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1,分列工具的使用:
(1) 以表格形式的數(shù)據(jù)有序的排列在txt文檔中時,數(shù)據(jù)放入excel中時是無法統(tǒng)計的,此時需要分列:
例:原數(shù)據(jù):
分別統(tǒng)計張三和李四的總成績:
ü 將數(shù)據(jù)復制到excel中:如下:
ü 選中數(shù)據(jù):數(shù)據(jù):分列→分隔符號分列→下一步:直接點擊:完成即可,結(jié)果如下圖所示:
注意:(1)tab鍵前面的√不用管;
(2)若果原數(shù)據(jù)為其他符號,則其他項中對應的符號為英文狀態(tài)下的符號; (2) 對已有的數(shù)據(jù)分列:
(A)原表: 表‘-’前后都不為0,對數(shù)據(jù)分列的操作如下: 選中數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù):分列(分隔符號)→下一步:其他:-→完成;
(B)原表: 表‘-’前或者后有0(指的是緊跟分列符后面的第一個位置或者一行數(shù)據(jù)最前面的第一個位置為0),對數(shù)據(jù)分列的操作如下:
選中數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù):分列(分隔符號)→下一步:其他:-→下一步:將兩部分數(shù)據(jù)均設置為文本格式→完成;
(3) 將文本類型的日期更改成其他的日期格式,此時若直接設置格式,原數(shù)據(jù)不能被更改,需要先將數(shù)據(jù)分列,再更改格式:
例:有文本格式的數(shù)據(jù):
將數(shù)據(jù)設置為周*格式:
(1)選中數(shù)據(jù):設置單元格格式:
確定:得到如下結(jié)果:
(2)選中數(shù)據(jù):分列,直接點:完成,再設置單元格格式:得到如下結(jié)果:
2,批注的使用:
原表:
(1) 顯示/隱藏所有批注:
顯示所有批注:
選中有批注的區(qū)域(若工作表中只有一張表,則可選中excel工作表中任意單元格)→審閱:顯示所有批注;
隱藏所有批注:
所有批注顯示出來之后:選中有批注的區(qū)域(若工作表中只有一張表,則可選中excel工作表中任意單元格)→審閱:顯示所有批注;此時將批注隱藏。
(2) 更改批注形狀:
原表批注為:,更改此批注形狀的操作:
在excel表中任意位置:插入:形狀→選中插入的形狀:格式:編輯形狀→右鍵:添加到快速訪問工具欄:→此時查看表的最上方→此時可將插入的形狀刪除,選中要改形狀的批注:選中單元格,右鍵:編輯批注,選中批注(將鼠標定位到批注邊框)→點擊出現(xiàn)的圖形:通過之前出現(xiàn)的圖標更改形狀即可。 (3) 插入圖片為批注:
原表:在“李四”位置插入圖片批注:
選中‘李四’單元格→右鍵:插入批注→選中批注,右鍵:設置批注格式→→顏色:填充效果→即可;(4) 選中批注之后,右鍵:設置批注格式,可更改選中的批注格式。
(5) 當一個表格中批注太多,如何快速刪除所有批注:
選中要刪除批注的區(qū)域:Ctrl+G,定位條件:批注(此時將選中所在區(qū)域內(nèi)的所有有批注的單元格)→審閱:刪除;
3,當Excel工作表數(shù)據(jù)記錄太多,一張不能完全打印出全部數(shù)據(jù),打印時設置每頁均有表頭:
打開要打印的excel工作表→頁面布局→打印標題→工作表:頂端標題行:輸入表頭所在的區(qū)域,點擊打印預覽即可看到打印的表每張均有表頭;
4,快速地對表格中數(shù)據(jù)進行選擇:
選中某一個單元格,按住Ctrl+shift,在按住上/下/左/右箭頭即可從當前選中的單元格開始對表格數(shù)據(jù)進行選擇;
一、 查找:Ctrl+f
原表:
1. 按值查找:
選中要查找的工作表或工作表的任一單元格:Ctrl+f→→選擇查找下一個即可(若選擇查找全部,則會將所有查找結(jié)果顯示在‘查找和替換’框下面);
2. 按格式查找:
選中要查找的工作表的任一單元格:Ctrl+f→→選擇查找下一個即可(若選擇查找全部,則會將所有查找結(jié)果顯示在‘查找和替換’框下面);通過設置格式進行查找;通過設置格式進行查找; 3. 開啟單元格匹配:
原表:,將‘蘇州’改為‘蘇州市’:
若直接替換:選中要替換的區(qū)域:Ctrl+h:則結(jié)果為:故更改:選中要替換的區(qū)域:Ctrl+h:即可,結(jié)果如下:4. 模糊查找:利用通配符:
通配符:
(1)?:只表示一個字符,一般情況下,使用時要使用:單元格匹配;
(2)*:可表示任意個字符;
(3)~:可使此符號后面的一個字符不生效;
原表:
例1:查找王姓同學的成績:點擊查找全部即可;
例2:查找王*的成績:若與例1一樣,寫成王*,則出現(xiàn)多個結(jié)果,因此為:王?*
二、 替換:ctrl+h
顏色、字體等都可進行替換,但是要進行新一次的替換之前,在打開的替換窗口中要先清除上一次替換;直接設定格式即可:
