建立基礎(chǔ)表格
很多人都感覺打開一個(gè)空白的Excel好像無從做起，別擔(dān)心，跟著表姐做一輪，其實(shí)就會(huì)感覺Excel也沒什么難的。
①創(chuàng)建新工作簿
在您的電腦桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵→選擇【新建】→選擇【Excel工作表】。
在創(chuàng)建的工作簿上，按照工作內(nèi)容去為文件命名。例如我們做“時(shí)間進(jìn)度表”，就在Excel文件命名框處，輸入“時(shí)間進(jìn)度表”，按下鍵盤上的【Enter】鍵，確認(rèn)錄入。通過雙擊Excel圖標(biāo)（或者是選中圖標(biāo)后，點(diǎn)擊鍵盤上的【Enter】鍵），打開表格。
②基礎(chǔ)制表錄入表格信息 打開時(shí)間進(jìn)度表以后，思考一下我們編制表格的內(nèi)容有哪些？ 要干什么事情？花什么時(shí)間？做什么事情？這就對應(yīng)了：項(xiàng)目的計(jì)劃、實(shí)施過程到最終上線。 那我們把這些內(nèi)容給，輸入表格A列當(dāng)中：
花什么時(shí)間，就是我們：1號(hào)干什么、2號(hào)干什么、3號(hào)干什么……
如果輸入的數(shù)據(jù)量小的時(shí)候，推薦大家直接用“手動(dòng)擋”：手工輸入“123”。那如果數(shù)據(jù)量多的時(shí)候，我們思考一下規(guī)律，它實(shí)際上是有一個(gè)“1”變成“2”，再變成“345678”這個(gè)規(guī)律。那這個(gè)時(shí)候，就需要咱們開啟“自動(dòng)擋”了。
鼠標(biāo)選中需要開啟“自動(dòng)擋”這個(gè)單元格以后，滑動(dòng)到單元格的右下角變成“十字架”形狀。這種“十字架”形狀，我們稱之為“十字填充句柄”，在Excel里，是代表“填充”功能的。
選中它以后，單擊鼠標(biāo)左鍵向左拖動(dòng)。默認(rèn)的填充形式，是“復(fù)制”形式的。想要讓它變成逐個(gè)增加的序列，只需要點(diǎn)一下右下角的小三角，選擇【填充序列】，數(shù)字就能自動(dòng)按序增加了。
【溫馨提示】如果需要繼續(xù)往后增加其他數(shù)字，只需要再把鼠標(biāo)，往后拉一下，比如，拉倒9號(hào)的日期。 ③基礎(chǔ)制表插入行、列 其次，我們的計(jì)劃，除了：做什么事，花什么時(shí)間。還需要確認(rèn)“誰來干”。 所以，我們需要在A列的“項(xiàng)目階段”之后，再插入一列。鼠標(biāo)選中B列→單擊鼠標(biāo)右鍵→選擇【插入】。 插入后，Excel會(huì)在選中列的左側(cè)插入一個(gè)新的列，咱們繼續(xù)輸入“責(zé)任人”的姓名。輸入完以后，再站在一個(gè)看表人的角度再想一想，咱們是不是還得再給它加上一個(gè)小標(biāo)題？ 所以，用鼠標(biāo)選中第1行→單擊鼠標(biāo)右鍵→點(diǎn)擊【插入】，Excel會(huì)在選中行的上方，插入一行空白行。這里，我們給它寫上標(biāo)題 ：項(xiàng)目階段、責(zé)任人。
再次檢查表格，看看這個(gè)“日期”是不是放這有些不太合適 ？因?yàn)槊總€(gè)階段，實(shí)際上都是要落在具體的每個(gè)日期下，所以要把這個(gè)日期往上挪一下。
首先，咱得先選中單元格中的區(qū)域。如果表格短的話，可以“手動(dòng)檔”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，直接拖拉選中C2：K2。
如果咱們有個(gè)特別大的表，要選中時(shí)，就先選中第一個(gè)單元格C2，然后按鍵盤【Shift】鍵，然后再按需要選中的末端單元格K2，那就可以選擇整片區(qū)域了。
