首先先說一下媒體邀約是什么？
媒體邀約這個(gè)詞簡(jiǎn)單易懂，就是根據(jù)企業(yè)的公關(guān)事件、展會(huì)活動(dòng)向媒體發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)成功之后媒體會(huì)派新聞工作者到活動(dòng)或事件現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)取材，并在相應(yīng)的媒體上進(jìn)行刊登報(bào)道。簡(jiǎn)而言之，邀請(qǐng)媒體采訪報(bào)道的過程就叫媒體邀約。
一般什么時(shí)候需要媒體邀約呢？（這里專指商業(yè)性質(zhì)）就是需要新聞曝光擴(kuò)大影響面的活動(dòng)。其實(shí)媒體邀約在性質(zhì)上有著明確的要求：
1.活動(dòng)內(nèi)容及主題具備一定新聞性；
2.活動(dòng)面對(duì)社會(huì)公開；
3.主辦方具備正規(guī)企業(yè)資質(zhì)或行業(yè)資質(zhì)；
4.活動(dòng)稿件或發(fā)稿方向貼合實(shí)際與活動(dòng)。
在如今的活動(dòng)、會(huì)議、展覽、賽事等現(xiàn)場(chǎng)中，多多少少都能看到媒體的身影，無論活動(dòng)的規(guī)模大小，在活動(dòng)前期的線上宣發(fā)也能看到媒體的報(bào)道篇幅，媒體已儼然成為活動(dòng)中不可或缺的重要部分。而媒體在活動(dòng)中的作用主要分為以下2種。
第一種：媒體作為媒介傳播渠道，幫助主辦方擴(kuò)大活動(dòng)影響力，增加關(guān)注度。
第二種：媒體作為活動(dòng)的承辦方或合作單位，深度合作，并有專題頁(yè)報(bào)道。
在媒體公關(guān)傳播過程中，對(duì)媒體的了解和運(yùn)用，會(huì)直接影響到企業(yè)品牌傳播的最終效果，很多企業(yè)內(nèi)部并沒有專門的公關(guān)部門來負(fù)責(zé)媒介，辦活動(dòng)做展會(huì)的時(shí)候，為了省心省力，會(huì)選擇直接一并外包給供應(yīng)商（活動(dòng)公司、公關(guān)公司、媒體公關(guān)、網(wǎng)絡(luò)公司），那么，作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人、策劃人該如何正確邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)呢？
邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)之前，前提是一定要有詳細(xì)的媒體計(jì)劃表，這樣才能進(jìn)入到以下流程。
一、正式與媒體記者對(duì)接
首先，你自己要搞清楚你邀請(qǐng)媒體到現(xiàn)場(chǎng)是為了做什么？包括邀請(qǐng)的媒體組成部分（主流媒體、視頻媒體、紙媒還是電媒？還是KOL或網(wǎng)紅），這里就需要做一份邀約媒體的詳細(xì)名單，然后一一取得聯(lián)系確認(rèn)，一般來說，除非關(guān)系夠硬或活動(dòng)本身有足夠吸睛的地方，媒體才會(huì)選擇到場(chǎng)。所以較難邀約的媒體機(jī)構(gòu)可以外包給專業(yè)的媒介公司來負(fù)責(zé)（尤其是媒體數(shù)量較多的情況下采用此方法），計(jì)劃好媒體的數(shù)量，活動(dòng)的預(yù)算，最終的傳播效果，媒體公關(guān)公司就能妥善幫您把事情辦好了。
二、確認(rèn)媒體記者現(xiàn)場(chǎng)事務(wù)
落實(shí)邀約到場(chǎng)的媒體所做的工作有哪些？例如：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)造勢(shì)，新品重點(diǎn)拍攝，采訪領(lǐng)導(dǎo)講話，那么，就需要一份比較詳細(xì)的采訪前的提綱，以及活動(dòng)的背景介紹。
三、安排出行日程
確認(rèn)媒體和事務(wù)后，就需要向到場(chǎng)的媒體發(fā)送邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)函也分為這幾種形式（紙質(zhì)邀請(qǐng)函，和信封形似、電子邀請(qǐng)函、DIY邀請(qǐng)函），在邀請(qǐng)函內(nèi)需要注明的是，媒體到場(chǎng)的時(shí)間和地點(diǎn)，要精確到分鐘和活動(dòng)地點(diǎn)的具體樓層。同時(shí)，如果媒體是從異地趕到現(xiàn)場(chǎng)的，需要再注明交通出行方案，并且是否會(huì)有專車負(fù)責(zé)接送等問題要落實(shí)到文字上，包括住宿接待。
四、現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)有媒體記者的獨(dú)立簽到處，并且還需要禮儀接待，負(fù)責(zé)指引媒體進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，如現(xiàn)場(chǎng)有產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)和采訪環(huán)節(jié)，也需要安排妥當(dāng)?；顒?dòng)結(jié)束后，也需要確認(rèn)媒體的返程時(shí)間和再次表示感謝之類的話。
五、跟進(jìn)發(fā)稿情況
一般在活動(dòng)開始前，或活動(dòng)當(dāng)天主辦方就需要提供1-3份不同類型的新聞通稿給到媒體手中，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片經(jīng)過精修處理后也要立刻給到媒體。在發(fā)稿的環(huán)節(jié)，也會(huì)遇到媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^時(shí)，所以，一定要提前備好補(bǔ)充媒體名單。
六、保持良好互動(dòng)
媒體關(guān)系需要靠人情和多維度的關(guān)系網(wǎng)組成的，并非是純粹的商業(yè)合作關(guān)系或利益沖突關(guān)系，所以，需要借助社交工具和媒體保持良好的溝通關(guān)系尤為重要，逢年過節(jié)代表公司送送禮品和賀卡之類的也很重要。必要時(shí)可以組建一個(gè)服務(wù)于公司的媒體溝通群。
看到這里，也許會(huì)有許多人問大汪，為什么沒提及到“車馬費(fèi)、伴手禮”等問題，不是不想提，而是因?yàn)檐囻R費(fèi)和伴手禮是歷史遺留問題，就好比家長(zhǎng)給孩子的老師買禮品一樣，情有可原，卻法不責(zé)眾。
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