工作中，大家應(yīng)該都開過很多沒完沒了的會，但是你有總結(jié)過或者想過為什么會沒完沒了嗎。
更可怕的情形是很多人特別開心地開那些沒完沒了的、毫無意義的會，甚至認為這就是工作的重要組成部分，工作就該這樣，這就更有問題了。
開會討論有兩個目的：一個叫作共識，一個叫作進展。但很多時候，我們開完會，既沒有找到共識，也沒有任何進展，反而又增添了不少任務(wù)。
01
低效會議的六大特征
1.開會從來不準時。
如果不涉及公司重大機密和隱私，開會之前，一定要確保每一個參與者都知道會議主題和時間，不要總是提前通知。
如果當時參會人員有重要的工作和事情要處理或者需要外出，那這個會還開不開，又要何時開呢。
不準時是一個團隊散漫的重要標志，也是低效會議的一大特征。
2.參與討論的人經(jīng)常準備不充分。
大家在參加會議的時候，是否留意過在輪流發(fā)表意見的環(huán)節(jié)，每個人的產(chǎn)出內(nèi)容和想法是否足夠成熟，我相信大多數(shù)情況是很多人都沒有帶著成熟的想法，聽著別人的發(fā)言趕緊臨時給自己想幾句有的沒的發(fā)言內(nèi)容。
開會的目的是要達成共識和促進進展的，假如在開會時都沒有提前自己斟酌后的內(nèi)容，在準備不充分的情況下又如何去進行想法的碰撞，開一個相對成功的會議呢。
3.不積極參與。
一場會議經(jīng)常會有很多人參與的情況下，不少人會認為參與的人越多越有可能產(chǎn)出想法。造成的情況就是：人多的結(jié)果就是大多數(shù)人不積極參與。20人開會，1人說話就有19個人閑著。
也有很多一線基層員工，不知道開會時積極參與的重要性，他們經(jīng)常覺得開會就是聽一群資深的人說話，自己好好聽就行。
這么想是不應(yīng)該的。因為事不關(guān)己的眼神和努力想產(chǎn)出好主意的眼神是不一樣的，誰在認真開會，誰在裝模作樣，甚至連裝模作樣都懶得裝，這是非常容易分辨的。
我建議三到四個有一定創(chuàng)意經(jīng)驗和對課題充分了解的人參與就夠了，3個人遠比15個人效率要高。
4.不規(guī)定流程，會議內(nèi)容“空大假”
完全漫無目的，信馬由韁的討論，整場會議下來，每個人都云里霧里。
我之前就參加過這樣的會議：每次開會都稱“頭腦風(fēng)暴”，一會兒扯出來一個什么“去中心化”，一會兒又開始讓大家發(fā)表對“服務(wù)產(chǎn)品化”的理解。整場會議下來，仿佛自己承擔著共同構(gòu)建公司發(fā)展宏偉藍圖的重擔。
說實話這種沒有具體主題和流程，與你現(xiàn)階段工作或者與公司都毫不相干的會議，純粹就是在浪費你的“腦細胞”。
在開會前先想好這個會怎么開，是會議組織者的責任。
5.不設(shè)時限。
討論起來沒完沒了，大家也不知道什么時候要產(chǎn)出東西，什么時候要結(jié)束這個討論，很多討論都因為沒有時限，變得拖沓冗長。這是很可怕的，也是大家提起來最深惡痛絕的。
有一個時限，能減少很多無意義的加班。規(guī)定時限不僅會讓大家更密集的產(chǎn)出想法，也會讓大家心里對散會回家有一個確定的期待，而不是在公司的會議室里耗著，每時每刻都在盤算何時才能回家休息。
6.不充分辯論。
這是常見的情況。不充分辯論，通常是因為作業(yè)標準太低，大家都得過且過，很多想法稀里糊涂地就被通過了。
比如在一些高層低層一起參加的工作坊，這種情況就更加明顯。
有人自以為知道頭腦風(fēng)暴的原始規(guī)則，所以不反駁，不辯論。
有人因為大家互相不熟悉，礙于面子而不充分辯論。
工作職級比較低的不敢跟職級高的人辯論，職級高的人，因為要顯得自己很民主、很大度也不會跟職級低的人辯論。
于是很多東西就這么稀里糊涂地進入了候選名單，再來個稀里糊涂的投票，就定下來了。
這不是人的問題，而是討論方式的問題，很多在三四個人的討論里直言不諱的反駁和辯論，在十幾二十人同事參加的討論里是不會被說出口的。
相信大家都能理解這種情況，而這就是一些工作討論里經(jīng)常會出現(xiàn)的。
這些問題都會導(dǎo)致懶散等待、濫竽充數(shù)、無端加班，草率定論……低效會議的產(chǎn)生。
02
高效的會議應(yīng)該是怎么樣的
1.準時開始
開會需要有提前帶有會議主題、地點及時間的會議通知。
2.充分準備
如果你拿來的是已經(jīng)相對成熟的想法，就不會出現(xiàn)特別低效、發(fā)散的討論，很多問題你可能早就思考過了，當別人提出反駁意見時，你可能早有答案。
3.人人活躍
大家在約定好的時間，把你知道的故事、你想到的想法、你找到的跟話題有關(guān)的東西拿出來，與團隊共享，一起溝通，互相檢驗、互相審視、互相批評，這樣才會產(chǎn)出更好的具有建設(shè)性的意見和想法。
4.話題聚焦
一場會議的時間是有限的，不可能涉及到所有的問題，在開會之前有必要對會議主題進行澄清，會議過程中，會議組織者也需要注意，當有人偏離主題，或者某一問題討論時間占用過多時，及時拉回和澄清說明會議的目的。
5.高效守時
這個部分不過多闡述。提前說明會議時間，也會給大家一個心理預(yù)期，在規(guī)定時限內(nèi)產(chǎn)出更高效的想法。
03
寫在最后
綜上，我們每個人在參加一次會議都應(yīng)該記?。洪_這個會的目的是努力制造共識，努力促進進展。
開會不是上戰(zhàn)場，不是拼輸贏，會議室里的勝利不是哪方的意見壓倒了另一方，而是大家達成共識，取得了進展，跟大家一起尋找答案，而且要盡早、盡快地找到那個答案才對。
開會開得好，下班下的早。為了早早散會，請好好開會。
參考資料：
東東槍：《文案的基本修養(yǎng)》
作者簡介：西西，有著真誠滾燙靈魂的職場無名之輩。本文首發(fā)于人力資源管理（ID：renliziyuanguanli），一個齊聚HR、職場、管理、招聘、獵頭等大咖于一體的優(yōu)質(zhì)平臺！
