=”，即鼠標(biāo)經(jīng)過鏈接時就會顯出提示語句，默認的語句就是文件名，你可以將它改成你需要的說明；當(dāng)然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，設(shè)立“文件名”、“備注”等提示項目，便于經(jīng)常修改和添加。
用上面的方法為常用的其他文件添加鏈接，完成后保存該索引文件。打開索引文件，點擊上面的某一個鏈接，相應(yīng)的文章就會被打開。
二、讓W(xué)ord自動打開索引文件
先為Word的執(zhí)行文件Winword.exe建立一個快捷方式，然后用鼠標(biāo)右鍵點擊該快捷方式，選擇“屬性”，在屬性頁面中選擇“快捷方式”選項卡，出現(xiàn)如(圖2)所示的對話框。
在“目標(biāo)”框中，移動光標(biāo)到Winword.exe后，先加入一個空格，然后輸入/mFile "d:\doc\index.doc"(注意：/mFile后還有一個空格，另外引號請使用英文狀態(tài)的雙撇號。此處假設(shè)index.doc的保存路徑為d:\doc，你可根據(jù)具體的保存路徑修改)。
以后點擊該快捷方式時，會自動打開所建立的索引文件。
30 在Word中調(diào)用外部程序兩法
你有沒有想過，在編輯Word文檔的時候，直接從Word中調(diào)用外部程序呢？其實這并不難，下面筆者就以在Word中調(diào)用計算器程序為例，簡述具體的操作方法。
一、利用宏命令
1.點擊“工具→宏”命令，在出現(xiàn)的“宏”對話框中輸入宏名“計算器”，在“宏的位置”框中選擇“所有活動模板和文檔”選項，以便在任何時候都可以使用這個宏。
2.單擊“創(chuàng)建”按鈕進入宏編輯狀態(tài)，輸入以下代碼：Shell "C:\Windows\CALC.EXE"(假設(shè)計算器的路徑為C:\Windows)，然后點擊“文件→保存”命令，退出宏編輯狀態(tài)，回到Word中。
3.點擊“工具→自定義”命令，選擇“命令→宏”類別，找到剛才編輯的“計算器”宏，把它拖到工具欄上，以后我們要調(diào)用計算器的時候，只須單擊該按鈕即可。
二、利用分配超鏈接
1.點擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框打開的情況下，用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕或者其他按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“分配超鏈接”中的“打開”命令。
2.在打開的“分配超鏈接”對話框中，按下“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，找到C:\Windows\CALC.EXE，按“確定”按鈕退出。
以后要調(diào)用計算器的時候，只要單擊“插入超鏈接”按鈕，就會彈出一個安全警示對話框，單擊“確定”按鈕即可啟動計算器程序。
注意：
①在第一步選擇工具欄按鈕的時候，盡量選擇那些平常用不到的按鈕，因為“分配超鏈接”會替換當(dāng)前分派給該按鈕的命令。
比如我們上面的例子使用了“插入超鏈接”按鈕來調(diào)用計算器，那么以后單擊“插入超鏈接”按鈕時，就會打開計算器，而不是原來的插入超鏈接了。
②如果想要撤消分配超鏈接的話，只需選擇“重新設(shè)置”命令，或者選擇“編輯超鏈接”中的“刪除超鏈接”命令即可恢復(fù)該按鈕原有的功能。
③分配超鏈接的對象不一定是應(yīng)用程序，也可以是文件夾和具體文件，如果是文件夾，單擊該按鈕會打開該文件夾；如果是文件的話，系統(tǒng)就會調(diào)用相關(guān)的程序來打開該文件。
以上兩種方法不但適合Word，而且也適合Excel、PowerPoint等其他Office組件。
31
在Office組件中快速切換
一、從Word切換到其他Office程序
1.點擊菜單“工具→自定義”命令，彈出自定義對話框，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”命令，在彈出的“新建工具欄”對話框中，為工具欄取一個名字，如“Office程序欄”，單擊確定。
2.在上一步的“自定義”對話框中，單擊“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，將它們一一拖到我們新建的工具欄上，單擊確定即可。
二、其他Office組件之間的切換
由于在Word以外的其他Office組件中的“自定義對話框”中，沒有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以無法像Word一樣直接完成，但我們可以通過以下辦法來實現(xiàn)。
1.先新建一個工具欄，并給它命名。打開“自定義”對話框，單擊“命令”選項卡中的“類別→窗體”，從右邊的“命令”列表框中拖動若干個“按鈕”命令到新建工具欄中。
2.不要關(guān)閉“自定義”對話框，用右鍵單擊我們剛剛插入的按鈕，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“分配超級鏈接→打開”命令。在“分配超級鏈接”對話框的“地址”一欄輸入Office其他組件執(zhí)行程序的路徑，單擊確定。
3.用同樣辦法為每個按鈕分配超級鏈接。
4.最后給按鈕指定一個漂亮的圖標(biāo)。由于“更改按鈕圖像”中沒有我們熟悉的Office程序圖像，所以我們先切換到Word中，打開“自定義”對話框，右鍵單擊我們插入的Office程序按鈕，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“復(fù)制按鈕圖像”，然后再返回到Office其他程序，進行同樣操作，最后執(zhí)行“粘貼按鈕圖像”命令就可以了。
32
用一個文檔保存多個版本
因工作的關(guān)系，我經(jīng)常要為單位起草一些規(guī)范性的文件，這些文件在正式出臺前都要經(jīng)過多次修改，在最后定稿時，領(lǐng)導(dǎo)常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先將文檔另存一份后，再進行修改。這樣做既占用了大量的硬盤空間，以后查找起來也不方便。
其實，我們可以利用Word的“版本”功能，將多次的修改稿(多種版本)用一個文檔保存起來，這樣既節(jié)省了存儲空間，又方便了查找和打印。
1.啟動Word XP(Word 2000也可以)，新建一個文件，并取名(如A.DOC)保存，輸入起草文件的第一稿內(nèi)容。
2.執(zhí)行“文件→版本”命令，打開“版本”對話框(如圖)。選中其中的“關(guān)閉時自動保存版本”選項后，按“關(guān)閉”按鈕退出。
3.以后每進行一次修改并保存，退出Word時，系統(tǒng)會自動將本次修改前的版本內(nèi)容全部保存一份下來。
4.如果對編輯過程中的某個版本想作即時保存的話，可以先打開“版本”對話框，然后按“現(xiàn)在保存”按鈕，打開“保存版本”對話框。在“版本備注”中輸入一些關(guān)鍵詞(這只是為了今后查找的方便，也可以不輸入)后，按“確定”按鈕即可。
5.以后需要查閱、打印某個版本的文稿時，啟動Word XP，打開A.DOC文檔，執(zhí)行“版本”對話框，選中需要查閱或打印的版本后，按“確定”按鈕，系統(tǒng)會在一個新窗口中(通常位于原窗口的下方)打開該版本的文稿內(nèi)容，即可進行正常的查閱和打印。
特別提醒：①如果你一時記不清所要查閱或打印的版本是其中的哪一個，按下“查看備注”按鈕，通過版本備注內(nèi)容(如果備注內(nèi)容不多時，其內(nèi)容在版本對話框窗口中就直接顯示出來了；如果太多，就不能全部顯示)的提示來幫助你選定。②如果你確定某個版本的內(nèi)容不再需要時，打開“版本”對話框，選中不需要的版本后，按下“刪除”按鈕，再確認一下就可以了。③如果你需要將某個版本的文稿另行保存為一個獨立的文檔，先按上述的操作，打開相應(yīng)的版本，然后在窗口中，按工具欄上的保存按鈕(或執(zhí)行“文件→保存”命令)，像保存正常文檔一樣操作就行了。④如果按上述第2步的操作啟用了“關(guān)閉時自動保存版本”功能，這樣的文檔最好不要經(jīng)常打開，因為每打開(關(guān)閉)一次系統(tǒng)會保存一個版本，使文檔的容量增大。建議不啟用“關(guān)閉時自動保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要時即時“保存版本”。⑤經(jīng)筆者測試發(fā)現(xiàn)，盡管Word 2000與Word XP文檔之間可以相互兼容，但用Word XP保存的版本內(nèi)容，Word 2000不支持，請大家小心使用。
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用好Word的狀態(tài)欄
在Word中使用一些常用命令的時候，我們習(xí)慣于通過選擇菜單下的命令來打開并執(zhí)行這些功能，不過你知道嗎？利用Word的狀態(tài)欄，我們也可以快速完成多個常用命令的執(zhí)行。(圖)
1.打開“查找和替換”對話框
