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編按：對于HR來說，一張專業(yè)的Excel檔案表，其中包含了很多Excel實用技巧，也必不可少的會應用到一些函數和公式。一份足夠專業(yè)的Excel表可以讓HR的日常工作效率提高數倍，減輕辦公壓力！今天小E和大家介紹的就是這樣一份Excel員工檔案表的制作方法……
員工檔案是用人單位了解員工情況的重要資料。因此一個企業(yè)在人事管理中，首先要制作員工檔案表，這樣才能提供人員調動和分配的基礎數據。
筆者下面做了一張又規(guī)范又省時的員工檔案表，表中有公式和函數，也涉及到數據有效性。大家一起來學習！
一、規(guī)劃表格框架
在制作員工檔案表時，首先要創(chuàng)建檔案數據的記錄表格，即基礎數據表，制作時注意不要合并單元格。
1.在第一行輸入制表時間和制表人，在第二行輸入表格各列標題。
選擇A1：R1單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡，選擇“對齊方式”組中的“合并后居中”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“合并單元格”選項。選擇A1單元格，把“字體”字號設置為10磅，加粗，字體顏色設置為淡藍色。
2.設置表頭。選擇A2：R2單元格區(qū)域，設置字體字號為12磅、加粗，設置字體顏色為白色，為單元格填充藍色，設置對齊方式為居中，調整第二行單元格的高度至合適。
3.選擇可能輸入員工檔案數據的單元格區(qū)域，點擊“開始”選項卡，選擇“字體”組中右下角的“對話框啟動器”，選擇“邊框”，在“顏色”下拉列表中選擇“藍色”，對外邊框設置“粗線”，對內邊框設置“細線”。
二、設置數據有效性
在完成表格框架的制作后，需要輸入數據，為了保證表格中輸入數據的準確性和統一性，可以為這些有規(guī)律的數據分類設置單元格的數據有效性。
1.在A3單元格輸入文本數據類型的第一個員工編號0001，向下拖動填充柄填充其它員工的編號數據，此時點擊出現的“自動填充選項”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“不帶格式填充”，再繼續(xù)向下填充。
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2.選擇“所在部門”列中D3:D100單元格區(qū)域，選擇“數據”選項卡下的“數據工具”組中的“數據驗證”按鈕，在“設置”選項卡下的“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”參數框中輸入“總經辦,人事部,財務部,銷售部,生產部,技術部,行政辦,市場部”。這樣能夠規(guī)范D列的輸入內容。
3.選擇“身份證號”列中的G3:G100單元格區(qū)域，點擊“數據驗證”，選擇“設置”，在“允許”下拉列中選擇“自定義”，在“公式”參數框中輸入“=LEN(G3)=18”，在“輸入信息”中輸入“請輸入18位的身份證號碼！”。
4.選擇“最高學歷”列中的J3:J100單元格區(qū)域，點擊“數據驗證”，選擇“設置”，在“允許”下拉列中選擇“序列”，在“來源”參數框中輸入“中專,大專,本科,碩士,碩士以上,高中及以下”。
5.選擇H、L、M三列單元格，設置為“短日期”；選擇G列單元格，設置為“文本”；選擇所有包含數據的列，設置為“自動調整列寬”。
三、使用公式返回相關信息
檔案中部分基礎數據存在聯系，當某一信息填入后，另一個信息即可通過公式計算出來。比如，可以通過函數提取身份證號中的數據得到性別、生日、年齡。
1.選擇C3單元格，輸入公式“=IF(MOD(MID(G3,17,1),2)=0,"女","男")”，拖動鼠標，填充公式，即可判斷該表所有員工的性別。
公式解析：身份證號的倒數第二位數為性別編碼。當性別編碼為奇數時，代表男性，為偶數則代表女性。使用MIN函數截取號碼中相應的位數，再使用MOD函數判斷所截取的位數的奇偶性。
2.選擇H3單元格，輸入公式“=DATE(MID(G3,7,4),MID(G3,11,2),MID(G3,13,2))”，提取員工的出生日期。然后拖動鼠標，向下填充公式。
公式解析：MIN函數可以截取出生日期信息，DATE函數可以將這些信息轉變?yōu)槿掌跀祿?/span>
3.選擇I3單元格，輸入公式“=INT((NOW()-H3)/365)”，可以計算出員工當前的年齡。然后拖動鼠標，向下填充公式。
公式解析：NOW函數返回系統當前的日期，然后INT函數對計算后的數據取整處理。
4.選擇N3單元格，輸入公式“=IF(M3<>"",YEAR(M3)-YEAR(L3),(INT((NOW()-L3)/365)))”，計算員工工齡。然后拖動鼠標，向下填充公式。
公式解析：首先使用IF函數判斷員工是否離職，即M3單元格中是否填入了離職日期；然后通過YEAR函數把兩個日期相減；或者先用NOW函數返回系統日期，然后使用INT函數向下取整。
5.QQ號加上“@qq.com”就是QQ郵箱地址，選擇Q3單元格，輸入公式“=P3&"@qq.com"”，就可得到員工的QQ郵箱地址。拖動鼠標，填充公式。
四、修飾表格
1.由于數據較多，使用凍結窗格將前兩行和前兩列進行凍結，方便查看表頭與距離表頭較遠的數據的關系。選擇C3單元格，用鼠標點擊“視圖”選項卡下“窗口”組中的“拆分”按鈕，點擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“凍結拆分窗格”選項。
2.選擇包含數據的A2：R100單元格區(qū)域，用鼠標點擊“開始”選項卡下“樣式”組中的“套用表格格式”按鈕，選擇需要的樣式。打開“套用表格格式”，在表格工具下的設計選項中的 “表格樣式選項”組里，取消選中“篩選按鈕”復選卡，完成表格制作。
OK，創(chuàng)建員工檔案記錄表其實不難，但這里面涉及到很多知識點，包括，數據有效性、公式、凍結窗格、套用表格樣式等內容，都是大家會經常用到的內容，一定要掌握。小伙伴們，還有別的什么想法，歡迎留言。
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