編者按：提到時間管理，很多人都不約而同地認為，通過待辦事項清單，并設置各項安排的預計耗費時間，就可以更好地管理并規(guī)劃自己的時間。然而，JotForm公司CEO Aytekin Tank卻認為，這種方法并不科學。Aytekin稱，大多數(shù)人在進行日程安排時，并不能準確地預估并計劃各事項所需的時間。因此，以計劃時間為主的待辦事項清單，無法解決真正的問題。Aytekin認為，真正重要的是，關注優(yōu)先處理的重要事項，同時找到自己在一天中效率最高的時間段。這篇文章翻譯自Aytekin原創(chuàng)的高效工作系列文章，原標題為Escape the tyranny of the to-do list: how to schedule your priorities, not your time，希望對你有所啟發(fā)。
圖片來源：calnewport.com
經(jīng)營一家公司，每天都會遇到很多事情。其中，不乏比較重要又比較緊急的事情。對此，我們基本上沒有辦法回避。所以，只有通過更高效地利用自己的時間，從而解決這個問題。
但我相信，我們所了解的時間管理方法，都不正確。
從我們小時候開始做家庭作業(yè)開始，以及在后期各種興趣愛好的練習當中，我們學習到，時間管理即意味著要根據(jù)自己的時間來對日程事項進行排序。
然而，正如著有暢銷書《成功人士的7個習慣》的作者、管理大師史蒂芬·柯維（Stephen Covey）而言，時間管理的關鍵，是規(guī)劃自己的優(yōu)先事項。
根據(jù)某項調查顯示，只有17%的調查對象可以正確地預估自己在某事項上所耗費的時間。
這就是所謂的“計劃謬誤”（The Planning Fallacy），又稱作“積極性偏差”（Positive bias），導致我們在進行規(guī)劃時，會極大地低估我們在每項待辦事項上將要耗費的時間。
比如，我們可能會計劃用3小時來做一個PPT。然而，你僅僅在背景調研環(huán)節(jié)就用了四個小時。
在加拿大滑鐵盧大學（University of Waterloo）針對積極性偏差展開的一項調研中，調研人員在調查對象身上都可以發(fā)現(xiàn)計劃謬誤的身影。
這些調查對象在對不同工作事項進行時間預估和安排時，會參照自己在某拿手事項上所耗費的時間，從而出現(xiàn)不同計劃相同時間的安排（當然這些時間包括休息時間、思考時間以及可能出現(xiàn)注意力分散的時間等）。
通常情況下，我們可能根本無法確認，某項工作到底需要多少時間來完成。所以，我們不應該再做預估時間這樣的無用功了。
圖片來源：unsplash.com @glenncarstenspeters
在我自己的公司，在做項目規(guī)劃時，我們幾乎從來都不設置最后期限。相比于在待辦事項之前的方框中打勾所帶來的滿足感，我們更加關注于怎么把工作完成得更好。
我們的團隊有足夠的自由，去嘗試不同的想法，探索不同的領域，并且為430萬在線用戶提供最佳的解決方案。而這一切的背后，都聽不到時鐘的嘀嗒嘀嗒聲。
正如美國第34任總統(tǒng)德懷特·艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）曾經(jīng)所說：
重要的事情很少是緊急的，緊急的事情很少是重要的。
按照既定的日程行事（當然我們基本上都做不好時間預估），很容易讓人陷入一個怪圈，并嘗試用待辦事項清單來更好地進行日程及時間管理。
在沒完沒了的待辦事項清單上不停地打勾，聽起來很有有趣，也會讓人更有動力，但卻很容易找不到重點，忽視本來就很重要的事項。
如果在安排某重要事項時，計劃的時間段太少的話，那這一天的日程安排就可能不科學，從而這一天都可能在與待辦事項上不重要的事項打交道。
我經(jīng)常提醒自己，我們忽略的事項，通常都是最重要的事項。而這些事項，往往都可以幫助我們在效率管理方面做得更好。
通過不斷地關注重要事項，我們可以達到一種心流狀態(tài)。
根據(jù)著名心理學家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）所述，心流狀態(tài)是一種在專注進行某種行為時所表現(xiàn)出的心理狀態(tài)。在此狀態(tài)下，人的注意力高度集中，思如泉涌，效率會變得更高，同時還會產(chǎn)生出更多的創(chuàng)意。
然而，在嚴格管理并控制自己時間的前提下，我們卻很難體驗這種心流狀態(tài)。
當然，我們也不應該就直接放棄時間管理。
