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前段時間因為疫情的原因，很多人都被迫開始在線辦公的生活，我的一個朋友小陳也是這樣。但他發(fā)現(xiàn)自己在家辦公的時候，效率特別低。遇到的最大問題是，資料分散在不同地方。公司電腦、筆記本電腦、兩個手機(jī)，還有一些是紙質(zhì)文件，這些讓小陳頭暈?zāi)X漲。
處理工作時總出現(xiàn)找不到資料在哪，工作起來手忙腳亂，給領(lǐng)導(dǎo)留下的印象非常不好。
在遇到問題的時候，就想到我了。小陳以前跟我合作過一個項目，我全程都是用有道云筆記來完成的，對我的工作效率印象非常深刻，就特意向我請教想解決這個問題。
用筆記軟件高效辦公，并不難。只要四個步驟就能解決：
1、尋找適合自己的APP
2、從頭開始建立個人工作系統(tǒng)
3、用好系統(tǒng)讓工作更流暢
4、日常效率提升建議
這四步驟中，前三步都是知識管理，最后一步是時間管理。
1、尋找適合自己的APP
想做好知識管理，第一步是在明確需求情況下，選擇適合自己的 APP。
明確需求
現(xiàn)在主流的筆記 APP，基本就剩有道云筆記、印象筆記和 Onenote 了，而這三個筆記類 APP 都有各自的特色，選擇哪個 APP，主要看自己的個人具體需求，根據(jù)他的實際情況，推薦有道云筆記。
原因如下：
同步速度快，連接穩(wěn)定，Onenote 的同步速度非常慢。
免費(fèi)，不用花錢（在剛開始使用時，沒明確具體需求前，沒有太強(qiáng)的付費(fèi)動力和意愿）
上傳流量大。特別在初期建立筆記系統(tǒng)時，需要幾百兆或 1、2G 的上傳流量。印象筆記的免費(fèi)用戶上傳流量比較少，付費(fèi)用戶有 1G 的上傳流量，有道云筆記的免費(fèi)用戶有 3G 的上傳流量，足夠了。
多平臺同步，不限制登錄設(shè)備數(shù)量。小陳目前需要：公司電腦、筆記本、兩個手機(jī)都可以隨時同步相關(guān)資料。
分享方便。可以直接把筆記生成鏈接，分享到不同的環(huán)境中，特別適合辦公人群交流溝通，不管在郵件、微信還是其它環(huán)境都能收到。
支持多級文件夾+標(biāo)簽，學(xué)習(xí)成本低，使用方便。Onenote 是 3級文件夾，印象筆記是 2級+標(biāo)簽。
2、從頭開始建立個人知識管理系統(tǒng)
選擇完之后，開始建立自己的知識管理系統(tǒng)吧。
初步整理
筆記類 APP，基本上是以筆記為主。需要先明確一下，都有哪些資料需要整理？
一般有三項內(nèi)容是立刻可以放進(jìn)去的：
紙質(zhì)筆記本上的內(nèi)容電子化
工作中的【重要資料】
跟自己相關(guān)的其它資料
紙質(zhì)筆記本
先讓小陳回想一下，以前他都向紙質(zhì)筆記本中記錄哪些內(nèi)容，比如：
領(lǐng)導(dǎo)安排的各種工作
開會時的會議記錄、要點
接電話時的隨手記錄
拜訪客戶時記錄的客戶相關(guān)資料
跟自己工作任務(wù)相關(guān)的計劃、提醒
平時的靈感、想法
微信中的信息
等等。。。
需要把紙質(zhì)筆記本中的內(nèi)容進(jìn)行一下處理，把有用的內(nèi)容整理到有道云筆記中。要是內(nèi)容太多，可以先拍照，放到筆記本中。