在狀態(tài)欄上“錄制”按鈕前面的任何位置雙擊鼠標(biāo)，可以打開“查找和替換”對話框，而且Word會自動為我們選擇“定位”選項卡，方便了我們操作。
2.快速打開“宏錄制”對話框
雙擊狀態(tài)欄上的“錄制”按鈕，可以打開“宏錄制”對話框，這比依次執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令來打開“宏錄制”對話框要方便多了。
3.快速執(zhí)行修訂功能
對于文檔的初稿，我們往往要進行多次修改。對此，我們可以利用Word的修訂功能來幫助我們進行修改。雙擊狀態(tài)上的“修訂”按鈕即可快速打開或關(guān)閉修訂功能。
在未處于修訂狀態(tài)時，“修訂”按鈕顯示為淺灰色。而且當(dāng)我們在狀態(tài)欄上的“修訂”按鈕上右擊鼠標(biāo)時，會出現(xiàn)快捷菜單，方便我們操作。
4.選取連續(xù)的文本
大家都知道，當(dāng)我們按F8鍵后，可以使文本的選取模式處于擴展?fàn)顟B(tài)(狀態(tài)欄上的“擴展”按鈕會變得有效)，我們可以在要選取的文本的結(jié)束位置單擊鼠標(biāo)或者按鍵盤上的方向鍵增加或減少文本的選取范圍。而要取消擴展模式，則只要按下Esc鍵。其實，我們雙擊狀態(tài)欄上的“擴展”按鈕時可打開或關(guān)閉該模式，顯然來得更加方便。
5.切換“插入/改寫”狀態(tài)
一般情況下，我們可以按鍵盤上的Insert鍵來切換“插入/改寫”狀態(tài)。但如果我們已經(jīng)將Insert鍵的默認功能修改為粘貼功能(執(zhí)行“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“編輯”選項卡，選中“用INS鍵粘貼”復(fù)選項可將Insert鍵作為粘貼鍵來使用)時，我們就只有在狀態(tài)欄上雙擊“改寫”按鈕來切換“插入/改寫”狀態(tài)了。
6.快速修改拼寫和語法錯誤
在編輯文檔時，如果Word正在檢查拼寫和語法的錯誤，狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”指示器圖標(biāo)將在書上出現(xiàn)一支動畫筆。如果沒有找到任何錯誤，就顯示一個對號。如果找到了錯誤，就顯示“×”，這時你可以根據(jù)需要修改錯誤或忽略錯誤。
7.取消后臺打印任務(wù)
當(dāng)我們給打印機發(fā)出打印任務(wù)后(一般我們都將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印)，會在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標(biāo)，說明Word正在后臺打印你的文檔。打印機圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印頁的頁碼。雙擊打印機圖標(biāo)可取消打印任務(wù)。
以上在Word 2000/XP中測試通過。
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用好Word的目錄提取功能
在使用Word 2000自動提取目錄功能時，隨著目錄的生成，文章原來的版式和頁碼均發(fā)生了變化，而且目錄的頁碼和原文檔的頁碼是連續(xù)的，這與我們的日常排版有所不同。那么，如何正確使用Word 2000 的目錄提取功能呢？下面分為四個步驟談一下目錄的提取方法。
1.作為插入目錄的前提，就是將文檔中的相關(guān)標(biāo)題信息按照級別用相應(yīng)的標(biāo)題或目錄樣式進行格式化。
2.在文件首字符前插入分節(jié)符，使用“插入→分隔符...”命令，彈出窗口(圖1)，點選“分節(jié)符”中的“下一頁”。
3.將插入點移至分節(jié)符的后面(即文檔部分的第一頁)，執(zhí)行“插入→頁碼...”命令，在圖2中點選格式按鈕，在新彈出的窗口中選取“頁碼編排”中的“起始頁碼”選項。
4.將插入點移至分節(jié)符前面，執(zhí)行“插入→索引和目錄”命令，完成目錄的插入。
至此，完成了目錄的自動提取，將目錄頁碼進行單獨編排，符合我們的日常習(xí)慣。
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用好Word XP中的樣式和文本框
一、用好樣式
所謂樣式，就是字體、段落、標(biāo)題、正文等文檔格式的集合。合理地使用樣式，可以一次性對部分或整篇文檔的格式進行快速設(shè)置。
1.使用樣式
(1)選中需要使用某個樣式的文本(或者將光標(biāo)定在該文本所在行)。
(2)用“格式→樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”的任務(wù)窗格。
(3)在“請選擇要應(yīng)用的格式”下面的列表中，用鼠標(biāo)左鍵單擊所需要的樣式(如“標(biāo)題1”)，則該樣式即應(yīng)用于所選的文本上。
友情提醒：①直接按“格式”工具欄上的“樣式”(位于“字體”設(shè)置框的左邊)框旁的下拉按鈕，選中一種樣式，也可快速給選定的文本設(shè)置樣式。②如果覺得格式太少，可以按“格式和樣式”任務(wù)窗格最下端的“顯示”右邊的下拉按鈕，選中“所有樣式”選項后，樣式就多了。
2.修改樣式
(1)打開“格式和格式”任務(wù)窗格，選中需要修改的樣式。
(2)按右邊的下拉按鈕，選中“修改”選項，打開“修改樣式”對話框。
(3)對選定樣式的格式進行重新設(shè)置后，按“確定”按鈕完成對樣式的修改。
友情提醒：①如果希望更改的樣式能永久使用，可以選中上述對話框中的“添至模板”選項。②修改Word內(nèi)建的樣式時(如“標(biāo)題2”)，不能更改其樣式名稱，但可以在其名稱后面加一個逗號后，添加一個別名。
3.新建樣式
(1)在Word XP文檔中，對一段文本進行格式化(設(shè)置好格式)，并選中它。
(2)打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。
(3)按上部的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。
(4)在“名稱”欄中輸入一個名稱后，按“確定”按鈕即可。
4.刪除樣式
打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，選中需要刪除的樣式，按其右邊的下拉按鈕，選中“刪除”選項，即可刪除該樣式(Word內(nèi)建的樣式不能被刪除，此時“刪除”選項是灰色的)。
二、用好文本框
我在單位負責(zé)一個內(nèi)部刊物的編輯工作，常常想把一些報刊的排版樣式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地達到這一目的。
1.插入文本框
(1)選擇“插入→文本框→橫排(豎排)”選項，系統(tǒng)在文檔中插入一個圖形框。將鼠標(biāo)移至該圖形框內(nèi)，光標(biāo)變成一個細十字形，按住左鍵在圖形框中拖拉，即可將文本框插入文檔中。
(2)如果插入的文本框大小不合適，用鼠標(biāo)在文本框中單擊選定文本框，再將鼠標(biāo)移到文本框邊緣或四角成雙箭頭時(←→)拖拉，以改變文本框的大小。
(3)如果插入的文本框位置不合適，將鼠標(biāo)移到文本框邊緣成梅花狀時，按住左鍵拖移到合適位置后，松開左鍵即可。
(4)將文本輸入文本框中。
2.設(shè)置文本框格式
(1)可以將鼠標(biāo)移到文本框邊緣成梅花狀時，雙擊(或右擊并選“設(shè)置文本框格式”選項)，打開“設(shè)置文本框格式”對話框。
(2)單擊相應(yīng)的卡片，對相應(yīng)的格式進行設(shè)置。如單擊“顏色和線條”卡片，將“顏色”設(shè)置為白色，則文本框外框?qū)⒉?#8220;顯示”，看起來像普通文本一樣。
(3)如果要設(shè)置文本框中文字的格式，可以單擊文本框成選中狀態(tài)，再選中文字，設(shè)置其格式。
3.讓文本框中的文本流動起來
將鼠標(biāo)移到第一個文本框邊緣成梅花狀時，右擊并選“創(chuàng)建文本框鏈接”選項，此時鼠標(biāo)變成茶杯狀，將它移到第二個文框內(nèi)單擊左鍵(就像將茶杯中的茶水倒入第二個文本框一樣)。仿此操作可以將多個文本框鏈接起來。
文本框被鏈接起來后，當(dāng)向第一個文本框中輸入文字時，如果該文本框容納不下，則文字會自動流動到第二個、第三個…文本框，若刪除前面文本框中的部分文字時，后面文本框中的文字會自動倒流回來(這對報刊的編輯非常有用)。
友情提醒：橫排和豎排文本框之間不能鏈接。
三、文本的選擇
我們用Word XP來處理文檔時，在編輯的過程中，當(dāng)然少不了要選擇文本，下面的選擇功能你可一定要掌握。
1.單(多)個文字的選擇
(1)將光標(biāo)移到要選擇的文字左(右)邊，按住左鍵拖到該文字的右(左)邊即可；
(2)將光標(biāo)移到要選擇的文字左(右)邊，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵選擇。
2.詞的選擇
將鼠標(biāo)放在要選擇的詞的任一字上雙擊。
3.一行文字的選擇
