相信各位在接觸 Things、OmniFocus 這樣的軟件之前，是不是也曾去了解過(guò)其核心價(jià)值 GTD 的概念？可能在這之后，不少人會(huì)覺(jué)得 GTD 是個(gè)深不可測(cè)的話題，亦或覺(jué)得「大眾群體」沒(méi)有了解它的必要，繼而會(huì)因?yàn)椤缚床欢够颉覆幌肟炊箤?dǎo)致了一個(gè)不可觀的結(jié)果：回避。
不得不說(shuō)，這個(gè)話題確實(shí)很「不膚淺」，但也還沒(méi)到「可望而不可及」的地步。所以無(wú)論你看懂了，還是沒(méi)看懂，請(qǐng)各位讀者再一次保持耐心，看看筆者是如何理解 GTD 這個(gè)概念的。
扼要地說(shuō)，這就是個(gè)「先把事兒做成，再把事兒做好」（Getting Things Done, GTD）的思維，你也可以把這視作「達(dá)成目的所必須經(jīng)歷的過(guò)程」。并且其邏輯也很簡(jiǎn)單，即「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」這個(gè)循環(huán)套路。（嚴(yán)謹(jǐn)?shù)卣f(shuō)，這其中的任何環(huán)節(jié)都不能被忽略，因?yàn)槊總€(gè)步驟都是決定最終結(jié)果的關(guān)鍵因素，稍有遺漏可能就會(huì)產(chǎn)生「化學(xué)反應(yīng)」，然后 Duang～ 的一下，功虧一簣）
這個(gè)邏輯可能是目前最復(fù)雜、完整的一種，所以它主要面對(duì)的是「小眾效率群體」而非相對(duì)「大眾主流」的處事習(xí)慣和需求。從最簡(jiǎn)單的需求出發(fā)，可能大部分人只會(huì)想到「記錄 > 完成」僅兩個(gè)環(huán)節(jié)，這本身并不是錯(cuò)誤的，而如果它能大大提高效率，并達(dá)到你的最終目的，這反倒是最適合你的方案。
比如 GTD 并不適合那些會(huì)把家務(wù)、個(gè)人衛(wèi)生，甚至連準(zhǔn)點(diǎn)吃飯都要放入「待辦事項(xiàng)」的用戶(hù)，因?yàn)檫@些事情必然發(fā)生，而且（大部分人）不會(huì)忘記去做這些事兒，所以根本就沒(méi)有「記錄」的必要。而如果是加班導(dǎo)致的晚點(diǎn)（推遲）、節(jié)假日導(dǎo)致的臨時(shí)調(diào)換（提前或推遲）、客人突然造訪（取消）等預(yù)先安排被打亂的情況，就需要我們進(jìn)行妥善的調(diào)整和處理，這時(shí)候 GTD 便會(huì)發(fā)揮它的功效。所以，我寫(xiě)這篇文章的出發(fā)點(diǎn)是：讓那些「事務(wù)繁多、冗雜」的用戶(hù)，去了解可能他們還沒(méi)想到（或者還沒(méi)發(fā)現(xiàn)）的方式，即 GTD。
為了全面介紹 GTD 的作用及概念，這篇文章依然會(huì)以「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」循環(huán)為目標(biāo)，幫助那些目前僅遵照「記錄 > 完成」循環(huán)執(zhí)行的用戶(hù)去學(xué)習(xí)、了解更完整、規(guī)范的 GTD 邏輯。
如今「Reminders 備忘錄」已經(jīng)成為任何操作系統(tǒng)都必備的功能之一。它的目的特別簡(jiǎn)單，就像上文說(shuō)到的那樣，用戶(hù)只需「先記錄，后完成」就結(jié)束了。
舉個(gè)生活中的例子吧。當(dāng)我突然想到一周后就要期末考試了，那么這時(shí)我可能會(huì)打開(kāi)「?jìng)渫洝?，記錄下「期末考試」這個(gè)事件，然后安排在「提前 5 天」這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)通知自己，以避免錯(cuò)過(guò)或遺忘「復(fù)習(xí)功課」這個(gè)任務(wù)。