要注意跟工作任務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，單獨建立一個當(dāng)前工作任務(wù)的文件夾，放到筆記中，后面會教你要如何處理。而其它的資料、記錄或臨時記錄的內(nèi)容，可以按后面的分類方式，進(jìn)行整理。
工作中的【重要資料】
千萬要注意，是[重要資料，并不是所有資料]。筆記類 APP，不是百度網(wǎng)盤或 U 盤，無法存放大量資料，基本上還是文檔和資料為主。不適合存放大量視頻、音頻、照片等文件。
硬盤里面可能會有不少文件、圖片、視頻等各種資料，需要分析一下，先從日常工作中最常用到的各種資料開始：
每天需要用到的資料
每周需要用到的資料
每月需要用到的資料
特別是缺少這些資料就無法工作的。比如：公司介紹、個人介紹、常用文件的掃描件，日常文件等等。把這些內(nèi)容按重要程度進(jìn)行區(qū)別。
日常工作中的重要紙質(zhì)文檔，培養(yǎng)隨時拍照的習(xí)慣，直接保存到有道云筆記中。
其它資料
除以上兩類資料，把跟自己相關(guān)其它資料也一起放到有道云筆記中，比如：平時收藏網(wǎng)頁資料、網(wǎng)址、自己想學(xué)到的技能、旅游攻略、讀書筆記等等，也一起整理到有道云筆記中。
將日常生活中的遇到有用信息儲存起來，以便需要的時候可以準(zhǔn)確地找到，這樣能夠幫助你減輕一些思維上的負(fù)擔(dān)。
還有各種提示、小知識、菜譜、使用說明、清單等資料，最大的作用是在需要時能幫助自己或者同事，在不需要詢問你的情況下完成任務(wù)。
做好分類
目前有道云筆記的分類方式分為：筆記與標(biāo)簽 這兩種。
筆記可以像文件夾一樣進(jìn)行劃分，簡單來說就是 相關(guān)的信息歸為某一個特定的類別。
我建議他把整體的內(nèi)容分為 【學(xué)習(xí)】，【生活】和【工作】，先建立三個目錄。其它往下的繼續(xù)分類。比如對于工作中的內(nèi)容，小陳所在的部門是項目制，就按自己的工作習(xí)慣，在有道云筆記中按 年度-項目名稱 來建立文件夾。并把平時日常工作中的文件進(jìn)行了一下整理，都放到有道云筆記中。
注意：在建立系統(tǒng)時，最好有一個統(tǒng)一的命名結(jié)構(gòu)和方式，目錄結(jié)構(gòu)不要太多，常規(guī)情況下 3-5 層足夠了。
另一種分類方式叫：標(biāo)簽。它可以有多個不同的屬性。標(biāo)簽還可以突破空間上的限制。在多條筆記上標(biāo)注同樣的標(biāo)簽。
比如一篇公眾號文章，它可以有多個標(biāo)簽?？梢远嗥恼聵?biāo)記成相同的標(biāo)簽。標(biāo)簽有特性有兩條：
一條筆記可以有多個標(biāo)簽
一個標(biāo)簽也可以放到不同的筆記中。
可以通過目錄+標(biāo)簽進(jìn)行分類，先把以前積累的工作資料進(jìn)行分類處理。
小陳花了好幾天把自己硬盤中的資料整理了數(shù)百條內(nèi)容，上傳時用了 1 個多 G 的流量。而且筆記的添加附件時非常方便，免費(fèi)版的附件最大支持 200M，開會員之后能支持 1G 的附件，上傳速度特別快。
并且公司電腦、自己的筆記本和兩個手機(jī)，四個終端上都可以隨時同步，這回處理工作就特別方便，想找什么資料時，直接搜索一下，就能找到自己需要資料。
分類建議：
分類：剛開始時不需要分的太細(xì)，只需要分大類。當(dāng)筆記多到一定程度后，再根據(jù)情況進(jìn)行細(xì)分。