(1)將鼠標(biāo)移到要選擇的行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵；
(2)將光標(biāo)移到行首，按“Shift+End”鍵；
(3)將光標(biāo)移到行尾，按“Shift+Home”鍵；
(4)光標(biāo)移到行首(尾)，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵至行尾(首)。
4.多行文字的選擇
將鼠標(biāo)移到要選擇的第一行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵并拖動至要選擇的最后一行。
5.一句話的選擇
將鼠標(biāo)放在該句中(句號與句號之間)任一位置，按住“Ctrl”鍵后單擊鼠標(biāo)左鍵。
6.一段文字的選擇
將鼠標(biāo)移到要選擇的段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵。
7.多段文字的選擇
將鼠標(biāo)移到要選擇的第一段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵并拖動至要選擇的最后一段。
8.任意文本的選擇
將光標(biāo)移到要選擇的文本起始處，再將鼠標(biāo)移到要選擇文本的結(jié)束處，按住“Shift”鍵后單擊鼠標(biāo)左鍵。
9.整個文檔的選擇
(1)將鼠標(biāo)移到文檔左邊成空心箭頭時，三擊左鍵；
(2)用“編輯→全選”命令；
(3)直接按“Ctrl+A”組合鍵；
(4)將光標(biāo)移到文檔開頭，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Down”鍵至文檔結(jié)尾；
(5)將光標(biāo)移到文檔結(jié)尾，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Up”鍵至文檔開頭。
10.特定字(詞、短語)的選擇
用“編輯→查找”命令(或按“Ctrl+F”鍵)打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要選擇的字(詞、短語)后，點擊“查找下一處”按鈕后，再點擊“取消”按鈕即可。
11.豎塊文本的選擇
將鼠標(biāo)移到起始列左上角，在按住“Alt”鍵的同時，按住鼠標(biāo)左鍵拖至結(jié)束列右下。
友情提醒：F8的使用：按一下F8功能鍵，激活“擴展”功能，按二(三、四、五)下F8功能鍵，選中一個詞(一句話、一段文本、全文)。按“Esc”鍵，關(guān)閉“擴展”功能。
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用好Word XP中的模板
模板是一類特殊的文檔，是某種文檔的樣式和模型。利用模板可以快速新建一個含有特定格式的具體文檔。
1.模板的使用
我們以加載“稿紙模板”為例，看看如何使用模板。
①啟動Word XP，在其右邊出現(xiàn)“任務(wù)窗格”(如圖1，如果沒有，可以執(zhí)行“視圖→任務(wù)窗格”命令打開它)，點擊“根據(jù)模板新建”欄目下面的“通用模板”選項，打開“模板”對話框。
②單擊對話框中的“報告”卡片，選中“稿紙向?qū)?#8221;模板，按“確定”按鈕。
③在隨后彈出的“稿紙向?qū)?#8221;中，一步一步對稿紙樣式進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置后，即可產(chǎn)生一個空白的稿紙文檔。
④將文本內(nèi)容輸入空白稿紙中，即可打印出帶稿紙格式的文稿(如圖2)。
提示：
●不能直接用工具欄上的“新建”命令，否則打開的是默認模板(Normal.dot)。
●Word XP為了節(jié)省空間，一部分模板在用默認方式安裝時沒有加載，第一次使用某個模板時，在上述第②步的操作中，系統(tǒng)要求你插入Word(或Office)XP安裝光盤，用于加載該模板。
●以后再使用該(稿紙)模板時，只要點擊“任務(wù)窗格”中相應(yīng)模板(稿紙向?qū)?即可。
●你還可以通過登錄微軟網(wǎng)站，下載一些特殊的模板。
2.模板的修改
如果你對某一個模板的樣式不滿意，可以對它進行修改。
①用“文件→打開”命令，打開“打開”對話框。
②從“文件類型”下拉列表中選擇“文檔模板(.dot)”。
③在文件名列表中選中需要修改的模板文件(通常位于C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夾中)，單擊“打開”按鈕，打開該模板。
④修改普通的Word文檔一樣，修改模板的樣式，直到你滿意為止。
⑤保存你所做的修改即可。
3.模板的新建
如果你經(jīng)常須要處理一種特定格式的文檔(如單位下發(fā)的文件)，你可以自己新建一個模板。方法如下：
①新建一個空白文檔。
②輸入一些固定的文本，設(shè)置好相應(yīng)的字體、字型號、顏色、頁面等格式。
③用“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框。
④從“文件類型”下列列表中選擇“文檔模板(*.dot)”。
⑤在“文件名”后面的方框中輸入一個便于記憶的名稱(如“常用文檔.dot”)，按“確定”按鈕。
⑥以后要使用該模板時，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下選擇到該模板(常用文檔)即可。
提示：如果你經(jīng)常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以將它設(shè)置成“默認模板”：進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾，將其中的Normal.dot模板改名備用，再將“常用模板.dot”改名為“Normal.dot”，以后再次啟動Word XP時，系統(tǒng)自動按你上述新建模板的格式要求建立一個空文檔供你使用。
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用好Office的協(xié)作功能
利用Office各個組件之間的協(xié)作功能，可以大大簡化信息的處理過程，提高工作效率。讓我們來看看如何用協(xié)作功能來實現(xiàn)Word與Powerpoint兩種文檔的迅速轉(zhuǎn)換(以O(shè)ffice XP為例)。
一、用Word文檔創(chuàng)建演示文稿
當(dāng)用Word文檔創(chuàng)建Powerpoint演示文稿的幻燈片時，Powerpoint將使用Word中的標(biāo)題樣式來決定每一張幻燈片的標(biāo)題和正文。通常在Word中設(shè)置為“標(biāo)題1”格式的那些段落將成為即將創(chuàng)建的Powerpoint演示文稿中每一張幻燈片的標(biāo)題，而設(shè)置為“標(biāo)題2”格式的文本將成為相應(yīng)標(biāo)題下的幻燈片中的第一級文本，依此類推。
此外，設(shè)置為“標(biāo)題”樣式的段落和設(shè)置為“標(biāo)題1”的效果是一樣的，均用于幻燈片的標(biāo)題。在Word文檔中，設(shè)置為“正文”樣式的段落將不作為創(chuàng)建的幻燈片的內(nèi)容。
要轉(zhuǎn)換成功，首先要在Word中將這篇文稿的一些段落按照在幻燈片中出現(xiàn)的角色(標(biāo)題、一級正文、二級正文等)進行格式的設(shè)置。
1.在Word中設(shè)置文檔格式
①通過“格式”工具欄設(shè)置
在“頁面”視圖方式下，選擇要設(shè)置標(biāo)題樣式的段落(可以將光標(biāo)定位在段落的任意位置，或選中整個段落)。然后單擊“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表，選擇相應(yīng)級別的標(biāo)題樣式即可。
提示：選擇“樣式”下拉列表中的“其他”項，在右側(cè)的“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“顯示”下拉列表并選擇“所有樣式”，可以選擇更多的標(biāo)題樣式。
②通過“大綱”工具欄設(shè)置
在大綱視圖方式下，選擇要設(shè)置標(biāo)題樣式的段落，然后在“大綱”工具欄中，單擊“大綱級別”下拉列表并為該段落選擇一個級別?？蛇x級別為1到9，和標(biāo)題樣式的9種形式是一一對應(yīng)的。
設(shè)置級別的段落會按照級別的高低構(gòu)成一個樹形結(jié)構(gòu)，級別為1的段落作為樹結(jié)構(gòu)的主干，其他級別的段落則分別作為相應(yīng)主干的子分支出現(xiàn)，非常直觀。
提示：這種方式適用于設(shè)置一個文檔的大綱，對于級別為“正文文本“的段落最好全部刪去，否則，轉(zhuǎn)換為演示文稿時，會創(chuàng)建一些以這些段落為標(biāo)題的垃圾幻燈片，影響轉(zhuǎn)換的效果。
2.轉(zhuǎn)換和插入
