一、采購流程說明（職責與責任）
（一）銷售部
1、銷售部經(jīng)理或銷售員提出產(chǎn)品銷售需求和要求，由客戶服務(wù)中心匯總和填報銷售需求計劃，報總經(jīng)理批準后交生產(chǎn)部執(zhí)行。
2、新產(chǎn)品的銷售需求由銷售部經(jīng)理配合開發(fā)部，共同協(xié)商后提出新產(chǎn)品需求計劃，由客戶服務(wù)中心填報計劃，銷售部經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后交生產(chǎn)部執(zhí)行。
3、對新產(chǎn)品的包裝性能（如承重、抗壓、成型、印刷等提出要求，交開發(fā)部匯總后轉(zhuǎn)采購部、質(zhì)量部進行樣品提供與確定。
4、參與新產(chǎn)品、促銷物品或更改包裝首次到貨后的檢查與驗收。
5、促銷物品由銷售部經(jīng)理或銷售員需求，由客戶服務(wù)中心匯總填報需求計劃，銷售部經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后交采購部執(zhí)行。
6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認及退庫手續(xù)。
（二）開發(fā)部
1、按新產(chǎn)品開發(fā)與設(shè)計需要書面提出物料要求或設(shè)備設(shè)施需求，與銷售部協(xié)商銷售需求計劃。
2、配合采購部、質(zhì)量部共同對提供的物料樣品進行驗收與確認。
3、向采購部（含已確定印制對象的供應(yīng)商）、質(zhì)量部提供按銷售部需求撰寫和定稿的文字資料復(fù)印件，并核查供應(yīng)商報送樣品的文字內(nèi)容，簽定樣稿。
4、新供應(yīng)商物料樣品確認，以及物料尋求替代品和可做讓步接收時參與商定與確認。
4、參與新產(chǎn)品、促銷資料或更改物料首次采購到貨后的檢查與驗收。
5、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。
6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認及退庫手續(xù)。
（三）生產(chǎn)部
1、按銷售計劃進行生產(chǎn)計劃編制，制定物料需求計劃，交物料部進行庫存核實，按生產(chǎn)需求緊急程度進行調(diào)整后提出明確的到貨時間，再交采購部進行執(zhí)行。
2、根據(jù)銷售需求，檢查生產(chǎn)設(shè)備及設(shè)施狀況，制定設(shè)備設(shè)施及零配件需求計劃，交物料部進行庫存核實，按檢修緊急程度進行調(diào)整后提出明確的到貨時間，再交采購部進行執(zhí)行。
3、對于大宗物資、貴重物資、設(shè)備設(shè)施及零配件等超出部門審批額度的必須報總經(jīng)理進行審批后再執(zhí)行后期程序。
4、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。
5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認及退庫手續(xù)。
（四）使用部門
1、按部門工作需求進行采購需求編制，制定辦公設(shè)備及用品需求計劃，交物料部進行庫存核實，按辦公需求緊急程度進行調(diào)整后提出明確的到貨時間，報行政部審核、總經(jīng)理批準后再交采購部進行執(zhí)行。
2、配合采購部對本部門請購的物資進行樣品確認，以及到貨檢查和驗收，并簽字確認。
3、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。
4、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認及退庫手續(xù)。
（五）質(zhì)量部
1、按部門工作需求進行采購需求編制，制定辦公設(shè)備及用品需求計劃，交物料部進行庫存核實，按辦公需求緊急程度進行調(diào)整后提出明確的到貨時間，報行政部審核、總經(jīng)理批準后再交采購部進行執(zhí)行。
2、配合采購部對本部門請購的物資進行樣品確認，以及到貨檢查和驗收，并簽字確認。
3、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。
4、加強與供應(yīng)商的溝通，完善檢驗標準和樣品留樣，同時加強對所有物料的及時檢驗和監(jiān)督，提供有效的檢驗報告，并配合采購部加強對供應(yīng)商的評估。
5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認及退庫手續(xù)。