與其借助待辦事項清單或者錯誤地預估時間段，我們其實可以更好地規(guī)劃一天的日程，并實現(xiàn)個人的巔峰效率。
以下三個步驟，教你如何根據(jù)自身情況進行具體的實踐，希望對你有所啟發(fā)：
圖片來源：Pexels.com
著名個人成長權威人士博恩·崔西（Brian Tracy）曾說：
人生總是不夠時間去完成身邊的每件事情，但總會有時間去完成你認為最重要的事情。
保持你的日程不受時間約束，聽起來有點不可思議，但實際上卻是實現(xiàn)巔峰效率的重要因素之一。不過，在開始管理自己的效率之前，你應該知道哪些事項值得優(yōu)先關注。
艾森豪威爾清晰地認識到重要事項和緊急事項的區(qū)別，并且總結了一套方法來進行時間管理。而柯維則將這套方法公開并普及開來，并且為了保持對該套方法提出者的尊重，還將其命名為艾森豪威爾矩陣。
根據(jù)艾森豪威爾矩陣，我們可以清晰地區(qū)別需要立即關注的事項以及需要花時間的事項。然而，如果錯誤理解并應用的話，可能會反過來阻礙效率。
艾森豪威爾矩陣一共有四個象限。其中，每個象限都代表著不同的事項解決方法。
圖片來源：Rutger W. Quak
第一象限是危機象限。在這個象限中，事項不僅緊急，而且重要。保持關注第一象限，會導致壓力巨大、精力疲憊以及其他的關聯(lián)問題。
科維認為，長時間關注第一象限的人，只會在第四象限中找到解脫。因為，第四象限的事項，既不重要，又不緊急。
第三象限的事項，是緊急但不重要的事項。比如，明天即將到期的某個在線問卷調查。在這個象限中，我們會錯誤地把緊急事項當作重要事項，其中的事項也基本上是基于他人的期望或關注點而安排的。在這個象限中，我們會快速地浪費寶貴的時間，因此是極其危險的一個象限。
最后，第二象限的事項，是重要且緊急的事項。據(jù)科維所說，“第二象限是高效個人管理的核心。”
真正的高效人士，會留意第一象限，但關注的卻是第二象限。在這種狀態(tài)下，我們會關注機會，預防性地進行思考，同時會預留足夠的時間關注于真正重要的事項。
通過艾森豪威爾矩陣來管理任務事項，我們可以理解到每個項目應該投入多少關注，而不是多少時間。正如科維所說，“這部分的挑戰(zhàn)，并不是時間管理，而是自我管理?！?/p>
換句話而言，與其計劃在某件事項上投入的時間，不如采取更有效也更有用的方式，認清自己的能力，了解怎么才能高效地完成各項任務。
對我而言，帶領并指導自己的團隊，是重要但不緊急的事項，屬于第二象限。
當我們成立新的、規(guī)模為4至5人的跨部門團隊時，他們總是會感到困惑，并且不清楚自己的目標。我從中得到的教訓是，如果沒有人帶領他們，他們的工作成績往往都是亂糟糟的，質量也不是最佳的。
然而，如果每周安排一次約15分鐘的例會，聚在一起討論項目，向他們提供必要的指導，并且讓他們意識到他們的工作成績對公司起到的關鍵作用，他們就可以很快地團結在一起，并產(chǎn)生高效的生產(chǎn)力。
圖片來源：Simple Focus @Travis Knight
知道如何辨別關鍵事項后，接下來就可以有戰(zhàn)略性地實現(xiàn)巔峰效率。在這個階段中，你也可以學會更好地控制和管理自身的能量水平。
當手頭上的工作非常順手并且高效工作時，一切的屏障仿佛瞬間都消失了。在這種狀態(tài)下，我們高度專注，并且沉迷于自己的工作。這是一種理想狀態(tài)。
很顯然，在公司日常運轉過程中，我們無法刻意回避緊急事項（雖然有時候緊急事項非常單調乏味），但我們可以知道，什么時候我們可以保持專注狀態(tài)，什么時候又卻是心不在焉的狀態(tài)。
在效率巔峰時段，我們會變得更加專注，并且聚焦于解決重要的事項。
在這種情況下，我們通常愿意持續(xù)不間斷地保持工作狀態(tài)，同時也很少有精疲力盡的感覺。最大化自己的專注時段，不僅可以增加精力，還可以促進動力。
比如，權威成功學大師戴爾·卡耐基（Dale Carnegie）曾經(jīng)的一項研究發(fā)現(xiàn)，相比于員工專注力都非常差的公司，如果公司里都是專注力高的員工，那么其業(yè)績表現(xiàn)最多可高出202%。
此外，著名職業(yè)教練佩內洛普·特倫克（Penelope Trunk）還建議，我們可以把一天的24小時分成兩類時間段，分別用來處理自己喜歡的事情和不喜歡的事情。
這種分割方法，有助于提升個人效率。把自己喜歡的事項當作一種獎勵，在完成不喜歡的事項后來獎勵自己。當然，如果在某事項上出現(xiàn)拖延情況，就直接略過，從而花盡可能多的時間做自己喜歡做的事情，因為它們很可能是屬于第二象限的事項。