這是個(gè)不錯(cuò)的習(xí)慣，畢竟打小老師就教育我們「好記性不如爛筆頭」這個(gè)道理。再次回顧這個(gè)例子，其中的邏輯不就是「記錄 > 完成」那么簡(jiǎn)單嘛，但仔細(xì)想想，這是不是也有些不足？比如「期末考試」這個(gè)事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進(jìn)行通知？我是不是可能會(huì)提前（或推遲）幾天再?gòu)?fù)習(xí)功課？具體的復(fù)習(xí)內(nèi)容有哪些？我應(yīng)該在什么地方、什么時(shí)間段進(jìn)行復(fù)習(xí)？等等。這些問(wèn)題就涉及到「用戶(hù)需求」了。
論「好記性不如爛筆頭」，這是個(gè)簡(jiǎn)單的「記錄」過(guò)程，放到 GTD 中，這就是個(gè) Stuff（事件）的概念。所謂 Stuff，就是那些你想到的，繼而打算記錄下來(lái)并最終需要被完成的項(xiàng)目。那 Stuff 的去向是何處？在眾多以 GTD 為核心的軟件中，它們都會(huì)有 Inbox（收件箱），這就是 Stuff 最初要達(dá)到的地方。
如何理解 Inbox 被翻譯為「收件箱」？這就好比日常生活中，每個(gè)家庭都會(huì)用到的「儲(chǔ)物箱」或「儲(chǔ)物柜」，它們扮演了 Collect（收納） 的角色。套用到 GTD 上可以理解為：任何你想到的 Stuff，無(wú)論它多么簡(jiǎn)單或多么復(fù)雜，先把它們 Collect 起來(lái)再說(shuō)。所以 Inbox 就是 GTD 邏輯中最初的一個(gè)環(huán)節(jié)：記錄，同時(shí)也是大部分 Reminders 類(lèi)工具的主要作用。
很多輕量級(jí) Reminders 軟件（例如 Realmac 開(kāi)發(fā)的 Clear 應(yīng)用）在加入了 Inbox 后，就幾乎沒(méi)別的功能可用，所以它們是最簡(jiǎn)單的 GTD 工具（其中的 Stuff 則被另一個(gè)名詞代替，叫 To-do），這樣的軟件被統(tǒng)稱(chēng)為 Reminders。而真正意義上的 GTD 工具還會(huì)考慮到方方面面，其中就包括事例中提到的「用戶(hù)需求」。
那些在 Inbox 中的項(xiàng)目只是純粹的 Stuff（它們之中既包含了「一件衣服」這樣的東西，也包含了「寫(xiě)一篇日記」這樣的事情。說(shuō)到底，這些元素甚至無(wú)法組成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的 Reminders 工具），它們與剛才提到的 To-do 最大區(qū)別在于，Stuff 只是些「零件」罷了，而由 To-do 組成的 Reminders 雖然只是「小機(jī)器」，但至少它是可以獨(dú)立運(yùn)作的。所以，要想理清楚 Stuff 之間的關(guān)系，并進(jìn)一步將它們發(fā)展成合理且有邏輯的 To-do，就得經(jīng)歷 Organize（整理） 的過(guò)程。
在「整理」之前，每位用戶(hù)都有必要梳理一遍 Stuff 的類(lèi)型。例如「出門(mén)買(mǎi)一杯咖啡」算作「Do 立刻完成」類(lèi) To-do 項(xiàng)；「和 John 一起制作機(jī)器人模型」、「等畢業(yè)證書(shū)拿到后，再找工作」這些算作 Delegate（委托）類(lèi) To-do 項(xiàng)；「明天去打一場(chǎng)籃球」則被算作 Defer（推遲） 類(lèi) To-do 項(xiàng)。
