9月份結(jié)束了，銷售總監(jiān)就馬上招集所有員工統(tǒng)計(jì)出該月各員工的銷售數(shù)據(jù)，準(zhǔn)備制作成報(bào)表。小李來公司已經(jīng)有段時(shí)間了，他自認(rèn)為制作表格的事情很簡單，于是主動(dòng)請(qǐng)總監(jiān)安排該工作給他?？偙O(jiān)也是看著小李逐漸成長的，所以就同意了。小李決定使用Excel制作出全面、美觀的銷售報(bào)表，堅(jiān)決不辜負(fù)總監(jiān)對(duì)他的信任。

低配效果

沒成想，總監(jiān)評(píng)價(jià)道：“不規(guī)范，而且老氣?！?/p>

這份9月份銷售統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)題欄和正文區(qū)域填充不同的顏色美化表格，效果乏味單調(diào)；在輸入“銷售組”時(shí)，輸入的數(shù)據(jù)也不統(tǒng)一，很不規(guī)范；為銷售總額設(shè)置文本顏色，想突出顯示該組數(shù)據(jù)，但沒有具體的突出內(nèi)容。

逆襲效果

經(jīng)過指點(diǎn)對(duì)表格進(jìn)行修改，首先為表格應(yīng)用圖片作為背景，整個(gè)表格不呆板、有靈氣；使用“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能對(duì)“銷售組”數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，輸入的數(shù)據(jù)更統(tǒng)一；突出顯示銷售總額最多的3個(gè)數(shù)據(jù)，很有代表性，而且一目了然。

修改后的表格立馬贏得了總監(jiān)的肯定，表示十分稱贊。

下面職場君來介紹一下如何制作這樣一份表格——

輸入文本并計(jì)算銷售金額

在制作銷售統(tǒng)計(jì)表時(shí)，首先需要將統(tǒng)計(jì)的銷售數(shù)據(jù)輸入到表格中，然后根據(jù)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。然后通過相關(guān)設(shè)置，使姓名列兩端分散對(duì)齊，下面介紹詳細(xì)操作方法。

1.打開Excel軟件，在工作表中輸入統(tǒng)計(jì)的銷售數(shù)據(jù)。

1

2.選擇H2單元格，切換至“開始”選項(xiàng)卡，單擊“編輯”選項(xiàng)組中“自動(dòng)求和”按鈕。

2

3.可見在H2單元格中顯示SUM函數(shù)公式，用于計(jì)算出D2:G2單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)之和。若單擊“自動(dòng)求和”下三角按鈕，在列表中包含求和、平均值、計(jì)數(shù)、最大值、最小值等選項(xiàng)，可進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的計(jì)算。

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4.按Enter鍵確認(rèn)計(jì)算，然后將H2單元格的公式向下填充至H19單元格，計(jì)算出所有員工的銷售金額。

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5.選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域，設(shè)置居中對(duì)齊方式?？梢姟靶彰绷袉T工姓名有的兩個(gè)字有的3個(gè)字，很不整齊，下面通過相關(guān)設(shè)置使姓名對(duì)齊。

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6.選擇B2:B19單元格區(qū)域，按Ctrl+1組合鍵，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中設(shè)置水平對(duì)齊和垂直對(duì)齊的方式為分散對(duì)齊，然后單擊“確定”按鈕。

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7.可見姓名列員工的姓名分散對(duì)齊，然后適當(dāng)調(diào)整列寬，可見該列顯得很整齊。

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規(guī)范數(shù)據(jù)的輸入

在制作表格時(shí)，有時(shí)為了規(guī)范某項(xiàng)內(nèi)容，需要使用“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能進(jìn)行限制。在本案例中，通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能規(guī)范銷售組的名稱，下面介紹具體操作方法。

1.選擇C2:C19單元格區(qū)域，切換至“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”選項(xiàng)組中“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕。

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2.打開“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中設(shè)置“允許”為“序列”，在“來源”文本框中輸入“銷售1組,銷售2組,銷售3組”文本。

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3.切換至“輸入信息”選項(xiàng)卡，在“標(biāo)題”和“輸入信息”文本框中輸入相關(guān)文本，單擊“確定”按鈕。

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4.設(shè)置完成后，選中該區(qū)域內(nèi)任意單元格，可見在右側(cè)顯示下三角按鈕，在右下角顯示提示文本框。在文本框中顯示“輸入信息”選項(xiàng)卡中設(shè)置的內(nèi)容。

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5.單擊右側(cè)下三角按鈕，在列表中選擇合適的選項(xiàng)即可。列表中的內(nèi)容是“設(shè)置”選項(xiàng)卡中“來源”文本框中的內(nèi)容。

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6.如果在該單元格區(qū)域內(nèi)輸入范圍之外的內(nèi)容，則彈出提示對(duì)話框，顯示與單元格定義的數(shù)據(jù)驗(yàn)證不匹配。只能單擊“取消”按鈕，重新輸入正確的文本。