設(shè)置好格式后，在當(dāng)前的Word文檔窗口中，點擊“文件→發(fā)送→Microsoft Powerpoint”。這時會自動啟動Powerpoint程序，并以“普通”視圖方式顯示創(chuàng)建的第一張幻燈片。至此，就完成了Word文檔向Powerpoint演示文檔的轉(zhuǎn)換。
如果在現(xiàn)有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大綱文檔創(chuàng)建的幻燈片，可以進行如下的操作：
在Powerpoint中，打開想插入幻燈片的演示文稿，并將要在其后插入新幻燈片的幻燈片設(shè)置為當(dāng)前顯示，然后選擇“插入”菜單中的“幻燈片(從大綱)”項，在彈出的“插入大綱”對話框中選擇所需的設(shè)置為大綱的Word文檔。點擊“插入”按鈕后，Powerpoint就會自動地將由Word大綱文檔創(chuàng)建的幻燈片插入到演示文稿中。
二、將演示文稿轉(zhuǎn)換為Word文檔
在當(dāng)前的演示文稿窗口中，點擊“文件→Microsoft Word”，在彈出的“發(fā)送到Microsoft Word”對話框中，選擇你希望的Word文檔的版式，如圖所示。
各選項含義如下：
①備注在幻燈片旁和空行在幻燈片旁：轉(zhuǎn)換時，Word會自動創(chuàng)建一個包含3列隱藏表格的文檔，表格行數(shù)為演示文稿所包含的幻燈片的數(shù)量。第一列為幻燈片的名字，第二列為幻燈片的實際樣式。如果選擇的是“備注在幻燈片旁”，則第三列為幻燈片的備注說明；如果選擇“空行在幻燈片旁”，第三列則出現(xiàn)幾行空行，可以手動為幻燈片添加一些說明。
②備注在幻燈片下和空行在幻燈片下：與前兩種版式圖不同的是，Word將按照幻燈片名、幻燈片實際樣式、備注或空行從上到下依次將幻燈片進行排列。初始狀態(tài)下，一張幻燈片將占用一頁文檔的空間，可以通過手動調(diào)整，將幾張幻燈片排列在一頁文檔中。
③只使用大綱：在生成Word文檔時，Word將按照幻燈片的主題、一級正文、二級正文等構(gòu)成一個大綱，沒有幻燈片的實際樣式和備注。對于只想了解整個演示文稿的大綱結(jié)構(gòu)，使用這個選項還是很有用的。
④粘貼：只適用于前四個選項。該選項和前四個選項配合使用，可以將每一張幻燈片都粘貼到Word文檔中。在生成的Word文檔中，雙擊文檔包含的幻燈片對象可以激活Powerpoint對幻燈片進行修改。
⑤粘貼鏈接：同樣只適用于前四個選項。該選項和前四個選項配合使用，可以將幻燈片插入到Word文檔中，并建立到演示文稿源文件的鏈接，每次打開生成的該Word文檔或當(dāng)演示文稿修改時，文檔中包含的幻燈片會自動更新。
選擇好合適的選項后，點擊“確定”，會自動運行Word程序，并將演示文稿按照要求的格式進行轉(zhuǎn)換。至此，完成了Powerpoint向Word文檔的轉(zhuǎn)換過程。
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用Word制作復(fù)雜的表格
專業(yè)的表格如果用統(tǒng)計、財務(wù)類專業(yè)軟件制作，不僅操作復(fù)雜，而且軟件難尋，人們往往只能望而卻步。其實，用Word 2000同樣可以制作出精美、復(fù)雜的表格。
表格的框架可以用兩個方法來形成，一是“手工法”：通過“繪制表格”用鼠標(biāo)一行一列地繪制，這個方法有點兒原始，不僅太慢，而且行與行、列與列的距離不容易協(xié)調(diào)。二是“自動法”：通過菜單欄上“表格”下的“插入”選擇“表格”(圖1)，在彈出的“插入表格”選項中修改列數(shù)、行數(shù)，點擊“確定”之后，一個粗略、簡單的表格就形成了。這個方法的優(yōu)點是快捷、簡明，表格中行與行、列與列的距離自動等距。
如果表頭有斜線，就在菜單欄“表格”項下選“插入斜線表頭”，在“表頭樣式”下選出自己所需的表頭就行了，如圖2所示。在出現(xiàn)的表頭中插入所需的文字并調(diào)整好位置，輕輕松松就可得到圖3所示的表格。
表格內(nèi)的文字(不含表頭)排列方式可以通過“表格和邊框”工具欄上“單元格對齊方式”按鈕，然后在出現(xiàn)的九種格式中選擇所需的格式。也可以將鼠標(biāo)移至表格內(nèi)空白處，單擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“單元格對齊方式”，在展開的子菜單中，也會出現(xiàn)九種備選的格式。圖3的表格選取的是“中部居中”的格式。
如果我們在“插入表格”選項框，點擊“自動套用格式”按鈕，就會看到在“表格自動套用格式”選項中有很多的格式任你選用?？砂茨愕男枰x擇一種而制作出如圖4“預(yù)覽”框中所示的立體表格了。
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馴服“搗亂”的輸入法
Windows XP或Office XP的用戶，在使用智能ABC輸入漢字的時候，會發(fā)現(xiàn)要輸入漢字的地方?jīng)]有出現(xiàn)漢字提示框，打了幾個字符也毫無反應(yīng)，真讓人上火。不過，細心的用戶就會發(fā)現(xiàn)：在屏幕的底下，有一條字符提示框，但是很小，不容易被發(fā)現(xiàn)，而且，只有在輸入某個漢字的全拼時，才會出現(xiàn)漢字，你若用鼠標(biāo)把它移到你方便看到的地方，當(dāng)你再輸入字符時，它又會回到底下，真是拿它沒辦法，這是為什么呢？
想想以前使用智能ABC時，每輸入一個字符，在要輸入漢字的附近，就會出現(xiàn)一個字符提示框，讓你隨時選擇所需要的漢字，就像你的影子一樣，總是跟著你。會不會是你的影子沒有了？當(dāng)然不會，只不過它隱藏起來了。為了找到它，我試著單擊輸入法工具欄的小三角，點擊“設(shè)置”，出現(xiàn)了“文字服務(wù)與輸入語言”對話框，單擊選中“中文(簡體)→智能ABC”，激活“屬性”按鈕，單擊“屬性”，出現(xiàn)“智能ABC輸入法設(shè)置”對話框。“風(fēng)格”中有兩個選項，一個是“光標(biāo)跟隨”，一個是“固定格式”(默認為“固定格式”)，我想都沒想，就單擊選中“光標(biāo)跟隨”，然后一路“確定”退出，打開記事本一試，奇跡出現(xiàn)了，熟悉的字符提示框又回到我身邊了！
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修復(fù)Word文檔一法
近日，朋友在打開軟盤中的DOC文檔時，出現(xiàn)如圖所示的錯誤，按“確定”后文檔無法打開，于是向筆者請教。
筆者首先觀察該文檔屬性，但沒發(fā)現(xiàn)任何問題，確認軟盤并沒有問題后，將該文檔復(fù)制到硬盤上，雙擊后仍出現(xiàn)上述提示，無法打開。將文檔擴展名修改為TXT(文本格式)，雙擊后，文檔竟然打開了，但美中不足的是，TXT文本只支持文字，文字排版格式以及表格都沒有了。
筆者又將該文檔擴展名修改為WPS(WPS文檔)，然后用WPS Office打開修改后的文檔，發(fā)現(xiàn)表格、格式都找回來了。但朋友又提出排版頁數(shù)(頁面)跟原來不同，重新排版很困難。抱著試一試的態(tài)度，筆者在WPS Office中將打開的文檔另存為RTF文件(另存文檔與改擴展名有本質(zhì)的差別)，然后用Word打開，發(fā)現(xiàn)格式好多了，頁數(shù)(頁面)跟原來的基本吻合。至此，問題已經(jīng)解決。
值得一提的是，我們在存盤時可能會出現(xiàn)這樣的情況：明明已將Word文檔存進軟盤，但在另一臺電腦上卻找不到。這可能是保存時出了意外，原文檔變成了“~WRL0002.tmp”之類的挽救文檔(文件名常為~WRL000X.tmp，TMP為臨時文件擴展名)，文件屬性為“隱藏”。只要在“文件夾選項”中去掉“顯示所有文件和文件夾”前面的鉤，就可以找到這個臨時文件。為安全起見，可用Word打開該文檔后將它另存
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文稿自動簽名五法
辛辛苦苦寫好文稿，別忘了簽上自己的大名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……為了偷懶和不忘記簽名，我想了幾個辦法，簽名非?？旖?，今天教給大家，以后可不要忘記簽名了。
一、自動圖文集法
先在Word中輸入自己的“姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……”，再將這段文字選定，然后點擊“工具”菜單下的“自動更正”項，在彈出的“自動更正”對話框中選擇“自動圖文集”選項卡，在“請在此鍵入自動圖文集詞條(U)：”下面的文本框里輸入該自動圖文集的名字，如你自己的姓名(圖1)。下面的“預(yù)覽”框里有你所選定的簽名內(nèi)容，確認無誤后，點擊“添加”按鈕再點“確定”退出。以后當(dāng)你寫完稿要簽名時，只要在簽名處輸入剛才設(shè)定的自動圖文集名，然后按下F3鍵即可出現(xiàn)你的姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……等全部你設(shè)定的信息，方便吧！
二、文檔碎片法
