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會議轉場時間短，怎樣組織更高效？

2019.12.11

全文字數(shù)：1800字

預計閱讀時間：4.5分鐘

會議轉場是會務人員經(jīng)常遇到的一項具體工作。由于每次轉場時間緊、任務重，很容易造成會場“忙亂”，影響會議實效。因此，做好會議轉場，對提高會議質量至關重要。實踐中，我們總結了“一推演、二分工、三實操”的經(jīng)驗做法，與大家交流探討。

以省委辦組織的“一報告兩評議”會議和傳達學習貫徹全國兩會精神會議的具體組織工作為例。這兩個會議參會人員范圍廣、重疊多，主席臺就座的領導變化較大，在第一個會議結束后，重新布置會場、組織會議轉場，是會務工作的難點所在。特別是需要10分鐘之內(nèi)，在排間距約80cm的狹窄空間中，迅速完成第一個會議上190余人的桌簽回收、材料清退和第二個會議240余人的桌簽擺放、材料分發(fā)，還需要更換參會人員水杯。同時，需要重新布置主席臺，包括擺放材料、調(diào)整桌椅、調(diào)試話筒等工作。如何在短時間內(nèi)精準高效完成以上會議轉場任務，是會務人員面臨的難題。

為做好會議轉場，會前我們對參會人員結構及兩次會議間會場人員流動情況進行了分析。

首先，參會人員可分為僅參加第一個會議的、僅參加第二個會議的、兩個會議都參加的共三類。根據(jù)人員結構，在第一個會議前需要做好以下三件事：

一是在兩個會議都參加的人員座位上擺放第二個會議的座次圖，明確具體座次。二是在會場通過PPT播放第二個會議參會通知，提醒按時參會。三是在會場外安排會議休息區(qū)，供僅參加第二個會議的人員臨時休息，便于后續(xù)統(tǒng)一組織入場。做好這三件事，可以縮短會議轉場時間，提高會議轉場效率。

其次，兩次會議銜接期間，會場內(nèi)有五類人員在流動。若協(xié)調(diào)配合不好，會影響轉場效率。

一是參會人員。第一個會議參會人員陸續(xù)離場，第二個會議參會人員接續(xù)入場。二是會務人員。負責會場桌簽重新擺放，檢查參會人員是否有遺落物品。三是組織部工作人員。負責第一個會議材料回收、評議票整理、票箱撤出。四是服務人員。負責會場水杯更換，主席臺座椅調(diào)整、話筒調(diào)試。五是分發(fā)材料人員。負責擺放第二個會議材料。

針對以上分析，我們做了三項工作：

一是推演設計。分管領導召開協(xié)調(diào)會，結合會議實際，推演轉場情景，設計轉場環(huán)節(jié)，制定轉場初步方案。之后，在征求會務人員意見建議基礎上，進一步修改完善，形成最終方案。

二是精準分工。根據(jù)轉場方案，精準安排任務分工，依據(jù)每個人的特點和能力，安排合適的任務，確保人盡其才、才盡其用，各司其職、各盡其責。

三是實景演練。會前根據(jù)轉場方案和任務分工，召集全體人員反復進行實景演練。把整個轉場過程向每個參與人員交代清楚，讓大家心中有大局；把每個人所需要完成的任務要求及每個環(huán)節(jié)標準交代清楚，讓大家明白應該怎么辦；把桌簽、材料、水杯、桌椅的位置及話筒音量交代清楚，讓大家明白做到什么程度。每個參與者不越位、不缺位、不錯位，相互補臺、相互提醒，確保各項工作一步到位。

實踐證明，我們的做法是行之有效的，會議轉場忙中有序、整齊劃一，大家在各自空間內(nèi)認真履職盡責，在規(guī)定時間內(nèi)圓滿完成任務，展示了會務人員良好形象，保證了第二個會議按時召開。總結轉場經(jīng)驗，有以下三點感悟：

前瞻性謀劃。提前謀劃和周密考慮會議轉場的各個環(huán)節(jié)，把可能出現(xiàn)的問題想全面，把解決問題的對策制定好。我們提前摸清參會人員結構，提前擺放第二次會議座次圖，提前播放第二個會議參會通知，提前準備會場外參會人員休息區(qū)，提前針對會議銜接期間的人員流動科學安排實景演練，等等，這些都是前瞻性的工作，只有提前準備，把服務做細做精做實，各種問題才會迎刃而解，會議轉場才能有條不紊。

精準化分工。任務分工要人適其崗、人盡其才，使每個接受任務的同志，都能在會場“一片忙亂”的情況下，不受外界因素干擾，在短時間內(nèi)精準高效完成好自己的任務。這次轉場過程，雖然看著千頭萬緒，但是大家都在自己的“責任田”井井有條地精耕細作，誰也沒有受到外界和彼此的干擾，都獨立完成好自己的任務，真正實現(xiàn)“1+1>2”的效果。

全要素落實。按照會議要素法，科學制定會議轉場方案，把會議中牽涉到的所有要素分解到事、落實到人，做到事接事、人對人，形成閉環(huán)，確保指令明確、任務具體、操作性強。比如這次轉場，主席臺椅子如何搬，會場水杯如何換，每排桌簽如何撤如何擺，會場材料如何回收如何發(fā)放，票箱何時搬出會場、放到哪里，等等，都在會前有序安排，在實景演練中和實戰(zhàn)中有序落實。

（作者單位：山西省委辦公廳會務處）

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