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Joseph Anderson (joseph_anderson@us.ibm.com), IBM 認(rèn)證咨詢 I/T 專家, IBM

2007 年 1 月 25 日

學(xué)習(xí)郵件限額的實現(xiàn)如何能顯著增強管理團隊控制郵件數(shù)據(jù)庫大小的能力 —— 管理 IBM Lotus Domino 環(huán)境的一個重要能力。學(xué)習(xí)實現(xiàn)限額所需的步驟和對用戶群的影響。

郵件數(shù)據(jù)庫的大小以及它們在服務(wù)器上使用的資源是許多公司都非常關(guān)注的。郵件數(shù)據(jù)庫越大，管理團隊管理備份和維護環(huán)境就越困難。另外，由于對處理器、內(nèi)存、磁盤輸入/輸出（I/O）和帶寬需求的增加，當(dāng)用戶訪問數(shù)據(jù)庫時會發(fā)現(xiàn)服務(wù)器和他們的工作站性能降低了。理解這一點很重要，即簡單地維護郵件數(shù)據(jù)庫的大小不能確保最佳的用戶和服務(wù)器性能。除了大的郵件數(shù)據(jù)庫，視圖 —— 尤其是收件箱 —— 中文檔的數(shù)量太多也能降低性能。

由于法律上的原因，公司正面對日益嚴(yán)格的關(guān)于保留電子消息的法規(guī)，因此，確定適當(dāng)?shù)目刂凄]件數(shù)據(jù)庫大小的方案需要的是精確的權(quán)衡。本文集中論述使用限額來幫助維持合理的郵件數(shù)據(jù)庫大小。除了簡單的限額實現(xiàn)之外，實現(xiàn)正確的郵件日志和存檔功能以符合法律的要求也是重要的。

IBM Lotus Domino 環(huán)境提供許多不同的配置設(shè)置以使在限額的實現(xiàn)方面更具有可伸縮性。郵件限額的基本配置是設(shè)置一個最大的限制值和一個警告門限，即使用戶達(dá)到他們的限額后仍允許他們發(fā)送、接收和管理消息。但是，不讓他們執(zhí)行能影響郵件數(shù)據(jù)庫大小的操作，例如保存新發(fā)送的消息或草稿、把新消息復(fù)制過來或者向郵件數(shù)據(jù)庫添加新的設(shè)計元素。一種更高級的配置包括一些設(shè)置，只要郵件數(shù)據(jù)庫超過它的限額時這些設(shè)置就會限制路由器發(fā)送和接收新消息的能力。

在設(shè)置限額之前，郵件數(shù)據(jù)庫的大小必須在預(yù)期的限額之下，否則將不應(yīng)用限額。例如，如果在郵件數(shù)據(jù)庫的大小是 125M 時試圖對數(shù)據(jù)庫設(shè)置 100M 的限額，那么直到郵件數(shù)據(jù)庫減少至小于 100M 之前，將不會應(yīng)用限額。會收到錯誤提示，但仍舊可以增加數(shù)據(jù)庫的大小。

理解郵件數(shù)據(jù)庫限額的元素

本節(jié)復(fù)習(xí)數(shù)據(jù)庫限額過程的元素，包括郵件數(shù)據(jù)庫限額的標(biāo)準(zhǔn)配置以及通過使用郵件路由器提高限額的性能。另外，還提供關(guān)于郵件數(shù)據(jù)庫大小限制和數(shù)據(jù)庫的元素的信息，例如影響用戶體驗的軟刪除和壓縮，幫助管理團隊知道哪些郵件數(shù)據(jù)庫已經(jīng)達(dá)到警告門限和限額的服務(wù)器日志中的消息。

郵件數(shù)據(jù)庫限額的標(biāo)準(zhǔn)配置

默認(rèn)情況下，當(dāng)已經(jīng)在郵件數(shù)據(jù)庫上放置了限額時，路由器還是繼續(xù)為用戶傳遞郵件，包括發(fā)送/接收消息。這可以確保用戶使用郵件數(shù)據(jù)庫查看新傳入的消息并相應(yīng)地回復(fù)它們。但是，用戶不能保存發(fā)送的郵件、保存草稿、添加日歷實體或創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫元素，例如視圖。

對郵件路由的增強配置

可以使用服務(wù)器配置文檔來配置 Lotus Domino 環(huán)境，以便路由器限制用戶向他們的郵件數(shù)據(jù)庫傳遞消息的能力。用戶仍舊可以發(fā)送消息，但是不能執(zhí)行能增加數(shù)據(jù)庫大小的功能，例如保存已發(fā)送的消息或草稿?？梢远ㄖ七@些路由器的設(shè)置以滿足組織的需要。