溫馨提示：按鍵盤SHIFT+鼠標(biāo)拖拽，可以選擇Excel表格中，一片連續(xù)的區(qū)域。
要移動(dòng)這一行的位置，只需要將鼠標(biāo)滑動(dòng)到這個(gè)區(qū)域四周，當(dāng)鼠標(biāo)變成上下左右“四向箭頭”的時(shí)候，代表我們開啟移動(dòng)的方式。
溫馨提示四向箭頭表移動(dòng)。 移動(dòng)位置的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你想放到哪里，這個(gè)邊框會(huì)出現(xiàn)“變粗”的效果。調(diào)整完畢以后，松開鼠標(biāo)，位置就移動(dòng)好了。
完成以后，咱們還可以再給它加上一個(gè)總體的標(biāo)題。所以，我們在表格的頂部，再接著再插入一行。寫上“XXXXX項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度表”。
然后，再看一下還有沒有別的問題：1號(hào)到9號(hào)是哪個(gè)月份？那我們也得表示出來。因此，需要在第1行和第2行中間，再插入一個(gè)空白行。
因此，用鼠標(biāo)選中第2行→單擊鼠標(biāo)右鍵→選擇【插入】。此時(shí)，Excel在原來表格的第2行之上，又插入了一個(gè)新的空白行。咱們在C2單元格，給它寫上一個(gè)“6月份”，這樣信息就錄入完成了。
基礎(chǔ)表格美化
①表格基礎(chǔ)美化單元格填充顏色 完成上圖以后，在咱們的進(jìn)度表中，要表示每個(gè)任務(wù)要花多少天，只需要到“項(xiàng)目階段”與“日期”交叉對應(yīng)的單元格，給它涂個(gè)顏色就好。 選中需要填色的單元格→選擇【開始】選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊【填充顏色】，就給這個(gè)單元格填充上了對應(yīng)的顏色了。如果不喜歡這顏色，可以點(diǎn)開【填充顏色】圖標(biāo)右下角的小三角，選一個(gè)你喜歡的就好。
對于其他需要填充顏色的單元格，你只需要依次選中，然后，都給手動(dòng)填充上顏色就可以了。
當(dāng)然了，這里了還有一個(gè)“手動(dòng)擋”變“自動(dòng)擋”的方法：選中已經(jīng)填充格式的單元格以后，點(diǎn)擊【開始】選項(xiàng)卡→雙擊【格式刷】按鈕，連續(xù)使用格式刷。
咱們依次點(diǎn)擊需要填充顏色的單元格就好，最終效果，見下圖：
格式刷刷完以后，只需要再點(diǎn)一下【格式刷】按鈕（或者是按下鍵盤【Esc】鍵），Excel的光標(biāo)就，從格式刷的樣子，恢復(fù)成正常的狀態(tài)了。
②表格基礎(chǔ)美化單元格邊框設(shè)置 鼠標(biāo)選中A1單元格以后，按鍵盤Shift鍵，再點(diǎn)表格最尾部的單元格K7，即快速選中A1：K7→選擇【開始】選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊【邊框】按鈕邊的小三角→選擇【所有框線】。
③表格基礎(chǔ)美化單元格合并后居中 選擇標(biāo)題所在第1行上A1：K1單元格區(qū)域→選擇【開始】選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊【合并后居中】按鈕，標(biāo)題就自動(dòng)合并到中心的位置了。
同理，針對“小標(biāo)題”、“項(xiàng)目階段”，也做一個(gè)合并居中的效果。
此時(shí)，可以使用快捷鍵【F4】鍵，可以快速重復(fù)上一步操作。