先在Word里制作好自己的簽名內(nèi)容(姓名、地址、郵編、聯(lián)系電話、電子信箱……)。然后讓W(xué)ord以還原的方式顯示，最后用鼠標(biāo)選定簽名內(nèi)容，將它拖到桌面或某個文件夾下。放開鼠標(biāo)后，桌面上或某文件夾內(nèi)會出現(xiàn)一個“Document碎片……”的圖標(biāo)(圖2)。下次寫完稿后，把該圖標(biāo)直接拖入文檔簽名處即可。
三、手工造詞法
手工造詞這個功能相信大多用戶都用到過。以王碼五筆4.5為例，先用鼠標(biāo)右擊輸入法狀態(tài)欄中間部分，在彈出的菜單中選擇“手工造詞”項，彈出“手工造詞”對話框，在這個框里輸入你的“簽名”，然后在“外碼”中為“簽名”定義一個好記且方便輸入的外碼，當(dāng)你寫完稿時只要在五筆輸入狀態(tài)下輸入剛才“簽名”的外碼即可。(注：這個方法只能定義一個20字的詞語)
四、錄制“宏”法
運行Word后執(zhí)行“工具/宏/錄制新宏”命令，會彈出“錄制宏”對話框，在“宏名”框里輸入“宏”名字，如自己的名字或簽名等(圖3)，再點擊“鍵盤”按鈕，彈出“自定義鍵盤”對話框，在“請按新快捷鍵”框內(nèi)定義此宏的快捷鍵，如“Alt+1”，按下該快捷鍵，即可執(zhí)行宏命令，然后單擊“指定”按鈕。接著在文檔中輸入自己的簽名內(nèi)容，完成后按下“工具/宏/停止錄制”命令或點擊“宏”工具欄里的“停止錄制”按鈕，大功告成！當(dāng)你寫完稿后，按下剛才的快捷鍵“Alt+1”即可出現(xiàn)你的“簽名”了。（注：定義“宏”的快捷鍵時不要與Windows和Word中已有的快捷鍵相同，否則將不起作用。）
五、保存模板法
先運行Word，輸入你的“簽名”后點擊“文件/保存”，彈出保存對話框，在“保存類型”下拉選框里選擇“文檔模板”(圖4)，然后為模板文檔起一個名，保存到某文件夾下。當(dāng)你下次寫稿時只要雙擊這個模板寫稿即可，不需要再錄入簽名了。
此五法中，數(shù)第一法與第四法較為方便。若簽名內(nèi)容較少則第二法為好；若你經(jīng)常忘記簽名則建議使用第五法，一打開就已經(jīng)輸好了，不用你再手工輸入。大家可以根據(jù)自己的喜好進行選擇。
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文稿校對輕輕松松
作為文字工作者，遇到最頭痛的工作之一莫過于校稿。筆者這里為大家介紹一款用電腦幫助文稿校對的工具──即時語音提示&校對軟件。
一、軟件的下載和安裝
該軟件可以從http://www.newhua.com處下載，文件名為instalk271sp2.exe，軟件大小8.34MB，本軟件是共享軟件，免費試用期為30天。它的安裝非常簡單，只要一路點擊“Next”就可以完成。完成安裝后會自動在開始菜單建立一項名為“即時語音提示&校對軟件”的文件夾，運行其中的“InsTalk”即可啟動程序，軟件啟動后界面如圖1所示。
二、軟件的設(shè)置
該軟件的界面非常簡單，僅由三個按鈕組成。在使用前需要進行一番設(shè)置，首先用鼠標(biāo)右鍵單擊程序運行界面，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置...”選項，這時會出現(xiàn)設(shè)置窗口圖2，這里共有四個標(biāo)簽可以進行設(shè)置。
1.窗口：在這里可以設(shè)置軟件運行時的窗口模式。選中“自動定位窗口”可以根據(jù)當(dāng)前的活動窗口自動確定位置，使用起來非常方便。
2.提示：這里設(shè)置的是鍵盤提示速度和提示方式等相關(guān)信息。如果希望電腦朗讀語速慢一些可以將“提示速度”的滑塊向左拖動，反之則向右拖動。“提示方式”中可以設(shè)置是否讓程序讀出英文字符，以及使用相關(guān)的輸入方法在漢字上屏后是否朗讀等。選中“無讀音字報警”還可以使程序?qū)Σ荒茏R別的字發(fā)出聲音。
3.朗讀：“朗讀速度”和剛才提到的“提示速度”的功能差不多，只不過它是設(shè)置機器連續(xù)朗讀文本的速度。“朗讀對象”設(shè)定程序識別的不同區(qū)域，在這里我們可以指定剪貼板、文件或編輯窗口。
4.語音庫：這是一個非常重要的選項，單擊“設(shè)置”按鈕彈出“語音庫設(shè)置”對話框。我們可以選擇是否讓程序讀出標(biāo)點以及特殊的符號。如果是通常校稿，則建議將所有復(fù)選框選中。如果想用它來讀電子書，就將復(fù)選標(biāo)志去掉。
三、軟件的使用
完成設(shè)置以后就可以使用它進行文稿校對了。首先打開需要校對的文檔，右鍵單擊本程序的界面，選擇“朗讀→編輯窗口”，然后使需要校對的文檔作為當(dāng)前窗口，單擊軟件上帶有“停”字的按鈕，程序就會自動朗讀。如果中途需要暫停，只要單擊右邊的播放按鈕即可，再次單擊則繼續(xù)朗讀。
我們還可以讓程序“念”出剪貼板上的內(nèi)容，先將需要校對的內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中，然后在程序右鍵菜單中選擇“朗讀→剪貼板”，再單擊“停”字按鈕即可。
這款軟件操作方便，功能非常實用，對于經(jīng)常要校稿以及喜歡看電子書的朋友幫助很大，你不妨下載一試。
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為你的文稿“化妝”──頁眉、頁腳及圖表的典型應(yīng)用
前提：文稿的內(nèi)容已輸完，字體、字號、段落等都已排好。
目的：突出版式風(fēng)格，扮靚文稿。
一、添加頁眉和頁腳
我們把頁眉的內(nèi)容設(shè)為文稿的標(biāo)題，頁眉的右上角加上企業(yè)的標(biāo)志；由于文稿首頁就有標(biāo)題，因此首頁頁眉最好與次頁不同。
1.在Word XP中打開文稿，執(zhí)行“視圖/頁眉和頁腳”。
2.彈開頁眉和頁腳工具欄上的“頁面設(shè)置”對話框(圖1)，在“頁面設(shè)置/版式”對話框中，選中“首頁不同”復(fù)選框。然后根據(jù)所設(shè)定的“頁邊距”大小設(shè)定頁眉和頁腳的“距邊界”。
3.借助工具欄的“顯示上(下)一項”按鈕分別在首頁頁眉和次頁頁眉中輸入內(nèi)容，并插入企業(yè)標(biāo)志。
4.在頁腳區(qū)域，輸入頁腳內(nèi)容，并將“頁碼”置于頁面的右下角。
為使頁面美觀，我們可以在頁腳和頁眉區(qū)域分別畫一條直線來修飾(圖2)。如果不想在首頁使用頁眉或頁腳，可將頁眉或頁腳區(qū)保留為空白。
當(dāng)光標(biāo)在頁眉、頁腳區(qū)域時，可在該區(qū)域內(nèi)任意插入文本或圖形，其編輯與普通文本相同。如果文稿要雙面打印，可選擇圖1中的“奇偶頁不同”來實現(xiàn)奇、偶頁頁眉的變化。如果要為文稿的某部分創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，文件必須首先分節(jié)，如果未進行分節(jié)，可在希望開始包含不同頁眉或頁腳的新節(jié)位置插入分節(jié)符后再添加。
二、添加圖表
Excel XP的圖表功能可以方便地制作像電視、報紙上類似的柱形圖、折線圖等圖表。圖表的最大優(yōu)點是：能使表格中的數(shù)據(jù)更直觀的顯現(xiàn)出來。在Word XP中，執(zhí)行“插入\圖片\圖表”也可調(diào)出Excel XP的圖表，為了方便對圖表的編輯，在Word XP中把欲用圖表表示的表格復(fù)制到Excel XP工作區(qū)中(圖3)，把該圖中各園區(qū)的“起步價”、“最高價”、“平均價”用柱形圖表示出來，便于直觀比較。
1.在Excel XP中選中欲用圖表表示的內(nèi)容，點擊工具欄“圖表向?qū)?#8221;按鈕。
2.在圖表向?qū)?#8220;步驟之一 ──圖表類型”中選用“柱形圖”，“步驟之二──圖表源數(shù)據(jù)”中選擇“系列產(chǎn)生在行”，其他選默認值，確定后即可生成如(圖4)所示的圖表。
圖4生成的柱形圖顯然不完全符合我們的使用及視圖習(xí)慣。
調(diào)整柱形圖的“系列”柱顏色。大多數(shù)公文都用黑白打印，圖4柱形系列為彩色，若用單色不加修飾打印將影響識圖。單擊一個柱形系列，在右鍵“數(shù)據(jù)系列格式”中選擇“內(nèi)部”，用適當(dāng)?shù)幕叶阮伾畛?，然后?#8220;填充效果”中選擇適當(dāng)?shù)膱D案來填充。依次格式其他“系列”柱。
由向?qū)傻膱D表(圖4)“數(shù)據(jù)軸”(y軸)刻度單位較大，各“系列”生成的“柱”不太容易比較。由于柱形圖只需表示不同部分，相同部分可以截掉，以免影響識圖。單擊圖4“數(shù)據(jù)軸”(y軸)彈開右鍵“坐標(biāo)軸格式”。按(圖5)設(shè)定值即可調(diào)整為(圖6)所示的明晰、易比較的柱形圖。
此外，還可對“圖例區(qū)”、“繪圖區(qū)”等進行格式化。圖表格式化完畢，選中“圖表區(qū)”，將它復(fù)制到Word XP文稿中即可。
Word XP的頁眉和頁腳將會使你文稿版面的視覺效果提升一個檔次，而Excel XP的圖表運用更會使你的文稿更形象直觀。
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讓文檔圖片編號自動化
