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企業(yè)首腦或部門管理人員與部下的談話主要分四種功能。
監(jiān)督功能——籍以獲取管理工作進展的詳情，監(jiān)督各部門執(zhí)行領(lǐng)導決定；
參與功能——借此研究執(zhí)行決定過程中發(fā)生的問題，探討和尋求解決辦法，使領(lǐng)導由“觀察”地位進入?yún)⑴c地位；
傳遞功能——從中傳遞上級指示或本人決定，
激勵功能——由此接觸工作人員，了解他們本身的各種心理品質(zhì)，做到知人知心，適時激發(fā)下屬的工作熱情。
談話，既是一種信息交流，又是一種人際間的接觸，因而它必然帶有人所特有的情感色彩。這種情感色彩同信息內(nèi)容交互作用，使談話變的微妙而富有藝術(shù)性。那么，一個領(lǐng)導人員應(yīng)如何同他的部下談話呢？
1、 要的是激發(fā)部下的談話欲望
談話是領(lǐng)導和部下的雙邊活動，部下若無講話的愿望，談話不免要陷入僵局。因此領(lǐng)導首先應(yīng)具有細膩的情感、分寸感、注意說話的態(tài)度、方式以至語音、語調(diào)、旨在激發(fā)部下講話的愿望，使談話在感情交流的過程中完成信息交流的任務(wù)。
2、 重要的是啟發(fā)部下講真情實話
談話所要得到的是真實的情況。但是，有的部下出于某種動機，談話時弄虛作假，見風使舵；有的則有所顧忌，言不由衷。這都使談話失去意義。為此，領(lǐng)導一定要克服專制、蠻橫的作風，代之以坦率、誠懇、求實的態(tài)度，并且盡可能讓對方在談話過程中了解到自己所感興趣的真實情況，并不是奉承、文飾的話、消除對方的顧慮或各種迎合心理。
3、 抓住主要問題是關(guān)鍵
談話必須突出重點，扼要緊湊。
4、 表達對談話的興趣和熱情
正因為談話是雙邊活動，一方對另一方的講述予以積極、適當?shù)幕仞仯拐勗捳吒蚪驑返?，從而使談話愈加融洽、深入?br>
5、 評論要把握分寸
在聽取部下講述時，領(lǐng)導不應(yīng)該發(fā)表評論性意見。
6、 克制自己，避免沖動
部下在反映情況時，常會忽然批評、抱怨起某些事情，而這在客觀上由正是在指責領(lǐng)導自己。
7、 善于把握談話節(jié)奏
部下在講述時停頓，有兩種情況。須分別對待。第一種停頓是故意的，它是部下為檢查一下領(lǐng)導對他講話的反映、印象、引起領(lǐng)導做出評論而做的。這時，領(lǐng)導有必要給予一般性的插話，一激勵他進一步講述。第二種停頓是思維突然中斷引起的，這時領(lǐng)導最好采用“反響提問法”來接通原來的思路。其方法就是用提問的形式重復部下剛才講的話。
8、 要注意“第一印象”
所謂最初效應(yīng)就是通常所說的 “先入為主”。這種最初效應(yīng)往往很長時間地影響一個人的認識，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)高度注意這種效應(yīng)，應(yīng)掌握“造成初次印象”的能力，因此，領(lǐng)導在談話中要持客觀的、批判性的態(tài)度，時刻警覺，善于把做給人看的東西，從真實情形中區(qū)分出來。
9、 一切談話機會都別輕易防過
談話分正式和非正式兩種形式，前者在工作時間內(nèi)進行，后者在業(yè)余時間內(nèi)進行。作為領(lǐng)導也不應(yīng)放棄非正式談話的機會，在毫無戒備的心理狀態(tài)下，哪怕是片言只語，有時也會獲得意想不到的信息。
