在中小企業(yè)，公司文員是最尷尬的崗位，所以大多中小企業(yè)都很難找到稱(chēng)心的專(zhuān)職文員。

由于中小企業(yè)規(guī)模太小，多數(shù)企業(yè)老板并不怎么看好，或者根本就不愿設(shè)專(zhuān)職文員崗位，這是中小企業(yè)管理長(zhǎng)期存在的最大短板。原因只有兩個(gè)：一是老板自認(rèn)為設(shè)文員崗有點(diǎn)多余，覺(jué)得公司里沒(méi)多少文職工作量，自己可以對(duì)付；二是為了減少管理成本的開(kāi)支。但恰恰卻忽視了專(zhuān)職文員崗位的重要性。

大量事實(shí)證明，但凡不設(shè)專(zhuān)職文員的中小企業(yè)，老板既最累又最糊涂，企業(yè)管理最混亂，工作效率最低，絕非言過(guò)其實(shí)。那么，專(zhuān)職文員崗位到底有多重要？我們就從以下幾方面來(lái)說(shuō)明它的重要性。

一、專(zhuān)職文員應(yīng)該具有哪些能力？

因?yàn)橹行∑髽I(yè)規(guī)模都比較小，所以公司機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置就不可能規(guī)范化。由此，專(zhuān)職文員崗位的工作范圍就很雜，有別于大中型企業(yè)文職崗的細(xì)化。簡(jiǎn)言之，小企業(yè)的專(zhuān)職文員就必須是個(gè)多面手。于是，這個(gè)專(zhuān)職文員就要必須懂得很多專(zhuān)業(yè)知識(shí)和辦事程序，甚至是工作技巧。因此，公司的這個(gè)專(zhuān)職文員最起碼要具有以下基本工作能力：

1、電腦應(yīng)用能力。必須能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理電子文稿、電子表格、課件制作、郵件收發(fā)處理、網(wǎng)站信息更新等，但凡需要通過(guò)計(jì)算機(jī)處理的，盡可能都要基本能夠操作。

2、公文處理能力。必須熟練處理來(lái)自地方政府職能部門(mén)和更高一級(jí)的業(yè)務(wù)管理部門(mén)的各類(lèi)文件，特別在日常定期或不定期的部門(mén)監(jiān)管中，工商、稅務(wù)、安監(jiān)、消防、公安等部門(mén)來(lái)文處理最頻繁。不但要能處理來(lái)文通知辦理事項(xiàng)，而且還要懂得如何撰寫(xiě)公司報(bào)告、總結(jié)、申請(qǐng)等，這些都是比較復(fù)雜的文字基本功。

3、統(tǒng)計(jì)工作能力。作為一個(gè)專(zhuān)職文員，他所掌握的企業(yè)信息比老板更詳細(xì)，否則那些公文和材料報(bào)告你將無(wú)法完成，這就需要你必須懂得統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)工作。

4、檔案工作能力。檔案工作是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，專(zhuān)職文員必須懂得如何建好公司檔案。做好了公司檔案，既能為公司留下了完整的各種材料信息，同時(shí)也為在對(duì)付各項(xiàng)工作時(shí)更加提供更好的方便，使得工作能夠得心應(yīng)手。

5、人力管理能力。公司員工的錄用工作大多都由專(zhuān)職文員來(lái)完成，主要在員工的招錄登記、面試協(xié)作、檔案管理、薪酬審核、辭退善后等等。

6、語(yǔ)言表達(dá)能力。工作匯報(bào)是文員的必須職責(zé)，工作事項(xiàng)不僅要向老板匯報(bào)，而且還要隨時(shí)代替老板向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，所以必須要有一定的語(yǔ)言表達(dá)能力，做到不緊不慢，條理清楚，言簡(jiǎn)意賅。工作匯報(bào)的水平能代表公司的一定形象。