它們的確有不同，但如何形容這些不同之處呢？我認(rèn)為最合適的單詞莫過(guò)于「優(yōu)先級(jí)」。回顧這三個(gè)例子，得到的綜合性結(jié)論是：Do 是指當(dāng)下就要完成的任務(wù)，所以其優(yōu)先級(jí)別最高；Delegate 是指會(huì)有第二人（或更多人）參與的集體任務(wù)，其優(yōu)先級(jí)別稍低；Defer 是指那些（相對(duì)）不那么著急需要完成的任務(wù)，因此其優(yōu)先級(jí)別最低。
在 GTD 工具 Things 中，優(yōu)先級(jí)最高的 Do 被稱(chēng)作 Today，優(yōu)先級(jí)稍低的 Delegate 被稱(chēng)作Next，優(yōu)先級(jí)別最低的 Defer 被稱(chēng)為 Scheduled。看上去似乎和上文提到的 To-do 項(xiàng)有些不同？沒(méi)錯(cuò)，是單位問(wèn)題，因?yàn)樵?Things 中，最精確的單位只有「天」，而非「小時(shí)」，更不可能是「分鐘」。
在另一款 GTD 代表性工具 OmniFocus 中，「優(yōu)先級(jí)別」這個(gè)概念在創(chuàng)建 To-do 項(xiàng)的時(shí)候幾乎感受不到，因?yàn)樗⒉灰源俗鳛椤割?lèi)別」進(jìn)行排列。但是，OmniFocus 卻以一種相對(duì)「圖形化」的顯示效果（在已經(jīng)建立好 To-do 列表的情況下）告知用戶(hù)。整理下來(lái)，具體分為以下七種方式。
其中的「標(biāo)記項(xiàng)已過(guò)期」和「標(biāo)記項(xiàng)接近截止時(shí)間」兩項(xiàng)，引出了另一個(gè)概念——Flagged （旗標(biāo)）。
Flagged 本身并不受「優(yōu)先級(jí)別」影響，因?yàn)楹笳呤且浴笗r(shí)間」為基礎(chǔ)，以「完成」為目的的排列方式，而 Flagged 則（僅僅）起到了「強(qiáng)調(diào)突出」的作用，告知用戶(hù)該 To-do 項(xiàng)尤其需要引起注意。當(dāng)然，有的 OmniFocus 用戶(hù)把它當(dāng)作「不允許調(diào)整」的標(biāo)記，也是可行的。
回到主題。在進(jìn)行「整理」的時(shí)候，我們要先考慮到「優(yōu)先級(jí)別」的因素，然后再按此進(jìn)行排列，最終得到一份經(jīng)過(guò)初步完善的 Stuff 項(xiàng)目列表。而這些 Stuff 此時(shí)已提升至 To-do 類(lèi)，可以單獨(dú)工作，只不過(guò)它與更加豐富且完整的 GTD 邏輯相比，還差了那么一些環(huán)節(jié)。什么環(huán)節(jié)呢？分類(lèi)。
在介紹「分類(lèi)」之前，我還想解釋一下何為「時(shí)間管理」。
還記得之前那個(gè)「期末考試」的例子嗎？在之后對(duì)該示例的分析中，我還提出了「這個(gè)事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進(jìn)行通知？」以及「我是不是可能會(huì)提前（或推遲）幾天再?gòu)?fù)習(xí)功課？」這兩個(gè)問(wèn)題。其中談及的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都統(tǒng)稱(chēng)為一個(gè)概念：「時(shí)間管理」。
在建立 To-do 列表的初期，我們可以填入理想的「提醒日期」，以備屆時(shí)顯示通知告訴用戶(hù)自己，但有時(shí)不免會(huì)遇到「推遲」或「提前」這樣的特殊情況。如果真的發(fā)生了，勢(shì)必會(huì)影響到當(dāng)前 To-do 的狀態(tài)，所以該如何靈活地進(jìn)行調(diào)整呢？這里要提到 Due（到期）一詞。
一般情況下，如果 due 的日期為 Tomorrow，那它只會(huì)在 Tomorrow 的 To-do 列表中顯示，而不會(huì)顯示在 Today 中（除非你有進(jìn)行過(guò) Repeating 設(shè)置）。根據(jù)假象的情況，萬(wàn)一需要將它「提前」（或「推遲」），Things & OmniFocus 這兩款軟件又有著哪些不同的解決方式呢？