數(shù)據(jù)庫大小的限制

對 Lotus Domino 數(shù)據(jù)庫測試的最大大小是 64G，這實際上是由于底層操作系統(tǒng)的限制造成的。這是最大值；實際的大小取決于郵件文件所在的環(huán)境。服務(wù)器的大小與操作系統(tǒng)、處理器、內(nèi)存和數(shù)據(jù)存儲等有關(guān)，這些因素決定實際的大小。更進(jìn)一步的信息，包括大收件箱對服務(wù)器性能的影響，請參考 developerWorks Lotus 文章 “對于大 Lotus Notes 郵件文件的最佳實踐”。

軟刪除和減少郵件數(shù)據(jù)庫的大小

當(dāng)在郵件數(shù)據(jù)庫中允許軟刪除時（根據(jù)郵件模板版本 7，對于郵件文件默認(rèn)情況下是允許的），刪除消息并不能立即減小郵件數(shù)據(jù)庫的大小。在軟刪除所設(shè)置的一段時間內(nèi)（默認(rèn)情況下，消息設(shè)置為 48 小時以后過期）郵件仍舊保存在郵件數(shù)據(jù)庫中。為了立即刪除消息，必須打開郵件數(shù)據(jù)庫的 Trash 文件夾，選擇一條信息并單擊 Delete Selected Item 按鈕，或者單擊 Trash 按鈕以刪除所有的消息。

LOG.NSF 中與限額有關(guān)的消息

當(dāng)數(shù)據(jù)庫到達(dá)與數(shù)據(jù)庫限額有關(guān)的某個門限時，下面的消息被放置在服務(wù)器的 LOG.NSF Miscellaneous Events 視圖中（打開數(shù)據(jù)庫時也顯示它）：

• “Cannot allocate database object - database would exceed its disk quota.（不能分配數(shù)據(jù)庫對象 —— 數(shù)據(jù)庫將超過它的磁盤限額。）”
  這不會阻止用戶訪問數(shù)據(jù)庫；如果沒有可以使用的空間，它只是阻止用戶添加任何能使數(shù)據(jù)庫變大的元素。
• “Warning, database has exceeded its size warning threshold.（警告，數(shù)據(jù)庫已經(jīng)超過它的大小警告門限。）”
  僅僅警告用戶接近超過限制，并在收到前面的警告前給用戶一個減小數(shù)據(jù)庫大小的機會。

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在郵件數(shù)據(jù)庫上設(shè)置限額

本節(jié)論述消息管理團隊在配置郵件服務(wù)器的限額方面可以使用的不同選項。這些選項包括注冊和/或創(chuàng)建郵件數(shù)據(jù)庫后手工操作階段的杠桿策略。

通過策略在注冊時設(shè)置限額

當(dāng)在 Lotus Domino 環(huán)境中創(chuàng)建用戶時，通常利用注冊策略來簡化注冊過程，并在注冊策略文檔包含一項來管理郵件數(shù)據(jù)庫限額。

第一個選項是設(shè)置實際數(shù)據(jù)庫限額，這是在限額錯誤發(fā)送給用戶之前數(shù)據(jù)庫可以獲得的最大空間。第二個設(shè)置是郵件數(shù)據(jù)庫的警告門限，它觸發(fā)發(fā)送給用戶的警告消息。設(shè)置一個合理的警告門限是重要的（通常為限額的 75%-90%），以便在達(dá)到限額之前用戶有足夠的時間去減少他們的郵件數(shù)據(jù)庫的大小。如果警告門限太接近于限額，一條消息就可能同時觸發(fā)門限警告和超限額動作。更多有關(guān)配置注冊策略的信息，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Creating a registration policy settings document” 主題。

為了查找這些設(shè)置，在 Lotus Notes 客戶機上打開 Domino Directory。在 Configuration 文件夾的 Policies\Settings 視圖中，單擊 Add Settings 按鈕。從按鈕下拉列表中選擇 Select Registration。在 Registration Settings 文檔中，選擇 Mail 附簽。在 Advanced Mail Options 部分，啟用 Set database quota 和 Set warning threshold 選項，填入適當(dāng)?shù)闹担▍⒁妶D 1）。單擊 Save and Close 來關(guān)閉 Registration Settings 文檔。

