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淺議合同審計(jì)與合同管理內(nèi)部控制 | 中培財(cái)審
  • 作者 | 胡盛韻(上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬仁濟(jì)醫(yī)院)

  • 來源 | 經(jīng)作者授權(quán)刊登

  • 咨詢電話:010-62220652

摘要

合同審計(jì)是合同管理過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),合同審計(jì)應(yīng)當(dāng)分為合同草簽前的審計(jì)、合同執(zhí)行過程中的審計(jì)和合同執(zhí)行結(jié)束前的審計(jì)。以實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同全過程的審計(jì)監(jiān)督、評(píng)價(jià)和咨詢。開展經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的工作,可以幫助完善經(jīng)濟(jì)合同條款,避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛;可以強(qiáng)化單位內(nèi)部控制機(jī)制,加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門責(zé)任,避免經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn);可以依法維護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益。

【關(guān)鍵詞】合同審計(jì)審查;變更;管理

引言

合同審計(jì)是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止過程及合同管理進(jìn)行獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)。合同審計(jì)的主要內(nèi)容包括:

一、合同簽訂前審計(jì)

合同簽訂前的審計(jì)是指當(dāng)事人就相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)協(xié)商達(dá)成一致,合同條款也已基本確定,但雙方尚未簽字前所進(jìn)行的審計(jì)。合同簽訂前審計(jì)是合同審計(jì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵,因?yàn)楹贤炗嗊^程中的任何疏漏或失誤,都有可能給單位造成損失或帶來風(fēng)險(xiǎn)。(單位形象、信譽(yù)方面的損失,甚至是經(jīng)濟(jì)方面的損失)對(duì)于重要的合同,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)掌握情況,加強(qiáng)全過程監(jiān)督。合同簽訂前審計(jì)的主要內(nèi)容包括:

1.審查簽訂合同的必要性。

明確經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目的內(nèi)容,審查單位現(xiàn)有資源是否可以滿足該需要,合同項(xiàng)目是否列入單位的計(jì)劃,是否已安排了相應(yīng)的財(cái)務(wù)預(yù)算等。

2.審查合同的合法性、合規(guī)性和合理性。

主要審查合同是否符合國家法律法規(guī)和規(guī)范性文件的規(guī)定,是否違反國家利益或者社會(huì)公共利益;審查合同是否符合本單位的規(guī)章制度要求,履行該合同是否給本單位帶來預(yù)期利益;審查對(duì)方的主體資格是否合法,簽訂合同的當(dāng)事人是否有簽訂該合同的權(quán)利,對(duì)方是否有履行該合同的能力和誠意,選擇對(duì)方簽訂合同的理由是否充分,是否有其他更好的簽訂合同的對(duì)象。

3.審查合同條款的真實(shí)性和完整性,意思表達(dá)是否清楚準(zhǔn)確。

審查標(biāo)的的名稱是否規(guī)范;審查數(shù)量和質(zhì)量表述是否正確;審查價(jià)款和酬金是否明確合理;審查合同履行的期限、地點(diǎn)和方式是否明確和合理;違反合同的責(zé)任是否明確。合同條款是否規(guī)范、用詞是否準(zhǔn)確。合同條款的真實(shí)性,審查是對(duì)標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款等重要條款除了審查形式上的完整性還要審查其真實(shí)性、合理性,如合同當(dāng)事人的信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力、售后服務(wù);合同的內(nèi)容是否可行,是否經(jīng)過單位相關(guān)部門的論證。對(duì)于一些重大經(jīng)濟(jì)合同的審計(jì),還應(yīng)咨詢法律顧問和相關(guān)方面的專家的意見,以便充分完善合同條款,防止在合同中存在任何法律方面或者技術(shù)方面的問題。

二、合同履行過程的審計(jì)

合同履行過程的審計(jì)主要應(yīng)注意一下方面:

1.以重要合同為基礎(chǔ),深入到合同執(zhí)行部門,檢查合同的執(zhí)行情況及存在的問題,對(duì)于未執(zhí)行或者未完全執(zhí)行的合同,查明未能執(zhí)行的原因,以及是否明確通知對(duì)方。