在 Things 中，你可以設(shè)置 Show in (xx) days before 直接增加 To-do 的提前量，達(dá)到「提前」的目的。并通過(guò) Daily Review 達(dá)到「推遲」的目的。
在 OmniFocus 中，這些功能的對(duì)應(yīng)選項(xiàng)為 Due 和 Defer Until 。但它還擁有兩個(gè) Things 沒(méi)有的特性：Estimated Time 和 Completed 。前者指代「預(yù)計(jì)花費(fèi)的時(shí)間」，后者指代「完成任務(wù)的確切時(shí)間」。同時(shí)由于 OmniFocus 的最小時(shí)間單位是「分鐘」，因此對(duì)于短期任務(wù)，這種設(shè)置能進(jìn)一步量化你的時(shí)間安排。
僅從「時(shí)間管理」這方面來(lái)看，Things 的優(yōu)勢(shì)在于它對(duì)操作的要求更低，便于用戶(hù)只需點(diǎn)擊較少的選項(xiàng)就能達(dá)到目的，功能較少，適合「輕度 GTD 用戶(hù)」。而 OmniFocus 的優(yōu)勢(shì)在于它的功能更加「厚重」（就好比汽車(chē)操作面板和飛機(jī)操作面板的對(duì)比），功能較多，但也更加復(fù)雜，適合「重度 GTD 用戶(hù)」。
此外，Reminders 工具中不存在 due 概念，是因?yàn)樗鼈円膊话傅狡凇埂高^(guò)期」「提前」「推遲」「預(yù)計(jì)花費(fèi)時(shí)間」這些細(xì)致的功能要領(lǐng)（甚至它們的 UI 用戶(hù)界面也沒(méi)有「操作面板」這一說(shuō)）。所以 due 是區(qū)別 Reminders 與 GTD 工具的途徑之一，這也明確了兩者之間的差距。
當(dāng)你的 To-do 列表被越來(lái)越多的內(nèi)容填充，同時(shí)還得受到不斷變化的「特殊情況」影響，原本簡(jiǎn)潔的界面一瞬間就可能變得「低效且繁亂」。在面臨這樣的現(xiàn)象時(shí)，GUI 圖形用戶(hù)界面就會(huì)起到「逆轉(zhuǎn)」的作用，讓事情回到「高效且清晰」的 GTD 模式。好在 OmniFocus 中就有這樣一個(gè)出色的 GUI，它叫 Forecast（預(yù)測(cè)）。
打開(kāi) Forecast 界面，你可以找到任何日期對(duì)應(yīng)的 To-do 項(xiàng)。與此同時(shí)，它還允許用戶(hù)進(jìn)行「快速整理」，便于你直接創(chuàng)建、管理 & 調(diào)整不同日期中的 To-do 列表，在提高操作效率的同時(shí)，進(jìn)一步達(dá)到 GTD 的目的。
「分類(lèi)」是 GTD 中另一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)，但不同 GTD 工具對(duì)它的概念定義是非常「不成體統(tǒng)」的。
在 Things 中，「分類(lèi)」亦可被理解為「篩選」，用戶(hù)只需給不同「場(chǎng)景」下的 To-do 項(xiàng)打上統(tǒng)一的 Tag（標(biāo)簽），就可以在后續(xù)步驟中通過(guò)它進(jìn)行「篩選」；而在 OmniFocus 中，「分類(lèi)」則被叫作 Contexts（環(huán)境），用戶(hù)可以任何名詞作為「分類(lèi)」的標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建「永久性」固定項(xiàng)目，而非 Things 中的「臨時(shí)」標(biāo)簽。以上是兩者最大的區(qū)別，也驗(yàn)證了本節(jié)開(kāi)頭的觀點(diǎn)。