通過 Register Person 過程設(shè)置限額

當(dāng)通過 Domino Administrator 客戶機注冊一個用戶時，可以在 Register Personyou 對話框中配置郵件限額和警告門限。如果選擇 Advanced 選項，則 Mail 附簽會顯示在左側(cè)的導(dǎo)航條上；單擊它來查看如圖 2 所示的對話框。選擇 Set database quota 和 Set warning threshold 選項并填入適當(dāng)?shù)闹怠Ｔ谟脩糇砸院?，?yīng)用限額。

在創(chuàng)建郵件數(shù)據(jù)庫之后設(shè)置和更改限額

為了在郵件數(shù)據(jù)庫上設(shè)置和更改限額，按以下的步驟進(jìn)行操作：

1. 在 Domino Administrator 客戶機上，單擊 Files 附簽，然后查找郵件目錄。
2. 選擇一個或多個郵件數(shù)據(jù)庫，然后在 Tools 域，單擊 Database 并選擇 Quotas。
3. 在 Set Quotas 對話框中，選擇 “Set database quota to” 選項，然后輸入限額值。
4. 選擇 “Set warning threshold to” 選項，然后輸入門限值。參見圖 3。
   
   
   圖 3. Set Quotas 對話框
   
   
   
   
   
5. 單擊 OK 繼續(xù)；新限額應(yīng)用到郵件數(shù)據(jù)庫。

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用戶對限額的體驗

當(dāng)用戶達(dá)到了他們郵件數(shù)據(jù)庫的門限或最大限額時，會看到要求他們采取措施來減少郵件數(shù)據(jù)庫大小的錯誤對話框。

超過限額警告

如果郵件數(shù)據(jù)庫設(shè)置了警告門限，當(dāng)用戶打開數(shù)據(jù)庫或者試圖保存草稿或新的已發(fā)送消息時，會顯示以下的錯誤：

在 IBM Lotus Domino Web Access 中就少了一些強制性；客戶機具有一個標(biāo)識您的郵件數(shù)據(jù)庫大小的指示器，并用顏色變?yōu)榧t色來表示警告門限（參見圖 4）。

超過限額警告

當(dāng)郵件數(shù)據(jù)庫的大小已經(jīng)超過它們的門限值時，當(dāng)用戶試圖發(fā)送并選擇保存消息時會顯示以下的錯誤：

如果用戶試圖使用 Lotus Domino Web Access 客戶機發(fā)送郵件，將顯示以下的錯誤消息：

用戶必須遵循下面描述的壓縮步驟來減小郵件數(shù)據(jù)庫，避免接收限額警告。

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壓縮郵件數(shù)據(jù)庫

當(dāng)用戶刪除消息或者清空垃圾之后，他們必須壓縮服務(wù)器上的郵件數(shù)據(jù)庫。通常，壓縮任務(wù)在服務(wù)器空閑時間運行，因此用戶必須手動壓縮他們的數(shù)據(jù)庫。下面的幾節(jié)復(fù)習(xí)進(jìn)行手動壓縮的過程以及基于服務(wù)器的壓縮任務(wù)。

用戶對郵件數(shù)據(jù)庫的壓縮

手動壓縮服務(wù)器上的郵件數(shù)據(jù)庫能調(diào)整它占用空間的大小，使之降低到限額之下?？梢酝ㄟ^以下的步驟完成手動壓縮：

1. 在 Lotus Notes 中，選擇 File – Database – Properties 來打開 Database Properties 窗口。
2. 選擇 Info 附簽，然后單擊 % used 按鈕來查看可以重新獲得的空間的數(shù)量（參見圖 5）。
3. 單擊 Compact 按鈕來減小數(shù)據(jù)庫的大小。

完成壓縮任務(wù)之后，就可以使用郵件數(shù)據(jù)庫了（只有通過完整的 Lotus Notes 客戶機，Compact 才可以使用）。

啟用事務(wù)日志時，手動壓縮操作的運行過程與禁用事務(wù)日志時不同。特別地，當(dāng)通過選擇 Server 文檔的 Transactional Logging 附簽上的 Quota enforcement 域中的 “Check space used in file when adding a note” 選項增強限額時，必須強制服務(wù)器忽略數(shù)據(jù)庫中的空白（參見圖 6）。

在服務(wù)器上設(shè)置壓縮

在服務(wù)器上配置壓縮任務(wù)是管理郵件服務(wù)器和避免前面概述的手動操作步驟的最簡單的方法。下面的步驟概述了通過 Server Configuration 文檔來設(shè)置壓縮任務(wù)的過程：