三、 定位:ctrl+g
(1) 選擇要定位的區(qū)域:Ctrl+g:定位條件,按所需要的條件進行定位即可;
(2) 使用左上角名稱框定位:直接輸入要定位的區(qū)域即可;
(3) 定義單元格區(qū)域名稱:選中單元格→在名稱框中輸入單元格的名稱→保存excel→在名稱框中輸入名稱,按回車鍵即可;
(4) 快捷鍵:Ctrl+回車:
選擇任意多個單元格區(qū)域,輸入任意數(shù)據(jù),按住Ctrl+回車,此時整個選擇的區(qū)域均為輸入的數(shù)據(jù);
(5) 快捷鍵:=+上/下/左/右箭頭:選擇要編輯的區(qū)域→Ctrl+g選擇要更改的符合條件的單元格→按下快捷鍵后Ctrl+回車,可對單元格的值進行更改;
(6) 刪除表格中的圖片:
a) 刪除表格中的所有圖片:
選中要編輯的區(qū)域(若為整張表,可只選中任一單元格),Ctrl+g:定位條件:對象,直接按delete鍵即可;
b) 刪除表格中的部分圖片:
選中任一要刪除的圖片,Ctrl+鼠標左鍵,即可選擇多個要刪除的圖片,delete即可;
四、 篩選:數(shù)據(jù)→篩選,快捷鍵:crtl+shift+l
1, 將已經(jīng)對一個excel表格做了篩選之后的數(shù)據(jù)粘貼出來,直接:選擇篩選出的數(shù)據(jù)→復制→粘貼之后可能會將全部數(shù)據(jù)粘貼出來,而不是將篩選出的數(shù)據(jù)粘貼出來,那么如何操作:
選擇篩選出的數(shù)據(jù)→Ctrl+g:定位條件:可見單元格,確定→復制,粘貼即可;
2,關于篩選:按顏色篩選及按文本篩選:圖為按文本篩選的幾個選擇;
3, 篩選中支持通配符:*,?的使用;
4,對多列數(shù)據(jù)進行篩選,篩選結(jié)果與順序無關;
5,高級篩選:
原表:
(1) 篩選所有的部門:可直接用透視表做(后面會寫)
選擇表格中任意單元格→任意數(shù)據(jù):篩選:高級→即可; 解釋:1)兩種結(jié)果顯示方式,若為在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果,則無‘復制到’選項;
2)列表區(qū)域:要進行數(shù)據(jù)篩選的區(qū)域,為要操作的完整的表;
3)條件區(qū)域:不填寫;
4)復制到:結(jié)果顯示方式為:將篩選結(jié)果復制到其他位置時使用的,此處只選擇一個單元格即可,表示從此單元格開始粘貼篩選出的數(shù)據(jù);
5)選擇不重復的記錄:去重;
(2) 篩選一車間的郵寄費:對于高級篩選,多條件在一行,表示且,不在一行表示或;
制作表頭:→選擇表格中任意單元格即可,數(shù)據(jù):篩選:高級→即可;列表區(qū)域:為包含篩選數(shù)據(jù)的整個工作表;
條件區(qū)域:制作的表頭;
(3) 篩選一車間或者郵寄費:
制作表頭:,其他的與(2)操作一致;
關于高級篩選的注意事項:
ü 用常量制作條件區(qū)域時,要做表頭+條件;
ü 條件同行表示且,不同行表示或;
ü 篩選生活部,>500的數(shù)據(jù),則將表頭做成 即可;
ü 非常量做篩選條件時,條件區(qū)域為公式形式,則做條件區(qū)域時,不寫表頭;例:,篩選成本>金額的數(shù)據(jù):
制作條件區(qū)域:,做高級篩選時,將此條件作為條件區(qū)域即可;false:=e1>d1; 一、 排序:數(shù)據(jù)→排序
1, 簡單排序:
2, 多條件排序:根據(jù)多列數(shù)據(jù)的重要性,設置主次要關鍵字,excel根據(jù)主次要關鍵字從高到低排序;
3, 按顏色排序:
4, 自定義排序:
5, 利用排序插入行及將兩列數(shù)據(jù)合并:
原表:
例1:簡單排序:按姓名列做升序:
選擇姓名列要排序的區(qū)域→右鍵:排序:升序→擴展選定區(qū)域:排序即可;
例2:多條件排序:按姓名、課程名稱、成績?nèi)椌錾颍?/span>
選擇要排序的區(qū)域→數(shù)據(jù):排序→即可;
例3:按顏色排序:
與2中操作一致,在排序依據(jù)項中選擇:單元格顏色即可,結(jié)果展示:根據(jù)排序的主次要關鍵字,將顏色一致的數(shù)據(jù)放在一起;
例4:自定義排序:輸入新序列即可;在做排序時,可選擇新添加的序列進行排序; 例5:利用排序插入行:
實現(xiàn):→(1) 復制表頭在表格的最下方,假設原表有n條數(shù)據(jù),則復制n-1條表頭;
(2) 做輔助列:可在表格的最右/左側(cè)增加一列,將原表格除表頭外從0開始填充成升序序列,將復制的n-1條表頭以1.5,2.5,,,格式進行填充;
(3) 對新增加的列做升序排序即可;
例6:將兩列數(shù)據(jù)合并:
實現(xiàn):→將第二列剪切到第一列的下方→數(shù)據(jù):排序:升序即可;
例7:利用排序?qū)崿F(xiàn)快速插入空行:
(1) 對原表數(shù)據(jù)做輔助列,按照1,2,,,,做升序編號;
(2) 復制編號在輔助列的最下方,需要插入幾行,則復制幾次編號;
(3) 按照輔助列編號升序排序即可;