2.審查合同的變更或者解除是否符合法定條件,相關(guān)手續(xù)是否完備。

首先,應(yīng)審查經(jīng)濟(jì)合同的變更或者解除是否合規(guī)。其次,應(yīng)審查經(jīng)濟(jì)合同的變更或者解除的形式是否合法。

3.審查合同糾紛的處理是否及時(shí)、合法、合理。

4.審查經(jīng)濟(jì)合同違約責(zé)任是否按法律規(guī)定或者合同約定進(jìn)行及時(shí)、合理、合法的處理。

三、合同變更的審計(jì)

合同變更的審計(jì)是指對(duì)當(dāng)事人修改或者補(bǔ)充的合同內(nèi)容進(jìn)行的審計(jì)。具體審查的內(nèi)容包括:合同的變更理由是否充分,有無欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平而導(dǎo)致合同權(quán)利義務(wù)對(duì)一方當(dāng)事人不合理、不公正的變更;合同的變更是否經(jīng)雙方協(xié)商一致,合同當(dāng)事人是否履行法定程序;合同變更是否損害公共利益;變更條款是否真實(shí)、完整。

四、終止合同的審計(jì)

終止合同的審計(jì)主要包括:合同終止是否符合合同法規(guī)定的情形;合同的權(quán)利義務(wù)終止后,當(dāng)事人是否遵循誠實(shí)信用原則,根據(jù)交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù);對(duì)已解除的合同,當(dāng)事人是否依照法律、法規(guī)規(guī)定辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù);解除已履行的合同后,已履行方是否根據(jù)履行情況和合同性質(zhì),要求對(duì)方恢復(fù)原狀、采取其他補(bǔ)救措施和賠償損失。。

五、合同日常管理審計(jì)

主要審查單位有無設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu),合同管理機(jī)構(gòu),合同管理人員是否具有具備相應(yīng)的資格,合同管理制度是否完善,有無重大合同變更的風(fēng)險(xiǎn)防范措施;審查合同的歸檔和保管是否完整。

合同的管理貫穿單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)始末,提高合同管理水平不僅可以提升單位經(jīng)濟(jì)管理水平,同時(shí)可以為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展提供法律與制度的保障,降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。合同管理內(nèi)部控制主要可以從以下方面著手。

1.合同簽訂環(huán)節(jié)

首先,合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益論證。其次,需要完善合同簽訂的要素,明確合同履行期間。最后,要確定合同審批主體及各主體相對(duì)應(yīng)的審核職能。

2.合同執(zhí)行追蹤

合同執(zhí)行需要在相關(guān)的科室進(jìn)行流轉(zhuǎn),任何一個(gè)環(huán)節(jié)的遺漏都會(huì)對(duì)合同的執(zhí)行產(chǎn)生影響。首先,合同歸口管理部門應(yīng)建立合同管理臺(tái)賬,定期整理合同執(zhí)行書面情況,仿制合同的疏漏管理。其次,合同主管部門應(yīng)建立合同執(zhí)行流轉(zhuǎn)追蹤臺(tái)賬,防止合同執(zhí)行管理的疏漏。

3.合同保管環(huán)節(jié)

單位合同管理過程中,首先應(yīng)設(shè)立合同管理部門;其次,規(guī)范合同的檔案管理。在法律規(guī)定的期限內(nèi),結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展的需要對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范的檔案管理。最后,可以實(shí)施對(duì)合同的信息化管理。

4.合同糾紛處置

建立合同糾紛處置方案貨管理辦法,有相應(yīng)獨(dú)立的科室及專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行跟蹤處置,有規(guī)范的處理方案、審批制度;在有經(jīng)濟(jì)責(zé)任的情況下,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況規(guī)責(zé)處理;對(duì)于糾紛處理情況,應(yīng)及時(shí)更新至合同管理臺(tái)賬中,方便日后信息的獲??;最后嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求,進(jìn)行歸檔留存至相應(yīng)的合同檔案中,并進(jìn)行標(biāo)識(shí),以便輕松識(shí)別。

參考文獻(xiàn):

[1] 朱錦余 合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)分析與控制研究 [J]會(huì)計(jì)之友(中旬刊)2009 05:4-7

[2] 姬文雙 企業(yè)合同管理問題分析與對(duì)策 [J]企業(yè)改革與管理 2016 05:20

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