咱們上一步是合并單元格的動(dòng)作，在選擇需要合并的單元格后，按下【F4】鍵，也是重復(fù)操作一次“合并后居中”的動(dòng)作了。
溫馨提示：F4，快速重復(fù)上一步操作。
④表格基礎(chǔ)美化單元格的字體、字號(hào)設(shè)置 按鍵盤Ctrl+A全選整張表格→選擇【開始】選項(xiàng)卡→【字體】→選擇【微軟雅黑】，使用“微軟雅黑”的字體，會(huì)讓表格看起來會(huì)更加商務(wù)一些。 關(guān)于字號(hào)，正文、表體的內(nèi)容，推薦選擇字號(hào)：10~12號(hào)。標(biāo)題，可以適當(dāng)放大一些?？梢酝ㄟ^字號(hào)旁邊的【增加字號(hào)】或【減小字號(hào)】的按扭，給它做一個(gè)快速的調(diào)整。
⑤表格基礎(chǔ)美化單元格的對齊方式 按鍵盤Ctrl+A全選整張表格→選擇【開始】選項(xiàng)卡→對齊方式中：【垂直居中】+【水平居中】。
⑥表格基礎(chǔ)美化行高與列寬的設(shè)置 【1】手工設(shè)置選擇行號(hào)的位置→單擊鼠標(biāo)右鍵有→選擇【行高】→在彈出的【行高】對話框中，對行高給它做一個(gè)精確的設(shè)置。一般來說，推薦給大家行高是：15到35，這里我們設(shè)置為25，讓這個(gè)行高顯得比較合適一些（見下圖）。同理可以進(jìn)行列寬的手動(dòng)設(shè)置。 【2】自動(dòng)設(shè)置如選擇B~K列的列號(hào)后，鼠標(biāo)滑動(dòng)到列寬字母中間的縫隙處，當(dāng)鼠標(biāo)變成一個(gè)豎線+左右的小箭頭時(shí)，雙擊鼠標(biāo)，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)調(diào)整列寬。同理可以進(jìn)行行高的自動(dòng)設(shè)置（見下圖）。 溫馨提示：選中多行/多列，雙擊行標(biāo)/列標(biāo)時(shí)，Excel會(huì)講所選擇的行高、列寬，自動(dòng)調(diào)整到合適的大小位置；其中合適的位置大小，是根據(jù)單元格內(nèi)容多少來決定的。 ⑦表格基礎(chǔ)美化字體加粗設(shè)置 完以后，我們可以把標(biāo)題的內(nèi)容，進(jìn)行加粗設(shè)置。即選中標(biāo)題單元格后→選擇【開始】選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊【加粗】按鈕；這樣這張表讓大家看的時(shí)候，就能夠更加容易抓住重點(diǎn)了。
表格的進(jìn)階美化
完成上圖以后，再檢查一下，比如：這個(gè)時(shí)間進(jìn)度表，最好是給大家標(biāo)出周末休息時(shí)間：例如6月2日、3日 還有9日，都是休息日。咱們通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中+【Ctrl】鍵的方式，選擇不連續(xù)的區(qū)域。即先選擇D3：E7后，按鍵盤Ctrl，再用鼠標(biāo)選擇K3：K7。
選擇中后，咱們嘗試給它換個(gè)顏色，如：桔色。
溫馨提示：Ctrl+鼠標(biāo)點(diǎn)選，可以選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域。
但是，直接填充“桔色”后，會(huì)出現(xiàn)問題：表格中，只是單純標(biāo)識(shí)了它是休息日，但是當(dāng)天的工作情況所表示的“綠色”色塊的信息被掩蓋了。所以，這樣操作，就篡改了這張表的信息，這樣操作不行。按鍵盤【Ctrl+Z】鍵，撤銷上一步操作。