一個(gè)專(zhuān)職文員只要具備了上述六項(xiàng)技能，那就是一個(gè)比較稱(chēng)職的文員，而且也是老板最得力的助手之一。

二、專(zhuān)職文員應(yīng)該做哪些事？

根據(jù)文員崗位的基本技能要求，在一個(gè)中小企業(yè)擔(dān)任專(zhuān)職文員，就要隨時(shí)領(lǐng)受前述能力方面的工作任務(wù)，而且必須要能獨(dú)立完成。因?yàn)樵谶@樣的企業(yè)，文員崗位充其量就是你一個(gè)，公司不可能多配。簡(jiǎn)言之，你這個(gè)專(zhuān)職文員就是一個(gè)萬(wàn)金油，什么都要懂什么都要做，別指望專(zhuān)職某項(xiàng)工作。

三、專(zhuān)職文員應(yīng)該怎么做事？

專(zhuān)職文員的崗位就在公司行政辦公室，辦公室就是公司的窗口。

辦公室工作幾乎是面面俱到，工作內(nèi)容和范圍比較雜。因此，必須要有清醒的頭腦應(yīng)對(duì)各個(gè)方面的日常事務(wù)，要懂得分清工作的輕重緩急，工作必須要有計(jì)劃性和條理性，不能眉毛胡子一把抓。否則，不但不能把工作做好，極有可能會(huì)把你忙死。

1、及時(shí)接聽(tīng)來(lái)自客戶(hù)、管理部門(mén)和來(lái)訪(fǎng)者等外界的工作電話(huà)并及時(shí)回復(fù)。

2、做好登門(mén)來(lái)訪(fǎng)者的禮節(jié)性接待，及時(shí)將來(lái)訪(fǎng)者移交相關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員處理。

3、每天定時(shí)搜集公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況的統(tǒng)計(jì)信息，并做好統(tǒng)計(jì)信息整理歸檔和匯報(bào)。

4、及時(shí)處理上級(jí)管理部門(mén)各種文件，編輯必要文字報(bào)告材料，交老板簽署辦理意見(jiàn)。

5、必要時(shí)代替老板參加各種會(huì)議，并做好會(huì)上的公司情況匯報(bào)。

6、根據(jù)上級(jí)下達(dá)的項(xiàng)目通知，及時(shí)編寫(xiě)和整理申報(bào)材料，并及時(shí)向上級(jí)遞交項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告。

7、根據(jù)老板要求，及時(shí)開(kāi)展新員工招錄工作，處理好員工各項(xiàng)應(yīng)辦的事項(xiàng)。

8、及時(shí)做好公司各項(xiàng)會(huì)議的前期準(zhǔn)備，會(huì)議期間做好會(huì)議簽到和會(huì)議記錄。

9、完成好其它不能列舉的工作。

四、專(zhuān)職文員相當(dāng)于什么職務(wù)？

從企管角度講，文員從事的工作，性質(zhì)上它就是行政管理。由于此職位具有一定的特殊性，它就相當(dāng)于老板的傳聲筒和行政助手，起到了上傳下達(dá)的作用，再加上文員工作的特殊性，所掌握的情況最全面，它的作用在中小企業(yè)中并不亞于一個(gè)公司的副總。所以，不少明智的老板會(huì)把專(zhuān)職文員就直接任命為副總經(jīng)理，專(zhuān)管行政事務(wù)，目的就是為了留住這個(gè)并不起眼的人，而這個(gè)副總其實(shí)既是官又是兵，就他一人而已。

如若忽略了這個(gè)專(zhuān)職文員價(jià)值的存在，你手下的這個(gè)文員早晚會(huì)被別人挖走。

面對(duì)“麻雀雖小五臟俱全”中小企業(yè)的狀況，既不能配置太多的管理人員，又不能缺失必要的崗位配置，往往是比較尬尷的。但為了企業(yè)的健康管理和順利成長(zhǎng)，在下建議，寧愿在生產(chǎn)管理方面盡可能壓縮一定數(shù)量的管理人員職數(shù)，也不應(yīng)缺失一個(gè)專(zhuān)職文員，尤其是在地方政府高度重視中小企業(yè)發(fā)展的有利時(shí)機(jī)下，專(zhuān)職文員就更加發(fā)揮到政企對(duì)接特殊作用，對(duì)企業(yè)的發(fā)展只會(huì)有好處而不是壞處。