即便如此，「分類(lèi)」至少也能幫助用戶(hù)快速梳理項(xiàng)目大塊，并且任何 To-do 項(xiàng)都是可以在不同「場(chǎng)景（環(huán)境）」下流通的，也就是說(shuō)，它們是可以在「篩選」條件下反復(fù)出現(xiàn)的，而不會(huì)被「類(lèi)別」這一界限框死。所以我個(gè)人還認(rèn)為：或許你的 To-do 項(xiàng)無(wú)需經(jīng)過(guò)「分類(lèi)」步驟即可「被完成」，但多此一步也非毫無(wú)意義，因?yàn)樗辽倏梢詾閷?lái)會(huì)需要用到的時(shí)候，留下一個(gè)「永久性」框架。
按照 GTD 原理，只要能達(dá)到目的，「分類(lèi)」其實(shí)完全可以隨心所欲進(jìn)行（GTD 工具 Things 就特別適合這部分用戶(hù)群體），在 OmniFocus 中雖然用戶(hù)也可以自由設(shè)置分類(lèi)，但它也有部分相對(duì)「體統(tǒng)」的要求，遵循了一個(gè)邏輯，即分類(lèi)項(xiàng)目的「父級(jí)標(biāo)題」皆為名詞，其「子項(xiàng)目」皆為動(dòng)詞。
例如，我可以創(chuàng)建「女兒」為「分類(lèi)」標(biāo)題（意味著以此展開(kāi)的所有 To-do 項(xiàng)都圍繞著「她」展開(kāi)），接著再創(chuàng)建「陪她猜謎語(yǔ)」「唱一首兒歌」「帶她去游樂(lè)場(chǎng)玩」等內(nèi)容為「子項(xiàng)目」。到這里，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的「分類(lèi)」就完成了。很簡(jiǎn)單，不是嗎？
上例是按照「名詞為父，動(dòng)詞為子」的要求創(chuàng)建「分類(lèi)」項(xiàng)目的，但無(wú)法避免的是，還有很多場(chǎng)景并不以此為標(biāo)準(zhǔn)，比如「動(dòng)詞為父，動(dòng)詞為子」。
舉個(gè)例子。我可以創(chuàng)建「搭一艘小帆船」為「分類(lèi)」標(biāo)題（這是個(gè)動(dòng)詞），再添加「選擇合適的木板」「閱讀說(shuō)明書(shū)」「找好朋友 John 一起來(lái)幫忙」這些為「子項(xiàng)目」（這些也是動(dòng)詞）。驗(yàn)證了「動(dòng)詞為父，動(dòng)詞為子」的分類(lèi)方法。
所以「分類(lèi)」并沒(méi)有特別嚴(yán)格的內(nèi)容限制，但它至少有像樣的「模板」劃分，幫助用戶(hù)更合理地整理?xiàng)l目，更清晰地進(jìn)行審視。若沒(méi)有這些「模板」，可能就會(huì)產(chǎn)生混亂，以致于迷惑自己，并最終使 GTD 的目的失效，得不償失。
回顧剛才的知識(shí)點(diǎn)，其中可以篩選出「To-do 項(xiàng)是可以流通的」，以及「動(dòng)詞為子」的分類(lèi)方法，在將它們組合后，又可以得出一個(gè)新的知識(shí)點(diǎn) Projects 項(xiàng)目。
如果說(shuō) OmniFocus 中的 Contexts 是用于整理「場(chǎng)景」環(huán)境下的 To-do 項(xiàng)，那么本節(jié)要介紹的 Projects 指代的對(duì)象則是「事情」。好，那么要完成一件事情，你首先會(huì)想到是什么？沒(méi)錯(cuò)，是 Step（步驟）。它屬于 Projects 中的一種，其屬性被定義為「Sequential Project 按順序執(zhí)行的項(xiàng)目」（比如上節(jié)中提到的「搭一艘小帆船」的例子）。
此外，Projects 還可以分為 Parallel Project（平行項(xiàng)目）和 Single Action List（獨(dú)立的項(xiàng)目）。