①表格進(jìn)階美化設(shè)置單元格填充圖案樣式 咱們重新選中6月2日、3日、9日所在單元格（D3：E7，K3：K7）→單擊鼠標(biāo)右鍵下（或者是按鍵盤快捷鍵【Ctrl+1】鍵）→選擇【設(shè)置單元格格式】→在彈出的【設(shè)置單元格格式】對話框中→選擇【填充】頁簽→選擇【圖案樣式】→選擇【斜線】的樣式→點(diǎn)擊【確定】按鈕。 那現(xiàn)在6月2日、3日、9日用底紋的形式標(biāo)識(shí)的是休息日，并且，用綠色填充表示的工作內(nèi)容也不會(huì)被覆蓋掉。
②表格進(jìn)階美化制作斜線表頭 再看一下這里的每個(gè)色塊，它實(shí)際上是通過橫向的找到項(xiàng)目階段，縱向的找到了它的日期，這樣來標(biāo)識(shí)這個(gè)信息的情況，它是一個(gè)需要“橫、縱”去看的表。那我們給它，做一個(gè)斜線表頭： 選中項(xiàng)目階段A2單元格→單擊鼠標(biāo)右鍵→選擇【設(shè)置單元格格式】→在彈出的【設(shè)置單元格格式】對話框中→選擇【邊框】頁簽→找到最右下角的【斜線】→點(diǎn)擊【確定】。這樣就給表頭，畫上一根斜線：
現(xiàn)在只需要在“項(xiàng)目階段”的文字前面，再輸入“項(xiàng)目時(shí)間”。鼠標(biāo)選中A2單元格，雙擊一下，讓光標(biāo)停留在“項(xiàng)目階段”的文字之前。然后輸入文字“項(xiàng)目時(shí)間”。
輸入完以后，會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些字都堆在一起了。讓它們換行顯示，只需要點(diǎn)擊【開始】選項(xiàng)卡→【自動(dòng)換行】按鈕（見下圖）。
溫馨提示：要在單元格內(nèi)指定的位置，進(jìn)行強(qiáng)制換行。只需要將光標(biāo)選中指定位置后，按下鍵盤 【Alt+Enter】鍵，即可進(jìn)行強(qiáng)制換行。
最后，再將A列的列寬調(diào)整到合適的位置，并且調(diào)整文字對其方式為：【開始】選項(xiàng)卡→【左對齊】→在A2單元格，通過輸入“ ”（空格）的方式，讓表格呈現(xiàn)出：斜線表頭的最終效果。
【職場小故事】
職場新人小張，按照上面的方法，將一份超大的《項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度表》交給老板以后，本以為老板會(huì)夸獎(jiǎng)一番，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)打開表以后，因?yàn)楸砀裉L了，頭都看暈了。
小張?jiān)噲D通過Excel右下角的縮放按鈕，讓表格盡可能縮小顯示到一個(gè)頁面當(dāng)中。但縮小后，字體太小，反而看不清表格內(nèi)容了。
小張不禁疑惑道：對于長長的大表格，往后一拖就看不到前面是什么，往下一拉，就看不到上面的內(nèi)容，該怎么辦？
表格規(guī)范-凍結(jié)窗口
在工作中對于這種長表，咱們一定要給它凍結(jié)一下，讓它的標(biāo)題給固定凍住。
在小張的表中，我們需要凍結(jié)的是第123行和第A~C列，選中D4單元格→選擇【視圖】選項(xiàng)卡→【凍結(jié)窗格】→點(diǎn)擊【凍結(jié)窗格】。設(shè)置完成以后，Excel它會(huì)以這個(gè)單元格為“凍結(jié)點(diǎn)”，把上面和左邊的區(qū)域通過“凍結(jié)窗格”的形式給它“固定凍”上。
表格規(guī)范-標(biāo)注關(guān)鍵信息
做完以后這張表我們再看一下，有哪些信息是自己默認(rèn)知道，但別人不知道的？
