第一條 為了加強(qiáng)對國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件檔案的科學(xué)管理和有效利用，更好地做好國土資源執(zhí)法監(jiān)察工作，推進(jìn)依法行政，根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合案件查處工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條 國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件文書，是國土資源管理工作中的重要法律文書之一，它所形成的案件檔案，是國土資源管理機(jī)關(guān)行政執(zhí)法活動的真實(shí)記錄，也是國土資源行政執(zhí)法機(jī)關(guān)全部檔案的重要組成部分。國土資源執(zhí)法監(jiān)察的案件查處工作必須嚴(yán)格按照行政執(zhí)法工作的客觀規(guī)律和文書立卷要求，做好立卷歸檔工作。
第三條 國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件卷宗按年度、一案一號的原則單獨(dú)立卷，一個案件從立案、結(jié)案到歸檔及所有文書都使用立案時編定的案號。根據(jù)不同情況可以分為主卷、副卷。案件調(diào)查報(bào)告、重大案件集體討論記錄、內(nèi)部會審表等可以裝入副卷。
第四條 國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件文書，必須用手筆、鋼筆書記、簽發(fā)或打印，要求一式幾份的，可復(fù)印。要在案件結(jié)案后一個月內(nèi)由案件經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理歸檔立卷。立卷前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)卷宗質(zhì)量的檢查。
第五條 國土資源管理行政機(jī)關(guān)在形成案件后，辦案人員應(yīng)立即開始收集有關(guān)案件的各種行政執(zhí)法文書，著手案件立卷工作。歸檔的案件文書材料，必須是真實(shí)、準(zhǔn)確、法律手續(xù)完備的原件。在案件辦結(jié)后，要認(rèn)真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發(fā)現(xiàn)法律手續(xù)不完備的，應(yīng)及時補(bǔ)齊或補(bǔ)正，剔除與本案無關(guān)的或重份材料，在一個月內(nèi)完成歸檔立卷工作。
第六條 卷內(nèi)案件文書材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外），重份的文書材料一律剔除。照片要寫好文字說明，隨紙質(zhì)文件一起立卷。
第七條 國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件文書材料排列總的要求是按照案件查處程序的客觀進(jìn)程，以及形成文書時間的自然順序進(jìn)行排列。其一般排列順序?yàn)椋?span lang="EN-US">
一、卷宗封面；
二、卷內(nèi)文件目錄；
三、行政處罰決定書；
四、立案的相關(guān)資料：
（1）舉報(bào)材料（及其他案件來源）
（2）案件初查材料（初步調(diào)查報(bào)告等）
（3）立案審批表；
五、立案調(diào)查取證的相關(guān)資料：
（1）案件承辦人指定書；
（2）責(zé)令停止違法行為通知書；
（3）調(diào)查筆錄；
（4）現(xiàn)場勘驗(yàn)記錄、勘察圖件及相關(guān)資料；
（5）證人證言、書證物證、鑒定報(bào)告及鑒定結(jié)論；
（6）證據(jù)材料等；
（7）詳細(xì)調(diào)查報(bào)告及處理建議；
六、行政處罰的相關(guān)資料：
（1）案件會審記錄；
（2）行政處罰會表；
（3）行政處罰事先告知書；行政處罰聽證告知書、送達(dá)回證；
（4）當(dāng)事人陳述申辯筆錄；
（5）行政處罰聽證通知書；
（6）聽證委托書；
（7）行政處罰聽證筆錄；
（8）聽證報(bào)告；
（9）行政處罰決定書簽批稿、送達(dá)回證；
七、執(zhí)行的相關(guān)資料：
（1）罰款票據(jù)粘貼頁（回單）；
（2）延期交納罰款審批表；
（3）申請法院強(qiáng)制執(zhí)行相關(guān)材料；
八、結(jié)案報(bào)告；
九、案件移送報(bào)告；
第八條 一個案件的文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐張編頁號，兩面有文字的兩面都編號。卷宗封面、卷內(nèi)文件目錄、卷底不編頁碼。頁碼一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，用鉛筆書寫在右上角。
第九條 要認(rèn)真登記好卷內(nèi)文件目錄。卷宗內(nèi)每份案件文書材料登記一個順序號。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按卷宗內(nèi)案件文書材料排列順序逐份登記，標(biāo)明所在“頁號”一欄，只有最后一份文件填起止號，其余各份文件只填起始號。
第十條 卷宗封面所列的各個項(xiàng)目，需用毛筆、鉛筆逐項(xiàng)填寫齊全，書寫要工整，其中，封面的第一行，填寫行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的全稱；“自—年—月至—年—月”欄，填寫立案日期和正式結(jié)案日期；“歸檔號”欄，填寫執(zhí)法機(jī)構(gòu)給本卷宗的歸檔時保管序號。
第十一條 裝訂前要做好案件文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辯認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要撕掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。
第十二條 卷宗須使用檔案館監(jiān)制的檔案用紙，卷宗裝訂按檔案館卷宗裝訂要求進(jìn)行裝訂。
第十三條 卷宗裝訂以后，應(yīng)檢查文件材料有無漏訂現(xiàn)象。卷宗歸檔立卷前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)卷宗質(zhì)量檢查，并簽字。凡不符合規(guī)定要求的，由原辦案人負(fù)責(zé)重新整理。
第十四條 歸檔的錄音帶、錄像帶等聲相檔案，應(yīng)在每盤上注明當(dāng)事人的姓名、案由、歸檔號、承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內(nèi)容，并按形成順序，逐盤登記造冊歸檔，或與卷宗（文字材料）統(tǒng)一排列編號存放（特殊的也可以單獨(dú)存放）。凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷。
第十五條 案件文書材料裝訂成冊并編制封面后，應(yīng)裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒的外形尺寸310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。
第十六條 卷宗檢查合格后，由辦案機(jī)構(gòu)指定專人臨時保管。臨時保管期間，要按辦案人上交卷宗的順序編歸檔號，進(jìn)行登記造冊。年末由保管人員統(tǒng)一向國土資源管理機(jī)關(guān)的檔案部門移交，與本機(jī)關(guān)文書檔案統(tǒng)一排列，集中保管。移交時要辦理交接手續(xù)。如果方便，執(zhí)法機(jī)構(gòu)也可以不設(shè)臨時保管，由辦案人隨時立卷，直接向本機(jī)關(guān)檔案部門移交歸檔。
第十七條 已歸檔的案件卷宗，不得從卷內(nèi)抽取材料。需要增添文書材料時，必須征得原辦案人同意，并經(jīng)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質(zhì)量。
第十八條 卷宗保管期為15年；50年；重大國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件卷宗保管期為永久。
第十九條 借閱、調(diào)閱國土資源執(zhí)法監(jiān)察案件卷宗，應(yīng)由辦案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在案卷保管的檔案管理部門履行借閱登記手續(xù)。
