當(dāng)有人在開會(huì)時(shí)偏離主題了，你的團(tuán)隊(duì)會(huì)怎么做？如果你的團(tuán)隊(duì)跟大多數(shù)團(tuán)隊(duì)的反應(yīng)一樣，那領(lǐng)導(dǎo)人也許會(huì)說以下類似的話：“Lee，我們現(xiàn)在不是在討論這個(gè)”或是“讓我們回到正題吧！”，也許團(tuán)隊(duì)也會(huì)直接忽略Lee的意見，試著把討論內(nèi)容拉回原先的主題。

就算你的團(tuán)隊(duì)以上述任何一種方式做出回應(yīng)，Lee還是可能堅(jiān)持繼續(xù)進(jìn)行岔題的發(fā)言，讓會(huì)議越拖越長(zhǎng)，而其他開會(huì)的人會(huì)被Lee搞得不開心、團(tuán)隊(duì)也無法達(dá)成會(huì)議原本想完成的目標(biāo)。又或者，Lee也可能決定退出這場(chǎng)會(huì)議，讓團(tuán)隊(duì)在未察覺的情況下，喪失了Lee批判性的意見和支持。

倘若你假定Lee或是其他發(fā)言離題的同事是個(gè)麻煩，而解決之道就在于把他們拉回正題或是讓他們閉嘴，那真正離題的可能是你自己。這些團(tuán)隊(duì)成員的行為，往往是團(tuán)隊(duì)所面臨更大問題的一個(gè)癥狀。

若團(tuán)隊(duì)無法在開會(huì)的目的和流程上有一個(gè)明確的共識(shí)，或者團(tuán)隊(duì)并未提供充足的時(shí)間，聆聽每位成員針對(duì)某個(gè)主題的想法，那團(tuán)隊(duì)成員常常會(huì)蹦出一些“古怪”的意見。有時(shí)候，問題就在于你認(rèn)為別人離題了、但其實(shí)他們沒有。既然這樣，你該怎么處理？

1、事先就會(huì)議主題取得共識(shí)。

如果團(tuán)隊(duì)無法對(duì)會(huì)議主題、目標(biāo)得到共識(shí)，那團(tuán)隊(duì)成員何來離題之說？如果你的團(tuán)隊(duì)并不清楚地明白會(huì)議每一部分的目的和主題，那成員們就只好憑自己的理解去決定哪些是該談的正題。因?yàn)槊總€(gè)人解讀方式不同，其他人可能感覺某位成員的意見偏離了主題。

在會(huì)議開始之前，你可以做類似以下這樣的開場(chǎng)白：“就我的理解，今天開會(huì)的目的是X；有人跟我想法不一樣嗎？或是我們需要增加任何主題？”。

即便會(huì)議是你召開的、議程是你訂的，如果有這樣的開場(chǎng)白，當(dāng)有人認(rèn)為有其他議題需要討論時(shí)，就可以在此時(shí)提出，這樣一來他們的提議就可事先并入議程中，而不會(huì)在會(huì)議中途突然提及而顯得離題。

如果你不是召集人、議程也不是你訂的，你可以用以下的方式提問：“我們可不可以先花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，理清一下本次開會(huì)的目的和主題，以確保會(huì)議能滿足各位的需求？”

2、確認(rèn)其他人已準(zhǔn)備好進(jìn)行下一個(gè)議題。

在你要進(jìn)入一個(gè)新主題之前，避免說：“好了，讓我們繼續(xù)進(jìn)行下去”，你可以改說：“我想我們已經(jīng)準(zhǔn)備好要討論Y了；針對(duì)X議題，還有人有什么想要補(bǔ)充的嗎？”。如果還有人覺得X議題并未充分討論完畢，找出解決的辦法，讓每個(gè)人都同意進(jìn)入下一個(gè)議程。

如果你的團(tuán)隊(duì)一直都沒有離題，但討論卻常常都超出時(shí)間，就表示你低估了要做出高質(zhì)量決定所需的時(shí)間。當(dāng)你和團(tuán)隊(duì)對(duì)主題有共識(shí)，且確認(rèn)每個(gè)人都同意會(huì)議可以往下進(jìn)行時(shí)，你們就是在共同規(guī)劃下一步的議程，建立起對(duì)決策的認(rèn)同感。

3、如果你認(rèn)為會(huì)議已離題，測(cè)試看看是否真的如此。

如果團(tuán)隊(duì)已就討論議題取得共識(shí)，但有人的發(fā)言還是讓你覺得離題，你可以說：“Lee，我不太清楚你所提的外包，為何跟我們正在討論的企劃流程有關(guān)？你能解釋一下他們之間的關(guān)聯(lián)性好嗎？”。聽了Lee的解釋，你和團(tuán)隊(duì)的其他成員就有機(jī)會(huì)了解到，原來這兩個(gè)主題間有你們并未想過的聯(lián)系。

舉例來說，Lee可能認(rèn)為，外包可以更為自由運(yùn)用地運(yùn)用內(nèi)部資源，讓團(tuán)隊(duì)可以用較少的時(shí)間完成企劃流程。如果真有關(guān)聯(lián)性，團(tuán)隊(duì)可以決定馬上或在會(huì)議后進(jìn)一步深究Lee的意見是否合理。如果最后發(fā)現(xiàn)Lee的意見跟本次會(huì)議無關(guān)、但對(duì)團(tuán)隊(duì)仍具參考價(jià)值，你可以建議把這排入日后會(huì)議的討論事項(xiàng)中。

有件事必須要特別注意：有些時(shí)候，即使團(tuán)隊(duì)成員的意見明顯脫離了會(huì)議主題，仍需要馬上著手處理。若有團(tuán)隊(duì)成員針對(duì)目前團(tuán)隊(duì)合作的狀況，提出了具高度情緒性的意見，你務(wù)必特別申明他意見的重要性，然后決定是否要在繼續(xù)原先開會(huì)主題之前，先花時(shí)間處理該成員的這個(gè)意見。有時(shí)候，聚焦討論團(tuán)隊(duì)成員間共同合作的策略，會(huì)比那些確切的議題來得關(guān)鍵。

本文的目的，并非單純?cè)谔岢鲆恍┰E竅，能婉轉(zhuǎn)應(yīng)對(duì)開會(huì)時(shí)愛離題的人。我主要是想請(qǐng)你暫時(shí)拋開自己的預(yù)設(shè)；你不一定了解情況，而別人也不一定就處于狀況外。

我也期望你對(duì)別人的觀點(diǎn)懷有好奇的態(tài)度，并請(qǐng)人們對(duì)自己的發(fā)言負(fù)起責(zé)任，讓團(tuán)隊(duì)得以在信息充足的情況之下做出決定，在最佳的情況下終結(jié)一個(gè)議題、繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)議程。

這方法要有效，你不能只是學(xué)會(huì)婉轉(zhuǎn)說話而已；你必須要真的相信Lee的發(fā)言可能并沒有偏離正題，你只是沒看到背后的關(guān)聯(lián)性而已。

若能在會(huì)議目標(biāo)及議題上取得明確的共識(shí)，并在人們看似離題時(shí)，真誠(chéng)地表達(dá)好奇之意，你和你團(tuán)隊(duì)的會(huì)議就能進(jìn)行得更快，并有更大的成效。

來源：哈佛商業(yè)評(píng)論　　作者：羅杰．施瓦茨