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技巧：“允許”的方式

在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中設(shè)置“允許”的方式有很多，如“任何值”、“整數(shù)”、“小數(shù)”、“日期”等。下面以設(shè)置文本長度為例介紹應(yīng)用方法，首先選擇所需的單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，設(shè)置“允許”為“文本長度”，然后再設(shè)置“數(shù)據(jù)”為“等于”，在“長度”數(shù)值框中輸入指定的長度，如11。則在選中的單元格區(qū)域內(nèi)只能輸入11位數(shù)字。

使用條件格式突出銷售金額

在Excel中使用條件格式可以突出顯示滿足條件的數(shù)據(jù)。在本案例中，需要突出顯示銷售金額最多的3個(gè)單元格，下面介紹具體操作方法。

1.選擇H2:H19單元格區(qū)域，切換至“開始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”選項(xiàng)組中“條件格式”下三角按鈕，在列表中選擇“最前/最后規(guī)則>前10項(xiàng)”選項(xiàng)。

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2.打開“前10項(xiàng)”對(duì)話框，在“為值最大的那些單元格設(shè)置格式”數(shù)值框中輸入3，然后單擊“確定”按鈕。

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3.返回工作表中，可見在選中的單元格區(qū)域中突出顯示值最高的3個(gè)單元格。

3

技巧：自定義突出顯示的格式

用戶可以自定義突出顯示單元格的格式，在“前10項(xiàng)”對(duì)話框中單擊右側(cè)下三角按鈕，在列表中選擇“自定義格式”選項(xiàng)。在打開的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中設(shè)置字體、邊框和填充的格式即可。

美化表格

表格內(nèi)容制作完成后，還需要對(duì)表格樣式進(jìn)一步美化操作，如設(shè)置表格的邊框或者填充底紋等。在本案例中將為表格設(shè)置填充圖片，下面介紹具體操作方法。

1.選擇數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格，按Ctrl+A組合鍵全選數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格。按Ctrl+1組合鍵打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，設(shè)置框線為黑色實(shí)線，單擊“外邊框”按鈕。

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2.設(shè)置框線的顏色為淺灰色后，單擊“邊框”選項(xiàng)區(qū)域中的橫向中間的按鈕。

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3.再設(shè)置框線的顏色為橙色，單擊“邊框”選項(xiàng)區(qū)域中的中間縱向的按鈕，單擊“確定”按鈕，即可完成表格內(nèi)外框線的設(shè)置。

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4.返回工作表中，可見表格的外邊框?yàn)楹谏珜?shí)線，橫向內(nèi)邊框?yàn)闇\灰色實(shí)線，縱向內(nèi)邊框?yàn)槌壬珜?shí)線。

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5.接著為表格添加圖片作為背景。首先切換至“頁面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組的“背景”按鈕。

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6.在打開的“插入圖片”面板中單擊“從文件”文本超鏈接，在打開的“工作表背景”對(duì)話框中選擇合適的圖片，單擊“插入”按鈕。

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7.返回工作表中，可見在工作表以選中的圖片作為背景。

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8.接下來設(shè)置只填充表格的數(shù)據(jù)區(qū)域，首先單擊工作表界面左上角 按鈕，選擇工作表所有單元格區(qū)域。按Ctrl+1組合鍵，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“填充”選項(xiàng)卡中設(shè)置填充顏色為純白色，單擊“確定”按鈕。

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9.然后選中數(shù)據(jù)區(qū)域，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“填充”選項(xiàng)卡中設(shè)置背景色為“無顏色”，單擊“確定”按鈕。

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10.返回工作表中，可見只有數(shù)據(jù)區(qū)域才顯示背景圖片，其他區(qū)域不顯。至此，8月份銷售統(tǒng)計(jì)表制作完成。

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設(shè)置圖案填充

在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框的“填充”選項(xiàng)卡中，設(shè)置圖案的顏色和圖案樣式，然后單擊“確定”按鈕，即可為表格中選擇的區(qū)域填充設(shè)置的圖案效果。

這樣一個(gè)亮麗有氣質(zhì)的銷售統(tǒng)計(jì)表就制作好了！

拒絕低效：逆襲吧，Word菜鳥——Word這樣用才高效

本書作者將多年培訓(xùn)中遇到的學(xué)生和讀者在常犯的錯(cuò)誤、常用的低效做法收集整理，形成一套“糾錯(cuò)”課程，以“菜鳥”小蔡在工作中遇到的各種問題為主線，通過“暖男”先生的指點(diǎn)，使小蔡對(duì)Word的應(yīng)用逐漸得心應(yīng)手。內(nèi)容上主要包括Word文檔處理的錯(cuò)誤和正確設(shè)計(jì)思路、文檔制作的低效方法和高效方法，并且在每個(gè)案例開頭采用“菜鳥效果”和“逆襲效果”展示，通過兩張圖片對(duì)比，讓讀者一目了然，通過優(yōu)化方法的介紹，提高讀者Word應(yīng)用的水平。每個(gè)任務(wù)結(jié)束后，還會(huì)以“高效辦公”的形式，對(duì)Word的一些快捷操作方法進(jìn)行講解，幫助讀者進(jìn)一步提升操作能力。此外，還會(huì)以“菜鳥加油站”的形式，對(duì)Word文檔中一些“熱點(diǎn)”功能進(jìn)行介紹，讓讀者學(xué)起來更系統(tǒng)。

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