做項(xiàng)目，千萬(wàn)不要只會(huì)埋頭苦干，不懂匯報(bào)。因?yàn)槿绻鹊筋I(lǐng)導(dǎo)問(wèn)你項(xiàng)目工作進(jìn)展，那就代表著間接釋放了一個(gè)更嚴(yán)重的信號(hào)：這件事情已經(jīng)晚了。那么如何進(jìn)行有效的向上匯報(bào)，超出領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期，不妨參考以下幾點(diǎn)：
目的要明確，嘗試一句話說(shuō)明白目的
小A說(shuō)：“今天和領(lǐng)導(dǎo)反饋?lái)?xiàng)目情況結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)本來(lái)他對(duì)項(xiàng)目情況了解的聽(tīng)清楚的，聽(tīng)我說(shuō)完后，反而不放心了，我都不敢再去找領(lǐng)導(dǎo)溝通了”
我問(wèn)他，你這次找領(lǐng)導(dǎo)溝通的目的是什么，他回復(fù)說(shuō)想把自己知道的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)下，讓領(lǐng)導(dǎo)知道項(xiàng)目的實(shí)際情況。
這就是絕大多數(shù)人在匯報(bào)或溝通時(shí)容易犯的一個(gè)錯(cuò)：目的不明確。那怎樣才能做到讓自己的匯報(bào)或溝通目的明確呢？在匯報(bào)工作時(shí)，我們可以嘗試用一句話說(shuō)出這次匯報(bào)或溝通的目的。
即使我們能很清楚地說(shuō)出自己要什么，很多時(shí)候別人也不一定能接收到。去匯報(bào)前，你一定要先要求自己能以一句話說(shuō)出這次匯報(bào)或溝通的目的，同時(shí)可以用5W1H的方法做下驗(yàn)證。
以上面舉例的小A為例，他一開(kāi)始提煉出來(lái)的溝通目的是“跟老板反饋?lái)?xiàng)目的實(shí)際情況”。
用5why驗(yàn)證的話，我們就可以繼續(xù)追問(wèn)“你為什么要跟老板反饋?lái)?xiàng)目的實(shí)際情況呢？”
“因?yàn)槔习逑腠?xiàng)目進(jìn)度再加快一周，但實(shí)際是不可能的？”他回答道。
“為什么項(xiàng)目進(jìn)度再加快一周不可能做到呢？”我們可以繼續(xù)問(wèn)。
“因?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目里有一個(gè)老板沒(méi)有意識(shí)到的重大風(fēng)險(xiǎn)”。
到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老板說(shuō)明因?yàn)槟持卮箫L(fēng)險(xiǎn)的存在，項(xiàng)目進(jìn)度不可能再加快一周。帶著這個(gè)溝通目的去找老板匯報(bào)，效果肯定就比“找老板反饋?lái)?xiàng)目實(shí)際情況”要好上很多。
先說(shuō)結(jié)果，精簡(jiǎn)過(guò)程
沒(méi)有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)愿意聽(tīng)你述衷腸說(shuō)苦勞，把成績(jī)擺出來(lái)更有說(shuō)服力。和領(lǐng)導(dǎo)相處的時(shí)候，如果你不能短時(shí)間抓住上級(jí)的注意力，對(duì)話很可能就會(huì)被打斷。匯報(bào)，是必須讓領(lǐng)導(dǎo)一開(kāi)始就明白，你希望他做什么？這樣他才能?chē)@著這一點(diǎn)思考你的內(nèi)容。
建議你先說(shuō)結(jié)果，比如“這個(gè)月項(xiàng)目進(jìn)度達(dá)到xx，比預(yù)期目標(biāo)完成率低20%，有以下的問(wèn)題xx需要您這邊協(xié)調(diào)”。少說(shuō)一些過(guò)程，比如“我見(jiàn)了客戶(hù)，他和我說(shuō)xxx”、“看到xxx出現(xiàn)了很多問(wèn)題”。
沒(méi)錯(cuò)你為這個(gè)項(xiàng)目付出了很多努力，有很多話想說(shuō)，但這關(guān)領(lǐng)導(dǎo)什么事兒呢？功勞要賣(mài)，但不是現(xiàn)在。
帶著答案開(kāi)口，而不是帶著問(wèn)題
很多人容易犯的一個(gè)錯(cuò)：沒(méi)經(jīng)過(guò)思考就發(fā)問(wèn)。
如果你只跟領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：項(xiàng)目當(dāng)前是什么情況，接下來(lái)要怎么辦全都聽(tīng)老板指示。你猜領(lǐng)導(dǎo)會(huì)怎么看待你？
