本文轉(zhuǎn)載自微信公眾號：Taraaa(ID：Tarasayhi)，作者系互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)理說起時間管理，通常我們都會想到，要區(qū)分重要和緊急，要合理利用精力比如用番茄鐘保持 25 分鐘專注再休息 5 分鐘等等。這些是具體處理任務(wù)和精力的技巧。但在工作中，浪費時間的很可能不是技巧層面，而是意識層面。例如常見的文件夾整理、任務(wù)管理、項目管理，我們常常用文件夾梳理項目，用事件管理工具做任務(wù)管理，會無意識造成時間浪費。文件夾整理不知道大家是怎么組織項目文件夾的?以前我都是按項目結(jié)構(gòu)的。比如手頭有 AB 2 塊業(yè)務(wù)，A 下有 N 個項目，N1 下有 M 個子項目。按下圖建文件夾?？瓷先ズ芎侠硎前?但是!一段時間后我想找 M3 的一張設(shè)計圖，突然忘記 M3 在哪里了!項目交叉的時候更加懵 X ，比如有個電商網(wǎng)站首頁改版，改了團購的樣式。把圖放在首頁改版的文件夾里。但是又有一個叫團購的文件夾。時間很久之后團購、首頁改版傻傻分不清。有時一個新的項目既屬于 A 業(yè)務(wù)，又屬于 B 業(yè)務(wù)，不知道該建在哪個文件夾下面。我還看到有同事習(xí)慣先分一個進行中、已完成的文件夾，再把項目分別放里面。這種除了剛才講到的問題，還要多思考一下，這個項目是已完成的還是進行中的?但其實這樣是混淆了文件整理和項目管理。 文件夾整理只是幫你整理資料的，不是幫你梳理項目的。哪些項目是重點、某個大項目里有哪幾個關(guān)鍵子項目不應(yīng)體現(xiàn)在對文件夾的整理上。這些應(yīng)該體現(xiàn)在自己的意識里，或準備在一個單獨文檔里。文件夾的使命是“被快速搜索到”，而不是“了解子項目在整體項目中的等級”。(文件夾：臣妾做不到啊!!)那可以怎么做呢?不用區(qū)分業(yè)務(wù)，不用區(qū)分大項目，起一個項目就建一個文件夾，按時間順序排。名稱可以是文件夾創(chuàng)建時間+項目名稱。項目上線后把創(chuàng)建時間改為上線時間。線性結(jié)構(gòu)即可，而不需要層級結(jié)構(gòu)。這樣如果你記得項目大概時間，就可以很快定位到文件夾。即使忘了，也可以直接搜索名稱定位。事后老板問 xx 項目什么時候上線的，也可以快速反饋。另外，要區(qū)分時間是創(chuàng)建時間還是上線時間，可以加個小標記。例如，加*的都是未上線的，這還能保證進行中的項目在前。文件夾整理的痛點其實和朋友圈分組很像有沒有!!有沒有覺得怎么分都是不對的。一般我們都是按關(guān)系類型分，比如同事、朋友、家人、前男友(??)。但這個分類綜合了關(guān)系親疏和認識方式，會有交叉，例如同事玩的好的成了朋友。剛認識的人會按認識方式分，比如 xx 線下活動、xx 社群。又和前面的會交叉。就算朋友組，有些內(nèi)容也不是所有人都合適看阿~有些朋友必須看到積極生活的樣子，有些朋友可以看到半夜喝酒的照片，有些朋友可以看到糗照.....所以其實，最好的分組方式是按人設(shè)分組!!你希望在這些人眼里是什么人設(shè)，是積極生活的還是有時頹的。唯一的問題是人與人的關(guān)系是會變的。你希望在別人眼里的人設(shè)也會隨關(guān)系改變而改變。(當(dāng)然啦，人格不分裂的人沒有這個煩惱.....)任務(wù)管理回歸正題，再來說任務(wù)管理。以前我是這么做的：每天要做什么任務(wù)，列一個 todolist，例如周一時要開一個需求評審會，出一個需求文檔。A 項目周三出設(shè)計稿，周五上線。我把前 2 項寫在周一的 todolist 中，出設(shè)計稿寫在周三的 todolist 中，上線寫在周五的 todolist 中。但是會有什么問題呢?到了周三的時候，發(fā)現(xiàn)設(shè)計師還沒動稿?；蛘咧芩牡臅r候，老板問 A 項目什么進度了?黑人問號臉。因為周三周四也列滿了一堆 todolist，周三出設(shè)計稿的節(jié)點被埋沒在一堆事項中。這種做法實際上混淆了事件管理和任務(wù)管理。我是這么定義的：一個項目的關(guān)鍵節(jié)點都可以看作任務(wù)(例如周三出設(shè)計稿，周五上線)。這些可能不是自己完成的，例如設(shè)計稿是設(shè)計師出的。而事件是自己具體要做的事，例如開會，出需求稿。任務(wù)可以拆解成事件。例如周三出設(shè)計稿可以拆解為周一盯設(shè)計出初稿，周二完成評審，周三盯設(shè)計出終稿。任務(wù)管理本質(zhì)是去把握項目進度的，不適合用 todolist 做，應(yīng)該放在甘特圖里。而事件管理是明確具體要做的事項。每天列 todolist 的時候，可以結(jié)合甘特圖看一看拆解任務(wù)，再結(jié)合比如需求池看有什么待定需求等，列下具體要做的事。項目管理關(guān)于項目管理，這塊文章有很多，我就簡單談一點。曾經(jīng)有一個項目是上保險，這是我們第一次對接保險公司。需要和他們先進行技術(shù)聯(lián)調(diào)。這步走不通其他都免談。于是整個項目中花了大量時間在跟進聯(lián)調(diào)，到了終于跑通喜極而泣的時候，發(fā)現(xiàn)真是要哭了：還有許多的體驗問題。這些問題雖然在聯(lián)調(diào)時也發(fā)現(xiàn)了，但當(dāng)時有“不能上線”這個困難擺在面前，覺得完全不重要，而此刻流程跑通，突然變得很重要。所以研發(fā) GG 很崩潰：你怎么不早說?后來反思了一下，“流程跑通”和“體驗問題”在一開始我分配了不同的重要性。但其實，由于它們都是在上線前必須解決的，應(yīng)該有同樣的重要性。但是它們有不同的風(fēng)險性?！傲鞒膛芡ā憋L(fēng)險性更高，它失敗了整個項目無法推進。風(fēng)險性更高的點可以用來調(diào)整項目預(yù)期(例如告訴需求方有 delay 可能等)，可以享受更多的資源，但不能享受更多的重要性。應(yīng)該給同樣重要的其他點預(yù)留時間。所以在項目開始時，要清楚地羅列影響是否可以上線的關(guān)鍵點。例如重要技術(shù)問題、重要體驗問題、重要配合方(如財務(wù)、客服)等，給各個點分配同等的重要性，并在一開始就著手安排各個關(guān)鍵點。但凡上線前改一堆的情況往往是混淆了風(fēng)險性和重要性。時間管理其實涉及的點還有許多，除了提到的這些，還包括對業(yè)務(wù)的熟悉度、對新概念的理解速度等。對概念不充分理解會導(dǎo)致任務(wù)反復(fù)，尤其浪費時間。我在本系列的最后一篇還會具體講到～但梳理清楚文件夾整理、事件管理、任務(wù)管理、項目管理的關(guān)系，一定是很關(guān)鍵的一步，會幫你節(jié)省很多時間。
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