6、質(zhì)量部所需的設(shè)備、儀器與器具，以及化學試劑等按生產(chǎn)部的采購請購與配合要求進行辦理，報生產(chǎn)質(zhì)量部經(jīng)理審核。
（六）采購部
1、根據(jù)已按程序?qū)徟?，同意進行采購的物料需求計劃或請購單執(zhí)行采購的供應(yīng)商選擇與評估、樣品收集、詢價、比價、下單和到貨跟蹤等事項。同時對于超出規(guī)定價格額度審批權(quán)限的物資確定需上報總經(jīng)理進行審批，不得私自進行確定。
2、對未按要求辦理手續(xù)的采購需求不得進行采購，必須督促使用部門完善手續(xù)后才能按審批意見進行采購，若未堅持此原則導致物資流失或損失等事故，由采購人承擔全部責任和損失。
3、采購事項執(zhí)行按審批單辦理，若有臨時調(diào)整，必須向部門負責人和總經(jīng)理匯報，經(jīng)同意后才能執(zhí)行，若未經(jīng)同意就執(zhí)行由采購人承擔全部責任，同時必須在采購工作完成12小時內(nèi)與對應(yīng)責任人完善相應(yīng)的手續(xù)。
4、做好供應(yīng)商的管理與協(xié)調(diào)事項，特別是對不合格物資的退貨處理事項。在以“物資質(zhì)量為第一，供求雙方精誠合作”的基礎(chǔ)上處理好各項采購協(xié)調(diào)工作。同時公司采購員不得以供應(yīng)商的困難為由降低公司質(zhì)量要求，為供應(yīng)商尋找質(zhì)量理由。
5、大力尋找和評估合格的供應(yīng)商作為備用，以防市場變化導致物料斷貨或供應(yīng)量不足，或者獨家壟斷式降低質(zhì)量供應(yīng)等情況發(fā)生，如果發(fā)生則直接追究采購部及對應(yīng)人員的責任。
6、對所需采購的物資提供替換建議時，必須經(jīng)相關(guān)部門共同驗證、協(xié)商達成一致，報總經(jīng)理批準后才能執(zhí)行，不得私自進行所需物資供應(yīng)質(zhì)量的更換。
7、所有采購到貨的物資都必須按物資管理規(guī)定辦理入庫手續(xù)，同時將相應(yīng)的有效單據(jù)準備齊全才能進行報銷。
8、所有供應(yīng)商的貨款支付必須由采購部提供付款計劃，或者是按照雙方簽訂的采購合同，由采購員協(xié)助供應(yīng)商按公司規(guī)定辦理好相關(guān)手續(xù)后才能進行支付。
（七）物料部
1、接到物料需求單時，配合生產(chǎn)部進行物料庫存實物核查；接到使用部門請購單時，配合使用部門進行對應(yīng)的物資實物核查；核查實物數(shù)據(jù)標注在指定位置，最后必須進行簽字確認。
2、接到領(lǐng)料或出庫單時，按單與領(lǐng)料部門進行驗單、物資點驗出庫，并簽字確認。
3、接到送貨單時，按送貨單或?qū)嵨锱c供應(yīng)單位進行填單、物資點驗入庫，并簽字確認。
4、接到不合格物料退庫時，按退庫單進行點驗入庫，另存和上報質(zhì)量部，并協(xié)助進行處理。
二、采購控制流程圖
三、責任崗位、人員及考核
1、研發(fā)用物料質(zhì)量控制工作由研發(fā)部負責人及分管人員同時負責；生產(chǎn)用物料質(zhì)量控制工作由生產(chǎn)質(zhì)量部負責人及分管人員同時負責；非生產(chǎn)物料質(zhì)量控制工作由使用部門負責人及分管人員同時負責；分管人員缺崗時由部門負責人指定的人員負責。
2、研發(fā)用物料需求計劃和新產(chǎn)品上市前三個月（三個月后轉(zhuǎn)入客戶服務(wù)中心統(tǒng)一進行）銷售需求計劃必須報總經(jīng)理審批后才能執(zhí)行對應(yīng)的物資采購；對采購大宗物資、貴重物資等額度超部門審批權(quán)限的必須報總經(jīng)理審批后才能執(zhí)行。沒有請購單或未按要求進行審批的采購需求，采購部有權(quán)且必須拒絕采購，不承擔因物料未到位產(chǎn)生的損失和責任，由未按要求辦理的部門負責人和當事人共同承擔。
3、所有的物資必須有生產(chǎn)物料需求單或使用部門的請購單、送貨單或發(fā)票或收據(jù)（即財務(wù)認可的有效票據(jù)）、入庫單才能進行采購報銷，否則采購行為視為無效；所有的物資必須有出庫單才能出庫，否則出庫行為視為無效。
4、有關(guān)采購事項必須履行簽字確認手續(xù)且高效率完成；拖沓、推諉或不負責任造成采購延誤、手續(xù)不齊全，甚至物資流失與損壞事故，結(jié)合崗位目標責任書有關(guān)條款實施處罰，并附加損失賠償事項。
5、本流程及相關(guān)部門協(xié)作事項由采購部經(jīng)理負責召集、組織和協(xié)調(diào)。