筆記本：可以按標(biāo)題進(jìn)行排序，我通常用數(shù)字把最常用的幾個或當(dāng)前的項目排在前面。
標(biāo)題：標(biāo)題很重要，在標(biāo)題上加入一些具體處理方式，比如行動、計劃、創(chuàng)意、點子、資料之類的關(guān)鍵字，搜索時效果會更好。
收集信息：
有道云筆記還有一個很重要的功能是收集，它可以在 PC、手機(jī)，隨時把有用的內(nèi)容收藏到有道云筆記中。
特別是平時使用微信時，遇到需要記錄的工作信息、收到的文檔、資料可以立刻保存到有道云筆記中，在閱讀的公眾號文章時，遇到對自己有用的喜歡直接收藏，即使被文章被刪除，也能在有道云筆記查看。
在使用 PC 版的時候，有一個“網(wǎng)頁剪報”的功能特別好用，直接瀏覽器就能處理信息，自動提取出網(wǎng)頁中的正文內(nèi)容，去除頁面周邊的多余信息，只將文章標(biāo)題及正文完整保存到有道云筆記賬戶中相應(yīng)的文件夾中
收集建議
精減：一篇文章沒必要一字不差的保存，只需要保留有用的部分或自己整理總結(jié)的內(nèi)容，最好把出處、作者加上，以備將來查詢。
排版：別在意排版：不用浪費(fèi)太多時間在排版上，有用的是內(nèi)容。
處理：把有用的內(nèi)容整理出來，而不是保存全文，只保存有用的內(nèi)容，學(xué)會舍棄對自己無用的部分。
處理資料
有道云筆記中的內(nèi)容一定要定期的整理、更新、完善，才能產(chǎn)生真正的價值。
處理：
對于工作中的資料和平時收集的公眾號、網(wǎng)頁文章一定要進(jìn)行進(jìn)一步處理。
如果你只看過一遍就收藏起來，不經(jīng)過任何提練，這些內(nèi)容只是信息，沒有什么價值，誰都能通過網(wǎng)絡(luò)來搜索到。
用好筆記最重要的一點是，有一個清晰而有邏輯的框架，在做筆記時遵循一個好的框架標(biāo)準(zhǔn)，就會讓人一目了然。
把事情整理成三點，更容易讓人重視、記住和接受，會鍛煉下面的幾個能力：
1. 論點分解或總結(jié)--邏輯推理能力
2. 區(qū)分優(yōu)先性--時間管理能力
3. 加強(qiáng)說服力--交流能力
我以前是做咨詢顧問的，在參加培訓(xùn)時從埃森哲的老師學(xué)到一種“Point Sheet”的格式筆記，由上面的“題目”、左側(cè)的“重點”、右側(cè)的“行動”三部分組成。
左側(cè)的部分用來記錄重點，右側(cè)的部分則用來書寫基于重點應(yīng)采取的行動，即“誰、在什么時間之前、需要做完什么事”。因為“重點→行動”的順序可以按照由左到右的順序自然得到書寫整理，所以，“為何要采取這樣的行動”，任何人看了都能一目了然，馬上就能采取相應(yīng)的行動。
除了 “Point Sheet” 筆記，還有一種 “空·雨·傘” 筆記也可以用來處理信息。
“空·雨·傘” 筆記是一種思維框架，麥肯錫的咨詢顧問都會用這個框架，所有思考按照‘空·雨·傘’三步執(zhí)行”。
所謂“空·雨·傘”，其實就是判斷何為“空=現(xiàn)在的情況”，何為“雨=對此情況的解釋”，何為“傘=根據(jù)此解釋而采取的行動”。
抬頭看天，發(fā)現(xiàn)天空中的云朵有些異樣，解釋為“好像要下雨了”。根據(jù)這一解釋，判斷應(yīng)該采取“帶傘出門”的行動。
這就是“空·雨·傘”。這是一種特別有效的信息處理框架，在有道云筆記里做一個黃金三分法的模板，給大家演示一個信息處理的流程。
