辦公用品管理規(guī)范

2021.03.04

第一章總則

第1條為加強(qiáng)公司辦公用品管理，提高效率，規(guī)范流程，使辦公用品的采購、使用和保管標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。

第2條辦公用品由綜合辦公室集中管理，實(shí)行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一回收處理。

第3條本制度辦公用品包括：固定資產(chǎn)（A類）、非消耗性辦公用品（B類）、消耗性辦公用品（C類）、其他物資（D類）、虛擬辦公用品（E類）

第4條辦公用品的采購、保管、發(fā)放、領(lǐng)取、使用需嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，遵守審批程序。

具體審批程序如下：

4.1.固定資產(chǎn)（A類）(含報(bào)價(jià)審批)

需求人→部門負(fù)責(zé)人→綜合辦公室→分管領(lǐng)導(dǎo)

4.2非消耗性和消耗性辦公用品（B類和C類）

需求人→部門負(fù)責(zé)人→綜合辦公室

4.3其他物資和虛擬辦公用品（D類和E類）

需求人→部門負(fù)責(zé)人→綜合辦公室(價(jià)格≤**元)→分管領(lǐng)導(dǎo)（價(jià)格>**元）

第二章詳細(xì)內(nèi)容

第5條辦公用品的分類

5.1 固定資產(chǎn)（A類）:各類價(jià)值較高的辦公設(shè)備，如:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、辦公桌、椅、文件柜等。

5.2非消耗性辦公用品（B類）：文件夾、拉桿夾、檔案框、文件袋、訂書器、剪刀、計(jì)算器、裁紙刀、插座、U盤等。

5.3消耗性辦公用品（C類）：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫紙、釘書釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。

5.4其他物資（D類）:.廣告類，如宣傳單頁、宣傳冊等；節(jié)日禮品、購物禮券等;其他。

5.5虛擬辦公用品（E類）：電腦應(yīng)用軟件、各種數(shù)據(jù)、各類報(bào)表、設(shè)計(jì)圖等

第6條辦公用品的采購

6.1 每月1--3號（節(jié)假日順延），各部門根據(jù)本部門辦公用品需求計(jì)劃填寫《辦公用品領(lǐng)用表》（需部門負(fù)責(zé)人簽字）提交綜合辦公室。

6.1.1若有特殊情況，如公司舉辦重大活動(dòng)等，相關(guān)部門應(yīng)及早做好預(yù)算，提前向綜合辦公室提交辦公用品需求，以保證辦公用品及時(shí)采購到位，供應(yīng)充足。

6.1.2特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門同意授權(quán)各部門自行采購。

6.1.3各部門若臨時(shí)急需采購辦公用品，按程序獲批后，采購人員實(shí)施采購任務(wù)。

6.2.綜合辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，再參考辦公用品庫存制定采購計(jì)劃，填寫《辦公用品采購申請單》，按審批程序?qū)徟髨?bào)財(cái)務(wù)劃轉(zhuǎn)采購經(jīng)費(fèi)后進(jìn)行

采購。原則上每月6日前采購到位。

6.3 采購人員需對用品的價(jià)格、質(zhì)量負(fù)責(zé)，每一項(xiàng)支出必須有發(fā)票憑證（或采購小票）。采購?fù)瓿珊螅瑢{證交財(cái)務(wù)部。

6.4 E類辦公用品的制作，本著優(yōu)質(zhì)、節(jié)儉、實(shí)用的原則，由各部門按照制作要求，同承制方談妥價(jià)格后，填寫《部門辦公用品需求表》，根據(jù)涉及金額按審批程序?qū)徟笾谱鳌?/p>

6.5 采購A類、批量辦公用品等，需有兩至三人同往，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁受賄索賄。

6.6 綜合辦公室應(yīng)做好常用供應(yīng)商的建檔，編制出常用辦公用品價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商甄選工作，控制采購成本。

第7條辦公用品的發(fā)放和領(lǐng)用

7.1.部門辦公用品：

每月10日前（節(jié)假日順延），采購專員根據(jù)各部門提交的《辦公用品領(lǐng)用表》發(fā)放辦公用品，并讓部門負(fù)責(zé)人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。

B類辦公用品如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。

A類辦公用品領(lǐng)取后，列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。

7.2個(gè)人辦公用品：

7.2.1個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，向綜合辦公室申領(lǐng)，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字。

7.2.2入職與離職：

新員工入職根據(jù)職位配備辦公用品，并填寫《辦公用品領(lǐng)用表》。

員工離職時(shí)填寫《個(gè)人辦公用品交接單》（特別要注意虛擬辦公用品E類的交接），并交回領(lǐng)用的A類和B類辦公用品，由辦公室予以重新分配。

部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)交接單仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，視該物品價(jià)值大小，是否追究移交人的職責(zé)，另行處理。

7.3 各部門每年12月匯總辦公用品使用情況，填寫《部門辦公用品資產(chǎn)匯總表》，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交綜合辦公室存檔。

7.4綜合辦公室根據(jù)領(lǐng)用情況即時(shí)更新《辦公用品庫存表》。

月底、年底填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。一份存檔用于年終各部門的績效考核，另一份提交各部門負(fù)責(zé)人，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。

第8條辦公用品的保管

8.1辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，建立庫存辦臺(tái)賬《辦公用品庫存表》，明確掌握辦公用品的各部門使用情況、庫存情況。避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

8.2負(fù)責(zé)人須經(jīng)常清掃、整理辦公用品倉庫，定期盤點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到賬物相符。

8.3離職人員交回的辦公用品由辦公室安排重新發(fā)放，申領(lǐng)人不得以其新舊為由拒絕領(lǐng)用。

8.4各部門要樹立節(jié)約意識，控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)；提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低消耗。

8.5工作崗位人員有更替的，辦公用品庫存作為移交資料之一。

第9條辦公用品的使用

9.1 精心使用辦公設(shè)備特別是電腦，各部門需每天對電腦進(jìn)行殺毒維護(hù)，根據(jù)自己的工作特征、工作內(nèi)容等即時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，文件歸類整理。

部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)監(jiān)督本部門員工對虛擬辦公用品的管理、應(yīng)用、保存和更新。若因個(gè)人原因致使數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致公司蒙受重大損失（**元以上），將追究責(zé)任人的主要責(zé)任及部門負(fù)責(zé)人的連帶責(zé)任。

9.2辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

9.3使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。

第10條報(bào)廢處理

A類辦公用品報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在經(jīng)過維修但無法修好的狀況下，或者是無法維修時(shí)，方可填寫《辦公用品報(bào)廢申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交綜合辦公室審核，報(bào)廢品原購買價(jià)值單件超過5000元的，綜合辦公室須報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)的審批，報(bào)廢事項(xiàng)方可成立。