韓英是某家教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的外聘美術(shù)教師，入職時(shí)便與該教育機(jī)構(gòu)簽訂了為期3年的勞動(dòng)合同，在勞動(dòng)合同履行第二年時(shí)，韓英很偶然的得知了，教育機(jī)構(gòu)在一次樓上樓下搬家時(shí)，把所有人的勞動(dòng)合同丟失了，于是韓英心生一計(jì)，在咨詢(xún)過(guò)專(zhuān)業(yè)人士后，向所在地勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)提出申請(qǐng)，主張?jiān)摻逃龣C(jī)構(gòu)未與其簽訂勞動(dòng)合同的二倍工資，教育機(jī)構(gòu)極力抗辯稱(chēng)：勞動(dòng)合同肯定是簽了，但是因保管不善丟失了......教育機(jī)構(gòu)并未就“丟失”向法庭遞交證據(jù)。因此仲裁最終支持了韓英的申請(qǐng)請(qǐng)求。
事后該教育機(jī)構(gòu)就本案向?qū)I(yè)律師請(qǐng)教，如何處理？
分析：根據(jù)《勞動(dòng)合同法》82條規(guī)定，用人單位自用工之日起超過(guò)一個(gè)月不滿(mǎn)一年未與勞動(dòng)者訂立書(shū)面勞動(dòng)合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者每月支付二倍工資。就上述案例中的教育機(jī)構(gòu)，在庭審中未舉證證明自己與勞動(dòng)者簽訂過(guò)勞動(dòng)合同，也因此仲裁支持了勞動(dòng)者的訴求。
教育機(jī)構(gòu)表面看是委屈冤枉的，但實(shí)際來(lái)看，導(dǎo)致教育機(jī)構(gòu)敗訴的原因主要是因?yàn)閷?duì)勞動(dòng)合同保管不善而導(dǎo)致的。無(wú)論是《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》還是相關(guān)法律，究竟該如何保管勞動(dòng)合同未有明確規(guī)定，那么用人單位究竟在實(shí)務(wù)如何避免因丟失而造成的法律風(fēng)險(xiǎn)呢？
我們給出實(shí)務(wù)操作技巧：
1、在勞動(dòng)者與用人單位簽訂了勞動(dòng)合同后，用人單位應(yīng)妥善保管勞動(dòng)合同，建立專(zhuān)檔專(zhuān)管。
2、另外為了避免因丟失而導(dǎo)致不可控的法律風(fēng)險(xiǎn)，用人單位在員工入職時(shí)可以讓員工多簽訂幾份勞動(dòng)合同，分部門(mén)分主管保管，以保證即使是丟失了一分，仍然不影響，已簽訂勞動(dòng)合同的事實(shí)。
3、與員工簽訂了勞動(dòng)合同后，讓員工出具勞動(dòng)合同已簽收的證明，該操作就是為保證，簽訂了勞動(dòng)合同后，用人單位已經(jīng)將勞動(dòng)合同文本交付至員工手中。（避免了用人單位簽訂勞動(dòng)合同后沒(méi)有給員工交付的法律風(fēng)險(xiǎn)）
4、在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，一定要讓員工親自捉筆簽字（筆是用人單位提供），絕對(duì)不能離開(kāi)用人單位視線而簽字，實(shí)務(wù)中我們遇到過(guò)，有的員工用消字筆簽名，事后員工的簽名自動(dòng)消失，該員工主張用人單位未與其簽訂勞動(dòng)合同。（用人單位冤枉死了）另外，員工在簽名時(shí)，不能字跡潦草，最起碼要能明確辨認(rèn)。
5、在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，印章一定是用人單位的印章，而不是具體的工作部門(mén)。既然是簽訂勞動(dòng)合同，一定要保障合同的主體是對(duì)的。實(shí)務(wù)我們也經(jīng)常遇到，用人單位是銷(xiāo)售科部門(mén)、或是后勤部門(mén)，或是其它的工作部門(mén)，招聘權(quán)在實(shí)務(wù)中是可以下放，但是用工的主體一定得是用人單位。
6、對(duì)于不愿意簽訂勞動(dòng)合同的員工，用人單位應(yīng)立即終止用工關(guān)系，以免自己帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)，需要注意的是，終止的同時(shí)應(yīng)先固定員工不愿意勞動(dòng)合同的證據(jù)，而后再終止用工。
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