來源：番茄不要酸
按 機(jī)關(guān)辦公室工作總的來說就是“辦文、辦會、辦事”，像我所在的縣級小科局，單位人員少，辦公室就會還兼顧政工人事和財(cái)務(wù)工作?？偟膩碚f，辦公室工作是人少事多且雜，看上去都是小事，但稍微出錯(cuò)就會后果嚴(yán)重。
我在辦公室工作了兩年，學(xué)習(xí)到了很多東西，但也還有非常大的進(jìn)步空間。今天主要是想談?wù)勛约旱囊恍┕ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，將學(xué)習(xí)到的知識通過文字表達(dá)出來，既是一種歸納，也是一種分享。
接打電話是辦公室非常小的一件事，算是入門級別，但我有些時(shí)候還是會覺得自己在這件小事上并沒有做到位。事情雖小，也是需要功力的。
一、如何接電話
我將接電話分為了接聽準(zhǔn)備、接聽當(dāng)時(shí)、收到反饋三個(gè)部分。
1、接聽準(zhǔn)備
電話機(jī)旁常備:筆，電話記錄本，本單位、本市、上級業(yè)務(wù)部門電話通訊錄。
常備這幾個(gè)東西可以提高接聽電話的效率，不會在接到電話的時(shí)候還在手忙腳亂的找筆找紙，人一慌忙就容易想問題不周全，就會影響接聽電話時(shí)思維的清晰度，所以做好接聽的準(zhǔn)備工作是很有必要的。
2、接聽當(dāng)時(shí)
接聽時(shí)間:通常在響鈴3聲之內(nèi)接聽電話，最好是第2聲結(jié)束時(shí)。過早的接電話沒有給對方緩沖的時(shí)間，讓對方等待太久又不太禮貌。
接聽語氣:電話溝通跟面對面溝通有所差別。面對面時(shí)可以通過面部表情、肢體語言、語氣音量等綜合信息來體會情感，但是電話溝通則只能根據(jù)聲音。我認(rèn)為基本上能夠做到禮貌親和、語速中等、音量中等、表述清晰就可以了。
另外需要注意的地方就是，在縣市區(qū)，對方一般都會說方言，基本上做到方言對方言，普通話對普通話即可，畢竟同講方言也會拉近距離。再一個(gè)就是要靈活應(yīng)對，比如跟退休的老干部打電話時(shí)，就要相對提高音量、放慢語速、語氣更加親和。
內(nèi)容接收:接聽電話一般是會議（培訓(xùn)）通知、督查（調(diào)研）通知、事項(xiàng)安排及其他情況。
我主要談一談會議通知、督查通知兩個(gè)情況。
會議通知：一般而言，會議通知是電話通知里最常見的情況，相對來說也比較簡單，主要是接收到該接收的信息就夠了。信息包括：來電部門、會議內(nèi)容、召開時(shí)間、與會地點(diǎn)、參會人員、會議要求、聯(lián)系人及電話等。
督查通知：一般督查會發(fā)正式的通知文件，但是也不乏電話通知的情況。
當(dāng)接到督查通知的電話時(shí)，一定要了解：誰來督查，督查什么，何時(shí)督查，在哪督查，有何要求。
誰來督查：例如市委組織部來督查調(diào)研黨建工作，你可以詢問了解有幾個(gè)人來，誰是帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，聯(lián)絡(luò)員是誰，聯(lián)絡(luò)員電話是多少等信息，方便工作的開展。
督查什么：還是以督查黨建工作為例，一般對方會告知他們來督查某一季度的黨建工作，這時(shí)你可以詢問具體督查哪幾個(gè)方面，因?yàn)橐话銇矶讲?，辦公室都是要準(zhǔn)備備查材料的，你了解的越清楚，在準(zhǔn)備材料時(shí)就會更加事半功倍而不像一個(gè)無頭蒼蠅。
何時(shí)督查：通常對方會告訴你，他們是某天上午或下午來你單位，其實(shí)這時(shí)你大概可以追問一下具體時(shí)間。因?yàn)槿绻巧衔缁蛳挛绲淖詈笠徽镜絾挝?，這時(shí)單位就還要有公務(wù)接待的準(zhǔn)備。
在哪督查：如果是本市其他部門來督查，通常就是來單位。但是如果是上級業(yè)務(wù)部門，他就有可能還會督查其他地方，這時(shí)就還會涉及到溝通其他部門的工作，例如通知準(zhǔn)備、時(shí)間安排、接待安排等。
有何要求：一般對方會主動告知你他們的工作要求，沒有提你也可以根據(jù)具體情況主動詢問。
還有一個(gè)比較小的點(diǎn)，就是來電最開始會自報(bào)家門，但是很有可能對方不會自報(bào)姓名，所以在掛電話前，你可以追問一句“您貴姓？”，方便你有什么不清楚的地方回電話咨詢。
電話記錄：記錄上要做到快、準(zhǔn)、全。接電話時(shí)信息準(zhǔn)確全面的接收才是最重要的，所以不要怕跟別人核對，不要怕麻煩別人而不多問一句。比如會議通知接收到后，你可以再跟對方核對一遍你記在記錄本上的內(nèi)容，這樣出錯(cuò)的概率就會小很多。
3、收到反饋
收到反饋就是要將你得到的信息整合梳理形成條理后及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)好盡快作出安排。
其中如果你負(fù)責(zé)通知的傳達(dá)，特別是會議通知，一定要接收及時(shí)，傳達(dá)到位，做到心中有數(shù)。例如周五通知了一個(gè)下周一早上的會，雖然周五你已經(jīng)給領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)到了，最好在周日下午或晚上再次提醒一下領(lǐng)導(dǎo)，避免他忘記。
二、如何打電話
其實(shí)明白了怎么接電話，也就明白了怎么打電話。
我認(rèn)為除了在接電話里提到的那些共性問題，最重要的就是要做到心中有數(shù)。心中有數(shù)意味著你足夠了解你要跟別人講的事，經(jīng)得住對方的追問，所以打電話之前一定要做足功課。
其實(shí)我還有很多做的不足，希望自己能不斷成長和進(jìn)步。
不過，接打電話嘛，也不要有太大的壓力，抱著把事情做好的心去做事就好啦。有什么不清楚的也可以給對方回電話呀～