圖片來源：Pexels.com
雖然我們無法回避我們不喜歡的事項，但至少我們可以決定什么時候來做這些不喜歡做的事項。
實施項目的時間段，在認知表現(xiàn)方面最多可以產(chǎn)生20%的差異。有科學研究表明，你之所以在早上10點可以輕松地解決某個難題，而在下午3點時卻奮力地掙扎著趕最后期限，是有因可循的。
據(jù)暢銷書《全新思維》（A Whole New Mind: Why Right-Brainers Will Rule the Future）一書作者丹尼爾·平克（Daniel Pink）在書中所言，75%的人們在一天中通常會依次經(jīng)歷三個階段：巔峰時段、低谷時段以及恢復時段，另外25%所經(jīng)歷的三個階段在順序上有所不同：恢復時段、低谷時段以及巔峰時段。
通過追蹤并了解我們在一天中不同時段的表現(xiàn)，我們可以意識到自己的能量水平變化，發(fā)現(xiàn)自己的巔峰時段，并在此時段高效地產(chǎn)出。
你可以制作一張表格，并記錄你在全天中的能量水平。同時，還要跟蹤記錄自己的創(chuàng)造力、專注力以及興趣點的變化情況，從而以周為單位，從這些記錄中發(fā)現(xiàn)相應的巔峰時段規(guī)律。
一旦找到自己的巔峰時段后，你就不要錯失這些寶貴時間，珍惜每一分每一秒，實現(xiàn)高效量產(chǎn)。
圖片來源：unsplash.com @campaign_creators
不同的職業(yè)角色，也會影響你的工作方式。
根據(jù)創(chuàng)業(yè)教父保羅·格雷厄姆（Paul Graham）所言，日程可以分為兩種：一種是執(zhí)行者日程，另一種則是管理者日程。
管理者日程的核心是會議。對管理者而言，其日程形式通常都是點狀式的。在他們的日程表中，你可以看到很多會議日程安排。
編輯或程序員等執(zhí)行者角色，他們通常都是根據(jù)管理者的日程安排，盡可能地保持高效狀態(tài)。在他們的日程表中，通常都是塊狀式的以小時為單位的日程安排，因為只有這樣他們才能保持專注，并且提供創(chuàng)造性的解決方案。
如果你必須要按管理者日程來行事，但你卻在執(zhí)行者日程的框架下才能高效產(chǎn)出，那么根據(jù)格雷厄姆的建議，你可以在日常工作中把兩種日程安排方式結合起來。
此外，如果你按管理者日程來行事，卻想讓自己有額外時間，那么你可以在日程安排中采用會議間隙方法。
根據(jù)會議間隙方法的描述，在安排會議日程時，如果某項會議日程原計劃為1小時，那么你在設置會議日程時，應該把這項日程的時間段按原計劃時間的1.5倍來進行規(guī)劃，即1小時30分。
這樣的安排，你就有額外時間消化會議內容、回顧會議中遺漏的問題或者就單純地休息。如果間隙時間特別長的話，你還可以解決緊急事項，以免耽誤自己的重要事項。
圖片來源：unsplash.com @esteejanssens
在經(jīng)營自己的公司時，我曾經(jīng)嘗試著按執(zhí)行者日程來行事，但后來我發(fā)現(xiàn)我應該安排一個混合日程。
每天下午，我都是按管理者日程來安排自己的各項事務，而早上則是按執(zhí)行者日程來安排的。在早上的時段里，我會安排塊狀時間段進行深度思考和工作。
當然，你還可以嘗試用達芬奇日程安排法來規(guī)劃自己的事項。達芬奇日程安排法的核心，是將自己的在一天中的深度專注時間分為硬深度時間和軟深度時間。
硬深度時間用來處理較難且極具挑戰(zhàn)的事項，通常把它安排在每周工作日前三天的某固定時段；而軟深度時間則用來處理可以輕松應對的事項，通常安排在每周工作日后兩天的某固定時段。
此外，你也可以嘗試3天專注工作法，根據(jù)自己的實際工作內容，在一周中預留三天，并用來專注于某項工作。
無論采取何種日程安排方式，重要的是，找到自己的巔峰時段，并在該時段優(yōu)先安排重要的事項。此外，不要一味地為了管理日程和時間而建立徒有虛名的待辦事項清單。
圖片來源：Pexels.com
當我們在巔峰時段保持高度專注時，我們可以產(chǎn)出更高效的業(yè)績；同時，工作結果也可以變得更有連貫性。此外，在必要的情況下，我們還可以延長自己的工作時間，并且不會產(chǎn)生精疲力盡的感覺。
另外值得一提的是，巔峰時段也可能隨著時間而不斷地變化。這個月保持高效的時間段，也許下個月會變得效率異常低下。
因此，要學會了解并認清自己的能量水平，關注并記錄其可能存在的變化。
評估、再調整，然后繼續(xù)向前。你的所作所為，也許連你自己都會大吃一驚。
編譯組出品。