要知道，提問(wèn)題很簡(jiǎn)單，給上級(jí)建設(shè)性甚至是可執(zhí)行的意見(jiàn)，才是在幫他聚焦問(wèn)題、引導(dǎo)思考。不要拿問(wèn)題去問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)，而是帶著答案去匯報(bào)，你能做的是給他一個(gè)可執(zhí)行結(jié)果，這才是你的價(jià)值體現(xiàn)。
在匯報(bào)的時(shí)候，可以先準(zhǔn)備好大量的數(shù)據(jù)來(lái)找到問(wèn)題，進(jìn)行分析得出結(jié)論，最終形成一個(gè)或幾個(gè)決策意見(jiàn)，然后讓領(lǐng)導(dǎo)去選擇。
如果你自己實(shí)在解決不了，你也可以向自己的領(lǐng)導(dǎo)表現(xiàn)自己的思考，沒(méi)有哪位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)欣賞不主動(dòng)思考的員工。在工作匯報(bào)時(shí)，對(duì)于問(wèn)題要盡量給出解決方案，哪怕你解決不了也要呈現(xiàn)思考的過(guò)程。
比如，“這個(gè)項(xiàng)目的背景和進(jìn)度是這樣的，同時(shí)我建議的做法有3個(gè)，分別是ABC，這么考慮的原因分別是1/2/3，以上是我的看法，不知道您有什么建議？”
匯報(bào)時(shí)思考語(yǔ)言邏輯順序
有個(gè)傳說(shuō)，說(shuō)的是清末名臣曾國(guó)藩在圍剿太平天國(guó)時(shí)，前期作戰(zhàn)不利，一直在打敗仗。
幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫(xiě)道“…屢戰(zhàn)屢敗…”，曾國(guó)藩看后改成了“…屢敗屢戰(zhàn)…”。結(jié)果朝廷看了后，不僅未責(zé)罰作戰(zhàn)不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎(jiǎng)。
這個(gè)“屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)”的故事給我們揭示了一個(gè)很重要的道理：同樣的內(nèi)容，如果邏輯順序組織的方式不同，透露出來(lái)的意思是有著天壤之別的。那怎樣做才能將要講的內(nèi)容組織得更出色呢？
核心點(diǎn)是：我們?cè)趨R報(bào)時(shí)，要按第一步“對(duì)方想聽(tīng)什么”的分析結(jié)果來(lái)對(duì)內(nèi)容做修正。
比如，給老板匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快一周時(shí)，不能說(shuō)“老板，項(xiàng)目有風(fēng)險(xiǎn)，因此項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快”，因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快不是老板想聽(tīng)到的。
你要換個(gè)說(shuō)法，讓老板知道你是積極支持項(xiàng)目進(jìn)度加快一周的，只是在推進(jìn)中遇到了一個(gè)繞不開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)。
修正后的說(shuō)法參考如下：“老板，我將項(xiàng)目按加快一周做了實(shí)施調(diào)整，其中遇到了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在的做法是兩種：一是投入更多資源來(lái)嘗試能否降低這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，但把握很低；二是維持原先的項(xiàng)目進(jìn)度?！?/span>
這個(gè)排列順序影響是很大的，像曾國(guó)藩調(diào)整了下“敗”和“戰(zhàn)”的順序后，呈現(xiàn)出來(lái)的意思就完全不同了。
向上匯報(bào)是一個(gè)長(zhǎng)期的問(wèn)題，掌握正確的匯報(bào)思路和溝通方式，需要我們綜合能力的提升，如果在匯報(bào)中充分思考了以上的內(nèi)容，相信你的匯報(bào)和溝通效果一定能得到提升。
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