可以找篇公眾號文章，用“黃金三分法”把文章處理一下，把文章中無用的部分丟棄，重新歸納一下，然后根據(jù)文章中的建議，總結(jié)一下文章對自己有哪些幫助，有什么可以去行動和嘗試的方法。
處理建議：
收集信息只是第一步，如果你只停留在收集階段，收集的信息不會對你有任何的作用。
嘗試使用“黃金三分法” 來處理收集的文章，讓知識為你所用。
模板與清單
有道云筆記還有一個特別有用的模板筆記功能，用來形成模板或清單的。用好這個功能讓你在工作和生活中減很多不必要的壓力。
創(chuàng)建記錄清單
建立一個記錄清單，可以省去不必要的思考，同時避免遺忘。建立記錄清單的最佳時刻，是剛完成一件事的時候。
對你的生活和工作進(jìn)行思考，哪些領(lǐng)域是可以通過建立記錄清單來進(jìn)行簡化的？
對常見任務(wù)的處理方法
當(dāng)我們做一件事情習(xí)以為常了，反而會忘記最近一次是如何做成的。你就應(yīng)該花一點額外的時間，將你所做的事情記錄下來，然后將這些信息儲存在你方便想起來的地方。
使用檢查列表來防止犯錯
小陳以前總在很容易在工作中出現(xiàn)一些意想不到的錯誤，完全可以用清單進(jìn)行改進(jìn)。
順著業(yè)務(wù)流程列出需要檢查的項目，試著從實際工作的開頭檢查到結(jié)尾，檢查有沒有錯誤和遺漏之處。
清單建議：
有道云筆記自帶了一些模板，能里面選擇自己需要的。但最好還是根據(jù)自己的實際情況來創(chuàng)建模板。
通過以上這幾個步驟：初步整理、分類、收集、處理、模板與清單 ，去管理好信息，信息才會轉(zhuǎn)化為知識，真正產(chǎn)生作用，對自己有幫助。
這幾步流程能幫助你建立起一個基本的個人信息管理系統(tǒng)。
3、用好系統(tǒng)讓工作更流暢
在建立系統(tǒng)之后，最重要是的使用，讓小陳開始在工作中應(yīng)用這個系統(tǒng)，特別是收集和處理這兩個步驟，并給了他如下的建議：
在工作中一定要把整理資料變成習(xí)慣，分為當(dāng)天要做的和定期要做完成。
當(dāng)天：
立刻清理：完成一件工作后，及時清理文件或資料，不要任它們堆積。
每天下班前 15 分鐘，把當(dāng)前的工作和相關(guān)的資料進(jìn)行一下整理，把與手頭上項目無關(guān)的文件、紙條扔掉。有用的資料拍照或 OCR，變成電子版立刻放到有道云筆記中。
每天整理、更新文件，并養(yǎng)成習(xí)慣。
定期（以周或月為單位）：
合并：把幾個內(nèi)容相差不多的筆記，重新整理后合并成一條筆記。
輸出：定期把某一標(biāo)簽中的相關(guān)文章用自己的話重新寫篇文章，這樣會減少大量的筆記數(shù)量。
刪除：定期刪除、封存已經(jīng)完成的或不需要的筆記
適度：控制一下別花太多時間在整理上，筆記以實用為主。
特色功能
用了一段時間之后，小陳發(fā)現(xiàn)有道云筆記這些特色功能對他的日常工作非常有幫助：
OCR掃描
這個功能對小陳來說，非常有用。直接把紙制文件拍照后就能變成文字，而且手寫的內(nèi)容也可以識別。用來發(fā)郵件、微信都很快。在讀書時看到精彩句子，可以直接記錄。
開會時記在紙上的要點，只要拍一下就能轉(zhuǎn)成電子版的會議紀(jì)要。
分享功能：
可以把有道云筆記中任意一條筆記直接生成一個鏈接，支持分享到微信、QQ、微博、郵件等不同的平臺，不需要安裝有道云筆記用戶也能直接查看，特別是公司的工作群中，在討論時直接把鏈接放上，所有人都能立刻看到。