「Parallel Project 平行項(xiàng)目」是指「有聯(lián)系，但是沒(méi)有必然的先后順序」的項(xiàng)目，例如「去超市買(mǎi)蘿卜」和「去超市買(mǎi)飲料」?！窼ingle Action List 獨(dú)立的項(xiàng)目」是指「沒(méi)有聯(lián)系，更沒(méi)有必然的先后順序」的項(xiàng)目，例如「參加老同學(xué)聚會(huì)」和「陪媽媽逛商場(chǎng)」。
當(dāng)然，「Projects」中也有「優(yōu)先級(jí)別」的要求，因?yàn)槟愫茈y做到所有任務(wù)同步進(jìn)行，或同時(shí)完成。與此同時(shí)，它們也會(huì)遇到特殊情況，以致于你不得不因「推遲」某些項(xiàng)目而去調(diào)整原定計(jì)劃的「優(yōu)先級(jí)別」。如何實(shí)現(xiàn)？在 OmniFocus 中，它的功能名稱(chēng)為 Hold（暫停執(zhí)行）。
最后還要提醒各位讀者，本節(jié)介紹的 Projects 和 Hold 僅針對(duì) OmniFocus 有效，在另一款 GTD 工具 Things 中雖然也有 Projects 一說(shuō)，但并沒(méi)有明確的細(xì)分和應(yīng)用。所以，若要實(shí)現(xiàn)同樣的效果，煩請(qǐng)自行動(dòng)手。
什么是「完成」？很簡(jiǎn)單，就是打勾 ?。個(gè)人主觀地認(rèn)為，這或許就是各類(lèi) Reminders 和 GTD 類(lèi)工具以「?」為素材，創(chuàng)作軟件圖標(biāo)的原因吧。
和所有 Reminders 應(yīng)用一樣，GTD 工具也會(huì)有「Done 完成」環(huán)節(jié)，這就像文章開(kāi)頭說(shuō)的那樣，它意味著「先把事兒做成了」，不過(guò)還沒(méi)到「再把事兒做好了」的地步。作為剛接觸 GTD 的新手，很多人會(huì)忽略那關(guān)鍵的最后一步「Review 反思」，所以他們大部分人只滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，得不到進(jìn)步，甚至是倒退（用回傳統(tǒng)的紙質(zhì)貼紙標(biāo)簽，或隨手記）。這也是我不愿意看到的。
客觀地說(shuō) Review 不一定是必須經(jīng)歷的環(huán)節(jié)，因?yàn)槿魏涡率謱?duì)于 GTD 工具會(huì)有一個(gè)「從陌生到熟練」的適應(yīng)過(guò)程，并在這個(gè)過(guò)程中提升效率，找到自己的需求。那么在這種情況下，你確實(shí)不必再行 Review 了。
反之，如果察覺(jué)到略有疑惑，或?qū)?GTD 的「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」運(yùn)行邏輯并沒(méi)有透徹且清晰的理解，建議你再次閱讀這篇文章，或閱讀由 OmniFocus 開(kāi)發(fā)商 Omnigroup 撰寫(xiě)的《Getting Things Done?》一文（英文，可保存至 Instapaper、Pocket、Evernote 留作稍后閱讀）。
GTD 本身就是一個(gè)比較小眾、復(fù)雜的概念，它需要一定的學(xué)習(xí)成本和一段時(shí)間的實(shí)際使用，才可能會(huì)對(duì)這個(gè)概念有所認(rèn)識(shí)，所以無(wú)論本文是否會(huì)對(duì)你有很大幫助，只要你認(rèn)為自己有對(duì) GTD 的需求，那么就應(yīng)當(dāng)試著去用 GTD 管理你的時(shí)間，或許你的生活和工作方式會(huì)因此得到巨大改變。
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