1. 在 Domino Directory 中，打開 Configuration 文件夾的 Servers\Programs 視圖，然后單擊 Add Program 按鈕。
2. 用適當(dāng)?shù)闹低瓿?Program 文檔，它的示例如圖 7 所示。根據(jù)下面的提示來操作：
   • Command line 域可以包含許多選項；例如參數(shù) -B -S 10，表示當(dāng)數(shù)據(jù)庫有超過10% 的空白時進(jìn)行壓縮。
   • 設(shè)置 Run at times 和 Days of week 域以避免其他的管理任務(wù)。
3. 單擊 Save & Close 來初始化 Program 文檔。

-B 開關(guān)更改 DBIID。如果事務(wù)日志用于備份，只在完全備份計劃（每周一次）之前使用此開關(guān)。運行不帶此開關(guān)選項（默認(rèn)設(shè)置）的壓縮不會更改 DBIID；如果使用事務(wù)日志，可以讓它每夜都運行，回收空白，但不減少文件的大小。

有關(guān)實現(xiàn)壓縮任務(wù)時可以使用的更多開關(guān)選項，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help中的 “Compact options” 小節(jié)。

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使用路由器增強限額執(zhí)行

為了限制傳遞已經(jīng)超過限額的用戶的郵件，可以修改一些與路由器有關(guān)的配置設(shè)置來確保嚴(yán)格執(zhí)行限額。

設(shè)置路由器參數(shù)來執(zhí)行限額

為了從路由器執(zhí)行限額，按以下步驟操作：

1. 在 Domino Directory 中，打開 Configuration 文件夾中的 Servers\Configurations 視圖來編輯想要在其上控制限額的郵件服務(wù)器的 Configuration 文檔。
2. 在 Configuration Settings 文檔中，選擇 Router/SMTP - Restrictions and Controls - Delivery Controls 子附簽（參見圖 8）。在 Configuration Settings 文檔的這一部分有許多選項可以使用。根據(jù)需要選擇適當(dāng)?shù)倪x項，有關(guān)內(nèi)容請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Setting quota controls for the Router section”。
   
   
   圖 8. 樣例 Configuration 文檔
   
   
   
   
   
3. 單擊 Save & Close。

在下次路由器配置更新之后更改才能生效，這可以通過在服務(wù)器控制臺輸入tell router quit 來執(zhí)行。在路由器停止以后，輸入 load router。這時路由器利用配置更改來執(zhí)行限額。

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路由器執(zhí)行的限額的用戶體驗

對于路由器執(zhí)行的限額，當(dāng)用戶到達(dá)他們的郵件數(shù)據(jù)庫的門限或最大限額時，將看到要求他們采取措施來減小郵件數(shù)據(jù)庫大小的錯誤對話框。用戶體驗的不同之處是會進(jìn)一步收到一封通知他們超過限額的電子郵件。

超過門限警告

當(dāng)郵件數(shù)據(jù)庫超過它的警告門限時，用戶打開郵件數(shù)據(jù)庫時會收到錯誤提示，然后會發(fā)現(xiàn)如圖 9 所示的主題為 Quota Warning Report 的電子郵件。

如圖 10 所示，消息包含有關(guān)他們的郵件數(shù)據(jù)庫的當(dāng)前狀態(tài)。

超過限額錯誤

同樣地，當(dāng)郵件數(shù)據(jù)庫超過它的設(shè)置限額時，用戶打開數(shù)據(jù)庫時會收到錯誤消息。在郵件數(shù)據(jù)庫中，用戶能看到如圖 11 所示的主題為 Over Quota Error 的消息。

消息中包含關(guān)于郵件數(shù)據(jù)庫當(dāng)前狀態(tài)的信息，圖 11 所示是選中 “Deliver Anyway (Don’t obey quotas)” 選項時消息的示例（“What should you do?” 部分指出將繼續(xù)傳遞新消息）。

如果將 Configuration 文檔設(shè)置為 “Non deliver to originator”，則不會把消息傳遞到郵件數(shù)據(jù)庫，但是如圖 12 所示的 Quota Error Report 將傳遞給接收者（“What should you do?” 部分指出將不傳遞新消息并會把 Non-Delivery Report 傳遞給發(fā)送者）。

發(fā)送者會在他的郵件數(shù)據(jù)庫中收到如圖 13 所示的發(fā)件人為 Mail Router、主題為 DELIVERY FAILURE 的 Non-Delivery Report。

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實現(xiàn)限額的案例分析

每種環(huán)境都有不同的需求，知道這一點很重要，因此很難概括出可以應(yīng)用到所有公司的一組標(biāo)準(zhǔn)或建議。下面的案例分析是要幫助您做出部署限額的成功的計劃。

