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時(shí)間管理——怎樣盡快完成工作、空出時(shí)間做自己的事

以史為鑒明我心 >《待分類》

2019.02.25

關(guān)注

上一篇時(shí)間管理的文章，從拖延的成因來分析，在整體上提到了一些導(dǎo)致拖延的心理問題，比較偏理論。我知道很多人是不滿足的，多半會(huì)覺得看了也不太管用。

沒關(guān)系，時(shí)間管理本來就是個(gè)宏大的選題?？纯词忻嫔嫌心敲炊嚓P(guān)于時(shí)間管理的書就知道了，說明這個(gè)選題大到不僅能寫一本書，還能讓好多人寫。

那么，對(duì)于時(shí)間管理在職場(chǎng)工作方面的這一塊呢，我這里推薦一本《零秒工作》的書。這是在麥肯錫工作過、后來自己創(chuàng)業(yè)的日本人赤羽雄二寫的。

麥肯錫是出了名的高效運(yùn)轉(zhuǎn)的公司，每個(gè)人像陀螺一樣運(yùn)轉(zhuǎn)在各自的崗位，創(chuàng)業(yè)人士，更是有數(shù)不清的問題需要解決，所以，在職場(chǎng)時(shí)間管理這塊，赤羽雄二可以說是非常有話語權(quán)的。

但是，恰恰因?yàn)樗@個(gè)身份，所以也有一定的局限性，因?yàn)樗珒?yōu)秀了，優(yōu)秀的人往往很難理解普通人為什么會(huì)做不到。不過，就算普通人很難學(xué)到那么優(yōu)秀，也還是可以學(xué)一點(diǎn)是一點(diǎn)。

事實(shí)上，羅馬不是一天建成的，時(shí)間管理也不是一朝一夕的工夫，需要我們循序漸進(jìn)地一點(diǎn)一點(diǎn)提高。

我們先來看看在《零秒工作》這本書里是如何主張時(shí)間管理的。

首先，赤羽雄二提出了以下幾條工作進(jìn)展緩慢的原因：

1、無法迅速開始工作
2、無法專注于應(yīng)該完成的工作
3、工作缺乏計(jì)劃、不斷滯后
4、優(yōu)柔寡斷、猶豫不決
5、制作文件和資料的速度慢
6、在電子郵件上花費(fèi)大量時(shí)間
7、會(huì)議又多又長(zhǎng)
8、大量的退回與重做

這些原因，幾乎揭露了職場(chǎng)上所有效率低下的問題點(diǎn)。

那么，赤羽雄二的解決方法是什么呢？他列出了以下這些提升工作速度的8個(gè)原則：

1、首先形成整體印象
2、工作不要過于細(xì)致
3、掌握工作的要領(lǐng)
4、形成良性循環(huán)
5、對(duì)改善方法本身做改善
6、凡事提前
7、凡事先行一步
8、盡量避免返工

我以我的理解來解釋一下這些原則：

1、首先形成整體印象

每個(gè)人的工作大體內(nèi)容是差不多的，有規(guī)律的。比如說：

會(huì)計(jì)，每個(gè)月差不多會(huì)在固定時(shí)間做賬、報(bào)賬。

人事，每個(gè)月會(huì)有招聘計(jì)劃、考評(píng)、管理等固定工作。

業(yè)務(wù)，每天跟蹤訂單、處理訂單，每月統(tǒng)計(jì)業(yè)績(jī)。

……

形成整體印象，就是以一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間段來看待自己的工作，知道每年、每季度、每月的重要節(jié)點(diǎn)在哪里，自己重要的工作是什么，分清輕重緩急。這是必須首先形成的一個(gè)印象，所謂全局觀。沒有這個(gè)全局觀，容易顧此失彼、丟三落四。

2、工作不要過于細(xì)致

很多做事拖延的人，實(shí)際上是因?yàn)樘非笸昝?，太追求?xì)致。這樣，速度自然就提不上去。然而，速度在工作上是非常重要的，它代表了效率。

同樣一張統(tǒng)計(jì)表，一份有很多設(shè)計(jì)，需要3天完成；一份簡(jiǎn)單明了，只需1天完成。前提條件數(shù)據(jù)都沒有錯(cuò)誤的情況下，老板更希望能在1天內(nèi)看到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

所以，先完成、再優(yōu)化，一定是做事的正確步驟。

3、掌握工作的要領(lǐng)

這個(gè)原則是說，針對(duì)一件任務(wù)，我們在實(shí)施之前，就要清楚這件事需要哪些步驟、溝通哪些部門，整個(gè)環(huán)節(jié)中必不可少的因素是什么。

這就是工作的要領(lǐng)。所以說，為什么工作會(huì)越做越順，就是因?yàn)閯傞_始掌握不了要領(lǐng)，慢慢的就知道該怎么做了，這就是熟能生巧，效率變高的過程。

