稱毛澤東主席、周恩來(lái)總理、朱德委員長(zhǎng)，不稱毛主席、周總理、朱委員長(zhǎng)。
各個(gè)時(shí)期的政治機(jī)構(gòu)、官佐姓名，依當(dāng)時(shí)歷史習(xí)慣稱謂，不另加政治性定語(yǔ)。
人物第一次出現(xiàn)可加職稱，如“黨支部書記×××”“校長(zhǎng)×××”。以后就直書其名，不能寫“張書記”“李校長(zhǎng)”。人的字、號(hào)、別名、綽號(hào)等在首次出現(xiàn)時(shí)可寫出，以后不必重復(fù)使用。
人的職務(wù)變動(dòng)，生卒年月不詳時(shí)可注明，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
（七）時(shí)間、年代應(yīng)書以全數(shù)。凡公歷年月日、年齡、一律用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如1985年5月1日，58歲。凡世紀(jì)、年代、農(nóng)歷年月日一律用漢字表示，如十九世紀(jì)，五十年代，宣統(tǒng)三年，臘月初七日。凡建國(guó)以前的中華民國(guó)和歷代朝代年、月、日，一律在后邊注明公元年、月、日，如“光緒二十五年五月初一日”（1894年6月4日）。“道光十八年三月十八日”（1838年4月12日）。
應(yīng)寫明具體時(shí)間，不能用時(shí)間代名詞，如“今年”、“明年”、“上月”、“昨天”等，不使用不清楚的時(shí)間概念，如“最近”、“目前”、“大躍進(jìn)時(shí)期”、“文化大革命初期”等等，一定要寫明具體哪一年。
中國(guó)朝代的年號(hào)及干支紀(jì)年之后，用括號(hào)著出公歷年份，年份前可不加“公元”二字，但公歷年份必須查對(duì)準(zhǔn)確，如文中有夏歷的月日，應(yīng)注出公歷的月日。
（八）數(shù)字、習(xí)慣用語(yǔ)中數(shù)字（農(nóng)歷年月日），詞匯和成語(yǔ)數(shù)字、表述性語(yǔ)言中數(shù)字專門名稱，一般用漢字表示。如：“臘月初八”、“八級(jí)工資”，“七上八下”、“三中全會(huì)”、“五四運(yùn)動(dòng)”等。
統(tǒng)計(jì)性數(shù)字、表格，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，要正確使用三位撇方法，如：2，675，300。
引用法規(guī)和主要文獻(xiàn)，其中的數(shù)字書寫應(yīng)忠實(shí)于原文，同一數(shù)字多次出現(xiàn)，應(yīng)注意書寫一致。
“二”與“兩”可按口語(yǔ)習(xí)慣用，如：兩元、兩件、兩噸、二尺、二位、第二。
數(shù)字的增加或減少要用準(zhǔn)：增加為過(guò)去的二倍——即過(guò)去為一，現(xiàn)在為二。增加二倍或增了二倍——即過(guò)去為一現(xiàn)在為三。超額百分之八十——即計(jì)劃是一百，實(shí)際完成一百八十，降低到百分之八十——即定額是一百，現(xiàn)在為八十。降低了百分之八十——即定額是一百，現(xiàn)在是二十。不能用“降低×倍”或“減少×倍”的提法。減少一倍即是原數(shù)減少等于零，減少×倍就更無(wú)意義了。只能用“降低百分之幾”或“減少百分之幾”。計(jì)算超額數(shù)字不能用“完成了×年任務(wù)”或“跨進(jìn)了1985年”等，按現(xiàn)有定額推算幾年后的工作量是不科學(xué)、不準(zhǔn)確的。不能隨意在數(shù)字前后增刪“近”、“多”、“約”、“許”、“左右”等表示分寸的詞語(yǔ)。分?jǐn)?shù)的書寫，文字中出現(xiàn)時(shí)可用漢字書寫，如百分之八十一，五分之二。在圖表中出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，11%、1/4。
（九）度量衡單位
使用度量單位應(yīng)按國(guó)家規(guī)定的計(jì)量單位名稱，1986年7月1日起，按《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》規(guī)定執(zhí)行。
長(zhǎng)度中的“公尺”、“ 公分”、“ 公厘”、改為“米”、“厘米”、“毫米”。重量中的“公斤”，改為“千克”，容量中的“公升”，改為“升”。
歷史上使用過(guò)的計(jì)量單位名稱，如“斗”、“石”，英制的“哩”、“碼”、“磅”等，在引用時(shí)可照錄。生僻的計(jì)量單位，如“鏈”、“節(jié)”、“普特”等，應(yīng)加注和換算。
（十）照片
近期照片應(yīng)采用彩照，要求色彩鮮明、層次清晰，照片規(guī)格不小于6×6厘米。
黑白片，除歷史照片無(wú)法取原版外，最好都用原版照片，不要翻拍不清晰的照片。
（十一）表格
表格有表序，表題、表頭、表文、表注等項(xiàng)。
（十二）引文
引用馬列著作、中央文件、古代文獻(xiàn)、國(guó)外著作的引文必須校對(duì)核實(shí)。引文務(wù)必忠實(shí)原文，不得擅引。引時(shí)須注明：作者、篇名、姓名、出版社、出版年份、版次、頁(yè)碼。
校志初稿寫出后，可以廣泛征求老同志、老領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，然后由主筆修改出二稿，再送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審稿。審稿要把好“四關(guān)”：明確標(biāo)準(zhǔn)，把好政治關(guān)；去偽存真，把好資料關(guān)；通覽全篇，把好層次關(guān)；刪繁就簡(jiǎn)，把好文字關(guān)。學(xué)校黨組織集體討論定稿后，報(bào)教育局教育志辦公室審批。合格后，可以打印出版。但絕對(duì)不允許外流。
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