而且在分享時，還可以根據(jù)需求用來選擇權(quán)限，會員支持設(shè)置密碼和到期時間，完全滿足在不同環(huán)境下的分享，還可以當(dāng)成網(wǎng)盤使用，特別是分享幾十兆或幾百兆的大文件時，在 PC 端上傳后生成一個分享鏈接，直接在微信群里一分享，大家就都能收到，特別方便。
語音記錄：
小陳在使用過程中最喜歡的功能是語音速記，在開會時，把手機(jī)里的有道云筆記打開，會在識別保存文字的同時保存錄音，文字和語音同步保存，無論是編輯文字還是回聽錄音，都能省下大量精力。而且準(zhǔn)確性上是非常不錯，一次錄音最長能支持 60 分鐘。
一些突然想到的想法、點子，現(xiàn)在只要打開云筆記，直接開口說，就能都能記錄在筆記中。特別是用這個功能還養(yǎng)成了寫日記的習(xí)慣，早上起床或睡前時，打開云筆記直接開口說，就能轉(zhuǎn)成文字。隨便把當(dāng)天拍的照片，也放進(jìn)去，幾分鐘就能搞定，很容易就堅持下來了。
PDF轉(zhuǎn)Word：
小陳跟其它公司合作時，經(jīng)常能收到各種 PDF 文件。以前都是找各種 PDF 轉(zhuǎn) Word 的工作，只要把需要轉(zhuǎn)換的PDF文件上傳到有道云筆記中，選擇文件，【右鍵】-【文本識別OCR】就能轉(zhuǎn)成 Word 文檔進(jìn)一步處理。
保存文檔歷史版本：
平時在使用Word 寫文件時，經(jīng)常在桌面存一大堆文件，不知道哪個是最終版。而現(xiàn)在保存到有道云筆記中，筆記保存多個歷史版本，不管用 PC 還是手機(jī)登陸之后都能查看和編輯。
想查找歷史版本，一下就能做到，并且能很方便的分享給其它人。
手機(jī)解壓縮包：
還有一個功能也非常給力，經(jīng)常會在微信收到的壓縮文件，以前還要 PC 上保存再解壓縮，還試過在手機(jī)安裝 App 進(jìn)行處理，但都特別麻煩。這回直接在有道云筆記中上就可以處理了。
在壓縮文件上點擊【用其他應(yīng)用打開】，選擇'用有道云筆記導(dǎo)入'，直接就查看壓縮文件，根據(jù)需要進(jìn)行再次編輯和發(fā)送，能節(jié)省大量的時間。
按這三步的建議，基本上就能建立自己的知識管理系統(tǒng)。下一步我們來要處理，工作任務(wù)混亂的問題。
4、日常工作效率提升
時間管理是一個很大的方向，在初期時不要做的太復(fù)雜，盡量簡單實用。當(dāng)你面臨工作混亂的時候，只要做好 日檢查表 和 每周回顧 就能把自己的工作效率提高不少。
我給小陳列出五點建議：
日檢查表
很多人在每天剛上班的時候，要么啟動電腦，檢查下郵件和看網(wǎng)頁，然后寫著郵件回復(fù)，或是一個接一個地瀏覽相關(guān)信息，要么就打開微信，刷下朋友圈，看一下微信群的歷史記錄，你會發(fā)現(xiàn)時間一眨眼就過去了。
上班最初應(yīng)該做的是制作“ 日檢查表”列表，花上 10 分鐘把 日檢查表完成，決定好當(dāng)天該做的工作和截止時間，這樣才能提高效率。
日歷：
今天日歷上有什么？未來三至五天內(nèi)有哪些事項要截止了？
還有行程需要查看嗎？紙質(zhì)日記本上有嗎？
大石頭：
今天完成哪些任務(wù)才算圓滿呢？
我想劃去哪些任務(wù)？
有哪些重要任務(wù)需要特別注意的？
抵觸情緒：
在這些任務(wù)當(dāng)中，我最有可能不想做哪個？為什么？