那么，同理，在第一次做一件事情時(shí)，首先要把這個(gè)大致過程給搞明白，這樣就不必等到做到一半才發(fā)現(xiàn)還要等另一個(gè)部門出數(shù)據(jù)才能接著往下做，這個(gè)等的過程自然屬于浪費(fèi)時(shí)間，效率低下。

4、形成良性循環(huán)

上面也提到了，工作會(huì)越做越順，這就是進(jìn)入良性循環(huán)之后的效果。

每個(gè)崗位大致工作內(nèi)容是固定的，那么，工作之前，該搜集的資料、該溝通的部門等等，這些準(zhǔn)備工作都可以在工作過程中逐步改進(jìn)，提高效率。比如，知道這個(gè)部門需要3天才出結(jié)果，那我們就提前4、5天就去溝通。以此來形成良性循環(huán)。

5、對(duì)改善方法本身做改善

我們自己工作的時(shí)候，所謂積累經(jīng)驗(yàn)，也就是提高工作的熟練度，提高效率。這是熟悉工作的過程。但是，只看自己是不夠的。

在自己原有的工作方法上提高效率叫改善，對(duì)改善方法本身做改善，我的理解就是，要向別人取經(jīng)，用別人的高效方法啟發(fā)自己做改善。

比如說，人家是怎么快速回復(fù)郵件的，原本需要用1小時(shí)回復(fù)所有郵件，你跟他學(xué)了那個(gè)方法就可以縮短至半小時(shí)，那這就是一個(gè)改善。

6、凡事提前

這是指把工作提前完成的意思，也就是說，領(lǐng)導(dǎo)讓你月底完成的工作，你提前一周完成。每件事都提前那么一點(diǎn)點(diǎn)，你在領(lǐng)導(dǎo)心目中的印象就加深一點(diǎn)點(diǎn)。

你的工作效率上去了，自然會(huì)有更多的時(shí)間用來做自己的事情。

有的人可能會(huì)說，那我做得快，領(lǐng)導(dǎo)拼命塞我活，把別人的活也塞給我做怎么辦呢？這得分情況來考慮，如果領(lǐng)導(dǎo)是存在考驗(yàn)的意思，那肯定值得多做，有可能導(dǎo)向升職加薪。尤其是一些對(duì)你來說比較有挑戰(zhàn)性的工作，而不是那些瑣碎沒有技術(shù)含量只是單純耗時(shí)的工作，那么，我認(rèn)為還是值得去做的，不管前景如何。

如果只是瑣碎工作，那么可以委婉拒絕，或者想辦法交給別人做。或者，也可以就試著做一次，看看老板和同事們的反應(yīng)如何。如果團(tuán)隊(duì)確實(shí)糟糕，那么，只要你能力上去了，你就值得去更好的地方。

7、凡事先行一步

比如老板分配幾個(gè)人干一件事，那么，誰先行動(dòng)誰就會(huì)占優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然，有些時(shí)候，在人家后邊做，可以參考人家的經(jīng)驗(yàn)，可能會(huì)完成得更好。但是，總體來說，先行動(dòng)的人確實(shí)會(huì)占優(yōu)勢(shì)。

在我做自由職業(yè)后，對(duì)這一點(diǎn)也感觸很深。比如說，有編輯會(huì)跟幾個(gè)人同時(shí)約書評(píng)，在質(zhì)量保證的前提下，誰先交，誰就更容易被大號(hào)轉(zhuǎn)載，獲得引流的機(jī)會(huì)。

8、盡量避免返工

返工是最耽誤事情的，相當(dāng)于做兩遍、三遍……甚至n遍活。設(shè)計(jì)方面可能遇到返工的機(jī)會(huì)是最多的，網(wǎng)上隨處可見設(shè)計(jì)了N遍的段子。鑒于設(shè)計(jì)本身屬性，確實(shí)難以避免返工的機(jī)會(huì)。

但是，不論是設(shè)計(jì)也好，還是其它職業(yè)，也是有辦法盡量避免返工的。那就是在實(shí)際工作之前，確認(rèn)好工作的目的和標(biāo)準(zhǔn)。如果上司無法給出明確指示，那只能自己揣摩之后，把揣摩的結(jié)果跟上司確認(rèn)討論，并且注重中間匯報(bào)，切忌悶頭不發(fā)干完才匯報(bào)。

在以上這些大原則的指導(dǎo)下，工作就能進(jìn)展得更加高效?？焖俚赝瓿晒ぷ髦?，多余的時(shí)間，我們就可以動(dòng)腦筋干些自己的事情了呀。比方說學(xué)習(xí)、閱讀——當(dāng)然是跟職場(chǎng)有關(guān)的事情，增進(jìn)自己能力的事情，絕不是教你偷懶哦，否則，想一想老板雇你來是做什么的呢？