①標(biāo)注圖上有標(biāo)的，怕別人讀不懂的 比如：顏色標(biāo)識(shí)。那我們先把色塊給它標(biāo)下來，在表格底部標(biāo)注斜線的網(wǎng)格，備注周末、法定 節(jié)假日，綠色填充塊，備注執(zhí)行時(shí)間。
②標(biāo)注：圖上沒有標(biāo)的，需要單獨(dú)說明的
比如：咱們項(xiàng)目的基本情況、制表信息、版本號(hào)。
A項(xiàng)目簡介：一般寫上項(xiàng)目的由來，由誰負(fù)責(zé)，誰配合，具體什么時(shí)候計(jì)劃完成這樣的信息。
B制表信息：包括制表人、制表日期等。
C版本號(hào)：那像這種表可能會(huì)有多個(gè)版本的變更，這我們寫上版本v1.0。
③表格清潔取消網(wǎng)格線，讓表格更聚焦 調(diào)完以后再看下，這張表上有很多橫縱交叉的、淺灰色的、像蜘蛛網(wǎng)一樣的這種網(wǎng)絡(luò)格線。我們可以通過【視圖】選項(xiàng)卡→取消【網(wǎng)格線】前面的“√”，把這網(wǎng)格線的對勾給它取消顯示就好。
④模塊劃分巧用邊框，劃分表格不同區(qū)域 對于大表格，還可以通過【加粗邊框】的形式，進(jìn)行模塊分隔標(biāo)識(shí)。 對于說明的長段的文字，可以設(shè)置對齊方式為【左對齊】，這樣看的會(huì)更清楚一些。 對于“項(xiàng)目的階段”設(shè)置【左對齊】以后，如果覺得太頂頭了，可以通過【開始】選項(xiàng)卡→【增加縮進(jìn)量】按鈕，給它縮進(jìn)一下。最后，咱們這張《項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度表》也就制作完成了。
表格規(guī)范-借鑒微軟模板
上面，我們是從零開始，一步步的完成了一張《項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度表》的制作，這個(gè)制度過程還是比較長的。
其實(shí)在工作當(dāng)中，好的方法是借鑒前人的成果，不一定非要從零開始慢慢“繪制表格”。如果遇到新的業(yè)務(wù)表，必須要從空白表開始制作的時(shí)候，還可以多看看微軟的模板。從它們身上找找“做表”的感覺。這樣有了感覺以后，技術(shù)上都不是什么難題了，只要一步一步就能把它做出來了。
優(yōu)秀的模板，可以在Excel【文件】選項(xiàng)卡→【新建】頁簽中找到。如果找不著合適的，還可以去搜索一下（電腦需要聯(lián)網(wǎng)）。
比如咱搜索關(guān)鍵詞：項(xiàng)目，點(diǎn)擊【查找】按鈕。找到合適的模板后，點(diǎn)一下【創(chuàng)建】按鈕。Excel就會(huì)創(chuàng)建一個(gè)即規(guī)范、顏值又高的《項(xiàng)目規(guī)劃器》。
咱平時(shí)在工作當(dāng)中就可以，多看看這些規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)的模板，多多借鑒，也能夠非常快地提高我們做表的效率。
彩蛋
本節(jié)小結(jié) 這節(jié)課我們學(xué)習(xí)到的是繪制表格，通常是用于一些“匯報(bào)型”的表格，或者是“給人填寫的單據(jù)”。 知識(shí)點(diǎn)一點(diǎn)都不難，只要大家練習(xí)一下就都能夠掌握。但在具體制作時(shí)，可以根據(jù)咱們的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，先業(yè)務(wù)、清晰再做表格美化。 記得從看表人的角度，問問自己有哪些是我們自己心里清楚的，但別人不一定知道的，注意要記得給它標(biāo)注出來。 當(dāng)然了，我們做完所有的操作一定要記得保存，快捷鍵【CTRL+S】。
聯(lián)系客服