注意力管理：
在這些任務(wù)當(dāng)中，哪個最需要我集中精力，投入主動型注意力？
哪些可以在不積極型注意力期間完成？
依賴性：
我選擇做的這些事需要什么特定的時間、人才或資源才能完成嗎？
可以在有道云筆記中做一個 日檢查表 模板，每天在上班第一件就是填寫里面的內(nèi)容，當(dāng)你把日檢查表完成之后 ，對當(dāng)天的工作任務(wù)有了更直觀的認(rèn)知和了解。
以“15分鐘”為單位設(shè)置任務(wù)
在工作的過程中，有時會感到厭煩或沒效率。這是注意力被打斷的證據(jù)。
把眼前的工作以15分鐘為單位進(jìn)行劃分，一個一個地處理，就能讓注意力得以持續(xù)。
要是覺得 15 分鐘太短，還可以用番茄工作法，用 25 工作+5 分鐘休息 的節(jié)奏來進(jìn)行工作。
批量處理
將這些微任務(wù)批量處理。你只需要每次留出30～45分鐘，就可以一個接一個地專注于這些任務(wù)，而這不會分散你的重要工作。根據(jù)情況，一天中留了 2、3 次批量處理時間，效果會特別高。
設(shè)置預(yù)備時間
不要把自己的日程安排的分秒不差，一旦有一項任務(wù)出現(xiàn)變故或延期就會影響下面的一長串任務(wù)。
要在任務(wù)和任務(wù)的間隙設(shè)置一個“預(yù)備時間”。即使工作延遲了，也可以利用預(yù)備時間解決，避免影響下一項任務(wù)。
每周回顧
請注意，每周回顧需要你集中精力來完成。因此，你需要留出45分鐘左右的時間，并確保在此期間不受干擾。
如何進(jìn)行每周回顧？以下是基本步驟。
收集所有的待辦事項清單。
對你腦海中閃現(xiàn)的所有任務(wù)和項目進(jìn)行記錄。
將新項目分解為單個任務(wù)。
根據(jù)情境（項目、類型和位置）分離新任務(wù)。
整理你的電子郵件收件箱，對于必要的信息進(jìn)行及時回復(fù)。如果有人在郵件里要求你完成某項任務(wù)但該任務(wù)并不緊急，那么你就在有道云筆記中保存這封郵件加上提醒日期。接下來，你就可以刪除其余無用的電子郵件了。
刪除不再必要或不再重要的任務(wù)。
注意重要且緊急的任務(wù)。將它們標(biāo)記為每日清單中的待辦事項。
記下你正在等待其他人反饋的任務(wù)。記下他的名字和你希望收到反饋的日期。這個日期會提醒你，如果到時沒有收到反饋，應(yīng)該進(jìn)一步跟進(jìn)。
查看當(dāng)前重要任務(wù)的截止日期，并在必要時進(jìn)行調(diào)整。
給新任務(wù)設(shè)定截止日期。
做好每周回顧之后，基本上就對下周所面臨的工作任務(wù)有了一下直觀的了解，這樣在制定行程和安排計劃時就可以事半功倍。
在初期可以先用有道云筆記來記錄，當(dāng)你能把日常任務(wù)管理起來之后，建議使用專門的時間管理類 APP 效果會更好。
小陳在聽取這些建議之后就開始行動，已經(jīng)過了幾周，經(jīng)常在微信上跟我交流自己在使用過程中都遇到了哪些問題，到目前為止，效果很不錯。已經(jīng)體會到做好知識管理對自己產(chǎn)生多大幫助了，領(lǐng)導(dǎo)對他的表現(xiàn)也滿意多了。
把給小陳的建議做了一下梳理，寫成這篇文章跟大家分享一下，希望這些建議也能對你有幫助。
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