圖片是增強文檔說服力的重要手段，給它們編號是文檔編輯必不可少的工作。多數(shù)用戶采用手工方法給圖片編號，其缺點是顯而易見的。一旦文檔中增加或刪除了圖片，你必須從頭對編號進行修改。這對含有大量圖片的文檔來說工作量很大，操作枯燥、極易發(fā)生錯誤。為此，圖片編號的自動化顯得非常重要。本文以Word XP為例，介紹圖片編號自動化的實現(xiàn)方法。
一、定制圖片編號
實現(xiàn)圖片編號自動化的工具是“題注”。假設(shè)我們要在圖片下方插入“圖1”、“圖2”這樣的編號，由于Word XP沒有提供這種標(biāo)簽(即編號前綴)樣式，必須通過手工定制滿足上述要求。
1.新建標(biāo)簽
單擊Word XP“插入”、“引用”子菜單下的“題注”命令，即可打開圖1所示對話框，其中內(nèi)置的“標(biāo)簽”僅有“表格”、“公式”和“圖表”。假如我們需要的標(biāo)簽是“圖”，可以單擊圖1中的“新建標(biāo)簽”按鈕，在對話框(圖2)中輸入“圖”，確定以后即可在圖1的“標(biāo)簽”下拉列表中看到它。
提示：如果你不再需要“標(biāo)簽”下拉列表中的某一項，只需讓它在“標(biāo)簽”框中顯示，單擊“刪除標(biāo)簽”就可以將它刪除。
假如你的圖片編號(后綴)需要采用其他格式，如一、二、三等類型。可以單擊圖1中的“編號”按鈕。打開圖3所示對話框，在“格式”下拉列表中選擇你需要的編號樣式。如果你的圖片編號需要包含章節(jié)號，只需將圖3中的“章節(jié)號”選中，然后在下面的列表中選擇“章節(jié)起始樣式”和分隔符樣式。
2.自動插入題注
為了提高工作效率，Word XP提供了自動插入功能。當(dāng)你在文檔中插入圖片(或其他對象)以后，它就會根據(jù)設(shè)置自動將題注(圖片編號)放到指定位置。
啟用這種功能的方法是：單擊圖1中的“自動插入題注”功能，打開圖4所示對話框，根據(jù)需要復(fù)選其中列出的若干對象(例如“Microsoft Word圖片”)。然后打開“使用標(biāo)簽”和“位置”下拉列表，選擇自動插入題注時使用的標(biāo)簽和題注所在位置。完成后單擊“確定”按鈕退出。
二、插入圖片編號
1.自動插入
假如你選中了圖4中的“Microsoft Word圖片”，只要在Word文檔中插入圖片。Word XP就會按照圖4的設(shè)置自動將編號放入特定位置。當(dāng)你再次執(zhí)行圖片插入操作以后，圖片編號的前綴不變、后綴順序增加，并按原來的設(shè)置自動插入文檔。一般來說，此法適用于直接插入圖片的文檔。
2.手動插入
如果你沒有設(shè)置“自動插入題注”(即圖4中什么也沒有選)，可以在文檔中找到插入圖片編號的位置。然后單擊“插入”、“引用”子菜單下的“題注”命令，打開圖1所示對話框，選擇好“標(biāo)簽”樣式后單擊“確定”按鈕，圖片編號就會插入光標(biāo)所在位置。再次執(zhí)行上述操作，編號同樣按前綴不變、后綴順序增加的原則插入。此法比較適用于圖片沒有插入文檔，但是需要在文檔中標(biāo)注圖片編號的場合。
三、調(diào)整圖片編號
文檔插入圖片以后，增加或刪除圖片是“家常便飯”。這種情況下可以按以下原則操作：
1.插入編號
如果你在原來的編號之間插入了新的圖片編號，Word XP會自動進行調(diào)整，使編號符合順序排列的原則。假如你的“圖16”后面插入了一幅新圖片，則Word XP自動將它命名為“圖17”，并將原來的“圖17”修改為“圖18”，以此類推自動完成編號的整體調(diào)整。
2.刪除編號
假如你刪除了文檔中的某幅圖片，只需將對應(yīng)的編號刪除。然后按以下方法調(diào)整后續(xù)編號：首先選中已刪除編號前后的某個編號，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“選擇格式相似文本”，將文檔中的所有圖片編號選中。再次單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“更新域”命令圖5，所有圖片編號就會自動順序調(diào)整。
提示：使用上述方法時，圖片應(yīng)該直接插入文檔。而不要放入文本框，否則不能采用“選擇格式相似文本”的方法選中圖片編號。
3.修改編號的字體和字號
如果你要調(diào)整所有圖片編號的字體和字號，可以按上面介紹的方法將它們?nèi)窟x中。然后使用“格式”工具欄中的“字體”和“字號”工具進行修改。如果你想單獨修改編號的某個部分，可以將需要修改的部分選中，然后使用相同方法進行修改。
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讓W(xué)ord自動去掉文檔最后一頁
你編輯了一篇較短的Word文檔，在第2頁也就是最后一頁上，僅有一兩行文本。這樣的文檔打印出來后，看上去一定比較別扭。以下的方法可以讓W(xué)ord自動減少文檔頁數(shù)，以防止將文檔的一小部分單獨排在一頁上。
一、預(yù)覽法
1.在“文件”菜單上，單擊“打印預(yù)覽”命令。
2.在預(yù)覽狀態(tài)下，在工具欄中，單擊“縮小字體填充”按鈕。
此時，Word將自動縮小文檔中所用的每種字體的字號，以使文檔少去最后一頁，而且恰好能夠容納文檔的所有內(nèi)容。
二、快捷法
如果你覺得上述方法需要切換視圖模式，稍嫌不便，那么可以把這個“縮小字體填充”按鈕添加到Word常用工具欄中，方法是：
1.在“工具”菜單上，單擊“自定義”命令。
2.單擊“命令”選項卡，在“類別”框中，單擊“工具”，然后在“命令”框中，找到并單擊“減少一頁”，并左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。
此時，“縮小字體填充”按鈕就出現(xiàn)在常用工具欄中了。以后，要讓W(xué)ord自動去掉最后一頁，你就只須單擊常用工具欄中的“縮小字體填充”按鈕就萬事大吉了。
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讓W(xué)ord正確顯示英文音標(biāo)
當(dāng)你把“金山詞霸”為英文單詞標(biāo)注的音標(biāo)復(fù)制到Word文檔后，卻發(fā)現(xiàn)Word并沒有正確顯示出音標(biāo)來。這是為怎么呢？
一、探源
原來英文音標(biāo)被定義為一種特殊的字體即“Kingsoft Phonetic Plain”字體，要讓W(xué)ord正確顯示音標(biāo)，你只需要選中音標(biāo)，然后在格式工具欄“字體”列表框中選擇“Kingsoft Phonetic Plain”即可。
二、替換
如果你的文檔中有許多未被正確顯示的音標(biāo)，可以用下述的方法快速地將它們修改為正常顯示。
1.在“編輯”菜單中，單擊“替換”命令，打開“查找和替換”對話框。
2.英文音標(biāo)都被半角的“[]”括起來，我們首先將這個半角的“[]”更改為全角的“[]”，方法是：單擊“查找內(nèi)容”框，并輸入一個半角的“[”；單擊“替換為”框，并輸入一個全角的“[”；單擊“全部替換”按鈕。同樣，也把半角的“]”替換為全角的“]”。
3.單擊“查找內(nèi)容”框，并輸入“ ”。需要注意的是：在此輸入的“[”和“]”為全角，“*”為半角；選中“使用通配符”復(fù)選框(如果看不到該框，請先單擊“高級”按鈕)，實際上，我們之所以把半角的“[]”替換為全角的“[]”，就是因為半角的“[”、“]”和“*”全部為通配符；單擊“替換為”框，然后單擊“格式”按鈕，再單擊“字體”，打開“替換字體”對話框，在“西文字體”下拉列表框中，單擊“Kingsoft Phonetic Plain”，單擊“確定”按鈕；單擊“全部替換”按鈕。
怎么樣，文檔中所有的音標(biāo)都正確顯示出來了吧！當(dāng)然，如有必要，你可以再把全角的“[]”替換回半角的“[]”。
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巧用Word修改圖片
平時工作時我經(jīng)常要對圖片進行一些加工處理，所以在我的計算機里有好幾種圖片處理工具。但是在公用機房里，因為很少安裝有這些軟件，使用起來就不那么得心應(yīng)手了。有什么解決的辦法嗎？
其實圖片處理最常用的不外乎是更改圖片格式(將BMP格式改成JPG格式使圖片個頭變小)、更改圖片的分辨率、改變亮度、改變對比度、剪裁多余部分等等，而這一切我們常用的Word絕對可以勝任，甚至還會給你帶來意想不到的驚喜。
運行Word XP，執(zhí)行“插入→圖片→來自文件”，在彈出的對話框中選擇你希望加工的圖片。我在這里插入了一張動物的壁紙“animal.bmp”。
然后單擊插入的圖片，將會彈出一個“圖片工具”浮動面板(圖1)。如果沒出現(xiàn)，可執(zhí)行“視圖→工具欄→圖片”，即可出現(xiàn)。
圖片工具從左到右依次是：“插入圖片”、“顏色”(可將圖片改成“灰度”、“黑白”、“水印”效果)、“增加對比度”、“降低對比度”、“增加亮度”、“降低亮度”、“剪裁”、“向左旋轉(zhuǎn)”、“線型”(為圖片添加邊框)、“壓縮圖片”、“文字環(huán)繞”、“設(shè)置圖片格式”、“設(shè)置透明色”、“重設(shè)圖片”。
1.改變圖片的大小(分辨率)
將光標(biāo)放在圖片的四個頂角之一，在出現(xiàn)雙向箭頭后，移動鼠標(biāo)，便可更改圖片的大小。
2.更改圖片的亮度、對比度
如果要想增加圖片的亮度，只須在圖片選中的情況下點擊“增加亮度”即可。