XYZ 公司對郵件數(shù)據(jù)庫的存儲需求日益增長。最近，IT 團隊與法律部門合作部署一個捕獲通過環(huán)境傳遞的所有消息的消息日志系統(tǒng)。團隊認(rèn)為解決方案中不包含自動存檔功能，由用戶管理郵件數(shù)據(jù)庫是最適合的做法。他們也決定實現(xiàn)基于 Lotus Domino 的限額以使數(shù)據(jù)庫減到最小。

IT 團隊對公司當(dāng)前電子郵件的使用模式進(jìn)行了一次調(diào)查，確定通過環(huán)境的郵件數(shù)據(jù)庫的平均大小是 234M。他們發(fā)現(xiàn)使用的數(shù)據(jù)庫有四組不同的大?。?/p>

• 小于 150 MB
• 150-250 MB （有 50% 的人使用）
• 250-400 MB （有 40% 的人使用）
• 400 MB-13 GB（有 10% 的人使用）

消息的平均大小相對較小，但是有許多大的圖像（平均大小接近 10M）通過環(huán)境。

IT 團隊去業(yè)務(wù)部門開發(fā)一個把用戶群的風(fēng)險減到最小的實現(xiàn)限額的計劃。業(yè)務(wù)部門卻認(rèn)為實現(xiàn)限額來限制通過路由器的消息的流動是不可接受的，會因此引起商業(yè)風(fēng)險。他們認(rèn)為一一解決那些代表最大風(fēng)險（超過 500M）的用戶是重要的，IT 小組獲得了對于業(yè)務(wù)很重要的用戶名單。

另外，業(yè)務(wù)部門同意 IT 團隊提出的用戶限額和限額 90% 的警告門限，要實現(xiàn)的一種四級方法如下：

• 所有新用戶和當(dāng)前小于 210M 的用戶的限額為 250 MB （225 MB 的警告門限），以便限額的實現(xiàn)不會使他們立即達(dá)到警告門限。
• 所有郵件數(shù)據(jù)庫的大小在 210-340 MB 之間的用戶的限額為 400 MB（360 MB 的警告門限）。
• 所有郵件數(shù)據(jù)庫的大小在 340-600 MB 之間的用戶的限額為 600 MB（540 MB 的警告門限）；決定逐一通知此類用戶，并且如果超過 540M 的警告門限，他們能收到警告消息。
• 所有郵件數(shù)據(jù)庫的大小超過 600M 的用戶的限額為 X+100 MB（X+50 MB 的警告門限）；即，他們的限額設(shè)置為他們當(dāng)前郵件數(shù)據(jù)庫的大小加上 100 MB，警告門限設(shè)置為當(dāng)前郵件數(shù)據(jù)庫的大小加上 50M。

業(yè)務(wù)部門同意任何從低限額到高限額的變化都需要正當(dāng)?shù)纳虡I(yè)理由和管理人員的同意。象征性的退費將應(yīng)用到限額的變化上。

IT 團隊建立一個為所有新注冊的用戶設(shè)置 250M 限額（225M 的警告門限）的注冊策略。團隊把服務(wù)器上的所有用戶分為前面的四類，并公布推出新限額系統(tǒng)的時間表。在應(yīng)用新限額并生效六個月之后，IT 團隊、業(yè)務(wù)部門與法律部門再次開會以確定限額適合公司。

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結(jié)束語

控制郵件數(shù)據(jù)庫的大小是管理 IBM Lotus Domino 環(huán)境的一項重要功能。實現(xiàn)限額能顯著增強管理團隊控制郵件數(shù)據(jù)庫大小的能力。本文概述了實現(xiàn)限額所需的步驟和對用戶群的影響。與任何新實現(xiàn)的策略一樣，確保實現(xiàn)以一種有效的、謹(jǐn)慎的方式完成是很重要的。另外，要參考 IBM Lotus Domino Administrator‘s Help 數(shù)據(jù)庫以確保這里提供的信息適合您的環(huán)境。

參考資料

• 您可以參閱本文在 developerWorks 全球站點上的 英文原文 。
  
  
• developerWorks Lotus 文章，“對于大 Lotus Notes 郵件文件的最佳實踐”
  
  
• developerWorks Lotus 文章，“分級 IBM Lotus Domino 郵件服務(wù)器”
  
  
• Lotus Domino 7 Administrator Help
  
  

• 從 developerWorks 下載試用版 Lotus Domino。
  
  
• 從 developerWorks 下載試用版 Lotus Notes。
  
  

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