經(jīng)營你與相關(guān)者的關(guān)系，并且在你的項(xiàng)目中獲取更多。
1. 以對項(xiàng)目相關(guān)者的管理來開始
有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，會了解對相關(guān)者的管理是很重要的。相關(guān)者可以影響項(xiàng)目的很多方向，包括其預(yù)算、資源以及整個(gè)進(jìn)度—不管好壞。
為了管理好相關(guān)者，必須建立起流暢的溝通線路。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理向相關(guān)者交付出常規(guī)的報(bào)告，同時(shí)無論何時(shí)相關(guān)者作出回饋，都要主動聆聽。但在你可以與相關(guān)者適當(dāng)溝通之前，你必須首先確認(rèn)他們。
a. 確認(rèn)相關(guān)者
相關(guān)者這名詞包括了任何一位會影響項(xiàng)目，在你公司內(nèi)外的人。典型的相關(guān)者可以包括投資者、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、供貨商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、高級經(jīng)理、董事局成員、還有其他。很明顯，并非所有的相關(guān)者都會同程度影響項(xiàng)目的，所以下個(gè)步驟就是要確認(rèn)，每個(gè)相關(guān)者是怎樣和為了甚么作出影響的。
b. 相關(guān)者的分析和排序
現(xiàn)在你的相關(guān)者已經(jīng)被確認(rèn)了，你就需要分析他們對你項(xiàng)目的興趣，以及他們對成果的影響。這兩個(gè)量度標(biāo)準(zhǔn)組合起來，就會有助于你進(jìn)行排序，哪些相關(guān)者，當(dāng)你管理你的項(xiàng)目時(shí)，是你應(yīng)該專注的。
例如，如果相關(guān)者對于項(xiàng)目有很大的影響力，但對日常的進(jìn)度并沒有甚么興趣，你就可能不應(yīng)該以每天的報(bào)告來為難他們了。為了幫助把你的項(xiàng)目相關(guān)者排序，通常會進(jìn)行一套可視化的行為，稱為相關(guān)者的配對。
要放在心中，相關(guān)者配對的矩陣，只會是故事中的一部份，相關(guān)者作為人類，自然會以獨(dú)特的方式，對事件和溝通作出反應(yīng)，即使他們有相同程度的興趣和影響。雖然其他人或許很快就會憤怒了，某些個(gè)別人或許還會有無盡耐性的。在你考慮計(jì)劃，對你相關(guān)者管理的計(jì)劃溝通時(shí)，這就很重要了。
2. 對相關(guān)者管理計(jì)劃
現(xiàn)在你已經(jīng)把你的注意力，集中在每位你最重要的相關(guān)者身上，這是要為了管理他們，以你的項(xiàng)目進(jìn)度建立起一套整體計(jì)劃的時(shí)候了。因?yàn)闆]有與你的相關(guān)者有一種互相接受的關(guān)系，你的項(xiàng)目就要艱難的前行了。
a. 與相關(guān)者的溝通
溝通是與每位你相關(guān)者有正面關(guān)系的基本，相關(guān)者需要清晰的業(yè)務(wù)溝通、不要行內(nèi)術(shù)語，配合他們繁忙的時(shí)間表，并且向他們提供適合他們對項(xiàng)目興趣的訊息。有些相關(guān)者會喜歡用手機(jī)，另一些就會是電郵，有些相關(guān)者會需求有深入的任務(wù)報(bào)告，雖然其他的會想要整體的項(xiàng)目狀況報(bào)告。
如果你撰擇了使用項(xiàng)目管理軟件，你就能夠有效率的與你的相關(guān)者溝通，讓你去經(jīng)營那些關(guān)系，同時(shí)吹噓進(jìn)度，以及避免任何官僚主義的障礙。有些簡易的報(bào)告工具可以建立起狀況報(bào)告、任務(wù)報(bào)告和項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，輕松快速的分派那度身訂制的報(bào)告給相關(guān)者，這個(gè)方法，是你通常提供恰當(dāng)?shù)挠嵪ⅰ?/span>
當(dāng)然，溝通是條雙行道，你需要通過這些行為聆聽你的相關(guān)者，同時(shí)不只是以報(bào)告和更新來打擊他們。那就是你想有一個(gè)地方，有策略來適應(yīng)變化的。
b. 配合對相關(guān)者回饋的策略
當(dāng)你的相關(guān)者給出回饋的時(shí)候，很重要的是要主動聆聽他們。你應(yīng)該經(jīng)常詢問問題，真的去了解他們對這個(gè)項(xiàng)目想要甚么。最好現(xiàn)在就去詢問，之后遲些還必須要處理另一個(gè)，甚至需要更多時(shí)間的會議。
當(dāng)然，實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的改變，將要求資源的重新分派。在這個(gè)案例中，資源管理工具絕對可以是很關(guān)鍵的。
我們的軟件有著工作量的工具，讓你能快速以單個(gè)記事歷的觀點(diǎn)，看到分派給整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作量，然后只是按下數(shù)鍵，你就可以輕松的重新分派工作和項(xiàng)目資源了。這會讓你只是在幾分鐘內(nèi)，就適應(yīng)了由相關(guān)者提出的改變。
很自然，相關(guān)者不會經(jīng)常都是對的，但確實(shí)要小心挑選你的戰(zhàn)斗。對相關(guān)者說不，是可以的，但你最好還是準(zhǔn)備好，以實(shí)在的數(shù)據(jù)來捍衛(wèi)你的論據(jù)。
c. 監(jiān)察相關(guān)者及變化
與你相關(guān)者定期的溝通不只是交談，而是要監(jiān)察他們的情緒和反應(yīng)。如果你開始注意到在態(tài)度上有任何突然的改變，在你們的關(guān)系中或許有些不正常的問題了。
如果在整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行中有了錯(cuò)失，像是錯(cuò)過了期限、欠精準(zhǔn)的預(yù)算、或者員工的流失，相關(guān)者的關(guān)系亦可以遭受重?fù)舻?。在某些例子中，聰明的做法是花上額外的努力，以做到并保持每個(gè)人都清楚。
除了管理相者本身之外，同樣重要的是，要監(jiān)察任何他們或會提出來項(xiàng)目的變化。零做到這樣最好的方法就是，以項(xiàng)目標(biāo)示板來讓你俯瞰所有重要的數(shù)據(jù)。
密切注意你相關(guān)者的脈搏是關(guān)鍵的，以確保與他們有一個(gè)正面的關(guān)系。因?yàn)槟愕南嚓P(guān)者或許在其它的項(xiàng)目中，你不想他們會對你自己失去了興趣，或者提取資源并且分派給其它項(xiàng)目。
3. 相關(guān)者管理對于成功來說是關(guān)鍵的
讓每件事都被監(jiān)察，對項(xiàng)目相關(guān)者管理的重要性就很清晰了。沒有了他們的合作，就不可能帶給項(xiàng)目成功的結(jié)論。那就是為何，作為一位項(xiàng)目經(jīng)理，你建立起正面相關(guān)者的關(guān)系，讓他們對你、你的項(xiàng)目管理、以及你的成果都感到高興，是很關(guān)鍵的。