3.旋轉(zhuǎn)圖片
執(zhí)行“向左旋轉(zhuǎn)”，每次點擊，圖片都要逆時針轉(zhuǎn)動90°。如想旋轉(zhuǎn)任意角度，先點擊“文字環(huán)繞”，任意選擇其中的一種方式(比如四周型環(huán)繞)，再將光標(biāo)放在綠色的圓圈上，拖動鼠標(biāo)，圖片就跟著旋轉(zhuǎn)。
4.為圖片添加藝術(shù)字
(1)點擊“插入→圖片→藝術(shù)字”，在彈出的藝術(shù)字庫中，選擇適合的樣式。確定后進入藝術(shù)字編輯窗口，輸入文字，調(diào)整字體和字號，確定退出。
(2)選中藝術(shù)字，設(shè)置為“文字環(huán)繞”方式(比如四周型環(huán)繞)，將藝術(shù)字移動到圖片上的適當(dāng)位置。
在執(zhí)行這一步驟前，必須確認圖片也已進行了“文字環(huán)繞”方式的設(shè)置。如果發(fā)現(xiàn)圖片將藝術(shù)字覆蓋，則選擇圖片，單擊右鍵，在彈出的菜單中執(zhí)行“疊放次序→置于底層”，這樣藝術(shù)字就顯露出來。
(4)選定藝術(shù)字，在按下“Shift”鍵的同時選中圖片，擊右鍵，在彈出的菜單中執(zhí)行“組合→組合”。藝術(shù)字就和圖片形成一個整體(圖2)。
5.裁剪圖片
選中圖片，點擊圖片工具欄中的“裁剪”，圖片四周會出現(xiàn)幾條黑線，將光標(biāo)放在黑線上向圖片里拖動，這時將有一條虛線跟著移動，釋放鼠標(biāo)后，光標(biāo)經(jīng)過區(qū)域的圖片即被裁剪掉。
當(dāng)然使用其他選項還能將圖片設(shè)置成水印效果和設(shè)置透明色等等。剛才所進行的設(shè)置也可以在點擊“設(shè)置圖片格式”出現(xiàn)的窗口中進行操作。這些大家動手試試就知道了。
6.導(dǎo)出圖片
執(zhí)行“文件→另存為Web頁”，在彈出的“另存為”窗口中選擇文件夾，填入文件名，如“巧用Word修改圖片.htm”，確定后打開對應(yīng)的文件夾，發(fā)現(xiàn)除了剛才這個htm文件外，還有一個名為“巧用Word修改圖片.files”的文件夾，打開這個文件夾你會看到還有兩個圖片文件image001和image002(如果你只插入一張圖片)，當(dāng)你插入的文件是bmp文件時，會生成一個保持原分辨率和原圖像品質(zhì)的png圖像，不過個頭卻小多了，像我插入的這個BMP圖片現(xiàn)在只有區(qū)區(qū)145KB的容量。這還不是最神奇的，它還會生成一個image002.jpg文件，其分辨率就是調(diào)整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。當(dāng)然由于調(diào)整時圖片縮放程度不同，大小也有差別，這個圖片現(xiàn)在的分辨率為544×435，原圖片為1280×1024。另外，如果你執(zhí)行了旋轉(zhuǎn)操作，生成的會是一個gif文件。
如果插入的是jpg文件，則會生成一個同樣大小的image001.jpg和壓縮后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新圖片中實現(xiàn)了。怎么樣，Word在處理圖片時的功能是不是也非常強大呢！
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巧用Word文檔打印Excel數(shù)據(jù)
在我們實際應(yīng)用中，為了方便數(shù)據(jù)的管理(如數(shù)據(jù)查詢、排序、分類、匯總等)，常常將一些數(shù)據(jù)源放在Excel工作表中(圖1)，而有些時候需要將這些數(shù)據(jù)源逐一用Word文檔(圖2)打印出來以便于實際工作的需要。下面筆者以實例來介紹這一問題的解決方案。
1.創(chuàng)建打印文檔
在一張A4紙上創(chuàng)建圖2所示的文檔，必須通過調(diào)整頁邊距等方法將文檔剛好排版成一頁后保存。
2.郵件合并
①點擊“工具”菜單欄→“郵件合并”→在彈出“郵件合并幫助器”對話框內(nèi)單擊“創(chuàng)建”下拉箭頭，選定“套用信函”，在彈出對話框內(nèi)單擊“活動窗口”。
②單擊“獲取數(shù)據(jù)”下拉箭頭，選定“打開數(shù)據(jù)源”，彈出對話框，在“查找范圍”下拉框內(nèi)選定Excel數(shù)據(jù)源所在的位置，在“文件類型”下拉框內(nèi)選定“所有文件”。單擊“打開”按鈕，在彈出對話框中選定“整張電子表格”后確定。此時窗口內(nèi)多了一個“郵件合并”工具欄(圖3)。
③ 單擊工具欄上“插入合并域”下拉箭頭，便可出現(xiàn)文檔內(nèi)各項目對應(yīng)的域名，然后將這些域名逐一添加到文檔中相應(yīng)的位置上。
④ 單擊工具欄上“ABC”命令按鈕，數(shù)據(jù)源的第一個記錄所有信息將出現(xiàn)在文檔中相應(yīng)的位置上。單擊 “合并到文檔”命令按鈕，就可以將數(shù)據(jù)源中所有記錄信息合并到新文檔中。瀏覽無誤后可將它一次性打印出來(“郵件合并”工具欄上其他命令按鈕讀者不妨自己試試)。
注意：如果文檔中項目有多個數(shù)據(jù)(如圖2中有多個簽單人姓名)，則在數(shù)據(jù)源中，將該項目設(shè)置為相同字段名的多個字段，因為一篇文檔只能打印一個記錄。
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巧用Word輸入生僻字
大家在使用計算機輸入時，常會遇到一些生僻字吧。這些字用普通輸入法，常常無法輸入。用造字程序造字，麻煩不說造出來的字也比例失調(diào)。于是，就干脆讓生僻字空著或用一個類似的字替代，或者打印出來后手寫上去。這樣既影響了美觀而且很不規(guī)范，其實我們可以用Word來輸入這些生僻字。
因為在Word“CJK統(tǒng)一漢字”字庫里就有我們需要的生僻字，所以只要找到并插入它們便能輕松解決。如何在浩瀚的漢字庫中，迅速找到需要的字呢？其實方法很簡單，因為字庫中字的排列，就是按字典常用的部首檢字法來排列的。例如我們要輸入“翀”字，只要先在Word中輸入與該生僻字偏旁相同、筆畫相近的“翁”字，然后選定“翁”字，再點擊“插入”菜單選“符號”欄，在跳出的對話框“字體”選項中選擇“標(biāo)準(zhǔn)字體”，在旁邊的“子集”選項中找到“CJK統(tǒng)一漢字”集，一下子就定位到了“翁”字，再稍加查找就能找到我們需要的生僻字“翀”字，選中插入即可，就這么簡單。也許你會問，在Word里面可以這樣做，但在另外的一些軟件里面，并沒有“CJK統(tǒng)一漢字”字庫，那該怎么辦呢？方法就是一句話：先在Word中輸入，然后復(fù)制過去就可以了。
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巧調(diào)Word字符間距
1.調(diào)整漢字與英文字母間的距離
Word中漢字與英文字母和數(shù)字之間一般都存在一小段間隔，這個間隔有一個空格大小，但我們卻無法刪除掉。例如：我們輸入“中文Word 2000技巧”，在“中文”和“Word”之間以及“2000”與“技巧”之間都有這段間隔。如果我們不需要這段間隔，可按如下方法消除：按“Ctrl+A”選定全部文檔，選擇“格式→段落→其他”，在“其他”選項卡中取消“字符間距”設(shè)置框下面的“中、英文間自動調(diào)整間距”和“中文、數(shù)字間自動調(diào)整間距”選項。
2.任意修改字間距
在Word中修改字間距很不直觀，有的用戶甚至不知道該如何設(shè)置字間距，而不得不使用系統(tǒng)默認值。Word的字距有“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”、“緊縮”等三種，其中“標(biāo)準(zhǔn)”字距即默認字間距，它的實際距離不是一成不變的，而是與文檔中字號的大小有一定的關(guān)系。“加寬”間距是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上再增加一個用戶指定的數(shù)值，“緊縮”則是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上減去一個用戶指定的數(shù)值。由于“加寬”和“緊縮”都是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上進行調(diào)整，字號變化時，間距也會自動調(diào)整，不至于出現(xiàn)字號與字間距不匹配的情況。
調(diào)整字間距的方法如下：選定文本，點擊“格式→字體”，選擇“字符間距”選項卡，在間距下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)念愋秃驮鎏砘驕p小的間距數(shù)值，最后點擊確定即可。
3.任意修改行距
Word中提供了多種標(biāo)準(zhǔn)的行距供選擇，在“格式→段落”的“縮進和間距”選項頁中，“行距”框里提供了行距的選擇列表，包括“單倍行距”、“最小行距”等?？墒菢?biāo)準(zhǔn)行距并不一定符合我們的需要。例如，當(dāng)我們希望行距盡可能小時用“最小行距”就滿足不了要求。如果我們想要任意設(shè)置行距的大小，可以將行距設(shè)置為“固定值”，然后在右邊的“設(shè)置值”對話框里任意輸入行距的磅數(shù)即可做出相應(yīng)的調(diào)整。
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奇妙的自動圖文集
我們使用Word編輯文檔時，常常要在文檔中多次輸入同樣的一些內(nèi)容，例如工作單位、聯(lián)系地址等，十分繁瑣。插入域、錄制宏、制作自動圖文集就可以使錄入更方便。這三種方法各有特點，但利用Word提供的自動圖文集功能卻是最便捷的方法。
一、制作自動圖文集詞條
1.選擇你想制成自動圖文集的文字(或圖形)，進行必要的格式設(shè)置后，選定以上內(nèi)容。
2.從“插入”菜單中選取“自動圖文集”選項，然后從子菜單中選擇“新建”命令。
3.在彈出的“創(chuàng)建自動圖文集”對話框中，接受Word默認的名稱或者鍵入自己定義的名稱。
4.單擊“確定”按鈕即完成制作。
二、使用自動圖文集
創(chuàng)建了自己的自動圖文集詞條之后，在文檔中只須鍵入自動圖文集詞條名稱的前幾個字符，Word將在未輸入完的文字上放置一個黃色方框，其中顯示了完整的自動圖文集詞條，此時按下Enter鍵或F3鍵即可接受該詞條。當(dāng)然要拒絕該詞條，只需繼續(xù)鍵入。
向文檔中添加自動圖文集，也可以使用“插入”菜單中的“自動圖文集”命令，但只有上述方法才可充分顯示自動圖文集的“自動性”，但必須是開啟了“記憶式鍵入提示”功能，其步驟如下：
1.在“工具”菜單中選擇“自動更正”命令，隨后彈出“自動更正”對話框。
2.單擊“自動圖文集”選項，選中“顯示有關(guān)‘自動圖文集’和日期的‘記憶性鍵入’提示”復(fù)選框。
3.單擊“確定”按鈕。
一旦開啟這項功能，同時也就可以快速插入當(dāng)前日期，只需鍵入當(dāng)前日期的前四個字符(比如2002)，然后按下回車鍵或F3鍵，即可快速插入當(dāng)前日期了。
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妙用Word的“插入文件”功能
1.合并文檔?？梢詫⑷舾蒞ord文檔、Web頁、Rtf文檔、Word模板或文本文件合并成一個文件。
打開第一個要合并的文檔，然后點擊“插入→文件”，選擇要插入的文檔，可以一次選中多個文檔(注意插入后的順序和選中的順序相反)，單擊“插入”按鈕即可。
2.打開有問題的文檔。有時在Word中打開某一個文檔后，Word停止響應(yīng)，點擊菜單、按鈕或按快捷鍵都沒有反應(yīng)，而Windows系統(tǒng)卻無異常，此時按下“Ctrl+Alt+Del”后，可以結(jié)束Word任務(wù)，如果再打開其他Word文檔卻沒有這種情況發(fā)生。重啟計算機后問題依舊。這時可以新建一個Word文件，然后插入有問題的文檔，會發(fā)現(xiàn)該文檔中的內(nèi)容并沒有損壞丟失，再修改、保存即可。
3.插入Excel電子表格工作簿、工作表。點擊“插入→文件”，選擇要插入的Excel文件，單擊“插入”按鈕，Word會彈出“Open WorkSheet”對話框，從中可以選擇是插入整個工作簿還是插入某張工作表或該工作表中的某些單元格，輸入的選擇單元格的格式與Excel中的一致，如“A1:D9”，再單擊“OK”即可。
也可以一次選中多個Excel文件，單擊“插入”按鈕后，在彈出的“Open WorkSheet“對話框中，會按照與選中Excel文件相反的順序，要求你確定要插入的范圍。插入后的表格可按Word表格的格式進行編輯，原Excel中所設(shè)置的公式或其他功能會丟失。
4.打開設(shè)有密碼的文檔。如果忘記了某Word文檔已設(shè)置的修改權(quán)限密碼，則可以通過“新建文件→插入文件”，選擇該Word文檔，插入時，Word并不要求輸入修改權(quán)限密碼，然后進行編輯修改，保存時覆蓋原文檔即可。但是如果忘記了打開權(quán)限密碼，那么插入時，Word會要求輸入打開權(quán)限密碼，否則不能插入，因此千萬不要忘記打開權(quán)限密碼。
注：以上功能在Word 2000/XP中均能實現(xiàn)。
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冷僻字輸入不用愁
大家在進行文字輸入的時候可能會碰到一些冷僻字，不過不用擔(dān)心，以下方法可以助你渡過難關(guān)。
一、更換輸入法
由于某些輸入法支持的字庫不全，所以當(dāng)大家用一種輸入法找不到某些冷僻字時，可以換用其他輸入法來試試(推薦使用微軟的全拼輸入法)。
要輸入某個字時忘記了讀音，而你也不會五筆，此時可以將輸入法切換至智能輸入法，將屬性設(shè)成筆形輸入，按照智能幫助文件中提供的筆形代碼表輸入。
點評：操作最簡單，全拼的字庫很全，智能的筆形輸入不需讀音。但缺點顯見，全拼輸入法需知讀音，智能的筆形輸入不需拼音但稍嫌繁瑣。
二、借用Word插入符號
Windows自帶全拼字庫盡管很全，但仍有不少漢字無法輸入，譬如“﨧”就找不著。這個字的輸入可以借助Word完成。打開Word（以Word2000為例，下同），點擊“插入→符號”，字體選擇“（標(biāo)準(zhǔn)字體）”，子集選擇“CJK統(tǒng)一漢字/兼容漢字”，其中偏旁的排列順序以及同一偏旁漢字的排列順序是按照筆畫數(shù)進行的。大概在兼容漢字的倒數(shù)第二行可以找到“﨧”。
點評：方法簡單，最大的優(yōu)點是不知讀音也能輸入，而且字庫較全，但尋找費時。
三、自造漢字
DIY自己的漢字，要用到Windows自帶的造字程序，關(guān)于這方面的內(nèi)容，《電腦報》2001年4月16日第15期《使用Windows 98 的造字程序》一文已經(jīng)詳細介紹過，此處不再贅述。
點評：方法復(fù)雜，難度最高，但不需知道讀音， 而且所有冷僻字一網(wǎng)打盡。
四、Word中的字符縮放或合并
“字符縮放”適用于左右結(jié)構(gòu)的冷僻字。如“炟” (音dá)，可由“火”+“旦”組成，但簡單的輸入這兩個字符當(dāng)然不行，最好能夠?qū)蓚€字符變成一個方塊字，Word中的縮放字符正好排上用場，只改變字符的寬度，不改變字符的高度。再調(diào)整一下大小、字體即可。
對于上下結(jié)構(gòu)的冷僻字，“字符縮放”顯然無效，可用“合并字符”來解決。如“盝”(音lù)，先輸入“錄皿”，選中，打開Word，輸入“錄皿”，選中“格式→中文版式→雙行合一”，再調(diào)整字符間距及字體大小，使其他相鄰的文字匹配。結(jié)構(gòu)稍復(fù)雜一點的冷僻字，有時也可通過類似的辦法輸入，如“燚”，先輸入“火火火火”，選中“格式→中文版式→合并字符”即可。
點評：不需知道讀音，但方法稍復(fù)雜，功能有限，只能輸入數(shù)量有限的冷僻字。
五、手寫輸入
微軟拼音輸入法3.0附帶的手寫輸入功能十分強大，既可手寫識別，又可將鼠標(biāo)所寫的字以原形插入。如果碰到冷僻字，首先可以利用手寫查找；如果沒有，就選擇原形輸入，插入一個手寫體。
點評：方法最簡單，也不需要知道讀音，尤其是手寫識別功能，可以輸入上文提到的不知讀音但字庫中存在的漢字。缺點就是原形插入時總覺得不太好看，不過要是你的美術(shù)功底和耐心足夠，這的確是一個最簡單、最有效的方法。
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快速返回上一個編輯位置
用Word編輯文檔時，需要不時地轉(zhuǎn)換到文檔的其他位置，你可能會為此浪費很多的時間，下面介紹的方法可以大大提高你的工作效率。
1.如果只是查看文檔的其他位置，也就是說，插入點仍然處于原來的位置。那么當(dāng)查看結(jié)束后，按任意箭頭鍵便可返回原來的編輯位置。
2.如果在查看的同時又進行了新的編輯，若想再返回上一個編輯位置，可以利用組合鍵“Shift+F5”，依次返回最近四次編輯文檔的編輯位置。
3.如果我們同時打開了多個文檔，無論上一次的編輯位置是在哪一個文檔中，按下組合鍵“Shift+F5”，都會返回該位置。
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解決Word文檔顯示混亂三部曲
如果在你打開一個Word文檔后，內(nèi)容顯示混亂，而且其中包含一些亂碼，那么原因是該文檔可能已損壞。此時，你可以試試以下的三種方法，或許可以幫助你從Word文檔中恢復(fù)文本。
一、文檔格式法
所謂“文檔格式法”就是你可以將Word文檔轉(zhuǎn)換為另一種格式，然后再將它轉(zhuǎn)換回Word文檔格式。這是最簡單和最徹底的文檔恢復(fù)方法，請務(wù)必先嘗試這種方法，操作步驟如下：
1.在Word中打開損壞的文檔。
2.在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。
3.在“保存類型”列表中，單擊“RTF 格式 (*.rtf)”，然后單擊“保存”按鈕。
4.關(guān)閉文檔，然后重新打開RTF格式文件。
5.在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。
6.在“保存類型”中，單擊“Word 文檔 (*.d
